انتخاب فرایند تصمیم گیری به نوبه ی خود یک معماست. اینکه تصمیم بگیرید از کدام فرایند تصمیم گیری استفاده کنید می تواند خیلی از انتخاب های شما را تحت الشعاع قرار بدهد. گاهی اوقات باید آستین ها را بالا بزنید و تصمیم بگیرید کدام کارها را باید به تنهایی انجام بدهید و گاهی اوقات بهتر است تصمیم به صورت گروهی اتخاذ شود. اما چطور متوجه می شوید باید کدام رویکرد را انتخاب کنید؟

یکی از وظایف اصلی مدیر، اتخاذ تصمیمات خوب است. برای رسیدن به تصمیم خوب، ابتدا باید بدانید مؤثرترین و بهترین روش تصمیم گیری کدام است.

مدل تصمیم گیری وُروم-یتون-جاگو، چارچوب مفیدی را برای مشخص کردن بهترین سبک رهبری برای موقعیتی که در حال حاضر در آن قرار دارید به شما ارائه می دهد.

نکته

این مدل اولین بار توسط ویکتور وُروم (Victor Vroom) و فیلیپ یتون (Philip Yetton) در سال ۱۹۷۳ و در کتابی تحت عنوان «Leadership and Decision Making» مطرح شد. بعدها، در سال ۱۹۸۸ وُروم و آرتور جاگو (Arthur Jago)، سیستم تصمیم گیری درختی را با کمک سیستمی تخصصی که بر پایه ی ریاضی بود، جایگزین مدل ابتدایی کردند. به همین دلیل گاهی این مدل را با نام های وُروم-یتون، وُروم-جاگو و وُروم-یتون-جاگو می بینید.

شناخت این مدل

وقتی موافقت تیم برای رسیدن به نتیجه ای خوب بالاترین اهمیت را دارد، نمی توانید مستبد عمل کنید و تصمیمات خودسرانه بگیرید و البته همیشه هم صحیح نیست که افراد تیم را در تمامی تصمیمات دخالت دهید چون با این کار استفاده ی نادرستی از زمان و منابع می کنید. این بدین معناست که باید سبک مدیریتی خود را با موقعیت های مختلف و تصمیماتی که باید اتخاذ شوند هماهنگ کنید. گاهی اوقات سبک های مدیریتی استبدادی جواب گو هستند و گاهی سبک های مشارکتی و گاهی هم بهترین گزینه این است که هر دو سبک را با هم ترکیب کنید.

وقتی می خواهید تصمیمی اتخاذ کنید، سه عامل اصلی بر سبک رهبری تان و درجه ی مشارکتی که از افراد تیم نیاز دارید، تأثیر می گذارند:

کیفیت تصمیم: رسیدن به راه حل مناسب چقدر اهیمت دارد؟ هر چقدر با کیفیت بودن تصمیم، اهمیت بیشتری داشته باشد، باید افراد بیشتری را در آن دخالت دهید.

تعهدات افراد تیم: چقدر اهمیت دارد که افراد تیم تان و دیگران تصمیم شما را بپذیرند؟ وقتی شما نیازمند تأیید افراد تیم تان هستید باید سطح مشارکت افراد را افزایش بدهید.

محدودیت های زمانی: برای تصمیم گیری چقدر زمان دارید؟ هر چقدر زمان بیشتری داشته باشید، فرصت این را دارید که افراد بیشتری را وارد این فرایند کنید. می توانید از فرصتی که تصمیم گیری در اختیارتان قرار داده برای ساختن تیم استفاده کنید.

فرایندهای رهبری خاص

اینکه این عوامل چطور بر شما تأثیر می گذارند، کمک می کند تا بهترین سبک رهبری را برای تصمیم گیری مشخص کنید. مدل تصمیم گیریِ وُروم-جاگو ۳ سبک مدیریتی و ۵ فرایند متفاوت در تصمیم گیری را که می توانید از آنها استفاده کنید در اختیار شما قرار می دهد.

سبک استبدادی

شما خودتان تصمیم را اتخاذ می کنید و بعد دیگران را در جریان قرار می دهید. دو فرآیند مجزا برای تصمیم گیری در سبک مدیریت استبدادی وجود دارند:

استبدادی(A۱): وقتی از اطلاعاتی که از قبل دارید در تصمیم گیری استفاده می کنید.

استبدادی(A۲): بعضی از اطلاعات را از اعضای تیم تان می پرسید و بعد از اینکه در جریان آن اطلاعات قرار گرفتید، تصمیم تان را اتخاذ می کنید. شما در این مرحله به آنها نمی گویید به چه دلیل به آن اطلاعات نیاز دارید.

سبک مشاوره ای

اطلاعات را از اعضای تیم و دیگر افراد به دست می آورید و بعد تصمیم گیری می کنید.

مشاوره ای(C۱): اعضای تیم را از کاری که در حال انجامش هستید مطلع می کنید و نظر آنها را به صورت انفرادی جویا می شوید. در این فرآیند، شما از بحث گروهی استفاده نمی کنید. این خود شما هستید که تصمیم را اتخاذ می کنید.

مشاوره ای(C۲): شما مسئول تصمیم گیری هستید ولی گروهی را دور هم جمع می کنید تا در مورد موقعیت مورد نظر بحث کنند. نظرات و دیدگاه های آنها را می شنوید و از آنها درخواست می کنید پیشنهادهایشان را مطرح کنند.

سبک مشارکتی

شما و تیم تان با هم کار می کنید تا به اجماع برسید.

مشارکتی (G۲): همه ی اعضای تیم با هم تصمیم را اتخاذ می کنند. نقش شما فقط این است که این فرآیند را تسهیل کنید و به تیم کمک کنید تا در نهایت به تصمیمی برسند که همگی با آن موافق هستند.

نکته

این یک مدل مفید ولی تقریبا پیچیده، طولانی و خسته کننده است. بهتر است از آن در موقعیت های نوین یا موقعیت هایی استفاده کنید که شرایطی غیرعادی بر آنها حاکم است. وقتی از آن استفاده می کنید، فورا حس می کنید که بهتر است در موقعیت های عادی تر از رویکرد بهتری استفاده کنید.

برای اینکه متوجه شویم کدام یک از این سبک ها و فرایندها برای ما مناسب است، یک سری سؤالات با پاسخ بله/خیر وجود دارند که باید در مورد موقعیت موجود از خودتان بپرسید و بر اساس پاسخ هایی که می دهید درخت تصمیم گیری را بسازید. در کل هفت گزینه وجود دارند که به شرح زیر هستند:

آیا کیفیت فنی تصمیم خیلی مهم است؟ به عبارت دیگر، آیا شکست عواقب سنگینی دارد؟

آیا نتیجه ی موفقیت آمیز به تعهد اعضای تیم نسبت به تصمیم وابسته است؟ آیا راه حل باید توسط همه پذیرفته شود تا بتوان آن را به مرحله ی اجرا درآورد؟

آیا به تنهایی اطلاعات کافی برای اتخاذ تصمیم در اختیار دارید؟

آیا مشکل ساختار مناسبی دارد و به شما اجازه می دهد مواردی که باید مورد توجه قرار گیرند و مواردی که به تصمیم خوب منجر می شوند را شناسایی کنید؟

آیا مطمئن هستید اگر به تنهایی تصمیم بگیرید، اعضای تیم تصمیم شما را خواهند پذیرفت؟

آیا اهداف تیم با اهدافی که سازمان برای تعریف راه حل موفق ارائه داده در یک راستا قرار دارند؟

آیا اعضای تیم در تصمیم گیری برای انتخاب بهترین راه حل با هم اختلاف پیدا خواهند کرد؟

با استفاده از شکل زیر، پاسخ های خود را در درخت تصمیم قرار دهید تا بتوانید بهترین فرایند تصمیم گیری را برای شرایطی که در آن قرار دارید شناسایی کنید.

البته به یاد داشته باشید که همیشه هم مجبور به انجام این کار نیستید.

مدل تصمیم گیری وُروم

در کل، سبک مشاوره ای یا مشارکتی زمانی مناسب است که:

برای حل مسئله به اطلاعات دیگران نیاز داشته باشید.

توصیف مشکل واضح نباشد.

پذیرش تصمیم از طرف اعضای تیم مهم باشد.

وقت کافی برای مدیریت تصمیم گروهی داشته باشید.

سبک استبدادی، زمانی مناسب است که:

شما بیشتر از بقیه در موضوع مورد نظر تخصص داشته باشید.

مطمئن باشید که می توانید به تنهایی از پس موقعیت بربیایید.

اعضای تیم تصمیم شما را بپذیرند.

وقت کافی نداشته باشید.

نکته

این مدل ملاحظات مهمی را نادیده می گیرد و ساختاربدون انعطاف آن نشان می دهد که به عواطف و احساسات، پویایی گروه و پیچیدگی وظایف توجهی نشده است. همچنین این ۷ سؤال غیردقیق نیز (به عنوان نمونه سؤال های مربوط به کیفیت و اهمیت) بر ابهام استفاده از آن می افزاید؛ چرا که پاسخ های قاطعانه ی بله یا نه به چنین سؤالاتی می تواند بسیار دشوار باشد.3

پی نوشت:
1.www.chetor.com
2.www.khaandaniha.ir
3.www.ravanpezshk.akairan.com