مقدمه‌اي بر سيستم‌هاي اطلاعات
نويسنده:مجيد اميدوار
چكيده:
كليدواژه : سيستم‌هاي اطلاعات
1- مقدمه
2- تعريف سيستم اطلاعات
«يك سيستم كامل طراحي شده براي توليد، جمع‌آوري، سازماندهي (پردازش)، ذخيره، بازيابي و اشاعه اطلاعات در يك مؤسسه، سازمان يا هر حوزه تعريف شده ديگر از جامعه».
بر خلاف موضوع اين سايت كه مديريت و مهندسي صنايع است اين تعريف از حوزه علوم كتابداري و اطلاع‌رساني گرفته شده است زيرا جامعيت و كل‌نگري اين تعريف ويژگي‌هايي براي سيستم‌هاي اطلاعات برمي‌شمرد كه تعاريف ديگر آنها را حذف مي‌كنند. اين ويژگي‌ها عبارتند از:
سيستم اطلاعات يك سيستم كامل است براي هدف در نظر گرفته شده. اين تعريف سيستم اطلاعات را محدود يا ملزم به داشتن اجزايي مانند انسان، ماشين و يا غيره نمي‌كند چرا كه يك سيستم اطلاعات ممكن است بتواند بدون داشتن هر يك از اين اجزاء نقش خود را به صورت كامل ايفا كند.
سيستم اطلاعات طراحي شده است. اگر روش يا فرايندي وجود دارد كه به صورت غيررسمي، تعريف‌نشده يا خود به خود شكل گرفته و اطلاعاتي را براي فرد، واحد يا سازمان ارائه مي‌كند نمي‌توان به آن سيستم اطلاعات گفت. البته در برخي منابع علمي، به چنين روش‌ها يا فرايندهايي سيستم اطلاعات غيررسمي گفته مي‌شود و در دسته‌بندي سيستم‌هاي اطلاعات، سيستم‌هاي اطلاعات غيررسمي در مقابل رسمي مطرح مي‌شوند. اگر به تعريف سيستم توجه كنيم آنگاه نمي‌توان به چنين روش‌ها يا فرايندهايي نام سيستم نهاد. در ايجا ما قصد بحث نظري در اين خصوص را نداريم اما در ادامه سيستم‌هاي اطلاعات طراحي شده را مدنظر قرار ميدهيم.
سيستم اطلاعات شامل فرايندهاي توليد، جمع‌آوري، سازماندهي، ذخيره، بازيابي و اشاعه اطلاعات است. اگر يك سيستمي همه اين فرايندها را انجام نمي‌دهد نمي‌توان به آن يك سيستم اطلاعات گفت. آن سيستم يا فرايند ممكن است يك زير سيستم از يك سيستم اطلاعات باشد.
سيستم اطلاعات ميتواند براي يك مؤسسه، سازمان يا هر حوزه تعريف‌شده ديگر از جامعه مطرح شود. اگر چه سيستم‌هاي اطلاعات در ابتدا براي استفاده در سازمان مطرح شده و شكل گرفته‌اند اما براي حوزه‌هايي فراتر از سازمان (به عنوان مثال جامعه پژوهشگران، شهروندان و . . .) نيز قابل كاربرد است. به عنوان مثال سيستم اطلاعات شهري سيستمي است كه كاربران نهايي آن شهروندان هستند. صحبت راجع به چنين سيستم‌هاي اطلاعات نيازمند جايگاه ديگري است. در اين مقاله سيستم‌هاي اطلاعات سازماني را مد نظر قرار ميدهيم.
در اين تعريف از واژه «داده» استفاده نشده است. خيلي از منابع دو واژه داده و اطلاعات را متفاوت تعريف مي‌كنند و اطلاعات را داده‌هاي پردازش شده مي‌دانند. مرز تفاوت بين داده و اطلاعات نسبي است چرا كه ممكن است اطلاعاتي دوباره پردازش شوند و اطلاعات جديدي توليد كنند. بنابراين در اين شرايط نمي‌توان گفت اطلاعات قبل از پردازش داده بوده‌اند. با اين توضيح ما تنها از واژه اطلاعات استفاده مي‌كنيم.
3- يك سيستم اطلاعات چه كار مي‌كند؟
4- آيا يك سيستم اطلاعات به رايانه احتياج دارد؟
5- چرا از سيستم‌هاي اطلاعات استفاده مي‌شود؟
رويكرد اول: اين رويكرد منحصراً به قابليت‌هاي ذاتي رايانه و فناوري ارتباطات و اينكه چگونه مي‌توانند در بهبود كارايي استفاده شوند معطوف مي‌گردد. بنابراين تأكيد بر ميزان بهبود عملكرد سيستم‌ها از طريق كارايي پردازش و قابليت اطمينان عملكرد است نه بر استفاده خاص از قابليت‌هاي رايانه و فناوري ارتباطات.
رويكرد دوم: اين رويكرد بر نقاط قوت و فرصت‌هاي پيش روي سازمان و سنجش چگونگي استفاده از فناوري اطلاعات در استفاده از شرايط موجود تمركز مي‌كند. اين رويكرد قدرت توانمندسازي فناوري اطلاعات را در نظر مي‌گيرد. به عبارت ديگر به جاي داشتن يك رويكرد فناوري محور، به دنبال توسعه سازمان از طريق فناوري سيستم‌هاي اطلاعات است. اين رويكرد بهتر است زيرا رايانه و فناوري ارتباطات مهم نيست بلكه اينكه رايانه چگونه ميتواند به سازمان كمك كند مهم است.
6- به چه منظوري از سيستم هاي اطلاعات استفاده مي‌شود؟
پشتيباني اطلاعاتي؛ ارائه پشتيباني براي دريافت، ذخيره، فيلتر و رديابي كردن اطلاعات
پشتيباني تصميم‌گيري؛ استفاده از اطلاعات براي ارائه پشتيباني
پشتيباني ارتباطي؛ ارائه پشتيباني براي به اشتراك گذاشتن يا تبادل اطلاعات بين كاربران (منتزاس3 1995).
7- مزاياي استفاده از سيستم‌هاي اطلاعات
بهبود بهره‌وري: بهبود بهره‌وري وقتي رخ مي‌دهد كه با همان منبع يا كمتر بتوان كار بيشتري انجام داد. در سازمانها، بهبود بهره‌وري در بهبود فرايندهاي كاري اتفاق مي‌افتد. به عنوان مثال وقتي يك كارمند با استفاده از روش‌هاي جديد ميتواند به جاي پردازش 25 سفارش خريد، 50 سفارش را پردازش كند آنگاه بهره‌وري كار وي 2 برابر شده است. سيستم‌هاي اطلاعات مي‌توانند در سريعتر، آسان‌تر و دقيق‌تر انجام دادن كارها مؤثر باشند كه از اين طريق بهره وري را بهبود مي‌دهند.
بهبود اثربخشي: اثربخشي به توانايي يك فرد يا يك سازمان در انجام دادن چيزهايي است كه بايد انجام شوند. مديري كه شرايطي را كه ممكن است مسئله‌ساز شوند پيش‌بيني مي‌كند و علل را پيش از اينكه مشكل پديد آيد بررسي مي‌كند اثربخش‌تر از مديري است كه پيوسته مسائلي را بايد حل كند كه مي‌شد از آنها جلوگيري كرد. سيستم‌هاي اطلاعات، اطلاعاتي ارائه مي‌كنند كه به مديران در بررسي شرايط و انتخاب گزينه‌هاي بهتر كمك مي‌كنند و از اين طريق اثربخشي را بهبود مي‌دهند.
مزيت رقابتي: سازماني كه با استفاده از سيستم هاي اطلاعات بهره‌وري و اثربخشي خود را بهبود داده است داراي اين پتانسيل خواهد بود كه بتواند روش رقابت سازماني را تغيير دهد.
8- انواع سيستم‌هاي اطلاعات
سيستم‌هاي پردازش مبادلات4
سيستم‌هاي اطلاعات مديريت 5
سيستم‌هاي اطلاعات اجرايي 6
سيستم‌هاي پشتيبان تصميم‌گيري 7
سيستم‌هاي پشتيبان اجرايي 8
سيستم‌هاي خبره 9
سيستم‌هاي اتوماسيون اداري 10
سيستم‌هاي دانش‌ورزي 11
9- عناصر تأثيرگذار بر سيستم‌هاي اطلاعات
محيط سازمان: پايه تمام فعاليت‌هاي سازمان محيطي است كه سازمان در آن فعاليت مي‌كند. محيط بر محصولات و خدمات ارائه شده از سوي سازمان، روش رقابت، كيفيت و طبيعت اقداماتي كه در انجام فعاليت‌هاي روزانه اتخاذ مي‌كند تأثير مي‌گذارد. عوامل مهم در محيط سازمان عبارتند از:
مشتريان
رقبا
عرضه‌كنندگان مواد و خدمات موردنياز سازمان
سازمانهاي قانونگذار
سازمان: ابعاد برشمرده زير جزو مواردي هستند كه بر سيستم‌هاي اطلاعات تأثير مي‌گذارند.
استراتژي
سيستم‌ها
منابع انساني
مديريت
ساختار سازماني
معماري سيستم‌هاي اطلاعات
اطلاعات
سخت‌افزار
نرم‌افزار
ارتباطات
كاربرد سيستم‌هاي اطلاعات
10- چگونه يك سيستم اطلاعات براي سازمان خود تهيه كنيم؟
مطالعه
مطالعه اوليه
مطالعه امكانپذيري
تحليل و طراحي عمومي
بررسي سيستم فعلي
تعيين نيازمندي‌هاي سيستم جديد
طراحي سيستم جديد
برنامه‌ريزي نحوه اجرا و پياده‌سازي
تحليل و طراحي تفصيلي
طراحي فني
برنامه‌نويسي و تست نرم‌افزار
آموزش كاربر
بررسي پذيرش كاربر
پياده‌سازي
تبديل داده‌ها
استقرار سيستم
اجرا
رفع اشكالات
نگهداري
برا ي استقرارموفق يك سيستم اطلاعات در يك سازمان، طي اين مراحل ضروري است. طي اين مراحل نيازمند بكارگيري متخصصان و مشاوران سيستم‌هاي اطلاعات است. البته قبل از تهيه يك سيستم اطلاعات براي سازمان، بهتر است كه سازمان يك برنامه توسعه سيستم‌هاي اطلاعات تهيه كرده و در طول زمان و به تدريج سيستم‌هاي اطلاعات خود را بر اساس آن برنامه توليد كند. تحليل‌گر سيستم اطلاعات بنا به تشخيص، هر يك از مراحل را تا حد لازم اجرا كرده و در طي مراحل با افراد و گروههاي
مديران
شركت‌ها، سازمانها و نهادهاي مرتبط و تأثيرگذار
كساني كه از سيستم منتفع مي‌شوند
كاربران
فروشندگان و عرضه‌كنندگان
متخصصان فني
برنامه‌نويسان نرم‌افزار
ارتباط برقرار مي‌كند و تأثيرات و ملاحظات آنها را در نظر مي‌گيرد. تحليل‌گر سيستم ممكن است به جاي توليد يك نرم‌افزار، از بسته‌هاي نرم‌افزارهاي از پيش نوشته شده موجود براي موضوع سيستم اطلاعات استفاده كند.
منابع:
- Mentzas, G. 1995. A functional taxonomy of computer based information systems. International Journal of Information Management 14(6) 397-410.
- Young, H. ed. 1983. The ALA Glossary of Library and Information Science. Chicago: American Library Association.
پي‌نوشت‌ها
1. Young
2. Computer Information Systems (CIS)
3. Mentzas
4. Transaction Processing Systems (TPS)
5. Management Information Systems (MIS)
6. Executive Information Systems (EIS)
7. Decision Support Systems (DSS)
8. Executive Support Systems (ESS)
9. Expert Systems (ES)
10. Office Automation Systems (OAS)
11. Knowledge Work Systems (KWS)
ارسال توسط کاربر محترم: sabamm
÷÷
