اهمیت ساختار
مسلما بدون ساختاری تعریف شده، مخاطب نمی‌تواند ارائهی شما را دنبال کند. زمانی که این اتفاق بیفتد، شما فرصت را از دست می‌دهید، ارتباط‌تان قطع می‌شود و به حسن شهرت‌تان ضربه وارد می‌شود. برای مثال، اگر هدف شما متقاعد کردن افراد باشد، بدون شک رویکرد متفاوتی را نسبت به زمانی که می‌خواهید طرز کار یک محصول را شرح دهید، پیش خواهید گرفت.عوامل بسیاری بر انتخاب ساختار تأثیرگذارند اما مهم‌ترین نکته، هدف ارائه است. باید مشخص کنید که می‌خواهید چه چیز به دست آورید؟ آیا می‌خواهید الهام‌بخش، انگیزه‌دهنده، آگاه‌کننده، قانع کننده یا سرگرم‌کننده باشید؟
نیاز مخاطب شما نیز بر ساختاری که انتخاب می‌کنید، تأثیرگذار است. برای مثال، افرادی که موضوع ارائهی شما برای‌شان جدید است نیاز به اطلاعات پیش‌زمینه‌ی بیشتری به نسبت افراد متخصص و باتجربه دارند.
بنابراین، در این مورد باید رویکردی را انتخاب کنید که به شما زمانی فراوان برای توضیح پیش‌زمینه‌ی موضوعات و تقویت نکات کلیدی بدهد.
ساختار‌های پیشنهادی
در ادامه، چندین ساختاری را که میتوانید برای نظم بخشیدن به ارائه‌های‌تان از آنها استفاده کنید، توضیح می‌دهیم.
۱. آغاز – بدنه – نتیجه
رویکرد آغاز-بدنه-نتیجه یکی از کاربردی‌ترین ساختارهایی است که میتوانید برای ارائه‌تان از آن استفاده کنید.مردم اغلب این رویکرد را با نام «به آنها بگویید» می‌شناسند، چون شما:
به مخاطبان می‌گویید که قرار است به آنها چه بگویید (مقدمه).
به آنها می‌گویید (بدنه).
به آنها آنچه که گفتید را می‌گویید (نتیجه).
این ساختار ساده و مؤثر است و به سادگی در یاد می‌ماند. ذات تکرارشونده‌ی آن به شما اجازه می‌دهد تا بر نکات کلیدی‌تان تأکید کنید و به دیگران کمک می‌کند تا این نکات را بعدا به یاد بیاورند. این رویکرد انعطاف‌پذیر نیز هست: شما میتوانید مقدمه و بدنه را برای متقاعد کردن، انگیزه دادن، آموزش دادن و سرگرم کردن مخاطب تنظیم کنید.
با این حال، نقطه‌ی ضعف آن این است که تکرارها می‌تواند به سرعت باعث سر رفتن حوصله‌ی افراد شوند. این رویکرد برای افراد بسیاری «چیزی قدیمی و از مد افتاده» است که باعث از بین رفتن علاقه در آنها می‌شود. اگر این رویکرد را انتخاب می‌کنید، بین تکرار و واقعیت‌های جالب، تصاویر، نقل قول‌ها یا داستان‌هایی که باعث ایجاد علاقه در مخاطب‌تان می‌شود، تعادل برقرار کنید.
بهتر است به هر یک از مراحل این رویکرد دقیق‌تر نگاه کنیم و عناصری را که باید در هر یک از این مراحل به‌کار گیرید، توضیح دهیم. به عنوان مقدمه با بدنه آغاز می‌کنیم، چرا که کل ارائه بر پایه‌ی بدنه شکل می‌گیرد.
آغاز
آغاز یا مقدمه‌ی شما باید دو هدف اصلی داشته باشد: توجه مخاطب را جلب کند و نکات کلیدی که می‌خواهید راجع به آنها صحبت کنید را پوشش دهد.به جای اینکه به افراد بگویید، قرار است به آنها چه چیزهایی بگویید، میتوانید از رویکردی متفاوت استفاده کنید و توضیح دهید که چرا آنها اینجا هستند. چه چیزهایی از ارائهی شما یاد خواهند گرفت و این محتوا چه سودی برای‌شان دارد؟
همچنین جلب توجه مخاطبان بسیار مهم است. میتوانید این کار را به شیوه‌های مختلف انجام دهید:
از شوخ طبعی خود استفاده کنید.
داستان سرایی کنید.
سؤالی بدیهی بپرسید.
یک ویدئوی کوتاه نشان دهید.
مخاطبان را به چالش بکشانید.
از یک سؤال یا مثال استفاده کنید.
به علایق شخصی افراد توجه کنید.
از حضار درخواست کنید تا عمل خاصی را انجام دهند.
از معلق نگه داشتن مخاطبان استفاده کنید.
اگر برنامه ریزی کرده‌اید که در انتهای ارائه به پرسش‌ها پاسخ دهید، بد نیست که در مقدمه به این مسئله اشاره کنید تا افراد در حین ارائه صحبت‌تان را قطع نکنند.
بدنه
بدنه‌ی ارائه باید شامل نکات کلیدی باشد. شما باید این نکات را به شکل منطقی به ترتیب بچینید تا مخاطب به آسانی بتواند آنها را دنبال کند.در ذهن داشته باشید که بدنه باید شامل چند ایده‌ی محدود باشد: هر چه بیشتر مطلب اضافه کنید، افراد کمتری آن را به خاطر خواهند سپرد. یک راهنمای خوب، باید تنها سه تا شش نکته‌ی اصلی را ذکر کند.
زمانی که در حال نظم دادن به ایده‌های‌تان هستید، از اصل بخش‌بندی استفاده کنید تا اطلاعات را در بخش‌های خاصی قرار دهید. این کار درک مفاهیم را ساده‌تر کرده و به افراد کمک می‌کند تا آنچه را که به ایشان می‌گویید به یاد بسپارند.
باید نکات کلیدی همراه با واقعیت باشند. از استراتژی‌های جمع آوری اطلاعات مفید در تحقیق‌تان استفاده کنید و به منابعی که استفاده کردید ارجاع دهید. برای افزایش اعتبار ارائه، از اطلاعات زیر برای حمایت از ایده‌های‌تان استفاده کنید:
داده‌ها، واقعیت‌ها و آمار
تصاویر یا نمودارها
داستان‌ها و مثال‌ها
نقل قول‌ها یا گفته‌هایی از متخصصان یا افراد برجسته در صنعت.
منابع موثق باعث تقویت اعتبار کارتان و جلب اعتماد مخاطب‌تان می‌شوند.
نتیجه
بسیاری از ارائه‌دهندگان اهمیت نتیجه را نادیده می‌گیرند. اما اغلب مخاطبان، عباراتی را که شما در پایان ارائه به کار بردید، به خوبی به یاد خواهند آورد.با رویکرد «به آنها بگویید» نتیجه‌گیری شما، نکات کلیدی ارائه‌شده در بدنه را خلاصه می‌کند. اگر می‌خواهید افراد کاری انجام دهند، دقیقا بگویید که از آنها چه انتظاری دارید.
به دقت فکر کنید که می‌خواهید در پایان کار، حضار چه احساسی داشته باشند؛ نتیجه‌گیری شما بهترین فرصت برای تقویت این احساس است. پس چرا با یک داستان خوب، یک نقل قول یا درخواست برای انجام کاری، به آنها شور و هیجان ندهید؟
۲. رویکرد ساندویچ
رویکرد ساندویچ شکل دیگری از ساختار آغاز-بدنه-نتیجه است. این ساختار سه‌گانه نکات زیر را پوشش می‌دهد:
مزایای پیام یا ایده‌ی شما.
خطرات و نگرانی‌ها.
چطور می‌توان منافع را مدیریت کرد و خطرات را کاهش داد.
این رویکرد زمانی مؤثر است که بخواهید مخاطبان را قانع کنید یا ذهنیت‌شان را تغییر دهید.
داشتن شواهدی برای پشتیبانی از موقعیت‌تان بسیار حیاتی است. با این حال، داده‌های واقعی و انبوهی از نمودارها چندان قانع‌کننده نیست. آنچه که افراد به آن واکنش نشان می‌دهند، شواهدی «واضح» است که به مفهوم یا بحث شما روح می‌بخشد.
توصیه
برای بهبود مهارت‌های قانع‌سازی‌تان، نگاهی به مثلث سخنوری داشته باشید. این ابزار از شما می‌خواهد تا ارتباطات‌تان را از سه جنبه در نظر بگیرید: از سوی نویسنده، از سوی مخاطب و از سوی متن. این روش باعث ایجاد اعتبار شده و به شما اطمینان می‌دهد که بحث‌های‌تان منطقی هستند.
۳. زنجیره‌ی انگیزشی مونرو
زنجیره انگیزشی مونرو یک ساختار خوب دیگر برای زمانی که است نیاز به ایجاد انگیزش یا قانع کردن دارید. این زنجیره شامل ۵ گام کلیدی است:جلب توجه مخاطب – استفاده از یک «قلاب» جذاب یا نکته‌ی آغازین مثل یک آمار تکان‌دهنده. باید برانگیزاننده و تهییج‌کننده باشید، نه خسته‌کننده و بی‌احساس.
ایجاد یک نیاز – مخاطب را مجاب کنید که یک مشکل وجود دارد، توضیح دهید که این مشکل چه اثری بر آنها می‌گذارد. قانع‌شان کنید که چیزهایی باید تغییر کنند.
تعریف راه حل – توضیح دهید که از دید شما چطور باید به نیازها پاسخ داد.
توضیح یک تصویر از موفقیت (یا شکست) با جزئیات – به افراد یک بینش بدهید، چیزی که بتوانند ببینند، بشوند، مزه کنند یا لمس کنند.
درخواست از مخاطب برای انجام یک کار – آنها را از همان آغاز درگیر کنید. اگر این کار را انجام دهید، بسیار آسان‌تر مشارکت‌شان را حفظ می‌کنید.
۴. ساختار نمایشی
زمانی که می‌خواهید از یک محصول جدید یا خدمات رونمایی کنید، از یک ساختار نمایشی ساده استفاده کنید.با توضیح اینکه چرا این محصول یا خدمت بسیار خوب است، شروع کنید. چه چیز آن را خاص می‌کند؟ چه مشکلی را برای مردم حل می‌کند؟
سپس، کارکرد آن را توضیح دهید. اینکه چطور این کار را می‌کنید بستگی به محصول‌تان دارد، اما هر کاری می‌کنید، باید آن را درست انجام دهید. هر نکته‌ی مهمی را برای جلب توجه مخاطب به کار ببرید و در زمان‌های مناسب، توصیه‌های کمکی بدهید. نتیجه را به آنها نشان دهید و با دادن اطلاعات مفید به مخاطب، ایجاد فهمی خوب از موضوع و بیان مطلبی به یاد ماندنی، کارتان را به پایان برسانید.
بیش از حد در جزئیات غرق نشوید و حتما کار را ساده ارائه دهید. اگر فقط مهم‌ترین ویژگی‌ها را توضیح دهید، ارائه‌تان قوی‌تر خواهد بود و مخاطب مطالب بیشتری را به خاطر خواهد سپرد. این کار میل و شوق آنها را برمی‌انگیزد و باعث می‌شود تا خواهان فراگرفتن نکات بیشتری باشند.
۵. ساختار فرصت، منافع و ارقام
ساختار فرصت، منافع و ارقام زمانی مناسب است که با افراد پرمشغله‌ای که می‌خواهند در کوتاه‌ترین زمان ممکن اطلاعات شما را دریافت کنند، سروکار داشته باشید.برای استفاده از این ساختار، به مخاطبان یک خلاصه‌ی سریع از فرصتی که باید در نظر بگیرند و منافعی که می‌توانند انتظار داشته باشند، بدهید. سپس به آنها ارقامی نشان دهید که ادعای شما را اثبات می‌کنند.
برای مثال، تصور کنید که در حال توضیح این موضوع هستید که چرا شرکت شما باید یک سیستم مدیریت عملکرد جدید را پیاده‌سازی کند. ابتدا، چند پیش‌زمینه در مورد پیشنهادتان مثل اینکه می‌خواهید فرهنگ عملکرد بالا در سازمان جا بیفتد، ارائه دهید. سپس، میتوانید از منافع مثل بهبود عملکرد سازمانی و سود صحبت کنید. در نهایت، میتوانید براساس یک سیستم مشابه در سازمانی دیگر، هزینه‌ی آوردن سیستمی با بازده سرمایه گذاری پیش‌بینی شده را مقایسه کنید.
منبع: سایت چطور
