روش نگهداري از ايميل‌هاي مهم

براي چند لحظه زماني را تصور کنيد که کل اطلاعات پست الکترونيکي شما شامل آدرس ها، شماره هاي تلفن، اسناد مهم، تصاوير و غيره ناپديد شوند. مسلماً اين اتفاق براي شما بسيار مصيبت بار خواهد بود
اگر مرتباً از نامه‌هاي الکترونيکي خود نسخه پشتيبان تهيه کنيد، نگران به وجود آمدن چنين وضعيتي باشيد. بنابراين به اين کار اهميت ويژه اي دهيد. براي اينکه در روند تهيه نسخه پشتيبان از نامه‌هاي الکترونيکي به شما کمک کنيم، مراحل انجام اين کار را با برخي از برنامه‌هاي متداول در اين زمينه توضيح مي دهيم. قبل از شروع کار، اشاره به اين نکته ضروري است که دو راه براي بازيابي نامه‌هاي الکترونيکي وجود دارد: نخست دسترسي به نامه ها با استفاده از يک برنامه پست الکترونيکي نصب شده روي کامپيوتر و ديگري استفاده از وب سايت ويژه ارائه دهنده پست الکترونيکي. در هر کدام از اين دو مورد براي ايجاد امنيت خاطر بيشتر، بايد فايل هايتان را روي يک درايو قابل حمل مثل يک CD ذخيره کنيد.

روش اول: برنامه‌هاي پست الکترونيکي

برنامه‌هاي پست الکترونيکي بسياري وجود دارند. در اين مقاله مراحل پشتيباني از نامه‌هاي الکترونيکي توسط سه نمونه از مهم ترين آنها را بررسي مي کنيم.

1- AOL

نرم افزار AOL باعث سهولت دسترسي به سرويس پست الکترونيکي AOL مي شود. حتي اگر از برنامه AOL روي کامپيوترتان استفاده کنيد، نامه هايتان روي سرورهاي AOL مستقر مي شوند، در نتيجه، مي توانيد از طريق برنامه AOL يا وب سايت AOL به پست الکترونيکي AOL دسترسي پيدا کنيد. AOL به صورت خودکار نامه‌هاي ذخيره شده روي سرورهاي خود را بعد از مدت محدودي پاک مي کند. از اين رو بايد به صورت مرتب از نامه‌هاي الکترونيکي خود نسخه پشتيبان تهيه کنيد. تمام نامه‌هاي جديد و خوانده نشده، به پوشه NEW MAIL در AOL 9.0SECURITY EDITION فرستاده مي شوند. نامه ها براي مدت محدودي در اين پوشه باقي مي مانند و بعد از اينکه يک نامه را خوانديد، به پوشه OLD MAIL منتقل مي شود که در آنجا براي مدت محدودي باقي مي ماند. اين پوشه ها روي سرورهاي AOL مستقر هستند. وقتي که اين محدوده زماني به پايان برسد، AOL آن نامه را پاک مي کند.علاوه بر پاک کردن خودکار نامه ها بعد از يک مدت خاص، AOL ميزان فضاي ذخيره سازي طولاني مدت، نامه ها را از سرورهاي AOL به کامپيوتر خانگي خود انتقال دهيد. AOL از پوشه اي با نام SAVED ON MY PC براي ذخيره دائمي کپي نامه هايي که انتخاب کرده ايد، استفاده مي کند.اين پوشه همچنين با نام PERSONAL FILING CABINET هم شناخته مي شود که روي کامپيوترتان مستقر مي شود.
از آنجا که PERSONAL FILING CABINET شامل نامه هايي مي شود که آنها را براي نگهداري انتخاب کرده ايد، پس بايد از آن نسخه پشتيبان تهيه کنيد؛ بدين منظور به آدرس زير برويد:
C:/DOCUMENTSANDSETTINGS/ALLUSERS/APPLICATION DATA/C_AMERICA ONLINE9.0
سپس به دنبال پوشه اي با نام ORGANIZE بگرديد و کل اين پوشه را روي CD يا درايو FLASH کپي کنيد. در صورتي که لازم است نسخه پشتيبان را بازيابي کنيد، پوشه ORGANIZE و محتويات آن را در آدرس زير کپي کنيد:
C:/DOCUMENTSANDSETTINGS/ALLUSERS/APPLICATIONDATA/AOL/C_AMERICA ONLINE9.0

2- OUTLOOK

اين برنامه فقط نامه اي الکترونيکي را ذخيره نمي کند، بلکه تقويم، عملکردها و يادداشت ها را نيز درون فايلي با نام PST(PERSONAL FOLDERS) ذخيره مي کند. براي اينکه از اطلاعات خود در OUTLOOK نسخه پشتيبان تهيه کنيد، PERSONAL FOLDERS BACKUP را از سايت مايکروسافت به صورت رايگان دريافت و اجرا کنيد. بدين منظور به آدرس زير برويد:
OUTLOOK 2003/2002 ADD-IN: PERSONAL FOLDERS BACKUP
اين برنامه افزودني به شما توانايي تهيه نسخه پشتيبان از نامه‌هاي الکترونيکي در فاصله هاي زماني مشخص را مي دهد.

3- OUTLOOK EXPRESS

برنامه تهيه نسخه پشتيبان در OUTLOOK EXPRESS با OUTLOOK تفاوت دارد، بدين منظور ابتدا اين برنامه را باز کنيد و به منوي TOOLS برويد. OPTIONS را انتخاب کرده و سپس روي زبانه MAINTENANCE و بعد دکمه STORE FOLDER کليک و محل پوشه را هاي لايت کنيد. کليدهاي CTRL + C را براي کپي اين محل در کليپ برد فشار دهيد، سپس روي CANCEL کليک کرده و دوباره روي آن کليک کنيد تا کادرهاي محاوره اي بسته شوند. بعد از اتمام اين مراحل، روي START و سپس RUN کليک کنيد. در کادر OPEN، کليدهاي CTTRL+V را براي انتقال محل، فشار دهيد و سپس روي OK کليک کنيد.
سپس ليستي از تمام فايل هاي DBX (فايل هاي مربوط به OUTLOOK EXPRESS ) را مشاهده خواهيد کرد. براي امنيت خاطر بيشتر تمام اين فايل هاي DBX را روي يک درايو قابل حمل کپي کنيد.

روش دوم: تهيه نسخه پشتيبان از پست الکترونيکي مبتني بر وب

پست الکترونيکي مبتني بر وب، داراي ويژگي هاي متفاوتي است؛ از جمله توانايي دسترسي به نامه‌هاي الکترونيکي در زمان. با وجود اين، از آنجا که اين برنامه‌هاي پست الکترونيکي، نامه‌هاي شما را روي سرورهايشان ذخيره مي کنند، تهيه نسخه پشتيبان از آنها مشکل خواهد بود. اگر چه مي توانيد با استفاده از دستور SAVE AS در INTERNET EXPLORER يا يک مرورگر ديگر نامه اي خود را ذخيره کنيد ولي اين روشي غير کارآمد براي تهيه نسخه پشتيبان از تعداد زيادي از نامه هاست.
در اغلب برنامه‌هاي پست الکترونيکي مبتني بر وب، مثل GMAIL HOTMAIL و YAHOO! MAIL، لازم است که نامه هايتان را توسط يک برنامه مثل OUTLOOK EXPRESS بفرستيد يا دريافت کنيد سپس از دستور العمل هاي اين برنامه براي تهيه نسخه پشتيبان از نامه هايتان بهره ببريد.

GMAIL-1

از بين سه سرويس پست الکترونيک مبتني بر وب که در اين مقاله آنها را بررسي مي کنيم. GMAIL تنها سرويسي است که به، صورت رايگان و بون نياز به نرم افزاري مجزا نامه هي را به برنامه ديگري انتقال مي دهد. در GMAIL، مي توانيد از ويژگي انتقال (POST OFFICE PROTOCOL) POP استفاده کنيد.
اين ويژگي نامه‌هاي شما را دوباره به يک حساب پست الکترونيکي که انتخاب کرده ايد، مي فرستد.
براي استفاده از اين گزينه، به حساب GMAIL وارد شويد و روي پيوند SETTINGS کليک کنيد سپس روي زبانه FORWARDING AND POP کليک کنيد.
دکمه راديويي کنار FORWARD A COPY OF INCOMING MAIL ، را انتخاب کرده و آدرس پست الکترونيکي مقصد را وارد کنيد، سپس مي توانيد بعد از انتقال نامه از بين نگهداري، آرشيو کردن يا حذف پيام ها در سرور GMAIL، يکي را انتخاب کنيد.
اگر هرزنامه‌هاي زيادي وارد صندوق پستي شما مي شوند، مي توانيد نامه ها را قبل از انتقال فيلتر کنيد و نامه هايي را که ملاک هاي لازم را شامل نمي شوند، حذف کنيد.
براي اينکه کار را تکميل کنيد، روي SAVE CHANGES در زبانه FORWARDING AND POP کليک کنيد.

MSN HOTMAIL-2

اين سرويس قابليت پشتيباني را فقط به صورت غير رايگان ارائه مي دهد. اگر نمي خواهيد پولي براي ويژگي هاي بيشتر آن بپردازيد، بايد به انتخاب خود از يک برنامه ديگر براي فرستادن نامه ها به يک آدرس پست الکترونيکي استفاده کنيد. FOR HOTMAIL GET MAIL (واقع در آدرسWWW.E_EEASY.CON/GETMAILASPX) که به صورت رايگان است، داراي رابط کاربردي ساده اي است و اين توانايي را به شما مي دهد تا به صورت خودکار نامه‌هاي خود را به حساب پست الکترونيکي ديگري انتقال دهيد.
برنامه ديگر براي اين منظور WEB MAIL ASSISTANT است (واقع در آدرسHTTP://WWW.OMESEEK.COM/) که البته رايگان نيست و نامه‌هاي HOTMAIL را به يک حساب پست الکترونيکي که از قبل مشخص کرده ايد، مي فرستد و داراي عملکردهاي فيلتر کردن هرزنامه و ادغام نامه ها است. علاوه بر اين، WEB MAIL ASSISTANT با YAHOO! MAIL کار مي کند؛ چرا که هر دو اين برنامه ها، نامه ها را به يک حساب الکترونيکي مجزا انتقال مي دهند و سپس با استفاده از يک برنامه مثل OUTLOOK EXPRESS از آنها نسخه پشتيبان تهيه مي کنند. بنابراين قادر نخواهيد بود که نامه‌هاي خود را در سرورهاي HOTMAIL بازيابي کنيد.

YAHOO! MAIL-3

اين سرويس در YAHOO! MAIL نيز، همانند HOTMAIL، غير رايگان است و مثل HOTMAIL مي توانيد برنامه اي رايگان را براي انتقال نامه هايتان به کامپيوتر خانگي خود نصب کنيد.
اين برنامه YPOPS! ناميده مي شود و از آدرسHTTP://WWW.YPOPSEMAIL.COM/ قابل دسترسي است و باز مشابه HOTMAIL، به علت اينکه نامه هايتان را به يک حساب پست الکترونيکي انتقال مي دهيد تا از آنها نسخه پشتيبان تهيه کنيد، قادر نخواهيد بود که نامه‌هاي ذخيره شده روي سرورهاي YAHOO! MAIL را بازيابي کنيد.

نتيجه گيري

اگر چه تهيه نسخه پشتيبان از يک حساب پست الکترونيک مبتني بر وب احتياج به طي مراح بيشتري دارد، ولي اين اطمينان را به شما مي دهد که کپي درستي از نامه هايتان داريد تا زماني که از نامه‌هاي خود نسخه پشتيبان تهيه مي کنيد، مطمئن هستيد که اگر مشکلي پيش بيايد، يک کپي از نامه‌هاي مهم خود داريد؛ با اين حال هميشه به ياد داشته باشيد که روند تهيه نسخه پشتيبان از نامه ها را بايد به طور منظم و مرتب انجام دهيد تا بتوانيدتعداد نامه هايي را که ممکن است بر اثر اشتباه از دست بروند، کاهش دهيد.
منبع : ماهنامه وب