نویسنده: غلام رضا یزدانی
تقسیم وقت کاری برای بیرون و درون سازمان:
حد مطلوب تقسیم اوقات کار یک مدیر اختصاص 50% آن به مسایل درون و 50% به بیرون از سازمان که مربوط به درون سازمان می باشد.این یک تجربه است.ممکن است هر کسی به تناسب روش کاری خود، درصدها را پایین و بالا کند.اما نکته مهم این است که اگر همه وقت یک مدیر در درون سازمان بگذرد و از محیطهائی که درآن تصمیم سازی و تصمیم گیری مربوط به آن رده صورت می گیرد غفلت بشود، فرصتهای زیادی از دست می رود.همچنین اگر مدیر به اندازه کافی برای درون سازمان وقت نگذارد، زحمات بیرونی وی از بین رفته و ممکن است کسانی که به نام فرمانده یا به نیابت او تشکیلات را در غیابش اداره می کنند بجای تدابیر و منویات فرمانده نظرات خود را اجرا کنند.این نیز یک مشکل تلقی می شود.
تعادل در تقسیم و مدیریت بر وقت نکته مهی است.
کار امروز مدیر چیست؟
فرمانده همیشه باید جلوتر از همه باشد؛ هم فکرش و هم خودش.اگر فرمانده همان اندازه ای که بقیه می فهمند بفهمد، به همان اندازه که بقیه می دانند، بداند، به همان اندازه که بقیه می دوند بدود؛ پس همه می توانند مثل او فرمانده باشند.فرق فرمانده با بقیه این است که، وقتی کل سازمان مشغول اجرای مأموریتی هستند و کاری انجام می دهند، در واقع این مأموریت قبلا توسط فرمانده و تیمش طراحی و بر نامه ریزی شده و برای اجرا به زیر دستان واگذار شده و دراین مرحله است که او بر حسن اجرای آن نظارت می کند.یعنی زمانی که همه می دوند او نظاره گر است، ولی زمانی که سازمان فعال نبوده است درواقع فرمانده و تیمش فعال بوده اند تا ماموریت و کار امروز را طراحی و برنامه ریزی نمایند.بعبارتی وقتی همه ایستاده بوده اند او مشغول بوده است.فرمانده هیچ وقت بیکار نیست.او در حالی که امروز بر حسن اجرای کار طراحی شده دیروز خود نظارت می کند برای کار فردای سازمان در حال طراحی و برنامه ریزی است.این مطلب را می توان به شکل زیر نمایش داد:
مقابله با راهزنان وقت:
تنظیم وقت و استفاده بهینه ازآن یک ضرورت بسیار مهم در کار مدیریت است.اگر مدیری بتواند از اوقات خود خوب استفاده کند هیچ گاه وقت کم نمی آورد.اما مشکل تنها این نیست که شما بعنوان فرمانده و مدیر نتوانید وقت خود را خوب تنظیم کنید، بلکه یکی هم این است که دیگران مراعات وقت شما را نکنند و با مکالمات، مراجعات و مکاتبات بی جای خود وقت شما هدر بدهند.برای حداکثر استفاده خوب و مفید از وقت خود می توانید به نمودار ذیل توجه و آنرا عمل کنید:اجل سازمانی از کی شروع می شود؟
از دیدگاه مکتب عزتمند اسلام، ریاستها و سمتها در حکومت اسلامی غنائم و طعمه هایی در دست افراد نیست.بلکه امانتها و فرصتهایی برای خدمت به مردم، کشور و اسلام است.لذا کسی که مسئولیتی پیدا کرد، همواره باید در این فکر باشد، که چند روز دیگر برای خدمتگذاری فرصت دارد؟ نه اینکه فکر کند چند روز برمسند قدرت تکیه زده است.برای ایجاد و تقویت چنین دید و روحیه ای مدیر ورئیس باید از همان روز معارفه اش فکر کند که یک روز به تودیع خودش که نمی داند کی خواهد بود نزدیک شده است.
یکی از فرماندهان عالی رتبه سپاه معرفه اش گفت:
«امروز که گذشت یک روز به تودیع نزدیک شدم»این جمله جالبی بود.اثر این فکر و توجه به اجل سازمانی درست مثل اثر یاد مرگ و اجل دنیایی است که اگر دائم در ذهن کسی بماند در سازندگی او نقش مهمی دارد.
توجه و به یاد روز تودیع بودن نیز همواره فرد را تشویق و ترغیب می کند که بهترین و بیشترین کار مهم را در سازمان انجام دهد.از بد رفتاری با زیر دستان بپرهیزید یا کار ماندگاری از خود به یادگار بگذارد.
پس:
روز شمار را از روز معارفه ات آغاز کن.
چگونه وقت خود و دیگران را پر کنیم:
یکی از منابع مهم مدیر«وقت»اوست.ولی از آن مهمتر وقت زیر دستان اوست.برنامه ریزی برای پر کردن بهینه این دو منبع یک هنر بزرگ است.مدیران و فرماندهان در این زمینه به سه گروه تقسیم می شوند:الف)گروهی که نه برای وقت خود و نه وقت دیگران برنامه ریزی نمی کنند.
ب)گروهی که برای وقت خود برنامه دارند ولی از وقت زیر دستان استفاده نمی کنند.
ج)گروهی که هم برای وقت خود و هم وقت دیگران برنامه ریزی کرده و آنرا پر می کنند.
حال مدیر باید ببیند جزء کدام دسته است.مطلوبترین شکل بند «ج»می باشد.
نکته مهم این است که یک مدیر اگر برای وقت دیگران برنامه ریزی نکرده و آن را در راستای مأموریت و اهداف سازمان پر نکند زیر دستان نه تنها وقت خود را که حتی وقت مدیر را نیز پرخواهند کرد و این بدترین شکل سپری شدن «وقت»این منبع مهم، عظیم و ارزشمند در یک سازمان و سیستم مدیریتی است.
اگر برای وقت دیگران تصمیم نگیری برای وقت تو نیز تصمیم خواهند گرفت.
منبع: یزدانی،غلام رضا، درس های زیر درخت بلوط، تهران: نسل کوثر، چاپ اول،(1382).
/ج
