كمك همتایان چیست؟

* این تكنیكی است كه یك تیم پروژه تقاضای كمك از همتایان (همكاران) و كارشناسان موضوع در حال بررسی در مورد مشكلی كه تیم با آن رو به روست به عمل می‌آورد.
* كمك همتایان بخشی از فرآیندی است كه شركت بریتیش پترولیوم(1) آن را یادگیری قبل از انجام می‌نامد یعنی جمع آوری اطلاعات قبل از شروع به انجام یك كار.
* جلسات كمك همتایان معمولاً بین نصف روز و دو روز به طول می‌انجامد. هم تیم پروژه و هم همتایان پروژه و مشكلات احتمالی را مورد بررسی قرار می دهند و به ارائه راه حل می‌پردازند.
* در این جلسات تیم از همتایان خود پروژه را می‌آموزند. همتایان نیز چیزی به دست می‌آورند و آن یادگیری از پروژه از یكدیگر است.

چرا جلسه كمك همتایان را برگزار كنیم؟

* منظور از كمك همتایان كوتاه‌تر كردن نمودار یادگیری تیم پروژه است. بطور معمول اعضای تیم سعی می‌كنند كه حل مسائل جدید و پیچیده پروژه را براساس دانش و منابع موجود خود انجام می‌دهند. این كار معمولاً منجر به راه حل‌های زیر حدمطلوب، در بهترین شرایط و شكست كامل در بدترین شرایط می‌شود.
* كمك همتایان فرصتی را فراهم می‌آورند تا تیم‌های پروژه موضوعات و مشكلات پروژه را با كارشناسان خارج از آن در میان بگذارند. تیم‌ها می‌توانند مشكلات اصلی پروژه‌ها را شناسایی كنند و راه حل و رویكردهای جدیدی برای آنها بیابند.
* توانایی كمك همتایان در استفاده از دانش و تجربه همتایان آن را یك ابزار مفید برای به دست آوردن راه حل و بینش سریع كرده است.

چگونه جلسه كمك همتایان را باید اداره كرد؟

وقتی كه رهبر پروژه(2) تشخیص دهد كه همتایان می توانند در انجام پروژه‌ای به آنها كمك كنند چنین جلساتی را ترتیب می‌دهد.
* هیچ زمان بندی ثابتی برای تشكیل جلسه همتایان وجود ندارد. بعضی كمك همتایان را می‌توان در ابتدای یك پروژه انجام داد و پاره‌ای را دیرتر. این بستگی به احتیاجات تیم پروژه و پیچیدگی پروژه دارد.
* رهبر پروژه دستور جلسه را تعیین می‌كند این می‌تواند پاره‌ای از موارد زیر را در برگیرد:
معرفی شركت كنندگان
* اهداف جلسه و زمان بندی
* ارائه جزئیات پروژه و مشكلات آن
* توصیه‌ها و گفتگو
مهم است كه وقت كافی به همتایانی كه درجه بندی می كنند داده شود تا به تنهایی به توصیه‌ها و بحث ها فكر كنند قبل از آنكه دوباره جلسه را برای بحث درباره پیشنهادات تشكیل بدهد. ترجیح دارد كه جلسه در دو نوبت در یك روز یا در دو روز جداگانه تشكیل گردد.
* تیم هایی كه تشكیل كمك همتایان می‌دهند مجبور نیستند كه پیشنهادات داده شده توسط همتایان را به مرحله اجرا بگذارند. هرچند اكثراً درون بینی همتایان را برای پیشبرد كارهای پروژه مفید می‌دانند.
* الزامی ندارد كه تیم پروژه در همان جلسه نسبت به پیشنهادات تصمیم بگیرد. تیم پروژه می‌تواند در یك جلسه بعدی این پیشنهادات را مورد بحث قرار دهد.

چه كسانی را به عنوان كمك همتایان بایستی دعوت كرد؟

* تعداد اعضای كمك همتایان را به حداكثر 6 نفر محدود كنید. مشكل بتوان به بحث عمیق راجع به پروژه پرداخت اگر تعداد شركت كنندگان بیش از این باشد.
* تنها كسانی را دعوت كنید كه دارای نظر كارشناسی در مورد موقعیتی كه تیم پروژه با آن رو به رو است هستند.
* رهبر پروژه می‌تواند از اعضای پروژه پیشنهاداتی را بپذیرد كه چه كسانی را به جلسه دعوت كند.

رهنمون هایی درباره نحوه اداره جلسه كمك همتایان

* تیم پروژه لازم است كه درباره اهداف جلسه كمك همتایان غور و بررسی كند. هر چه این مشخص‌تر و روشن‌تر باشد، جلسه نیز موفقیت بیشتری خواهد داشت. رهبر پروژه كسی است كه تصمیم به تشكیل جلسه می‌گیرد و بنابراین، این آزادی را دارد كه مسیر گفتگو را چنانچه به بیراهه می‌رود دوباره در جهت بحث درباره اهداف پروژه هدایت كند.
* رهبر پروژه یا یك اداره كننده مجرب می‌تواند جلسه را اداره نماید. رهبری كه تمایل به این دارد كه جلسه را با سلطه(3) اداره نماید، باید از اداره این گونه جلسات خودداری نماید.
* دادن اطلاعات راجع به پیشینه پروژه و اهداف جلسه به همتایان می‌تواند مفید باشد. این باعث می‌شود كه همتایان بتوانند به طور مؤثری در بحث‌ها شركت كنند.
* همه اعضای پروژه (و یا نمایندگان آنان چنانچه تعداد اعضای تیم زیاد است) ‌در جلسه شركت كنند. این امر به شركت كنندگان فرصت می‌دهد كه سؤالاتی را در مورد حوزه عملشان مطرح كنند.
* رهبر یا اداره كننده جلسه باید به اعضای تیم پروژه فرصت بدهد كه در گفتگوها شركت كنند و پاسخگوی سؤالات باشند.
* تیم پروژه لازم است كه جلسه‌ای تشكیل دهند به منظور بررسی آنچه كه اعضای تیم از جلسه كمك همتایان یاد گرفته‌اند.

ویدئو

ویدئوی مفیدی درباره كمك همتایان را می‌توان در آدرس زیر یافت:
www.youtube.com/watch?v=ObmQyW3EiiE&feature=player_embedded
سایر منابع مفید
www.kstooklit.org
Geoff 2001.Learning to Fly. Milford: Capstone Collision,Chris and Parcel,Publishing

پی‌نوشت‌ها:

1.British Petroleum(BP)
2.The Prosect Leader
3.Dominate

منبع مقاله :
یانگ، رونالد،(1391)، ابزار و تكنیك‌های مدیریت دانش، مترجمان: محمدباقر نوبخت، سیدكامران یگانگی، تهران: مركز تحقیقات استراتژیك، چاپ اول