صفحات گسترده خود را ارتقاء دهيد
وقتي نوبت به پيگيري هرچيزي که با جداولي از اطلاعات سر و کار دارد مي رسد، به سختي مي توان ابزاري را يافت که توانائي رقابت جدي با Microsoft Excel را داشته باشد.بعضي از اين کارها، نيازي به يک طراحي جذاب ندارند( هر چقدر هم که محاسبات مالياتي خود را آرايش کنيد، باز هم خوشايند نخواهند بود)، اما اگر يک صفحه گسترده را براي يک هدف مطلوب با سايرين به اشتراک مي گذاريد( مثلاً جدول ليگ فوتبال)، ممکن است بخواهيد ظاهر آن را کمي تغييردهيد.
خوشبختانه نرم افزارExcel مي تواند يک صفحه خنثي ازاعداد و ارقام را به ترکيب جذاب تري با فونتها و تصاوير مختلف و يا حتي رنگهائي که با تغييرارقام تغيير مي کنند، تبديل نمايد. ما دراين مقاله به شما نشان خواهيم داد که چگونه اين تکنيکهاي فرمت بندي را در Excel 2003 و Excel 2007 اعمال کنيد. دستورالعملهاي مربوط به Excel 2003 بايد با نسخه هاي قديمي تر و همچنين Openoffice Calc spreadsheet نيز کار کنند.
Excel 2007 داراي يک ابزار پيش نمايش زنده(Live Preview) است که بسيار مفيد خواهد بود.گزينه هاي فرمت بندي به محض آنکه نشانگرماوس خود را بر روي آنها حرکت مي دهيد،اعمال مي شوند. اگر ظاهر تاثيرات اعمال شده توسط يک گزينه را نمي پسنديد،نشانگر ماوس خود را بدون کليک کردن ازروي آن حرکت دهيد.
Excel 2003 داراي يک نوار ابزار فرمت بندي(Formatting) است که اگر از Word استفاده کرده باشيد، بلافاصله برايتان آشنا خواهد بود. چند منوي Dropdown براي انتخاب فونت و اندازه متن و همچنين آيکنهاي معمولي Italic،Bold و Underline در اين قسمت ديده مي شوند.آيکن تابع Merge Cell در اين نوار ابزار فرمت بندي نرم افزار Word وجود ندارد، اما مي توانيد آن را در نوار ابزار Table نرم افزار Word پيدا کنيد. اين آيکن با يک حرف «a» که دو فلش رو به خارج در طرفين آن قرار گرفته اند، مشخص شده است. اگر يکي از عنوانهاي شما نياز داشته باشد بر روي ستونهاي متعددي گسترش يابد، اين تابع بسيار مفيد خواهد بود. با کليک بر روي يک سلول، نگهداشتن کليد ماوس و سپس کشيدن آن در امتداد مناسب براي مشخص نمودن سلولهاي مورد نظرخود، يک ستون يا رديف از سلولها را انتخاب کرده و سپس بر روي اين آيکن کليک نمائيد تا آنها را به يک سلول واحد تبديل شوند.براي حذف ادغام انجام شده، يکبارديگر برروي همين آيکن کليک نمائيد. دقت داشته باشيد که از اين تابع بر روي سلولهائي که از قبل پر شده اند استفاده نکنيد،زيرا محتويات تمام آنها( غير از اولين سلول از سمت چپ يا بالاترين سلول) حذف خواهند شد.
Format Painter، يک ابزار بسيار مفيد درهنگام ايجاد يک صفحه گسترده به حساب مي آيد. اين ابزار درست مانند Copy/Paste عمل مي کند اما بجاي محتويات يک سلول، ظاهر آن را کپي مي نمايد. براي اين منظور، سلول يا دامنه اي از سلولها که داراي فرمت بندي مورد نظر شما براي کپي هستند را انتخاب کنيد. در نوار ابزار بر روي آيکني که با يک رنگ پاش (Airbrush) مشخص شده است کليک نموده و سپس يک سلول منفرد يا مجموعه اي از سلولها را براي اعمال همان فرمت بندي بر روي آنها انتخاب کنيد.
اينها ميان برهاي مفيدي هستند، اما تنها بخش کوچکي از گزينه هاي فرمت بندي را در بر مي گيرند. براي مشاهده تعداد بسيار بيشتري از گزينه ها، يک صفحه يا سلول را انتخاب کرده، بر روي منوي Format کليک نموده و سپس گزينه Cells را انتخاب کنيد. بر روي برگه Font کليک نمائيد تا تمام گزينه هاي مربوط به فرمت بندي فونت را ببينيد.
تمام گزينه هاي مهم فرمت بندي Excel 2007 در برگه Home ريبون آن قرار گرفته اند، يعني اولين برگه اي که در هنگام آغاز کار Excel ديده مي شود. دو آيکني که درکنار منوي Dropdown اندازه فونت قرار دارند، مي توانند براي کاهش يا افزايش اندازه فونت در سلولهاي انتخاب شده، بکار گرفته شوند. شما مي توانيد گزينه هاي بيشتري را در پنجره Format Cells پيدا کنيد که براي باز کردن آن کليدهاي Ctrl و 1 را بطور همزمان فشار دهيد.
با وجود آنکه شما هميشه مي دانيد که دقيقاً چه نوع اطلاعاتي در يک سلول نگهداري مي شود(احتمالاً يک قيمت، يک درصد و يا يک شماره تلفن)، Excel گاهي اوقات به اندکي کمک نياز دارد. شماره تلفنها مي توانند يک مثال بسيار خوب باشند. ما از آنها بعنوان متن استفاده مي کنيم، اما Excel فرض مي کنند که آنها عدد هستند و اين بدان معني است که هر صفري را از ابتداي شماره مورد نظر حذف مي نمايد. حتي گاهي اوقات Excel اين شماره تلفنها را بصورت اعداد خلاصه نويسي شده رياضي نمايش مي دهد( شما چطور مي توانيد با شماره تلفن 1.2E+9 تماس بگيريد؟). راه حل اين است که محتويات سلول را با تايپ يک آپوستروف(ُ) پيش از شماره تلفن، بعنوان متن علامتگذاري نمائيد.
البته تمام اعداد مثل هم نيستند. علامتگذاري محتويات يک سلول بعنوان واحد پولي( Currency)، يک سمبل واحد پولي انتخاب شده توسط شما را به ابتداي ورودي سلولي اضافه نموده و آن را تا دو رقم اعشار تثبيت مي کند. اگرگزينه Accountancy را انتخاب کنيد، تمام سلولهاي داخل يک ستون با مميزاعشار مشخص خواهد شد. هر دو گزينه مذکور با کليک راست بر روي يک سلول و سپس انتخاب گزينه Format Cells در اختيار شما قرار خواهند گرفت.
در نوار ابزار Formatting نرم افزار Excel 2003 ، ميان برهائي براي محتويات سلول نيز پيش بيني شده اند. آيکني که با يک اسکنان مشخص گرديده، متن را بصورت واحد پولي فرمت بندي مي کند. آيکن درصد همان کاري را انجام مي دهد که انتظار داريد و آيکن ويرگول نيز ويرگولهائي را براي هزارها و ميليونها اضافه مي نمايد. دو آيکن سمت راست ويرگول مي توانند براي افزايش يا کاهش تعداد ارقام اعشاري نمايش داده شده در سلول مورد استفاده قرار گيرند.
شما مي توانيد همين آيکنها را در بخش Number برگه Home نرم افزار Excel 2007 پيدا کنيد. اين بخش داراي يک منوي Dropdown با گزينه هاي بيشتري نظير واحد پول و تاريخ مي باشد. هيچ پيش نمايش بلادرنگي براي اين منو در نظر گرفته نشده است. براي مشاهده برگه Number در پنجره Format Cells که فهرست کاملي از انواع اعداد را در اختيار شما مي گذارد، بر روي More ...number formats در قسمت پائين اين منو کليک نمائيد.
درصدها به کمي توجه بيشتر نياز دارند و بهتر است فرمت بندي محتويات يک سلول بصورت درصد را پيش از وارد کردن هر گونه داده اي در داخل آن انجام دهيد. بطور طبيعي، تغييرفرمت سلول باعث تغيير محتويات آن نخواهد شد، اما اين موضوع در مورد درصدها صادق نيست. دليل اين مسئله آن است که 20 درصد بعنوان يک رقم اعشاري معادل 0/2 است . اگر عدد 20 را براي نشان داده %20 در يک سلول وارد کرده و سپس آن را بعنوان يک درصد فرمت بندي نمائيد، بصورت %2000 نمايش داده خواهد شد.
براي اضافه کردن نوعي کدگذاري رنگي به دامنه اي از سلولها با اعداد از 1 تا 20، يک دامنه از سلولها را در Excel 2003 انتخاب کرده، بر روي منوي Format کليک نموده و سپس گزينه Conditional Formatting را انتخاب کنيد. اعداد 1 و 4 را درفيلدهاي خالي وارد کرده و سپس بر روي Format کليک نمائيد. حالا بر روي برگه Patterns کليک کرده، رنگ قرمز را انتخاب نموده و سپس بر روي OK کليک کنيد. براي اضافه کردن يک شرط ديگر، بر روي Add کليک نمائيد. اعداد 5 و 15 را در فيلدهاي متني خالي وارد کرده، بر روي Format کليک نموده و سپس رنگ زرد را انتخاب کنيد. يکبار ديگر بر روي Add کليک نموده، اعداد 16 و 20 را در فيلدهاي متني خالي وارد کرده و سلولها را با رنگ سبز فرمت بندي نمائيد. حالا رنگ سلولها بر حسب عددي که در داخل آنها قرار گرفته است تغييرخواهد کرد. اگر در حال پيگيري امتيازها و يا سطح بودجه باشيد، اين نوع افکت مي تواند بسيار عالي باشد.
Excel 2007 داراي انواع جديدي از فرمت بندي شرطي است که استفاده از آن بسيار آسانترخواهد بود. آنها رنگهاي بيشتري را ارائه مي کنند و Excel مي تواند بطورخودکار دامنه هاي رنگي را گسترش داده و آن را با اضافه شدن ارقام جديد به دامنه موجود، بروزرساني کند.
براي اضافه کردن اينگونه قواعد فرمت بندي شرطي نظيرکاري که در Excel 2003 انجام داديم، مجموعه اي از سلولها را انتخاب کرده و سپس در بخش Styles برگه Home ريبون، بر روي Conditional Formatting کليک نمائيد. بر روي New rule کليک کرده و سپس گزينه «Format only cells thet contain» را درنيمه بالائي پنجره انتخاب نمائيد تا همان گزينه اي قابل دسترسي درExcel 2003 را مشاهده کنيد.هنگاميکه اولين قاعده تنظيم شد،بر روي OK کليک نمائيد.شما مي توانيد بيش از سه قاعده را به اين مجموعه اضافه کنيد، اما آنها بايد يک به يک اضافه شوند. براي بازبيني تمام قواعد،برروي کليد Conditional Formatting و سپس Manage Rules کليک نمائيد. به اين ترتيب، يک خلاصه از تنظيمات شما نمايش داده خواهد شد. قواعد مي توانند به بالا يا پائين جابجا شوند،قابليتي که اگرشرايط آنها با يکديگرهمپوشاني داشته باشند اهميت پيدا خواهد کرد.اگريک برخورد در بين چند شرط ايجاد گردد،هميشه بالاترين قاعده اعمال خواهد شد.
مخفي کردن بخشي از يک Workbook، براي حفظ آراستگي آن و يا جلوگيري از دستکاري فرمولهاي پيچيده توسط سايرين ، مفيد خواهد بود. Excel مي تواند رديفها، ستونها و يا کل Worksheetها را مخفي نمايد.رديفها يا ستونها که مي خواهيد مخفي شود را با کليک و کشيدن نشانگر ماوس بر روي عناوين خاکستري انتخاب کنيد. بر روي قسمتي از ناحيه انتخاب شده کليک راست نموده و سپس گزينه Hide را انتخاب کنيد.
براي مخفي کردن يک Worksheet کامل در Excel 2003 به منوي Format رفته، گزينه Sheet و سپس Hide را انتخاب نمائيد.انجام اينکار در Excel 2007 حتي ازاين هم ساده تراست: بر روي برگه Sheet در قسمت پائين پنجره نرم افزارکليک راست نموده و سپس بر روي گزينه Hide کليک کنيد.
براي آنکه يک Sheet مجدداً در Excel 2003 نمايش داده شود،در منوي Sheet بر روي گزينه Unhide کليک کرده، Sheet مورد نظر را انتخاب نموده و سپس بر روي OK کليک نمائيد. در Excel 2007، بر روي برگه يک Sheet قابل رويت کليک راست کرده و سپس گزينه Unhide را انتخاب کنيد. بر روي Sheet مورد نظر خود کليک کرده و سپس بر روي OK کليک نمائيد.
براي اضافه کردن يک تصوير در Excel 2003 بر روي منوي Insert کليک نموده، سپس گزينه Picture را انتخاب کرده و نهايتاً بر روي From File کليک نمائيد. تصوير مورد نظر خود را پيدا کرده، آن را انتخاب نموده و سپس بر روي Insert کليک کنيد. حالا در صفحه گسترده خود بر روي تصوير يکبار کليک کنيد تا نوار ابزار Picture ظاهر شود. دايره هاي سفيد رنگ کوچکي در هرگوشه ها و قسمت مياني لبه هاي تصويرشما ظاهر خواهند شد. براي تغيير اندازه تصويرخود، بر روي اين دايره ها کليک نموده و آنها را بکشيد. از دايره هاي گوشه اي براي تنظيم همزمان ارتفاع و پهناي تصوير استفاده کنيد تا تناسب تصوير حفظ شود.
درExcel 2007 بر روي برگه Insert کليک کرده،سپس گزينه Picture را انتخاب نمائيد. هنگاميکه تصوير وارد شده به صفحه گسترده خود را انتخاب کنيد، بجاي نوار ابزار Picture، يک برگه جديد با نام Format ظاهر خواهد شد. اين برگه داراي گزينه هائي براي ويرايشهاي ابتدائي نظير Picture Styles براي اضافه کردن حاشيه ها و افکتهاي 3 بعدي به تصاوير مي باشد.
اگر تصميم داريد صفحه گسترده خود را از طريق eMail براي شخص ديگري بفرستيد، از ابزار Compress Picture استفاده کنيد. اين ابزار، تصوير شما را تا سطحي که تنظيم کرده ايد فشرده سازي نموده و غالباً اندازه صفحه گسترده را بطور چشمگيري کاهش مي دهد. براي اين منظور در Excel 2007 بر روي کليد Compress Picture بخش Adjust برگه Format و يا در Excel 2003 بر روي چهارمين آيکن از سمت راست در نوار ابزار Picture کليک نمائيد.
بسيار آسان است که بر روي ايجاد فرمولها و نتايج آنها تمرکز کرده و ظاهر صفحات گسترده خود را فراموش نمائيم. چنين وضعيتي واقعاً خجالت آور است زيرا فرمت بندي خوب باعث مي شود که اعداد و ارقام برجسته شده و زندگي را براي هر شخصي که قرار است صفحه گسترده شما را مطالعه نمايد، آسانتر کنند. با بهره گيري از توصيه هاي ارائه شده در اين مقاله، شما مي توانيد مطمئن باشيد که ديگر هيچکس مجبور نخواهد بود يک صفحه گسترده کسالت آور را تحمل نمايد.
براي مشاهده پيش نمايش زنده مرزهاي صفحه، در Excel 2003 بر روي منوي View و سپس گزينه Page Break Preview کليک نمائيد. براي انجام همين کار در Excel 2007، بر روي برگه View کليک کرده و سپس گزينه Page Break Preview را انتخاب نمائيد. براي تغيير ناحيه چاپ، خطوط آبي کامل را جابجا کرده و براي تنظيم نقاط برش صفحات، خط چينها را جابجا نمائيد.
در پنجره Print، گزينه اي براي جا دادن صفحه گسترده بر روي تعداد معيني از صفحات وجود دارد. درExcel 2003 به منوي File رفته و سپس گزينه Page Setup را انتخاب نموده و سپس اندازه سند نهائي را وارد کنيد. در Excel 2007 به برگه Page Layout رفته و سپس تنظيمات بخش Scale to Fit را تغيير دهيد.
منبع:نشريه بزرگراه رايانه، شماره 124
/ن
خوشبختانه نرم افزارExcel مي تواند يک صفحه خنثي ازاعداد و ارقام را به ترکيب جذاب تري با فونتها و تصاوير مختلف و يا حتي رنگهائي که با تغييرارقام تغيير مي کنند، تبديل نمايد. ما دراين مقاله به شما نشان خواهيم داد که چگونه اين تکنيکهاي فرمت بندي را در Excel 2003 و Excel 2007 اعمال کنيد. دستورالعملهاي مربوط به Excel 2003 بايد با نسخه هاي قديمي تر و همچنين Openoffice Calc spreadsheet نيز کار کنند.
Excel 2007 داراي يک ابزار پيش نمايش زنده(Live Preview) است که بسيار مفيد خواهد بود.گزينه هاي فرمت بندي به محض آنکه نشانگرماوس خود را بر روي آنها حرکت مي دهيد،اعمال مي شوند. اگر ظاهر تاثيرات اعمال شده توسط يک گزينه را نمي پسنديد،نشانگر ماوس خود را بدون کليک کردن ازروي آن حرکت دهيد.
طرح ريزي
Excel 2003 داراي يک نوار ابزار فرمت بندي(Formatting) است که اگر از Word استفاده کرده باشيد، بلافاصله برايتان آشنا خواهد بود. چند منوي Dropdown براي انتخاب فونت و اندازه متن و همچنين آيکنهاي معمولي Italic،Bold و Underline در اين قسمت ديده مي شوند.آيکن تابع Merge Cell در اين نوار ابزار فرمت بندي نرم افزار Word وجود ندارد، اما مي توانيد آن را در نوار ابزار Table نرم افزار Word پيدا کنيد. اين آيکن با يک حرف «a» که دو فلش رو به خارج در طرفين آن قرار گرفته اند، مشخص شده است. اگر يکي از عنوانهاي شما نياز داشته باشد بر روي ستونهاي متعددي گسترش يابد، اين تابع بسيار مفيد خواهد بود. با کليک بر روي يک سلول، نگهداشتن کليد ماوس و سپس کشيدن آن در امتداد مناسب براي مشخص نمودن سلولهاي مورد نظرخود، يک ستون يا رديف از سلولها را انتخاب کرده و سپس بر روي اين آيکن کليک نمائيد تا آنها را به يک سلول واحد تبديل شوند.براي حذف ادغام انجام شده، يکبارديگر برروي همين آيکن کليک نمائيد. دقت داشته باشيد که از اين تابع بر روي سلولهائي که از قبل پر شده اند استفاده نکنيد،زيرا محتويات تمام آنها( غير از اولين سلول از سمت چپ يا بالاترين سلول) حذف خواهند شد.
Format Painter، يک ابزار بسيار مفيد درهنگام ايجاد يک صفحه گسترده به حساب مي آيد. اين ابزار درست مانند Copy/Paste عمل مي کند اما بجاي محتويات يک سلول، ظاهر آن را کپي مي نمايد. براي اين منظور، سلول يا دامنه اي از سلولها که داراي فرمت بندي مورد نظر شما براي کپي هستند را انتخاب کنيد. در نوار ابزار بر روي آيکني که با يک رنگ پاش (Airbrush) مشخص شده است کليک نموده و سپس يک سلول منفرد يا مجموعه اي از سلولها را براي اعمال همان فرمت بندي بر روي آنها انتخاب کنيد.
اينها ميان برهاي مفيدي هستند، اما تنها بخش کوچکي از گزينه هاي فرمت بندي را در بر مي گيرند. براي مشاهده تعداد بسيار بيشتري از گزينه ها، يک صفحه يا سلول را انتخاب کرده، بر روي منوي Format کليک نموده و سپس گزينه Cells را انتخاب کنيد. بر روي برگه Font کليک نمائيد تا تمام گزينه هاي مربوط به فرمت بندي فونت را ببينيد.
تمام گزينه هاي مهم فرمت بندي Excel 2007 در برگه Home ريبون آن قرار گرفته اند، يعني اولين برگه اي که در هنگام آغاز کار Excel ديده مي شود. دو آيکني که درکنار منوي Dropdown اندازه فونت قرار دارند، مي توانند براي کاهش يا افزايش اندازه فونت در سلولهاي انتخاب شده، بکار گرفته شوند. شما مي توانيد گزينه هاي بيشتري را در پنجره Format Cells پيدا کنيد که براي باز کردن آن کليدهاي Ctrl و 1 را بطور همزمان فشار دهيد.
ترسيم حاشيه ها
با وجود آنکه شما هميشه مي دانيد که دقيقاً چه نوع اطلاعاتي در يک سلول نگهداري مي شود(احتمالاً يک قيمت، يک درصد و يا يک شماره تلفن)، Excel گاهي اوقات به اندکي کمک نياز دارد. شماره تلفنها مي توانند يک مثال بسيار خوب باشند. ما از آنها بعنوان متن استفاده مي کنيم، اما Excel فرض مي کنند که آنها عدد هستند و اين بدان معني است که هر صفري را از ابتداي شماره مورد نظر حذف مي نمايد. حتي گاهي اوقات Excel اين شماره تلفنها را بصورت اعداد خلاصه نويسي شده رياضي نمايش مي دهد( شما چطور مي توانيد با شماره تلفن 1.2E+9 تماس بگيريد؟). راه حل اين است که محتويات سلول را با تايپ يک آپوستروف(ُ) پيش از شماره تلفن، بعنوان متن علامتگذاري نمائيد.
البته تمام اعداد مثل هم نيستند. علامتگذاري محتويات يک سلول بعنوان واحد پولي( Currency)، يک سمبل واحد پولي انتخاب شده توسط شما را به ابتداي ورودي سلولي اضافه نموده و آن را تا دو رقم اعشار تثبيت مي کند. اگرگزينه Accountancy را انتخاب کنيد، تمام سلولهاي داخل يک ستون با مميزاعشار مشخص خواهد شد. هر دو گزينه مذکور با کليک راست بر روي يک سلول و سپس انتخاب گزينه Format Cells در اختيار شما قرار خواهند گرفت.
در نوار ابزار Formatting نرم افزار Excel 2003 ، ميان برهائي براي محتويات سلول نيز پيش بيني شده اند. آيکني که با يک اسکنان مشخص گرديده، متن را بصورت واحد پولي فرمت بندي مي کند. آيکن درصد همان کاري را انجام مي دهد که انتظار داريد و آيکن ويرگول نيز ويرگولهائي را براي هزارها و ميليونها اضافه مي نمايد. دو آيکن سمت راست ويرگول مي توانند براي افزايش يا کاهش تعداد ارقام اعشاري نمايش داده شده در سلول مورد استفاده قرار گيرند.
شما مي توانيد همين آيکنها را در بخش Number برگه Home نرم افزار Excel 2007 پيدا کنيد. اين بخش داراي يک منوي Dropdown با گزينه هاي بيشتري نظير واحد پول و تاريخ مي باشد. هيچ پيش نمايش بلادرنگي براي اين منو در نظر گرفته نشده است. براي مشاهده برگه Number در پنجره Format Cells که فهرست کاملي از انواع اعداد را در اختيار شما مي گذارد، بر روي More ...number formats در قسمت پائين اين منو کليک نمائيد.
درصدها به کمي توجه بيشتر نياز دارند و بهتر است فرمت بندي محتويات يک سلول بصورت درصد را پيش از وارد کردن هر گونه داده اي در داخل آن انجام دهيد. بطور طبيعي، تغييرفرمت سلول باعث تغيير محتويات آن نخواهد شد، اما اين موضوع در مورد درصدها صادق نيست. دليل اين مسئله آن است که 20 درصد بعنوان يک رقم اعشاري معادل 0/2 است . اگر عدد 20 را براي نشان داده %20 در يک سلول وارد کرده و سپس آن را بعنوان يک درصد فرمت بندي نمائيد، بصورت %2000 نمايش داده خواهد شد.
خودکار سازي کارها
براي اضافه کردن نوعي کدگذاري رنگي به دامنه اي از سلولها با اعداد از 1 تا 20، يک دامنه از سلولها را در Excel 2003 انتخاب کرده، بر روي منوي Format کليک نموده و سپس گزينه Conditional Formatting را انتخاب کنيد. اعداد 1 و 4 را درفيلدهاي خالي وارد کرده و سپس بر روي Format کليک نمائيد. حالا بر روي برگه Patterns کليک کرده، رنگ قرمز را انتخاب نموده و سپس بر روي OK کليک کنيد. براي اضافه کردن يک شرط ديگر، بر روي Add کليک نمائيد. اعداد 5 و 15 را در فيلدهاي متني خالي وارد کرده، بر روي Format کليک نموده و سپس رنگ زرد را انتخاب کنيد. يکبار ديگر بر روي Add کليک نموده، اعداد 16 و 20 را در فيلدهاي متني خالي وارد کرده و سلولها را با رنگ سبز فرمت بندي نمائيد. حالا رنگ سلولها بر حسب عددي که در داخل آنها قرار گرفته است تغييرخواهد کرد. اگر در حال پيگيري امتيازها و يا سطح بودجه باشيد، اين نوع افکت مي تواند بسيار عالي باشد.
Excel 2007 داراي انواع جديدي از فرمت بندي شرطي است که استفاده از آن بسيار آسانترخواهد بود. آنها رنگهاي بيشتري را ارائه مي کنند و Excel مي تواند بطورخودکار دامنه هاي رنگي را گسترش داده و آن را با اضافه شدن ارقام جديد به دامنه موجود، بروزرساني کند.
براي اضافه کردن اينگونه قواعد فرمت بندي شرطي نظيرکاري که در Excel 2003 انجام داديم، مجموعه اي از سلولها را انتخاب کرده و سپس در بخش Styles برگه Home ريبون، بر روي Conditional Formatting کليک نمائيد. بر روي New rule کليک کرده و سپس گزينه «Format only cells thet contain» را درنيمه بالائي پنجره انتخاب نمائيد تا همان گزينه اي قابل دسترسي درExcel 2003 را مشاهده کنيد.هنگاميکه اولين قاعده تنظيم شد،بر روي OK کليک نمائيد.شما مي توانيد بيش از سه قاعده را به اين مجموعه اضافه کنيد، اما آنها بايد يک به يک اضافه شوند. براي بازبيني تمام قواعد،برروي کليد Conditional Formatting و سپس Manage Rules کليک نمائيد. به اين ترتيب، يک خلاصه از تنظيمات شما نمايش داده خواهد شد. قواعد مي توانند به بالا يا پائين جابجا شوند،قابليتي که اگرشرايط آنها با يکديگرهمپوشاني داشته باشند اهميت پيدا خواهد کرد.اگريک برخورد در بين چند شرط ايجاد گردد،هميشه بالاترين قاعده اعمال خواهد شد.
Freeze frame
مخفي کردن بخشي از يک Workbook، براي حفظ آراستگي آن و يا جلوگيري از دستکاري فرمولهاي پيچيده توسط سايرين ، مفيد خواهد بود. Excel مي تواند رديفها، ستونها و يا کل Worksheetها را مخفي نمايد.رديفها يا ستونها که مي خواهيد مخفي شود را با کليک و کشيدن نشانگر ماوس بر روي عناوين خاکستري انتخاب کنيد. بر روي قسمتي از ناحيه انتخاب شده کليک راست نموده و سپس گزينه Hide را انتخاب کنيد.
براي مخفي کردن يک Worksheet کامل در Excel 2003 به منوي Format رفته، گزينه Sheet و سپس Hide را انتخاب نمائيد.انجام اينکار در Excel 2007 حتي ازاين هم ساده تراست: بر روي برگه Sheet در قسمت پائين پنجره نرم افزارکليک راست نموده و سپس بر روي گزينه Hide کليک کنيد.
براي آنکه يک Sheet مجدداً در Excel 2003 نمايش داده شود،در منوي Sheet بر روي گزينه Unhide کليک کرده، Sheet مورد نظر را انتخاب نموده و سپس بر روي OK کليک نمائيد. در Excel 2007، بر روي برگه يک Sheet قابل رويت کليک راست کرده و سپس گزينه Unhide را انتخاب کنيد. بر روي Sheet مورد نظر خود کليک کرده و سپس بر روي OK کليک نمائيد.
استفاده از تصاوير
براي اضافه کردن يک تصوير در Excel 2003 بر روي منوي Insert کليک نموده، سپس گزينه Picture را انتخاب کرده و نهايتاً بر روي From File کليک نمائيد. تصوير مورد نظر خود را پيدا کرده، آن را انتخاب نموده و سپس بر روي Insert کليک کنيد. حالا در صفحه گسترده خود بر روي تصوير يکبار کليک کنيد تا نوار ابزار Picture ظاهر شود. دايره هاي سفيد رنگ کوچکي در هرگوشه ها و قسمت مياني لبه هاي تصويرشما ظاهر خواهند شد. براي تغيير اندازه تصويرخود، بر روي اين دايره ها کليک نموده و آنها را بکشيد. از دايره هاي گوشه اي براي تنظيم همزمان ارتفاع و پهناي تصوير استفاده کنيد تا تناسب تصوير حفظ شود.
درExcel 2007 بر روي برگه Insert کليک کرده،سپس گزينه Picture را انتخاب نمائيد. هنگاميکه تصوير وارد شده به صفحه گسترده خود را انتخاب کنيد، بجاي نوار ابزار Picture، يک برگه جديد با نام Format ظاهر خواهد شد. اين برگه داراي گزينه هائي براي ويرايشهاي ابتدائي نظير Picture Styles براي اضافه کردن حاشيه ها و افکتهاي 3 بعدي به تصاوير مي باشد.
اگر تصميم داريد صفحه گسترده خود را از طريق eMail براي شخص ديگري بفرستيد، از ابزار Compress Picture استفاده کنيد. اين ابزار، تصوير شما را تا سطحي که تنظيم کرده ايد فشرده سازي نموده و غالباً اندازه صفحه گسترده را بطور چشمگيري کاهش مي دهد. براي اين منظور در Excel 2007 بر روي کليد Compress Picture بخش Adjust برگه Format و يا در Excel 2003 بر روي چهارمين آيکن از سمت راست در نوار ابزار Picture کليک نمائيد.
بسيار آسان است که بر روي ايجاد فرمولها و نتايج آنها تمرکز کرده و ظاهر صفحات گسترده خود را فراموش نمائيم. چنين وضعيتي واقعاً خجالت آور است زيرا فرمت بندي خوب باعث مي شود که اعداد و ارقام برجسته شده و زندگي را براي هر شخصي که قرار است صفحه گسترده شما را مطالعه نمايد، آسانتر کنند. با بهره گيري از توصيه هاي ارائه شده در اين مقاله، شما مي توانيد مطمئن باشيد که ديگر هيچکس مجبور نخواهد بود يک صفحه گسترده کسالت آور را تحمل نمايد.
چاپ يک صفحه گسترده
براي مشاهده پيش نمايش زنده مرزهاي صفحه، در Excel 2003 بر روي منوي View و سپس گزينه Page Break Preview کليک نمائيد. براي انجام همين کار در Excel 2007، بر روي برگه View کليک کرده و سپس گزينه Page Break Preview را انتخاب نمائيد. براي تغيير ناحيه چاپ، خطوط آبي کامل را جابجا کرده و براي تنظيم نقاط برش صفحات، خط چينها را جابجا نمائيد.
در پنجره Print، گزينه اي براي جا دادن صفحه گسترده بر روي تعداد معيني از صفحات وجود دارد. درExcel 2003 به منوي File رفته و سپس گزينه Page Setup را انتخاب نموده و سپس اندازه سند نهائي را وارد کنيد. در Excel 2007 به برگه Page Layout رفته و سپس تنظيمات بخش Scale to Fit را تغيير دهيد.
منبع:نشريه بزرگراه رايانه، شماره 124
/ن
