طریقه نوشتن ایمیل کاری حرفه‌ای

۱- اعتبار خودتان را حفظ کنید

بهتر است در ایمیل خودتان را یک فرد حرفه‌ای و معتبر معرفی کنید. برای این منظور باید نکات زیر را رعایت کنید:
 

*لحن مودبانه داشته باشید لطفا و تشکر می‌کنم را در موارد لزوم حتما به کار ببرید.
 

*لحن حرفه‌ای خودتان را حفظ کنید. از لغات عامیانه، علامت تعجب و ایموجی و اسمایلی استفاد نکنید. محترمانه سلام و احوالپرسی کنید اما زیاده‌روی نکنید و داستان سرایی نکنید.
 

*امضای ایمیل شما باید ساده و کوتاه باشد: از فونت خط شکسته و تصویر و ایموجی در امضای خود استفاده نکنید.

۲- ایمیل را با دقت بنویسید

در آموزش نگارش ایمیل حرفه‌ای و کاری باید مقدار اطلاعاتی که می‌دهید به قدر کافی باشد تا مخاطب تمایل پیدا کند ایمیل شما را بخواند، به راحتی آن را بخواند و متوجه منظور شما شود. به همین منظور:
 

*پیام اصلی و کلیدی خود را بنویسید و به گونه‌ای عمل کنید که نخستین چیزی که به چشم مخاطب می‌خورد همان باشد.
 

*سایر اطلاعات را به ترتیب اهمیت از مهم‌ترین تا کم اهمیت‌ترین طبقه‌بندی کنید و بنویسید.
 

*مسائلی را که در ایمیل مطرح می‌کنید محدود کنید تا شانس پاسخگویی از سوی مخاطب را بالا ببرید.

*خلاصه بنویسید و در پایان هر جمله نقطه بگذارید: سعی کنید ایمیل شما ۱۵۰ کلمه یا حتی کمتر باشد.
 

*از واژه‌های کوتاه و اصطلاحات روزمره و آشنا به جای اصطلاحات دشوار استفاده کنید.
 

*از کلمات اختصاری و اصطلاحاتی که احتمال دارد مخاطب شما متوجه آن نشود خودداری کنید.
 

*جملات خود را کوتاه بنویسید.

۳- به خواننده کمک کنید به صورت اجمالی ایمیل شما را بخواند

ما معمولا عادت نداریم ایمیل را به صورت کلمه به کلمه بخوانیم. در واقع اغلب ما عادت داریم متن ایمیل را به صورت اجمالی و در یک نظر مطالعه کنیم. به همین دلیل بهتر است از کلمات کلیدی که می‌خواهید دیده و خوانده شوند در ایمیل خود استفاده کنید و حاشیه نروید.
 

*از کلمات کلیدی بیشتر در قسمت بالایی ایمیل استفاده کنید.
 

*برای یک ایمیل طولانی با جزییات بهتر است سرفصل تعیین کنید.
 

*ایمیل طولانی را که احتمال می‌دهید خوانده نشود تکه تکه و آسان بنویسید. از پاراگراف‌های کوتاه و به صورت لیست شده که با اعداد و نشانه‌ها مشخص شده‌اند استفاده کنید.
 

*از فونت خیلی درشت و به اصطلاح بولد استفاده نکنید. اگر می‌خواهید روی بعضی از کلمات تاکید کنید ممکن است کار را خراب کنید و بازخورد منفی دریافت کنید.
 

*از حروف بزرگ و رنگی استفاده نکنید. این کار مخاطب را دلسرد می‌کند و یک حس عدم اعتماد و دلزدگی به او می‌دهد.

۴- خط موضوعی خود را روشن و واضح بنویسید

خط موضوعی شما می‌تواند تعیین کننده این باشد که آیا مخاطب ایمیل شما را باز می‌کند یا نه. پس روی آن حساب کنید و آن را جدی بگیرید. در تصویر بالا subject یا خط موضوعی که بیشترین موفقیت را داشته‌اند و درصد احتمال باز شدن آن‌ها از سوی مخاطب را ملاحظه می‌کنید.

*بهتر است بعد از نوشتن ایمیل خط موضوعی خود را در قسمت subject بنویسید تا دقیقا بدانید مهم‌ترین قسمت ایمیل شما کدام است و می‌خواهید دیده شود و همان را بنویسید.
 

*از افعال عملی استفاده کنید تا خواننده بداند دقیقا چه کاری را باید انجام دهد.
 

*متن ایمیل خود را دقیق و توصیفی بنویسید تا خواننده دقیقا متوجه شود که پیام شما چیست و می‌خواهید به او چه بگویید.
 

*نیازهای خواننده ایمیل را در نظر بگیرید. از خودتان بپرسید که با توجه به موضوع ایمیل، خواننده ایمیل به خواندن کدام بخش از ایمیل شما بیشتر اهمیت می‌دهد.
 

*خط موضوعی شما در همان قسمت subject باید زیر ۵۰ کاراکتر و حداکثر ۶ تا ۸ کلمه باشد. به این ترتیب تمام خط موضوعی شما در قسمت inbox حتی قبل از باز کردن ایمیل نمایش داده خواهد شد.
 

*یادتان باشد برخی گوشی‌های هوشمند فقط ۳۳ الی ۴۴ کاراکتر را در قسمت subject نمایش می‌دهند.

۵- مرور و اصلاح نهایی را فراموش نکنید

زمانی که یک ایمیل کاری و حرفه‌ای را می‌نویسید باید این احتمال را بدهید که هر کسی ممکن است ایمیل شما را بخواند. پس در نحوه نگاری و اصلاح اشتباهات دقت کنید.
 

*حتما ایمیل خود را از نظر اشتباهات املایی و نگارشی مرور و اشتباهات را اصلاح کنید.
 

*یک بار دیگر به عقب برگردید و متن ایمیل را بخوانید تا خطاها و اشتباهات احتمالی را رفع کنید.
 

*مطمئن شوید که پیام کلیدی شما در ایمیل کاملا روشن و واضح است و بدون اشتباه نگارشی و املایی و خطا درج شده است.
 

*بررسی کنید که تمام نام‌ها و عناوین درست باشد.
 

*فایل‌ها و لینک‌هایی را که قصد دارید به ایمیل بچسبانید (اتچ کنید) را بررسی کنید که چیزی کم و کسر نباشد یا فایل و لینکی اشتباهی attach نشده باشد.


منبع: مجله افق