استفاده از Clipboard آفيس

اگر تاکنون هر چيزي را در ويندوز Copy و Paste کرده باشيد (براي مثال، يک عکس ديجيتال و يا يک پيام از متن داخل Notepad)، پس از Clipboard ويندوز استفاده کرده ايد. شما مي توانيد آن را بعنوان يک مجموعه از کاغذهاي بريده شده در نظر بگيريد که هر بار مي تواند تنها شامل يک قطعه کاغذ باشد: هنگاميکه شما از فرمان Copy در هر نرم افزاري کاربردي ويندوز استفاده مي کنيد، سوژه به Clipboard کپي شده و براي چسباندن (Paste) در محل ديگري آماده است. اگر پيش از چسباندن اين سوژه اقدام به کپي کردن موضوع ديگري نمائيد، Clipboard از آيتم قبلي صرفنظر مي کند تا براي سوژه جديد جا باز شود. با اينحال، اگر از مجموعه آفيس مايکروسافت استفاده مي کنيد، مي توانيد از جايگزين انعطاف پذيرتر آن بهره گيري نمائيد: Office Clipboard. ما در اين مقاله به بررسي رابطه اين ابزار با Clipboard، تفاوتهاي آنها با يکديگر و نهايتاً مزاياي استفاده ازClipboard آفيس خواهيم پرداخت. ما در اين مقاله بر روي آفيس 2003 تمرکز خواهيم داشت، گرچه عمليات انجام شده اساساً در نسخه 2007 اين مجموعه نيز مشاهده خواهد بود.

قدم 1
 

مزيت اصلي Clipboard آفيس در مقايسه با Clipboard ويندوز در اين است که مي تواند تا 24 آيتم را در خود نگهداري کند. اين ابزار در عين حال بر روي تمام نرم افزارهاي کاربردي اصلي آفيس نيز کار مي کند، بنابراين شما مي توانيد تا 24 آيتم را از يک صفحه گسترده Excel کپي کرده و سپس آنها را در Word بچسبانيد. با اينحال، Clipboard آفيس بطور پيش فرض فعال نمي شود، بنابراين تا زمانيکه آن را فعال نکرده ايد به کپي کردن و چسباندن تنها يک آيتم در هر مرحله، محدود خواهد ماند. خوشبختانه فرآيند فعال سازي اين ويژگي بسيار آسان و ساده است. يکي از نرم افزارهاي کاربردي آفيس را اجرا نمائيد (ما در اينجا با Word کار مي کنيم)، بر روي منوي Edit کليک نموده و سپس گزينه Office Clipboard را انتخاب کنيد. بعنوان يک روش جايگزين، کليد Ctrl را بر روي صفحه کليد خود پائين نگهداشته و به سرعت دو بار کليد C را فشار دهيد.

قدم 2
 

Clipboard آفيس در يک Task Pane در سمت راست پنجره نرم افزار کاربردي شما ظاهر خواهد شد. از آنجائيکه ما هنوز هيچ چيزي را در آن کپي نکرده ايم، اين بخش کاملاً خالي است. همچنين توجه داشته باشيد که يک آيکن Office Clipboard نيز به ناحيه Notification Area نوار Taskbar ويندوز اضافه مي شود. با اضافه شدن آيتمها به Clipboard آفيس، پيامهاي خلاصه اي در بالاي اين آيکن ظاهر خواهند شد و چوبخط فعلي آن (حداکثر تا 24 مورد) را نشان مي دهند.

قدم 3
 

پس از فعال سازي، اضافه کردن آيتمها به Clipboard آفيس درست همانند اضافه کردن چيزي به Clipboard ويندوز خواهد بود. کافي است از فرمان استاندارد Copy و يا ميان بر صفحه کليد عادي آن استفاده نمائيد. بنابراين، بخش مورد نظرخود براي کپي کردن را انتخاب کرده و سپس گزينه Copy را از منوي Edit نرم افزار کاربردي انتخاب نمائيد. شما در عين حال مي توانيد پس از انتخاب سوژه مورد نظرخود ترکيب کليدهاي Ctrl و C را فشار دهيد.

قدم 4
 

آيتم کپي شده بلافاصله در Task Pane مربوط به Clipboard آفيس ظاهر خواهد شد. اين اولين آيتم است و در بالاي فهرست قرار مي گيرد، در نتيجه مي تواند به هر نرم افزار کاربردي ديگري (نه صرفاً نرم افزارهاي کاربردي آفيس) انتقال يابد زيرا يک کپي از آن در Clipboard ويندوز نيز وجود دارد. براي انجام اينکار، کافي است از فرمان استاندارد Paste و يا ميان بر صفحه کليد مربوطه استفاده نمائيد (گزينه Paste منوي Edit و يا فشار ترکيب کليدهاي Ctrl و V). با اينحال، براي مشاهده مزاياي Clipboard آفيس بايد آيتمهاي بيشتري را به آن کپي کنيد. بنابراين حالا با استفاده از همان روشي که قبلاً توضيح داديم، آيتمهاي بيشتري را کپي نمائيد.

قدم 5
 

ما دو آيتم ديگر را کپي کرده ايم: يک عکس ديجيتال و مجموعه اي از سلولهاي يک صفحه گسترده Excel، توجه داشته باشيد که در کنار هر يک از اين آيتمها يک آيکن کوچک قرار گرفته است که نوع مضمون آن را نشان مي دهد (قطعه کپي شده از Word داراي يک آيکن کوچک Word است، سلولهاي Excel با يک آيکن کوچک از همين نرم افزار کاربردي مشخص شده اند و تصوير مورد نظر ما نيز يک آيکن عکس را در کنار خود دارد). با اضافه شدن آيتمهاي جديد، آيتمهاي قديمي تر به پائين فهرست جابجا مي شوند، به ياد داشته باشيد که تنها بالاترين آيتم در اين فهرست عملاً در Clipboard ويندوز وجود دارد و براي چسباندن در هر نرم افزار کاربردي ديگر ويندوز قابل دسترسي خواهد بود. بعبارت ديگر، آيتمهاي پائين تر تنها در Clipboard آفيس قابل دسترسي هستند و تنها در نرم افزارهاي کاربردي آفيس قابل چسباندن خواهند بود.

قدم 6
 

براي نمايش اين فرآيند، ما به نرم افزار کاربردي Excel سوئيچ نموده و يک صفحه گسترده خالي را باز مي کنيم. اگر از فرمان Paste منوي Edit (و يا ميان بر Ctrl+v) استفاده کنيم، سلولهاي Excel که قبلاً آنها را کپي کرده بوديم در اينجا چسبانده خواهند شد، زيرا آنها در بالاي فهرست Clipboard آفيس قرار گرفته اند. با اينحال، از آنجائيکه ما در Excel (و يا بعبارت ساده تر، يکي ديگر از نرم افزارهاي کاربردي آفيس) قرار داريم، مي توانيم Clipboard آفيس را فعال کرده و تصميم به چسباندن يک آيتم پائين تر در فهرست آن را بگيريم. اين بخش را با نگهداشتن کليد Ctrl و دوبار ضربه زدن بر روي کليد C و يا با انتخاب گزينه Office Clipboard از منوي Edit احضار نمائيد. حالا، هر يک از آيتمهاي داخل Task Pane مربوطه را انتخاب کرده و صرفاً بر روي آن کليک نمائيد تا چسبانده شود.

قدم 7
 

به ياد داشته باشيد که Clipboard آفيس حداکثر 24 آيتم را در خود نگهداري مي کند. شما مي توانيد پيامهاي نشان دهنده تعداد باقيمانده آيتمهاي قابل کپي را در Notification Area نوار Taskbar مشاهده کنيد. اگر براي کپي کردن آيتم بيست و پنجم تلاش نمائيد، به شما هشدار داده خواهد شد که اولين آيتم کپي شده به اين ليست بطور خودکار از آن حذف مي گردد. اين وضعيت غيرقابل اجتناب است، بنابراين بهتر است مراقب شمارش آيتمهاي مورد نظر خود باشيد. شما مي توانيد با حذف آيتمهاي قديمي که ديگر به آنها نيازي نداريد، براي آيتمهاي جديدتر جا باز کنيد. براي اين منظور بر روي آيتم مورد نظر در Clipboard آفيس کليک راست کرده (يا بر روي فلش رو به پائين کنار آن کليک نموده) و سپس گزينه Delete را انتخاب کنيد. بعنوان يک روش جايگزين، مي توانيد بر روي کليد Clear All در بالاي اين بخش کليک نمائيد تا تمام آيتمهاي کپي شده، حذف گردند.

قدم 8
 

با افزايش طول فهرست Clipboard آفيس، يک نوار لغزنده در سمت راست آن ظاهر خواهد شد. شما مي توانيد از اين نوار براي حرکت به بالا يا پائين در فهرست مذکور استفاده نمائيد. همچنين، در صورت تمايل مي توانيد محل Clipboard آفيس را تغيير دهيد. براي انجام اينکار، بر روي خط عمودي کوچکي که از 4 نقطه تشکيل شده و در نوار هدر Clipboard آفيس قرار دارد کليک راست نموده، کليد ماوس را پائين نگهداشته و سپس آن را به محل جديدي بکشيد. حالا مي توانيد Clipboard آفيس را بصورت شناور در هر محلي در داخل پنجره نرم افزار کاربردي مربوطه قرار داده و يا آن را به هر يک از 4 حاشيه اين پنجره الصاق نمائيد. وقتي Clipboard آفيس در محل مورد نظر شما قرار گرفت، کليد سمت چپ ماوس را رها کنيد.

قدم 9
 

براي تغيير جنبه هاي رفتاري Clipboard آفيس، بر روي کليد Options کليک نمائيد. براي مثال، گزينه «Show Office Clipboard Automatically» را فعال کنيد تا Clipboard آفيس هميشه نمايش داده شود. به همين ترتيب، مي توانيد پيامهاي وضعيت Notification Area را از اينجا غيرفعال نمائيد (موضوعي که ما الزاماً آن را به شما توصيه نمي کنيم).

قدم 10
 

در انتها اجازه بدهيد يک هشدار احتياطي را مطرح کنيم. همانطور که در هنگام کپي کردن بيش از 24 آيتم هيچ هشداري در مورد حذف اقلام قبلي ظاهر نخواهد شد، اگر تمام نرم افزارهاي کاربردي آفيس را ببنديد نيز کل محتويات Clipboard آفيس حذف مي گردند. بعبارت ديگر، براي حفظ محتويات Clipboard آفيس، حداقل يکي از نرم افزارهاي کاربردي آن بايد باز بماند.
منبع:بزرگراه رايانه، شماره 123.