ترفندهای آفیس 2007

عوض کردن فونت پيش فرض در اکسل 2007

اکسل 2007 به طور پيش فرض از فونت Calibri استفاده مي کند . اگر شما براي ويرايش سندهاي اکسل خود ، فونت خاصي را استفاده مي کنيد ، بهتر است که فونت پيش فرض و اندازه آن را طبق نياز خود تغيير دهيد . براي اين کار ، ابتدا روي دکمه ي آفيس کليک کرده و سپس گزينه ي Excel Options را انتخاب کنيد . در پنجره باز شده ، از قسمت سمت چپ ، کاربرگ Popular را انتخاب کنيد ( البته به طور پيش فرض ، پنجره تنظيمات روي اين کاربرگ قرار دارد ) .
حال در سمت راست و در وسط صفحه ، به قسمت When creating new workbooks برويد . با استفاده از تنظيمات موجود در اين قسمت ، به راحتي مي توانيد فونت پيش فرض و اندازه آن را تغيير دهيد . بعد از کليک روي گزينه ي OK ، پيامي ظاهر مي شود ، مبني بر اينکه براي اعمال تغييرات بايد برنامه را از نو راه اندازي کنيد .
از اين به بعد هر گاه که يک سند اکسل جديد ايجاد مي کنيد ، خواهيد ديد که فونت سند ، هماني است که شما در تنظيمات انتخاب کرده بوديد .

سنجاق زدن به اسناد ، براي در دسترس نگه داشتن آنها !

نزم افزارهاي خانواده آفيس ، به طور پيش فرض تاريخچه ي اسنادي را که آنها را ويرايش کرده ايد ، در ليست اسناد جديد يا Recent Documents نگهداري مي کنند . همانگونه که مي دانيد ، اسناد جديدي که آنها را ويرايش مي کنيد ، در ابتداي اين ليست قرار مي گيرند و به همين ترتيب اسناد قديمي تر به انتهاي ليست هدايت مي شوند .
حتماً شما هم يک سري اسناد داريد که هميشه با آنها سر و کله مي زنيد و مشغول مطالعه و يا ويرايش آنها هستيد و دوست داريد که اين اسناد در دسترس شما باشند . با استفاده از قابليت جديدي که به نرم افزارهاي آفيس 2007 اضافه شده است ، به راحتي مي توانيد اينگونه اسناد را در ليست تاريخچه ي فايل هايي که با آنها کار مي کنيد ، به طور ثابت نگه داريد .
براي اين منظور کافي است که بر روي دکمه ي آفيس کليک کرده و سپس از ليست تاريخچه ي اسناد ، سند مورد نظر را پيدا کرده و با کليک بر روي نمادي که درست رو به روي نام سند و در سمت راست آن قرار دارد ، سند مورد نظر را به طور ثابت در ليست نگه داريد . با کليک بر روي نماد مورد نظر ، رنگ آن سبز مي شود .

استفاده از قابليت Bookmark کردن قسمتي خاص از اسناد در آفيس 2007

اگر در حال تکميل و ويرايش يک سند حجيم و طولاني هستيد که صفحات زياد و متعددي دارد ، گشت و گذار و سرک کشيدن به جاي جاي آن ، کار خسته کننده اي خواهد بود . همچنين طولاني بودن يک سند ، کار جستجو به دنبالي مکاني خاص از سند را براي ويرايش دوباره ، بسيار سخت مي کند . اما در Word 2007مي توانيد قسمت هاي خاصي از سند را Bookmark کنيد و با اين کار به راحتي و بدون نياز به جستجو و اتلاف وقت ، به مکان مورد نظر دسترسي داشته باشيد . براي ايجاد يک Bookmark در اسناد ، مراحل زير را يک به يک اجرا کنيد .
1 ـ بخشي از سند مورد نظر خود را که دوست داريد Bookmark کنيد، انتخاب کنيد؛ کافي است که مکان نما را در آنجا قرار دهيد .
2 ـ در Ribbon ، کاربرگ Insert را انتخاب کنيد .
3 ـ حال بر روي گزينه ي Bookmark که در مجموعه Links قرار دارد ، کليک کنيد .
4 ـ در پنجره باز شده و در فيلد خالي ، براي Bookmark مورد نظر ،نامي انتخاب کنيد . دقت کنيد که اين نام بايد با حروف شروع نوشته شود و حاوي هيچگونه فاصله اي Space هم نباشد .
5 ـ براي اتمام کار روي Add کليک کنيد .
در پنجره تنظيمات Bookmark ، مي توانيد بعضي از آيتم هايي را که قبلاً تعريف نموده ايد ، پاک کنيد . اگر هم سندي را باز نموده ايد و قصد داريد که به قسمتي که Bookmark کرده ايد هدايت شويد ، مي توانيد از همين جا اقدام کنيد ؛ کافي است که نام آيتم مورد نظر را انتخاب کرده و گزينه ي Go To را کليک کنيد .
در زير ليست Bookmark ها ، دو گزينه در اختيار داريد . با استفاده از گزينه Sort by که دو دکمه ي راديويي در اختيار شما قرار مي دهد ، مي توانيد Bookmark ها را بر حسب نام و يا بر حسب مکان قرار گرفتن آنها در سند ، مرتب کنيد .
در دومين و آخرين گزينه ي اين پنجره که Hidden bookmarks نام دارد ، اگر قصد مخفي کردن قسمتي از سند را داريد و مي خواهيد مکان آن را فراموش نکنيد ، مي توانيد ابتدا آن قسمت را Bookmark کرده و سپس آن را مخفي کنيد که در مراجعات بعدي ، مشکلي با پيدا کردن آن نداشته باشيد .

جستجويي بسيار آسان در ميان يک سند طولاني

اين ترفند نيز کارآيي شبيه به ترفند قبلي دارد . هنگامي که با يک سند طولاني و بزرگ کار مي کنيد ، طبيعتاً به سادگي در ميان مطالب آن گم مي شويد و مجبور خواهيد شد براي پيدا کردن قسمتي خاص از سند ، مرتباً آن را از بالا به پايين و بالعکس پيمايش کنيد . اما در Word 2007 راه آسان تري براي اين کار وجود دارد . شما مي توانيد از نماي بند انگشتي صفحات سند استفاده کنيد . با استفاده از نماي بند انگشتي ، تصويري کوچک از هر صفحه سند در اختيارتان قرار مي گيرد . هر چند اين تصاوير خوانا نيستند ، اما از طريق آنها مي توانيد نحوه چيدمان صفحه ،مانند وجود عکس و يا جدول ها و ... را در آنها ببينيد . همچنين هر کدام از اين تصاوير بندانگشتي ، شماره دارد و بنابراين با استفاده از آنها مي توانيد صفحه اي خاص را براي مشاهده انتخاب کنيد .
هنگامي که روي يکي از اين تصاوير کليک کنيد ، نرم افزار Word به طور خودکار مکان نماي شما را به ابتداي صفحه مورد نظر مي برد و شما مي توانيد سريعاً ويرايش را از آنجا شروع کنيد . براي فعال کردن اين قابليت ، در Ribbon به کاربرگ View رفته و سپس از مجموعه Show/Hide ، گزينه ي Thumbnails را فعال کنيد . با اين کار در سمت چپ سند ، قسمتي جداگانه باز مي شود و که شامل تصاويري بندانگشتي از تمامي صفحات سند شماست .
ناگفته نماند که مي توانيد با نگه داشتن کليد Ctrlو استفاده از دکمه ي وسطي ماوس ، اين تصاوير کوچک را بزرگ نمايي کرده و تسلط بيشتري روي متون موجود در آنها داشته باشيد .

يک پيشنهاد : اسناد خود را با همان فرمت قديمي ذخيره نماييد !

يکي از مشکلاتي که جديداً گريبانگير کساني مي شود که به استفاده از مجموعه نرم افزارهاي آفيس 2007 روي آورده اند ، مشکل باز نشدن اسناد آفيس 2007 در ديگر کامپيوترهاست . مشکل از اينجا شروع مي شود که شما به استفاده از نرم افزارهاي آفيس 2007 روي آورده ايد و خصوصاً نرم افزار پرکاربرد Word 2007 ، در حالي که اکثر کاربران هنوز هم نرم افزارهاي خانواده ي آفيس 2003 را دو دستي چسبيده اند و حوصله ي يادگيري و سر و کله زدن با محيط جديد نرم افزارهاي 2007 را ندارند .
اما فرض مي کنيم سندي را با استفاده از نرم افزر Word 2007 آماده کرده ايد و قصد داريد که آن را به کسي نشان داده و يا آن را به جايي برده و چاپ کنيد . اما سند مورد نظر ، در کامپيوتر مذکور نشان داده نمي شود . چرا ؟ مشکل اينجاست که نرم افزار Word 2007 براي ذخيره ي فايل هاي خود ، از نوعي فرمت جديد استفاده مي کند و علامت آن هم اضافه شدن کاراکتر X به پسوند قديمي اين نرم افزار است . پسوند قديمي اسناد اين نرم افزار ، doc * بود ، در حالي که پسوند جديد docx * است . خب چاره چيست ؟
بهترين راه اين است که تا زماني که استفاده از نرم افزارهاي خانواده ي آفيس 2007 بين کاربران جا نيفتاده است ، اسناد خود را با همان فرمت قديمي ذخيره نموده و وقت خود را فعلاً صرف يادگيري و آشنايي با محيط و ويژگي هاي جديد اين نرم افزار نماييد . اين موضوع در رابطه با ديگر نرم افزارهاي خانواده آفيس 2007 هم صدق مي کند .

براي ذخيره کردن اسناد با فرمت قديمي دو راه اختيار داريد :

1 ـ زماني که قصد ذخيره نمودن سند را داشتيد ، روي دکمه آفيس کليک کرده و سپس با رفتن به روي Save As ،
گزينه Word 97 - Document2003را کليک کنيد ، تا سند مورد نظر با فرمت قديمي doc * ذخيره شود . استفاده از اين روش را تنها زماني توصيه مي کنيم که شما فردي حواس جمع باشيد و صد البته نه فراموشکار ! چرا که در مواقعي بسيار ضروري ، ممکن است عجله داشته باشيد و فراموش کنيد که سند مورد نظر را با فرمت قديمي ذخيره نماييد . همچنين اين فرمت به طور کامل با نسخه ي قبلي نرم افزار هماهنگ مي باشد . البته در نظر داشته باشيد ، با ذخيره کردن سند به فرمت قديمي ، امکان مشاهده و استفاده از تغييراتي که با استفاده از ويژگي هاي جديد آفيس 2007 در سند ايجاد نموده ايد ، وجود ندارد .
2 ـ روش دوم که به نظر مي رسد راه بهتر و مطمئن تري هم باشد ، اين است که فرمت پيش فرض اسناد براي ذخيره شدن را همان فرمت قديمي يعني doc * قرار دهيد . با اين کار ، هرگاه که با استفاده از آيکوني که براي ذخيره نمودن اسناد در نوار ابزار دسترسي قرار داده شده است ، اقدام به ذخيره کردن اسناد کنيد ، همگي آنها با فرمت قديمي ذخيره مي شوند ( براي ذخيره کردن اسناد ، از کليدهاي Ctrl+S هم مي توان استفاده کرد ) . براي اين کار ابتدا روي دکمه ي آفيس کليک کرده Word Options را انتخاب کنيد .
سپس در پنجره باز شده و از پانل سمت چپ ، Save را کليک کنيد . حال در قسمت Save Documents از منوي کشويي که در کنار گزينه ي Save files in this format قرار دارد ، گزينه ي Word 97 - 2003 Document *.doc را انتخاب کنيد .
منبع: مجله دانش و کامپيوتر ، شماره 84
/س