مديريت تماس هاي تلفني

تلفن همان قدر که مي تواند برايمان زمان بخرد، مي تواند تکه اي از عمرمان را بريزد دور. بي خود نيست که مي گويند مديريت تماس هاي تلفني يکي از مهم ترين زير شاخه هاي مديريت زمان است. 20 فرمان زير قرار است کمک مان کند تلفن مان را مديريت کنيم.

10 فرمان براي وقتي که مي خواهيد تلفن کنيد

1-هر روز، فهرست افرادي را که مي خواهيد به آنها تلفن بزنيد، بنويسيد و ساعت مشخصي از روز را اختصاص بدهيد به تلفن زدن.
2-تلفن هاي تان را اولويت بندي کنيد و براي تماس هاي مهم تر، وقت و انرژي بيشتري بگذاريد.
3-تلفن زدن هاي تان را بگذاريد براي ساعت مشخصي از روز و اگر يک شماره اشغال بود، بعد از چند مکالمه ديگر، برگرديد و آن شماره را بگيريد. اگر صدا خراب است و آنتن نداريد و طرف هي الو الو مي کند، چه بهتر قطع کنيد و وقتي زنگ بزنيد که مطمئن ايد صدايتان شنيده مي شود.
4-قبل از هر تلفن، تکليف خودتان را روشن کنيد: مي خواهيد چه بگوييد؟ چه بهتر که توي همان فهرست تان، جلوي هر اسمي، يادداشت کوچکي بنويسيد و موقع حرف زدن ، بررسي کنيد چيزي از آنچه مي خواستيد بگوييد،از قلم افتاده يا نه.
5-نگذاريد هر تلفن، بيشتر از زماني که پيشاپيش برايش در نظر گرفته بوديد، طول بکشد مگر اين که ناچار شويد. بله، گاهي ممکن است براي متقاعد کردن يک دوست،همکار يا حتي يک مشتري عصباني، مجبور شويد کلي حرف بزنيد.
6-بالاخره هر آدمي در حالت به خصوصي تمرکزش بيشتر است. آن حالت به خصوص خودتان را پيدا کنيد. وقتي تلفني حرف مي زنيد، عادت داريد راه برويد يا نشسته راحت تريد؟ ترجيحاً هميشه در همان حالتي حرف بزنيد که تمرکزتان بيشتر است.
7-وقتي با آدم هايي حرف مي زنيم که از هم کلامي با آنها لذت مي بريم، گاهي زمان را از ياد مي بريم.اين هم از آن چيزيهايي است که بايد در فهرست تان پيشاپيش نوشته باشيد و موقع حرف زدن، بررسي کنيد که گفتني ها را گفته ايد يا نه.
8-براي تمرين هم که شده، بياييد تا يک هفته، هر وقت که خواستيم تلفن کنيم، پيشاپيش تعيين کنيم که با هر کسي مي خواهيم چقدرحرف بزنيم و زورمان را بزنيم که زمان را پاس بداريم. يعني مي شود؟
9-انتظار نداشته باشيد همه آدم ها صداي شما را بشناسند. زود خودتان را معرفي کنيد و براي شخصي که آن سوي خط است وشما از حال و روزش در لحظه تماس تان بي خبريد، معما طرح نکنيد.
10-پيغام گير، يکي از مقتضيات زندگي ماشيني است. پيشاپيش خودتان را آماده کنيد که اگر به کسي زنگ زديد و رفت روي پيغام گير، مي خواهيد چه بگوييد.کوتاه و سرراست يک پيغام خوب حداقل بايد اين دو ويژگي را داشته باشد.

10-فرمان براي وقتي که به شما تلفن مي کنند :

1-پاسخ به يک تماس تلفني با تلفن زدن خيلي فرق دارد. ممکن است وقتي اصلاً آمادگي اش را نداريد يا به هر دليلي رو به راه نيستيد، کسي به شما تلفن کند. پس بايد دنبال راهي بگرديد که به شما امکان بدهد هر وقتي که مايل ايد، با آنهايي که تماس مي گيرند، صحبت کنيد.
2-کسي که به شما تلفن مي کند، به اختيار خودش زمان مکالمه را تعيين مي کند ولي تکنولوژي، اين موازنه قدرت را از بين برده. همه ما تا حدودي مي توانيم زمان و مدتي را که قرار است ديگران با ما صحبت کنند، تعيين کنيم مثلاً با استفاده از پيغام گير.
3-يک راه ديگر هم هست: به آنهايي که بيشتر با شما تماس مي گيرند، پيشاپيش بگوييد يک زنگ بزنند يا نزنند. اگر خجالتي نباشيد، يک راه ديگر هم هست: وقتي کسي بدموقع زنگ مي زند، مودبانه به اوبگوييد که الان نمي توانيد حرف بزنيد، از او عذرخواهي کنيد و وقت ديگري براي مکالمه تان تعيين کنيد.
4-اگر کسي بدموقع زنگ زده، ازش بپرسيد که مي تواند بعداً تماس بگيرد يا نه.اين را هم بپرسيد که مکالمه اش احتمالاً چقدر طول مي کشد.اگر قرار است مفصل تر با هم حرف بزنيد، وقت مناسب تري تعيين کنيد.
5-عرف است که اگر کسي به شما تلفن کند، خاتمه مکالمه از طرف شما دور از ادب است ولي اگر به هر دليلي نمي توانيد آن موقع صحبت کنيد، تعارف را بگذاريد کنار:«اشکالي ندارد من بعداً تماس بگيرم؟ الان واقعاً نمي توانم حرف بزنم.ببخشيد.»
6-گوش دادن به پيغام هاي تلفني را بگذاريد جزو کارهاي روزانه تان.
7-چه بهتر که صدا يا آهنگي که روي پيغام گيرتان مي گذاريد، خوشايند باشد و البته ساده و کوتاه.
8-به آدم هاي سمج نگوييدکه وقت ديگري تلفن کنند چون ممکن است وقت نامناسب تري زنگ بزنند و اگر خودتان هم قصد تماس مجدد نداريد، بي خود به آنها نگوييد که بعد تماس مي گيريد.صراحت مودبانه و صميمانه جواب مي دهد:«ببخشيد، الان واقعاً گرفتارم!»
9-فقط زماني از تماس گيرنده، توضيحات بيشتري بخواهيد که واقعاً به شنيدن حرف هايشان علاقه منديد.
10-حتي الامکان، هميشه به اصل مطلب بپردازيد و سوال ها را با جملات بلند و نامفهوم جواب ندهيد.
منبع:روزنامه سلامت شماره 228
/خ