آیا اپلیکیشن‌ها می‌توانند بهره‌وری شما را افزایش دهند؟

عبارت "اپلیکیشن‌های افزایش بهره‌وری" این روزها تغبیر نادرستی پیدا کرده چرا که ظاهراً اغلب اپلیکیشن‌هایی که در این راستا ارائه می‌گردند تأثیری عکس دارند. برای نمونه شمار اپلیکیشن‌هایی که می‌توانید در حین خواندن این مقاله دانلود کنید آنقدر زیاد است که شما را از خواندن باز خواهد داشت.
حتماً شما هم در تلفن هوشمند خود اپلیکیشن‌هایی نظیر کندی کراش یا یکی از پتلفرم‌های اجتماعی پر مخاطب را دارید. به همین خاطر تصور دنیایی فاقد این اپلیکیشن‌ها و دستگاه‌های برهم زننده حواس بسیار عالی خواهد بود؛ دنیایی که در آن، دستگاه‌های شما می‌توانند به حرفه‌ای‌تر شدنتان کمک کنند. دنیایی را تصور کنید که در آن اپلیکیشن‌ها به شما کمک می‌کنند کارهایتان را به انجام برسانید نه اینکه مانع از انجام فعالیت‌هایتان شوند. البته تحقق چنین دنیایی ممکن است اما از کجا باید شروع کرد؟
بازار اپلیکیشن‌های افزایش بهره‌وری پیشتر اشباع شده. اگر سرچی کوتاه در اینترنت داشته باشید در خواهید یافت که پنج رقیب مختلف برای اپلیکیشن Crown وجود دارد و به همین دلیل بر آن شدیم تا نگاهی به تک تک آنها بیاندازیم تا بهترینشان را پیدا کنیم.

اپلیکیشن OmniFocus

در نتایج جستجو، یکی از اپلیکیشن‌ها ظاهراً بیشتر از سایر موارد تأیید شده بود و آن OmniFocus نام داشت. اگر از کاربران اپل هستید این نرم‌افزار برای شما ساخته شده و صرفاً برای مک، آیپد و آیفون ارائه گردیده و به کاربرانش وعده داده که توازن را میان زندگی و کارشان برقرار نماید، اهداف و پروژه‌های آنها را سریع‌تر به انجام برساند و نسبت به سایر رقبایش اندکی بهتر عمل کند.
اما اگر می‌خواهید بدانید که این همه امکانات به چه دلیل در اختیار کاربران قرار می‌گیرد باید بگوییم که تنها مسأله قیمت این اپلیکیشن است. نرم‌افزار OmniFocus به صورت رایگان عرضه نمی‌شود و طیف گسترده‌ای از آپشن‌های قیمتی را پیش روی مشتریانش می‌گذارد اما برای نسخه استاندارد مک یا iOS لازم است که دست کم 40 دلار را پرداخت نمایید. برای استفاده از نسخه کامل پروی آن هم باید 40 دلار دیگر را به این قیمت اضافه نمایید (البته برای استفاده از نسخه ویژه مک) یا اینکه با پرداخت 20 دلار دیگر نسخه ویژه آیپد، آیفون و iOS آن را دریافت کنید که این قیمت‌ها همانطور که تأیید خواهید کرد اندکی بالاست.
اما پس از دریافت برنامه درخواهید یافت که می‌توانید وظایف مختلف خود را از طریق آن در داخل پروژه‌های مختلف گروه‌بندی نمایید یا حتی نمایی را در آن تعریف کنید که صرفاً برخی وظایف خاص برایتان نمایش داده شوند. اگر برای انجام وظایف مختلف خود دچار سردرگمی شده‌اید این قابلیت قطعاً به کارتان خواهد آمد. اگر امروز روی کار خاصی تمرکز ندارید می‌توانید برنامه را پنهان یا اصطلاحاً هاید نمایید و به کارهای دیگرتان برسید.
به طور کلی این نرم‌افزار راهی فوق‌العاده برای شما خواهد بود تا وظایف خود را به صورت روزانه به انجام برسانید و باید بگوییم که به عنوان اولین اپلیکیشن تست شده در این مقاله کمتر رقیبی برای آن پیدا می‌شود.

اپلیکیشن Things

این اپلیکیشن نیز درست مانند OmniFocus تنها برای مک ساخته شده و یک ویژگی مشترک دیگر با آن دارد که قیمتش است. برای استفاده از این نرم‌افزار لازم است که 50 دلار پرداخت نمایید و نسخه‌های مختلف Things برای مک، آیفون، آیپد و اپل واچ تولید شده است. باز هم باید یادآور شویم که یک نسخه آزمایشی رایگان هم برای این محصول طراحی شده که می‌توانید قبل از خرید از آن استفاده نمایید.
این برنامه شکلی ساده دارد و منویی که در قسمت چپ این برنامه به نمایش درمی‌آید گروه‌های موجود را برایتان نشان می‌دهد که عبارتند از امروز، بعدی، برنامه‌ریزی شده و پروژه‌ها. علاوه بر این، بخشی هم برای انجام وظایفی اختصاص یافته که هنوز هم گروه‌بندی نشده‌اند و بخشی به نام Logbook وجود دارد که وظایف پیشتر انجام شده را دربر می‌گیرد و می‌توان برای انجام کارهای آتی به آن رجوع کرد.
این برنامه قابلیت‌های مختلف مشابهی به OmniFocus دارد که از آن جمله می‌توان به امکان "تگ" اشاره نمود که در واقع همان امکان موسوم به Perspective در برنامه Things است. اگر در نظر دارد که یک روز کاری خود را صرف امور شخصی کنید آنگاه می‌توانید روی تگ Personal کلیک کرده تا لیست وظایف دیگر خود را مشاهده نکنید.
اما بخش تگ‌های Things برخلاف قابلیت Perspective در OmniFocus همواره قابل رؤیت است برای نمونه اگر از برنامه OmniFocus می‌خواستید که تمرکز شما را با نمایش امور متفرقه بر هم نزند آنگاه دیگر به هیچ وجه نمی‌توانستید وظایف کاری خود را ببینید در حالی که در Things باز هم می‌توانید عبارت Work را در بالای نمایشگر مشاهده نمایید و فرامین شما هم تأثیری در این موضوع ندارند. برنامه اندکی متفاوت است با این همه، باید این را بدانید حتی زمانی که تمایلی به دیدن وظایف کاری خود ندارید باز هم برنامه آنها را به شما یادآوری می‌کند. اما یکی از ویژگی‌های مثبت Things قابلیتی به نام Someday است که می‌توانید برخی کارهای متفرقه را برای انجام دادن در یکی از روزهای آتی مشخص نمایید. همچنین این امکان نیز برای شما فراهم خواهد بود تا با فشردن دکمه not today کاری را که تصور می‌کنید تا فردا فرصت انجامش را ندارید به تعویق بیاندازید. اما جالب‌ترین امکان Things آپشنی به نام انرژی است که به شما امکان می‌دهد سطح دشواری یک وظیفه را در پایان یک روز کاری مشخص نمایید و از برنامه بخواهید که به شما یادآوری کند چه کارهای "آسانی" را فراموش کرده‌اید. این قابلیت به خصوص در بعدازظهر روزهای چهارشنبه به کمک‌تان می‌آید که کار زیادی جز ارسال چند ایمیل کاری بر عهده نخواهید داشت.

30/30

مهم‌ترین و اولین نکته‌ای که باید در مورد این برنامه به آن اشاره شود این است که استفاده از آن هزینه‌ای را برای شما در پی نخواهد داشت. این برنامه کاملاً رایگان است اما می‌توانید با پرداخت مبلغی از برخی امکانات درون برنامه نیز استفاده نمایید. نکته دیگر در مورد این برنامه هم آن است که نسخه دسکتاپی ندارد و صرفاً برای محصولات اپل ساخته شده.
برنامه، رابط کاربری ساده و بی‌مانندی دارد که آن را جلوتر از دو نرم‌افزار قبلی قرار می‌دهد. البته اینکه طراحی زیبا و پر از رنگ اینترفیس این برنامه بیشتر می‌تواند عاملی برای برهم زدن حواس باشد یا خیر مسأله‌ایست که باید از کاربران سؤال شود و به همین دلیل نمی‌توان گفت که اینترفیس زیبای این برنامه نوعی نقطه قوت برای آن است یا نقطه ضعف.
در حقیقت 30/30 برای افرادی طراحی شده که برای مدت کوتاهی می‌توانند روی یک موضوع تمرکز نمایند. به همین دلیل، کل سیستم بر پایه تخصیص زمان به وظایف شما تعریف شده و می‌توانید با استفاده از آن زمان مجموعه‌ای از مهلت‌های کوتاه را برای فعالیت‌های روزانه خود تعریف نمایید.
حتی می‌توانید روز کاری خود را اگر با سبک و سیاق فعالیت‌هایتان همخوانی دارد به بخش‌های مختلف تقسیم کرده و وظایف خود را در آن بخش‌ها تعریف نمایید (مثلاً خواندن گزارش: 20 دقیقه، ارسال ایمیل برای استیو: 5 دقیقه). اگر نمی‌توانید برای مدتی طولانی روی موضوعات مختلف تمرکز نمایید مطمئن باشید که با این روش قادر خواهید بود فعالیت‌های خود را از صبح تا پایان یک روز کاری به خوبی مدیریت نمایید. یک تایمر در مرکز صفحه اصلی این برنامه قرار دارد که به شما یادآوری می‌کند چه مدت دیگر زمان خواهید داشت تا وظایف‌تان را به انجام برسانید و همین مسأله نوعی اضطرار را برای شما به وجود می‌آورد. علاوه بر این، اگر مشکلی پیش بیاید و مجبور شوید که وظایف خود را جابجا نمایید این امکان برایتان فراهم خواهد بود.
برنامه به یاد خواهد داشت که چه مدت زمانی را روی انجام کارهای قبلی‌تان صرف کرده‌اید و بلافاصله به محض آنکه کارهایتان را از سر بگیرید تایمر فعالیتش را از سر خواهد گرفت.
اپلیکیشن Evernote
نسخه اصلی و اولیه Evernote بسیار هوشمند است؛ این برنامه در اصل نوعی سرویس یادداشت‌برداری و مدیریت وظایف است که یک فرد یا سازمان می‌تواند از آن برای انجام کارهای خود استفاده نماید. این سرویس همچنین طیف گسترده‌ای از اپلیکیشن‌های دیگر را نیز ارائه می‌دهد که به افراد کمک می‌کند، لیست وظایف خود را به انجام برسانند. اینکه ترجیح بدهید به شیوه قدیم لیستی از وظایف خود تهیه کرده و آنها را انجام دهید یا اینکه سبک خاصی برای این کار داشته باشید (مثلاً با تعیین ساعت، برحسب پروژه یا تیم انجام دهنده) قطعاً یک اپلیکیشن اورنوت برای شما وجود خواهد داشت.
برای افرادی که دوست ندارند بر تعداد اعلان‌های دریافتی‌شان از طریق تلفن‌های هوشمند اضافه گردد هم باید بگوییم که تقویم سان رایز نوت‌های شما را به یادآور تبدیل کرده و آنها را مستقیماً با تقویم شما یکسان‌سازی می‌کند؛ بدان معنا که همه رخدادهای آتی، از نشست‌ها گرفته تا مهمانی‌های پیش رو همگی در یک جا ذخیره خواهند شد.
اپلیکیشن دیگری به نام swipes هم برای اورنوت در نظر گرفته شده که با استفاده از آن می‌توانید اطلاعات ذخیره شده در سرویس مذکور را عملیاتی و وظیفه محور نمایید و حتی وظایف خود را به شیوه‌های مختلف طبقه‌بندی نمایید. شما همچنین می‌توانید از Cloze به همراه اورنوت استفاده نمایید و به لطف آن یادداشت‌های خود را به تماس‌ها و گروه‌های مشخصی اختصاص دهید و چنانچه وظایف زیادی را در دست انجام دارید باید بدانید که این امکان می‌تواند بسیار برایتان سودمند واقع شود.
یکی دیگر از اپلیکیشن‌های تهیه شده برای اورنوت CloudMagic است که به شما امکان می‌دهد از روی ایمیل‌های خود و تنها با یک اشاره روی نمایشگر، یادداشت تهیه کنید؛ با Swiftkey می‌توانید سریع‌تر عمل یادداشت‌برداری را انجام دهید؛ Boxer نسخه ویژه اورنوت از اپلیکیشن دراپ باکس است و IQ Tell هم سرویس‌های مختلف را با هم ترکیب می‌کند تا راحت‌تر وظایف خود را به انجام برسانید.
روی هم رفته باید اینطور بگوییم که اورنوت همه تلاش خود را به کار گرفته تا بر بازی نرم‌افزاهای بهره‌وری حکمرانی نماید. اما باز هم باید تأکید کنیم که نسخه اولیه و اصلی این برنامه بهتر است. اورنوت اصلی برای ویندوز و اندروید نیز موجود است و به همین دلیل فراگیرتر از کلیه موارد ذکر شده در این لیست محسوب می‌شود.

اپلیکیشن Asana

این برنامه هم برای اندروید و iOS و هم به عنوان یک سرویس آنلاین مبتنی بر مرورگر در بازار موجود است و هدف کلی آن هم جلوگیری از ارتباطات داخلی برهم ریخته و پیچیده است. اگر به دنبال اطلاعاتی در اینباکس خود هستید که در رشته طولانی از پیام‌های متصل به هم پنهان شده و نمی‌توانید آن را پیدا کنید باید بگوییم که این اپلیکیشن می‌تواند به شما کمک کند.
آنطور که در وبسایت Asana آمده، هر فردی که در تیم شما حضور دارد قطعاً ساعت‌ها از وقت خود را صرف خواندن، نوشتن، چیدن، جستجو، فیلتر کردن و ارسال ایمیل‌های مختلف می‌کند و این فعالیت‌ها هیچگاه تمامی ندارند. اما نباید اینطور باشد و هدف Asana هم این است که انجام این فعالیت‌های دفتری را برای شما راحت‌تر نماید.
ایده کلی کار هم این است که کل تیم این برنامه را دانلود نمایند و از اینترفیس ساده آن برای ایجاد پروژه‌ها، تنظیم مهلت‌ها، درج نظرات و محول نمودن وظایف استفاده نمایند. این سرویس انتقال اطلاعات مهم را ساده‌تر می‌کند و می‌توانید با استفاده از آن مطمئن شوید که هر فردی مشغول مطالعه یک بخش است و در لیست طولانی ایمیل‌ها دچار سردرگمی نشده است.
در Asana، ارتباطات و وظایف همگی در یک قسمت اتفاق می‌افتند و می‌توان اسناد پیش‌نویس را ویرایش کرده و هر کسی نیز از این مسأله باخبر خواهد شد.
این برنامه تفاوت زیادی با پلتفرم‌ها و پروژه‌های رسانه‌های اجتماعی ندارد و نیازی نیست که یک سند را از ایمیل دانلود نمایید و تنها کافی است که اصلاحات خود را انجام داده، عنوان را تغییر دهید و اسناد را از نو آپلود نمایید و از طریق یک ایمیل دیگر آن را باز ارسال نمایید.
تا زمانی که تیم شما شامل 15 نفر یا تعداد بیشتری باشد، Asana برایتان رایگان خواهد بود. اگر انتظارات بیشتری از این سرویس دارید می‌توانید با پرداخت مبلغی اضافه‌تر از امکانات بیشتری بهره‌مند شوید. جالب است بدانید که حتی اصلی‌ترین امکان این برنامه نیز سودمند واقع می‌شود و می‌توانید از طریق آن، فعالیت‌های اضافه برای کار با ایمیل را کنار گذاشته و مستقیماً به سراغ کاری بروید که باید انجام شود.
این حقیقت که می‌توانید از آسانا روی هر دستگاهی استفاده نمایید و از توانمندی‌های سودمند آن در مرور وب بهره بگیرید (به ویژه زمانی که لازم است از منزل کار کنید) قابلیتی بسیار سودمند و مفید محسوب می‌شود.

دیدگاه‌های نهایی

در نبرد اپلیکیشن‌های بهره‌وری، به سختی می‌توان یک برنده قطعی را انتخاب نمود که برای هر فرد هم بهترین باشد. در نهایت هر فردی وظایف مختلفی را برعهده دارد و باید آن را در محیط‌های مختلف به انجام برساند و به همین دلیل با دشواری‌های مختلفی دست و پنجه نرم خواهد کرد.
برخی افراد نمی‌توانند طولانی مدت روی یک موضوع تمرکز کنند و برای نمونه حتی زمانی که مشغول تماشای سریال هستند مجبورند مرتباً آن را قطع نمایند تا فیسبوک خود را چک کنند از همین رو لازم است که در حین انتخاب برنامه این مسأله را در نظر داشته باشند.
اما شاید یکی از جالب‌ترین برنامه‌های معرفی شده 30/30 باشد که با تایمر خود دقیقاً به کاربر اعلام می‌کند چه کاری را انجام داده و چه میزان دیگر زمان دارد تا آن وظیفه را به انتها برساند. اگر در حین انجام کار خود مجبور شدید برای انجام وظیفه دیگری مثلاً ارسال تعدادی ایمیل، آن فعالیت را کنار بگذارید، تایمر تغییر خواهد کرد و سی دقیقه دیگر به شما وقت می‌دهد تا ایمیل‌های خود را ارسال کرده و سپس زمان را از سر می‌گیرد. اما در کل هر کدام از این برنامه‌ها همانطور که گفته شد کارایی و خصوصیت مربوط به خود را دارند و به همین دلیل این به خود کاربر بستگی دارد که برحسب نیاز کدامیک را انتخاب نماید.
منبع مقاله :
ماهنامه کامپیوتری بزرگراه رایانه شماره‌ی 188، سال هجدهم، شهریور 1394