وظایف مدیر امور اداری

آیا در زمینه ی برنامه ریزی، ارتباطات و هماهنگی از مهارت های مناسبی برخوردارید؟ تمایل دارید در آینده یک مدیر امور اداری شوید؟ این مقاله را مطالعه کنید تا با وظایف و مسئولیت های این شغل آشنا گردید.
این شغل سرشار از مسئولیت و وظایف است و میزان حقوق آن به دانش، تجربه و نوع سازمان بستگی دارد. نه تنها مدیر اداری بلکه همه مدیران باید از خصوصیاتی چون تحلیل گرایی، جزئی نگری، انعطاف پذیری و قاطعیت برخوردار باشند. آنها باید یک رهبر خوب با مهارت های ارتباطی قوی باشند.
برای آنکه بیشتر با وظایف یک مدیر اداری در سازمان ها آشنا شوید، در اینجا به بیان پاره ای از آنها می پردازیم.

وظایف و مسئولیت ها

مدیر اداری مسئول سازماندهی، برنامه ریزی و مدیریت دامنه ی وسیعی از فعالیت هاست که در جریان آنها یک سازمان می تواند به طور اثر بخش به فعالیت بیردازد. برای مثال او وظیفه ی تصمیم گیری پیرامون چگونگی تخصیص فضاهای کار، تعمیر و نگهداری تجهیزات و عملیات، همراه با تامین تجهیزات را بر عهده دارد. او همچنین ممکن است به برنامه ریزی برای اطلاعات کارآمد و پردازش داده ها، ایمیل ها، موارد برنامه ریزی و توزیع، چاپ و تکثیر، مدیریت مدارک، مدیریت ارتباطات از راه دور، امنیت، بازیافت، سلامتی، و خدمات حمل و نقل مشغول باشد.
یکی از مهم ترین مسئولیت های او اطمینان یافتن از صحت قراردادهای امضا شده، الزامات بیمه، مقررات دولتی و استانداردهای ایمنی و به روز بودن آنهاست. او قرار است به بررسی الگوهای مصرف انرژی، استفاده از فن آوری، و نیازهای مالی، برنامه ریزی برای نگهداری طولانی مدت، نوسازی و جایگزینی بیردازد.
از او انتظار می رود در روش استخدام بخشی کارکنان دخالت نماید، از آنجاییکه او قرار است به مصاحبه، انتخاب و استخدام کارکنان جدید بیردازد لازم است از شخصیت تاثیرگذاری برخوردار باشد. او باید مراقب بخش سازمانی خود بوده و از وجود تمام افراد مورد نیاز برای کار اطمینان حاصل نماید. او باید بتواند روابط موثری با کارکنان برقرار نموده و همواره حضور و غیاب آنها در تحت نظر داشته باشد.
این شغل نیاز به یک فرد خبره دارد، باید ساعات طولانی کار کند، از او انتظار می رود قبل از زیردستانش سر کار حاضر شده و پس از آنها از سازمان خارج شود، شاید مجبود باشد تا غروب آفتاب و یا حتی آخر هفته ها نیز به کار مشغول باشد.
آموزش و ارزیابی کارکنان از وظایف مدیر اداری است. باید ارزیابی های سالانه از آنها به عمل آورد و مسیر رشد و پیشرفت آنها در سال های همکاری با سازمان را رصد نماید.
سازماندهی جلسات، پاسخ به سوالات اداری وتصویب داده ها به مقامات مدیریت، برخی از وظایفی است که این مدیر به طور منظم انجام می دهد. او باید به مدیریت محصول و تعیین مهلت پایان کار برای کارکنان بیردازد و ممکن است لازم باشد برای مدیریت بودجه و هزینه های دفتر بررسی هایی را انجام دهد.
دامنه ی وظایف مدیر اداری بسته به نوع سازمان و کوچکی و بزرگی آن ممکن است متغیر باشد، این مدیر بر کار کارکنان اداری، از جمله منشی، کارمندان، تایپیست ها و پرسنل دفتر تماس نظارت دارند.