مدیریت پروژه ومهندسي مديريت پروژه (3)
منبع : راسخون
خروجی های فرآیند تهیه برنامه پروژه
1. برنامه پروژه
همچنانکه پروژه پیش می رود اطلاعات بیشتری از پروژه بدست می آید. بنابراین انتظار می رود برنامه پروژه نیز تغییر یابد.
برنامه پروژه معمولا شامل موارد زیر می شود:
• مصوبات؛ پروانه ها و مجوزها
• توصیفی از روش یا استراتژی مدیریت پروژه
• بیان محدوده پروژه، که شامل اقلام قابل تحویل پروژه و اهداف پروژه می باشد.
• ساختار شکست کار(WBS) تا سطحی که در آن کنترل داشته باشیم.
• تخمین هزینه ها، تاریخ شروع فعلیت ها و تعیین مسولیت ها
• وقایع کلیدی وتاریخ پیش بینی شده برای تحقق هریک از آنها.
• کارکنان کلیدی و مورد نیاز
• ریسک های کلیدی، شامل محدودیت ها و فرضیات، پاسخ های برنامه ریزی شده به هرکدام از آنها.
• برنامه های فرعی پروژه مانند برنامه مدیریت زمانبندی و برنامه مدیریت محوده پروژه.
• تصمیمات کلیدی برای شروع، ادامه و توقف فعالیت ها.
2. جزییات پشتیبانی کننده برنامه پروژه
• خروجی های حاصل از دیگر فرآیندهای پروژه که در برنامه پروژه لحاظ نشده اند.
• اطلاعات واسناد دیگری که در مدت اجرای برنامه پروژه ایجادشده اند
• اسناد فنی مانند نیاز ها، طرح ها.
• مستند سازی استانداردهای مربوطه.
فرآیندهای مدیریت یکپارجگی پروژه | ||
فرآیند تهیه برنامه پروژه | فرآیند اجرای برنامه پروژه | فرآیند کنترل کلی تغییرات |
ورودی ها | ورودی ها | ورودی ها |
ابزارها و تکنیک ها | ابزارها و تکنیک ها | ابزارها و تکنیک ها |
خروجی ها | خروجی ها | خروجی ها |
ابزارها وتکنبک های فرآيند تهيه برنامه پروژه
1. متودولوژی برنامه ریزی پروژه
2. دانش و مهارت های افراد درگیر در پروژه
3. سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه(PMIS)
فرآیندهای مدیریت یکپارجگی پروژه | ||
توسعه برنامه پروژه | اجرای برنامه پروژه | کنترل کلی تغییرات |
ورودی ها | ورودی ها | ورودی ها |
ابزارها و تکنیک ها | ابزارها و تکنیک ها | ابزارها و تکنیک ها |
خروجی ها | خروجی ها | خروجی ها |
مديريت فرآيند های پروژه
فرآیند تهیه برنامه پروژه
ورودی های فرآیند تهیه برنامه پروژه:
1- خروجی برنامه ریزی ها ی دیگر
2- اطلاعات گذشته
3- سیاست های سازمان
- سیاست های مدیریت کیفیت
- سیاست های مربوط به مدیریت امور کارکنان پروژه
- سیاست های کنترل مالی
4. محدودیت ها
5. فرضیات
فرآیندهای مدیریت یکپارجگی پروژه | ||
تهیه برنامه پروژه | اجرای برنامه پروژه | کنترل کلی تغییرات |
ورودی ها | ورودی ها | ورودی ها |
ابزارها و تکنیک ها | ابزارها و تکنیک ها | ابزارها و تکنیک ها |
خروجی ها | خروجی ها | خروجی ها |
مدیریت یکپارچگی پروژه
فرآیندهای مدیریت یکپارجگی پروژه | ||
تهیه برنامه پروژه | تهیه برنامه پروژه | تهیه برنامه پروژه |
ورودی ها | ورودی ها | ورودی ها |
ابزارها و تکنیک ها | ابزارها و تکنیک ها | ابزارها و تکنیک ها |
خروجی ها | خروجی ها | خروجی ها |
معمول ترین فرآیندهای مدیریت پروژه
1. فرآیند های آغازین
2. فرآیندهای برنامه ریزی
فرآیندهای اصلی :
برنامه ریزی محدوده پروژه
تعریف محدوده پروژه
تعریف فعالیتهای پروژه
تعیین توالی فعالیت ها
تخمین مدت فعالیت ها
توسعه زمانبندی
برنامه ریزی منابع
تخمین هزینه ها
بودجه ریزی هزینه ها
توسعه برنامه پروژه
فرآیند های تسهیل کننده:
برنامه ریزی کیفیت
برنامه ریزی سازمانی
برنامه ریزی ارتباطات
تشخیص ریسک
اندازه گیری ریسک
توسعه پاسخ به ریسک
برنامه ریزی تدارکات
برنامه ریزی درخواست ها
3. فرآیندهای اجرایی
فرآیندهای اجرایی نیز مانند فرآیند های برنامه ریزی شامل دودسته از فرآیندها می باشند:
فرآیندهای اصلی:
فرآیندهای تسهیلی:
تضمین کیفیت
توسعه تیم پروژه
توزیع اطلاعات
انتخاب منابع
اداره قراردادها
4. فرآیندهای کنترلی
فرآیندهای اصلی:
تهیه گزارش عملکرد
فرآیندهای تسهیلی:
کنترل زمانبندی پروژه
کنترل هزینه پروژه
کنترل کیفیت
کنترل پاسخ ریسک
5. فرآیندهای اختتامی
- خاتمه اجرای پروژه
- خاتمه قرارداد پروژه
ارتباط فرآیندها
ورودی ها:
ابزارها و تکنیک ها:
خروجی ها:
ورودی ها | ابزارها و تکنیک ها | خروجی ها |
|
|
|
فرآیندهای مدیریت پروژه
فرآیندهای مدیریت پروژه:
فرآیندهای تهیه محصول پروژه:
این دو دسته فرآیندها در سرتاسر اجرای پروژه در تعامل و ارتباط با یکدیگر می باشند.
چه کسانی در پروژه سهم دارند؟
مدیر پروژه
مشتری و تحویل گیرنده پروژه
سازمان اجراکننده پروژه
حامیان مالی پروژه
علاوه بر این عناوین، عناوین و نام های دیگری نیز وجود دارند، مانند:مالکان و موسسان پروژه، اعضای تیم پروژه، سازمانهای دولتی، سهامداران.اصولاً این نامگذاریها و گروه بندی ها در تشخیص اینکه چه افراد و سازمانهایی خودشان را شریک پروژه می دانند بسیار موثر می باشد.
قرارداد
در این توافق دوجانبه منعقد کننده قرارداد باید خدمات و محصولاتی را فراهم کند و طرف دیگر هزینه را تامین میکند.
مراحل مدیریت پروژه
سازمانهای اجرا کننده پروژه معمولا هر پروژه را به مراحل و فازهای مختلفی تقسیم می کنند تا بتوانند بهتر آنرا کنترل کنند. مجموعه فازهای پروژه سیکل عمر پروژه را تشکیل می دهند.
9 محدوده دانش در مدیریت پروژه:
1.مدیریت یکپارچگی پروژه:
2.مدیریت محدوده پروژه:
3.مدیریت زمان پروژه:
4.مدیریت هزینه پروژه:
5.مدیریت کیفیت پروژه:
6.مدیریت منابع انسانی:
7.مدیریت ارتباطات پروژه:
8.مدیریت ریسک پروژه:
9.مدیریت کالا، مواد و خدمات در پروژه:
مرور کلی بر مدیریت پروژه آفیس Project server
نرم افزار مدیریت پروژه آفیس Project Server 2007 برای قابل استفاده بودن توسط کاربران مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 و مایکروسافت آفیس Project Web Access , طراحی شده است.
قابلیت دید پیدا کنید:
قابلیت طرح پیشنهادی Proposal در آفیس Project Web Access , طرح ها و فعالیت ها را پیش از آنکه به تصویب پروژه برسند , مدیریت می کند.
قابلیت برنامه ریزی فعالیت ها Activity Plan در آفیس Project Web Access ,به اداره فعالیت های جاری بعد از اتمام پروژه , کمک می کند.
سرویس Reporting Data به کاربران اجازه می دهد تا بوسیله ابزارهای گزارش گیری متداول تجاری مثل پرتال مایکروسافت آفیس SharePoint Server 2007 , براحتی گزارش تهیه کنند.
کاربران می توانند به آسانی توسط سرویس Cube Building داده ها را برای ساخت واحدهای داده ای تحلیل کننده اسناد , بجهت انجام تحلیل های پیچیده و گزارش گیری انتخاب کنند.
ایده جدید استفاده از Proposal به عنوان راهکاری برای ثبت و ضبط بهتر داده ها در چرخه حیات پروژه معرفی شده است.
شروع آسانتر:
قابلیت Enterprise Template و قابلیت راهنمای پروژه Project Guide پروسه های قابل تکراری ایجاد می کنند که توسط آنها می توان بهترین تجارب را ضبط کرد.
از ابزارهای آشنا مثل مایکروسافت آفیس Outlook برای ثبت پیشرفت های حاصل شده و برای ایجاد گزارشات پویا از ابزارهای مایکروسافت آفیس Excel 2007 و مایکروسافت آفیس Visio Professional 2007 می توانید استفاده کنید.
Project Work Space یک مکان مرکزی را برای همکاری گروه ها در پروژه هایشان فراهم می کند.
آماده کردن سازمان:
افراد بجز اختصاص دادن منابع , توانایی بروزرسانی وضعیت های کاری را بوسیله مزیت Assignment Owner دارند.
Timesheet ها دوره های مالی را پشتیبانی و تایید می کنند.
امکانات مالی جدید مثل کددهی هزینه ای Cost Code شما را قادر می سازد تا ساعاتی را که از آنها در پیشروی پروژه استفاده نکرده اید از دیگر ساعات کاری تفکیک کنید.
Active Cache انتقال داده از نرم افزار کنترل پروژه مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 به مدیریت پروژه مایکروسافت آفیس Project Server 2007 را امکان پذیر کرده و تجربه کاری offline بهتری را فراهم می کند.
سرویس Querying استفاده کنترل شده از منابع موجود در سرور را که به کارایی بهتر کاربران منجر می شود , فراهم می کند.
توسط برنامه ریزی سمت سرور Server-side Scheduling کاربران می توانند بدون نیاز به تغییر زمانبندی های پروسه هائی که در نرم افزار کنترل پروژه آفیس Project Professional 2007 ساخته بودند , رابط های کاربر وب سفارشی بسازند.
برنامه ها ,اعمال مدیریت آسان بر روی چندین پروژه فرعی بهمراه وابستگی های میان آنها , با یک شیوه هماهنگ را امکان پذیر می سازند.
قابل حمل بودن داده ها , به مدیریت و پیگیری وابستگی های میان پروژه کمک می کند.
طرح هائی برای مدیریت کارآمد طرح ها , پروژه ها و برنامه ها.
مرور کلی بر راهکار مدیریت پروژه های سازمانی مایکروسافت آفیس( نرم افزار کنترل پروژه):
نرم افزار کنترل پروژه (EPM) به سازمان شما کمک می کند تا بر روی همه کارها قابلیت دید , آگاهی و کنترل پیدا کنید و از این طریق تصمیم گیری های بیشتری انجام داده ,در راستای استراتژی های تجاری قرار گرفته ,بیشترین استفاده را از منابع انجام داده , ارزیابی های لازم را انجام داده و در نهایت به شما در افزایش کارایی به نحوه موثری کمک می کند.
نرم افزار کنترل پروژه (EPM) شامل محصولات زیر از خانواده Microsoft Office Project 2007 است تا برای سازمان ها یک راهکار (end-to-end , Project Portfolio Management(PPM فراهم کند:
مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 :
مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 ابزارهای قدرتمند مدیریت و کنترل پروژه را که ترکیبی از قابلیت های استفاده , قدرت و انعطاف پذیری است , ارائه می دهد.بنابراین شما می توانید پروژه ها را به صورت کارآمدتری مدیریت کنید.
شما می توانید بر کارهای پروژه کنترل داشته باشید و از زمانبندی ها و امور مالی مطلع شده و تیم های کاری پروژه را در یک راستا نگه دارید , مادامیکه بتوانید از انتخاب های گزارش گیری قدرتمند که با برنامه های سیستم مایکروسافت آفیس , طرح های هدایت شونده , Wizard ها و الگو ها هماهنگ است , بهره بگیرید.
بعلاوه زمانیکه مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 به مایکروسافت آفیس Project Server 2007 وصل می شود , قابلیت های نرم افزار کنترل پروژه (EPM) را هم برای شما فراهم می کند.
مایکروسافت آفیس Project Server 2007 :
مایکروسافت آفیس Project Server 2007 به سازمان ها قدرت ذخیره سازی پروژه ها و منابع اطلاعاتی در مرکز را می دهد.
مایکروسافت آفیس Project Server 2007 همچنین با سرویس های مایکروسافت ویندوز SharePoint 3.0 در همکاری و قابلیت های مدیریت فایل , یکپارچه شده است و به اعضای گروه کمک می کند تا به طرز کارآمدتری با یکدیگر همکاری کنند.
بعلاوه , بر مبنای وظایف کاربران می توانند به داده ها و کارکردها توسط اینترنت و از طریق مایکروسافت آفیس Project Web Access دسترسی پیدا کنند.
مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 :
مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 با مایکروسافت آفیس Project Server 2007 یکی شده تا راهکار مدیریت اسناد , مدارک , موجودی ها و اوراق بهادار را در پروژه های end-to-end ای که از طریق مایکروسافت آفیس Project Portfolio Web Access قابل دسترسی است , برای سازمان ها فراهم کند .
کلیه کارها را مدیریت و کنترل کنید:
داده های ضروری را برای کلیه سرمایه های فن آوری اطلاعات (IT) در یک منبع اطلاعاتی مرکزی , جمع آوری کنید.
پروژه ها و برنامه های نگهداری اسناد , مدارک و موجودی ها را به طرز کارآمدی تحویل دهید که به شما در به حداکثر رساندن برگشت سرمایه کمک می کند.
کنترل و وضوح در میان برنامه های نگهداری اسناد و مدارک موجود بدست آورید.
مدیریت کارها را از طریق یک طرح ساده نسبت به برنامه های پیچیده پروژه انجام دهید.
با استفاده از شروط (Stakeholder) ارتباطات و همکاری ها را به طرز کارآمدتری انجام دهید:
گروههای کاری را با تخصیص وظایف و گزارش گیری از برگه های زمانبندی (timesheet) در یک راستا نگه دارید.
ایجاد , طراحی و پیگیری پروژه ها را با اطمینان کامل انجام دهید ,خواه درون و یا بیرون از دفتر کار شما باشند.
استنتاج کردن از طریق زیر ساخت پرتوان و قابل شکل دهی:
با راهکارهای تجاری داده ها را به طرز موثری با هم یکی کرده و به اشتراک بگذارید.
با استفاده از معماری دوباره طراحی شده سرور , با اطمینان خاطر مقیاس ها را کوچک و بزرگ کنید.
از قابلیت های Project Web Access بهره برداری کرده و در سرویس های وب آنها را به معرض نمایش بگذارید.
ثبت پروسه های تجاری بوسیله سرویس های گردش کاری ویندوز در برنامه آفیس Project Server 2007 با روش های جدید , پشتیبانی شده است.
راهکارهای سفارشی را با استفاده از چهارچوب های کاری Microsoft.NET مبتنی بر سرور و رابط برنامه نویسی کاربردی (API) و موتورهای زمانبندی سمت سرور , گسترش دهید.
نحوه همکاری در پرتال Microsoft Office SharePoint Server 2007
پرتال Office sharePoint Server یک جز بسیار مهم از دید کلی مایکروسافت برای یکپارچه شدن با بقیه محصولات همکاری مایکروسافت در جهت ارائه یک زیر ساخت جامع همکاری سازمانی, محسوب می شود.
بهبود بهره وری تیم:
به کاربران امکان ساخت و کنترل محیط همکاری را بدهید.وفق دادن حوزه های کاری مورد نیاز با تیم ها به راحتی امکان پذیر است.با وجود لیستی از الگوهائی که برای پیگری پیشرفت کار در پروزه با نام project task list template ,در این برنامه قرار داده شده، مدیریت پروزه های کاری به طرز کارآمدی بهبود پیدا کرده است.
بوسیله نمودارهای گانت (Gantt Chart) می توانید روابط کاری و وضعیت پروزه را در پیش چشم , مجسم کنید.
گروه های کاری را با تقویم های موجود به اشتراک گذاشته شده , هشدارها و تذکرها هماهنگ کنید.تقویم های هر گروه را بوسیله برنامه Microsoft Office Outlook 2007 به ناحیه کاری (desktop) شان وصل کنید.
با استفاده از presence و پیغام های کوتاه (Instant Messaging) با اعضا ارتباط برقرار کرده و از وضعیت آنها اطلاع حاصل کنید.
کار با اعضای تیم خارج از سازمان آسان شده است.
ادامه دارد ...
/س