اصول مديريت زمان

اگر چه زمان سرمايه ي ارزشمندي است، اما تمام شدني است. تنها كساني كه از لحظه لحظه ي اين سرمايه، در راه رسيدن به سعادت و كمال بهره گيرند، در آينده و در بخش هاي پاياني عمر، گرفتار حسرت بر گذشته نخواهند شد. در بين همه ي منابعي كه در اختيار داريم، زمان با ارزش ترين آن هاست ولي، به اندازه ي اهميتي كه دارد، به آن توجه نمي شود. علت بيشتر شكست هاي زندگي فردي، كاري و اجتماعي ما، استفاده نادرست از زمان است، در دنياي ما انسان ها، هيچ چيز مهمتر و با ارزش تر از زمان نيست، سرمايه اي كه مي توان از طريق آن همه چيز را به دست آورد، ولي با همه چيز نمي توان لحظه اي از آن را به دست آرد. آيا تاكنون به اين فكر کرده ايم كه زمان محدود است و با هر تيك تيك ساعت، كمتر و كمتر مي شود؟ تنها در سايه ي مديريت بهينه بر زمان است كه مي توانيم به آرزوها و خواسته هاي خود برسيم. موفقيت ها و شكست ها مرهون استفاده از زمان است.

اصول مديريت زمان عبارت است از :
 

1. هدف گذاري:
 

يك انسان موفق هيچ گاه بدون هدف دست به كار نمي زند. انسان بي هدف، كاملاً تابع حوادث و پيشامدهاست. كسي كه هدف روشن و مشخصي در زندگي دارد، پس از رسيدن به موفقيت، احساس خوشبختي و آرامش مي كند. اهداف شما، به ميل و خواسته ي خودتان مربوط است تا همت عالي چه باشد!

2. تعيين اولويت:
 

پس از آن كه فهرست اهداف بلند مدت و كوتاه مدت شخصي، خانوادگي و حرفه اي خود را تهيه كرديد، ضروري است كه آن ها را به ترتيب اولويت معين انجام دهيد. اگر بيش از يك هدف و يا وظيفه داشته باشيد، بايد اولويت بندي كنيد. اگر مي خواهيد در يك روز معين، ده كار مختلف انجام دهيد، اولويت هر كدام را بر اساس درجه ي اولويت بنويسيد. اولويت ها دائماً در حال تغيير هستند، ممكن است مجبور شويد در آغاز هر روز، اولويت ها را مورد تجديد نظر قرار دهيد.

3. رعايت اولويت :
 

تا زماني كه كار مهمتر و با درجه ي اولويت بالاتر، زمين مانده است، دست به كارهاي كم اهميت تر نزنيم.
مديريت زمان = هدف گذاري + تعيين اولويت + رعايت اولويت

توصيه هايي جهت موفقيت در مديريت زمان
 

ساده ترين روش بهره وري از زمان، فهرست كردن كارهايي است كه در روز بايد انجام دهيم. با اين روش، علاوه بر جلوگيري از فراموش كردن كارها، مي توان با مراجعه به ليست اولويت بندي، كارهاي مهم و فوري را از بقيه كارها جدا كرد. در حال حاضر بسياري از مردم، اهميت تعيين ليست كارهاي روزانه را دريافته اند ولي در خصوص اولويت بندي آن بر حسب اهميت و فوريت دچار اشكال هستند.
داستان مشهوري از فهرست كردن كارها و تأثير آن بر بهره وري، در مورد آقاي «چارلز شواب» مدير عامل شركت فولاد، وجود دارد. وي از مشاور خود خواست تا روشي براي استفاده درست از زمان به وي بياموزد. مشاور به وي گفت :من به شما روش آسان و موثري ياد مي دهم كه بازدهي كار شما را تا 50 درصد افزايش مي دهد. آنگاه مشاور، يك برگ كاغذ سفيد به «شواب» داد و به وي گفت شش مورد از كارهاي مهمي كه مي بايست فردا انجام دهد، در آن بنويسد و آنها را به ترتيب اهميت، شماره گذاري كنيد و از وي خواست كه از روز بعد، ‌كارهايش را به ترتيب اولويت از مورد اول شروع كند و پس از آن كه تمام شد، سراغ دومين مورد برود و همين روش را تا آخرين مورد ادامه دهد. نقل مي كنند كه آقاي «شواب» پس از به كارگيري اين روش، آن را بسيار مفيد يافت و دستور داد كه كليه كارمندانش نيز از همين روش استفاده كنند. وي در اين باره مي گويد : ازآن موقع تاكنون، من و كاركنانم، ابتدا به انجام واتمام لازم ترين كارهاي روزانه مي پردازيم.
روزگار دريايي است كه كشتي زندگي ما بر روي آن به طرف ساحل مقصود مي رود. اين درياي بزرگ هميشه در جزر و مد است؛ اگر امروز آرام باشد، فردا حتماً طوفاني خواهد شد. بنابراين، وقتي آرام است بايد فرصت ها را غنيمت شماريم و از آن به بهترين شكل استفاده كنيم.
منبع: نشريه قدر، شماره 36