عرضه Office 2010 Technical Preview به معناي اولين باري است که مايکروسافت هريک از نرم افزارهاي کاربردي داخل مجموعه آفيس 2010 خود را به نمايش مي گذارد. اين پيش نمايش صرفاً نرم افزارهاي کاربردي دسک تاپ را در بر مي گيرد، نه نرم افزارهاي کاربردي مبتني بر وب (که در ماه آگوست يک پيش نمايش مخصوص به خود را بر روي سرويس Live خواهند داشت). بدون نرم افزارهاي کاربردي وب و يا پيش نمايش سرور بعدي SharePoint، ويژگيهاي همکاري (Office 2010 Technical Preview) در آفيس 2010 عملا هنوز کار نمي کنند، اما انبوهي از ابزارهاي جديد و بهبود يافته و همچنين يک ظاهر کاملا جديد در اين پيش نمايش به چشم مي خورد. ما در اين مقاله به بررسي 20 ويژگي جديدي که در پيش نمايش آفيس 2010 توجه شما را به خود جلب مي نمايند، صحبت خواهيم کرد:
1- اينترفيس جديد
تمام نرم افزارهاي کاربردي آفيس 2010 داراي يک اينترفيس روان هستند که در آن منوها و Toolbar ها با يک نوار (Ribbon) جايگزين شده اند. ظاهر اين نسخه تا حدودي با آفيس 2007 تفاوت دارد. براي مثال، کليد Office از گوشه بالائي کمي پائين تر آمده و در امتداد برگه هاي نوار قرار گرفته است (و يک منوي Backstage از گزينه ها را باز مي کند). ظاهر اينترفيس جديد بطور کلي تميزتر و خلوت تر به نظر مي رسد. اگر احساس مي کنيد که پس زمينه سفيد رنگ برايتان بي معني و خسته کننده به نظر مي رسد، گزينه هاي پيش نمايش فني فاش مي کنند که دو ظاهر جايگزين ديگر نيز در نسخه نهائي وجود خواهند داشت.
2- برگه خودتان را در نوار ايجاد کنيد
اگر به نوار آفيس علاقه اي نداريد، نمي توانيد آن را به ترکيب منوها و Toolbarها برگردانيد، اما اکنون مي توانيد تمام نوار (نه صرفا Quick Access Toolbar کوچک) را سفارشي سازي کنيد. شما مي توانيد فرامين را به هر برگه اضافه نموده و يا از آن حذف کنيد، بنابراين اگر ترجيح مي دهيد که کليد Spelling در Word و يا گزينه Insert Chart در Excel بجاي آنکه به ترتيب در برگه هاي Review و Insert باشند به برگه Home منتقل شوند، مي توانيد اينکار را انجام دهيد. شما همچنين مي توانيد از شر کليدهاي موجود بر روي برگه Home که از آنها استفاده نمي کنيد خلاص شده و در نتيجه فضاي کافي را براي کليدهاي ديگري باز نمائيد. شما همچنين مي توانيد يک برگه کاملا جديد را با فراميني که بطور روزمره از آنها استفاده مي کنيد، ايجاد نمائيد، آنهم با عناوين و آيکنهاي بزرگي که کار با نوار را بسيار آسانتر مي کنند. همچنين يک پيکان در سمت راست نوار براي جمع کردن برگه هاي نوار تعبيه شده است، البته اگر ندانيد که با دو بار کليک بر روي نام يک برگه نيز مي توانيد همين کار را انجام دهيد.
3- نوار در Outlook
دليل اينکه مايکروسافت اينترفيس نواري را در تمام نرم افزارهاي کاربردي آفيس 2007 پياده سازي نکرد، اين بود که وقت کافي براي کار بر روي محلي که فرامين بايستي قرار گيرند، در اختيار نداشت. اين شرکت دو سال گذشته را به کار بر روي اين موضوع اختصاص داده است و راه حل در Outlook اين بوده است که برگه هاي Home متعددي در نظر گرفته شود: براي هريک از موارد Tasks،Contacts،Calendar،Mail و Notes . در کنار برگه هاي Send/Recieve, Folder و View، اين برگه هاي Home متفاوت فراميني را در اختيار شما قرار مي دهند که بطور روزمره از آنها استفاده مي کنيد. جعبه محاوره اي جديد Options در منوي Backstage نيز داراي گزينه هاي عميقي براي پيکربندي است که بطور منطقي چيده شده اند (بجاي آنکه در ميان چندين جعبه محاوره اي مختلف با برگه هاي متعدد پراکنده شده باشند). بله شما بايد بياموزيد که گزينه ها به کجا منتقل شده اند، اما همه آنها در مکانهاي کاملا منطقي قرار گرفته اند.
4- Outlook
Outlook 2010 تقريبا از تمام ويژگيهاي نوار وظايف (Taskbar) جديد Windows 7 بهره گيري مي نمايد. اين نرم افزار کاربردي گزينه اي را در اختيار شما قرار مي دهد تا با دسترسي به لينکهاي مربوطه بر روي نوار وظايف، اقدام به ايجاد پيامهاي email، قرارهاي ملاقات، تماسها و يا ساير وظايف جديد نمائيد. هنگاميکه پيامهاي جديدي دريافت مي شوند، نماد يک پاکت نامه بر روي آيکن Outlook در نوار وظايف ظاهر مي شود و اين بدان معني است که آيکن داخل ناحيه هشدار کاملا اضافي خواهد بود ( هر چند که شما هنوز به آن براي نمايش پيامهاي هشدار در مواقعي که شبکه با مشکلاتي مواجه مي شود، نياز داريد).
5- Outlook Conversation View
Conversation View در Outlook ويژگي جديدي به حساب نمي آيد، اما نسخه جديد آن بسيار کارآمدتر شده است. اين نما، پيامهاي متعددي را در يک پيام واحد جمع کرده و رشته مربوطه را وقتي بر روي آن کليک نمائيد باز مي کند. به اين ترتيب اگر inbox شما با رشته هاي متعددي از يک گفتگو(Conversation) پر شده باشد، مديريت آن بسيار آسانتر مي گردد. وقتي که اهميت و يا جذابيت گفتگو به پايان مي رسد، شما مي توانيد بر روي آن کليک راست نموده و از رشته هاي فرعي يا کل گفتگو صرفنظر کنيد.Conversation در عين حال پيامهائي که داراي موضوعات مشابه هستند را ادغام مي کند، حتي اگر بخش از يک گفتگوي مشابه نباشند. به اين ترتيب شما مي توانيد آگهي ها، روزنامه ها، توضيحات مربوط به پستهاي وبلاگتان و ساير موارد مشابه را در يک پيام واحد ادغام نمائيد.
6- Quick Steps
قابليت جديد Quick Steps مايکروسافت در Outlook به شما اجازه مي دهد وظايفي که با مراحل متعددي سر و کار دارند را تنها با يک کليک انجام دهيد. در حاليکه مايکروسافت فهرستي از Quick- Step ها را بطور پيش فرض ارائه مي نمايد، شما مي توانيد آنها را سفارشي نموده و يا موارد جديدي را به اين فهرست اضافه نمائيد. براي مثال، Team Emails يا Team Meetings چندان مفيد به نظر نمي رسند. شما مي توانيد Quick- Step ها را با دسترسي به گزينه منوي Dialog و سپس انتخاب Modify (يا با کليک راست بر روي هرQuick Step که مي خواهيد آن را تغيير دهيد)، ويرايش نمائيد. براي ايجاد يک Quick Step جديد، از منوي Dropdown موجود در گوشه آيکن Quick Steps بر روي نوار استفاده کنيد. اگر يکي از انواع استاندارد Quick Step را انتخاب کنيد، اين جعبه محاوره اي ساده را مشاهده خواهيد کرد اما اگر گزينه Custom را انتخاب نمائيد، يک جعبه محاوره اي را خواهيد ديد که مي توانيد هر تعداد مراحل (Steps) جداگانه اي که مي خواهيد را در آن انتخاب کنيد. به اين ترتيب، يک Quick Step مي تواند تنها با يک کليک کارهائي نظير ارسال يک پاسخ خودکار، ايجاد يک قرار ملاقات، سوئيچ به يک يادآوري و ذخيره پيام اصلي در فايل را انجام دهد.
7-Suggested Contacts در Outlook
اگر به تماسهاي خود در Outlook 2010 نگاهي بيندازيد، با يک فولدر جديد از تماسها مواجه خواهيد شد که تحت عنوان Suggested Contacts شناخته مي شود. اين فولدر، يک فهرست از تمام افرادي است که شما براي آنها email فرستاده و يا از آنها emailهائي را دريافت کرده ايد، اما اکنون در فولدر تماسهاي شما نيستند. بنابراين هنگاميکه در حال تايپ يک نام براي پيام جديدي هستيد، Outlook اين فولدر را نيز جستجو مي کند تا ببيند که آيا مي تواند آدرس email مورد نظر را براي شما بيابد يا خير. شما همچنين در صورت تمايل مي توانيد آدرسها را از اينجا به فولدر Contacts اصلي بکشيد. اين روش در مقايسه با وضعيت قبلي که از شما پرسيده مي شد آيا مي خواهيد فرستنده هر email جديد بعنوان يک تماس ذخيره شود، حالت مداخله جوئي کمتري دارد و شما را از جستجوهاي طولاني در Inbox خودتان براي پيدا کردن دستي آدرسها خلاص مي نمايد. اما بايد در مورد استفاده از حروف بزرگ و کوچک دقت داشته باشيد. Outlook اکنون با peter@ و Peter@ بعنوان تماسهاي متفاوتي رفتار مي کند.
8-پيش نمايش Paste
متداول ترين کاري که هر فردي در مجموعه آفيس انجام مي دهد، Copy و Paste است. از سوي ديگر، محتمل ترين کاري که پس از Paste انجام مي دهيد اين است که آن را Undo نمائيد زيرا عمليات مربوطه آنطور که انتظار داشته ايد انجام نشده است. مشکل معمولا به فرمت بندي مربوط مي شود که آفيس مي تواند آن را به کليد Paste Option تغيير دهد. آفيس مدتي است که اين گزينه را ارائه مي نمايد، اما به نظر نمي رسد که به درستي شناخته شده باشد. اما اکنون آفيس 2010 با يک SmartTip بزرگ که هر وقتي مي خواهيد چيزي را Paste نمائيد ظاهر مي شود و فرمتهاي مختلفي که مي توانيد براي چسباندن برش خود از آنها استفاده نمائيد را فهرست مي کند، آن را بسيار آشکارتر نموده است. اکنون آنها بجاي گزينه هاي متني فهرست قبلي، بصورت آيکنهائي نمايش داده مي شوند و به اين ترتيب هميشه چندان واضح نخواهد بود که نمايانگر چه فرمتي هستند. با اينحال، شما مي توانيد پيش نمايش هر يک از آنها را با حرکت نشانگر ماوس خود بر روي آيکن مربوطه و مشاهده پيش نمايش زنده در سند خودتان (که سريعتر از تلاش براي امتحان نمودن تک تک آنها خواهد بود)، بررسي نمائيد. شما همچنين مي توانيد يک پيش نمايش قبل از Paste را با کليک بر روي منوي Paste بر روي نوار Home در (تقريبا) تمام نرم افزارهاي کاربردي آفيس مشاهده نمائيد.
9-جايگزيني Word Art با Text Effect
آيا يک عنوان جذاب تزئيني را براي سند خود مي خواهيد؟ بهتر است سبکهاي قديمي WordArt را با شيب رنگهاي زننده و گرافيکهاي 3 بعدي چاق آن را فراموش کنيد. کليد WordArt هنوز در بخش متن برگه Insert حضور دارد، اما سبکهاي آن تنها نسخه هاي از پيش تنظيم شده اي از Text Effectsجديد (که شما مي توانيد از کاراکتر آبي رنگ درخشان در بخش Font برگه Home به آن دسترسي پيدا کنيد) را ارائه مي نمايد. اين بخش نيز داراي Presetهائي است که مي توانيد بلافاصله از آنها استفاده کنيد، اما در قسمت پائين کنترلهاي جداگانه اي براي Reflection،Glow،Shadow،Outline و Bezel دارد که به اين ترتيب شما مي توانيد جلوه مورد نظر خود را به دقت تنظيم نمائيد. اينها همان کنترلهائي هستند که براي حاشيه هاي تصويري، فريمهاي ويديو، شکلها و SmartArt در اختيار شما قرار مي گيرند و در نتيجه شما مي توانيد يک طراحي ثابت و يکنواخت را با سبکهاي متني خود نيز بدست آوريد.
10-Artistic Effects در Word
Excel،PowerPoint،Word و Outlook داراي ابزارهاي ساده اما مفيدي براي ويرايش عکس هستند: کافي است يک عکس را پس از درج (Insert) آن انتخاب کنيد تا بتوانيد آن را واضح تر و يا محوتر(Sharpen/Blur) نموده و يا روشنائي و کنتراست آن را با انتخاب از يک گالري تنظيمات تغيير دهيد. تمام اين عمليات با يک پيش نمايش زنده انجام مي شوند. شما همچنين مي توانيد تصاوير خود را رنگي کرده و يا از Artistic Effects استفاده نمائيد. اکثر اين جلوه ها، گزينه هاي "رسانه طبيعي" هستند که باعث مي شوند يک عکس همانند يک نقاشي آبرنگ، يک ترسيم مدادي و يا يک کولاژ کاغذي به نظر برسد. در واقع اين يک روش بسيار کارآمد براي ترکيب عکسها در نگاره ها(illustrations) است. اگر شما عکسي از يک شخص يا يک ابزار داريد که مي خواهيد پس زمينه آن حذف گردد، ابزار Backgruond Removal اينکار را بطور خودکار براي شما انجام خواهد داد. عملکرد اين ابزار حتي بر روي تصاوير پيچيده نيز بسيار خوب است اما شما مي توانيد آن را با علامتگذاري قسمتهائي که بايد باقي مانده و يا از نتيجه نهائي حذف شوند، به دقت تنظيم نمائيد.
11-Navigation Pane در Word
Navigation Pane جديد، Outliner داخل نرم افزار کاربردي Word را با نقشه سند ترکيب مي کند، به اين ترتيب شما مي توانيد سراسر يک سند طولاني را بصورت تصاوير Thumbnail و يا يک درختواره از عناوين بخشهاي آن مرور نمائيد. شما در عين حال مي توانيد بخشهاي مختلف را با کشيدن آنها در Pane به قسمتهاي ديگري از سند جابجا نمائيد. در عين حال، اين يک شيوه جديد براي جستجوي سراسر سند شما است و باز هم شما مي توانيد نتايج خود را بصورت عناوين برجسته شده، بصورت تصاوير Thumbnail، با برجسته شدن عبارات منطبق بر روي Thumbnail و يا بصورت چکيده هائي از سند در حاليکه موضوع جستجوي شما در مضمون آن ارائه شده است، مشاهده نمائيد. جستجو بسيار سريع بوده و انطباقها همزمان با فرآيند تايپ شما ظاهر مي شوند. اين روند براي جستجوي عمومي بسيار عالي است، اما گزينه هاي تنظيمات جستجو به يک ورودي بر روي منوي Dropdown موکول شده است که از راحتي کمتري در مقايسه با کليد Options بر روي جعبه محاوره اي Find and Replace قديمي( که البته هنوز مي توانيد از آن استفاده کنيد) برخوردار مي باشد.
12-دياگرام هاي SmartArt جديد در Word
SmartArt به شما اجازه مي دهد تا دياگرام هائي را با چيدمان انعطاف پذير در Word و PowerPoint ايجاد نمائيد که در آنها يک چرخه يا فلوچارت را در اختيار داريد که مي توانيد به تايپ متن در داخل آنها بپردازيد (بجاي آنکه مجبور باشيد با آنها بعنوان يک تصوير رفتار کنيد). مجموعه اي از دياگرامهاي SmartArt جديد در آفيس 2010 پياده سازي شده اند که بسياري از آنها براي ارائه تصاوير و همچنين متن طراحي گرديده اند در حاليکه يک دسته بندي کاملا جديد تحت عنوان Pictures شناخته مي شود. در برگه Insert بر روي کليد SmartArt کليک نمائيد، سبک دياگرام را انتخاب کرده، ليبلها را تايپ کرده و تصاوير را انتخاب کنيد تا هر عنصر را در خود جاي دهد. شما سپس مي توانيد اندازه آنها را تغيير داده و تمام افکتهاي بصري Office را بر روي آنها اعمال نمائيد. شما همچنين مي توانيد يک تصوير را درج نموده و آن را به SmartArt تبديل کنيد تا به مبناي يک دياگرام تبديل شود و سپس افکتهائي را بر روي آن اعمال نمائيد. نحوه کار SmartArt با آفيس 2007 تفاوتي نکرده است، اما چيدمانهاي جديد باعث شده اند که بسيار مفيدتر باشد.
13-چيدمان عکس PowerPoint
SmartArt در عين حال پشت گزينه جديد Picture Layout نرم افزار کاربردي PowerPoint نيز قرار دارد، هر چند که در آنجا تحت عنوان SmartArt شناخته نمي شود. اينها ترکيبهاي SmartArt هستند که طراحي شده اند تا بجاي قطعات کوچک متن، تصاوير را برجسته نمايند، مانند فهرست تصويري Snapshot . هنگاميکه شما يک Picture Layout را بر روي يک تصوير اعمال مي کنيد، اندازه آن تغيير کرده و بر روي صفحه قرار مي گيرد. هنگاميکه تصاوير بيشتري را به اين ترکيب اضافه مي کنيد، PowerPoint اندازه همه آنها را تغيير داده و بصورتي مي چيند که همگي در کنار يکديگر جا بگيرند. کار را با اولين تصوير خود آغاز کرده و يک عنوان را براي آن تايپ نمائيد، سپس کليد Enter را فشار دهيد تا يک PlaceHolder تصوير و عنوان جديد را بدست آوريد. شما مي توانيد هريک از تصاوير را به آساني جايگزين نموده، براي مشاهده بهترين ترکيب ممکن در بين Layoutهاي مختلف سوئيچ کرده و گزينه هاي فرمت بندي معمول نظير Shadow،Glow،3D و Reflection را اعمال نمائيد.
14-Backstage در PowerPoint
به گفته Chris Adams مدير محصولات آفيس مايکروسافت، Backstage کاملا به " کنترل عناصري که در پشت سند شما قرار مي گيرند" مربوط مي شود. بعضي از اين عناصر براي تمام نرم افزارهاي کاربردي يکسان هستند، نظير يک ترکيب از تنظيمات پيشرفته چاپگر و پيش نمايش چاپ، بنابراين اگر شما 5 صفحه خاص را در بين 15 صفحه براي چاپ انتخاب کنيد، مي توانيد ببينيد که نتايج صحيح را بدست مي آوريد. گروه ديگري از اين عناصر، خاص برنامه ها هستند. Word داراي يک گزينه براي انتشار اسناد بصورت يک ورودي وبلاگ است (با تنظيماتي براي WordPress،TypePad،Blogger و Live Publisher. (Space اسناد خود را با عکسها و فونتها براي ويرايش بر روي يک PC ديگر بسته بندي مي کند. PowerPoint گزينه هائي براي ذخيره سازي فايلها بر روي يک CD و يا تهيه کپي پشتيبان يک ويديو از يک Presentation دارد. ابزار Live Broadcast در اينجا حضور ندارد زيرا شما در حال تحويل Presentation خود نيستيد، بلکه صرفا آن را بر روي سرويس PowerPoint Live ميزباني کرده و در مرورگر وب افرادي که يک لينک را برايشان فرستاده ايد، اجرا مي نمائيد.
15- افکتهاي ويديوئي PowerPoint
PowerPoint اکنون ابزارهاي تدوين ويديوئي ساده اما مفيدي را ارائه مي کند. شما مي توانيد يک ويديو را با تنظيم نقاط آغاز و پايان آن "ببريد" (و اندازه فايل را با حذف مابقي آن کاهش دهيد). شما همچنين مي توانيد ويديو را Colorize نموده و يا روشنائي و کنتراست آن را تغيير دهيد. اگر ويديو داراي يک پس زمينه يکپارچه باشد، مي توانيد ويديو را در يک قاب قرار داده و سايه ها، برجستگي ها، حاشيه هاي نرم و يا درخشش در اطراف کليپ را به آن اضافه نمائيد. شما همچنين مي توانيد به قاب ويديو يک ظاهر 3 بعدي داده و يا انعکاسي از ويديوي زنده را در زير آن ايجاد کنيد. يکبار ديگر، اين موارد همان افکتهائي هستند که شما مي توانيد بر روي ساير عناصر اعمال کنيد، بنابراين مي توانيد به همه چيز در تمام بخشهاي پروژه خود يک ظاهر منطبق و يکپارچه بدهيد.
PowerPoint اکنون از دامنه بسيار گسترده تر از فرمتها (در مقايسه با نسخه قبلي خود) پشتيباني مي کند که Flash و MPEG-4 را نيز در بر مي گيرند. اين در حالي است که Codecها توکار هستند و شما مي توانيد آنها را در Presentation هاي خود پخش کنيد. شما حتي مي توانيد ويديوي جاري را از YouTube و يا ساير سايتهاي اشتراک گذاري فايل در Presentation خود جاسازي نمائيد.
16-Sparkline هاي Excel
اکثر ويژگيهاي جديد در Excel به بصري سازي داده ها مربوط مي شود تا درک آنها را آسانتر نمايد. Sparkline ها، نمودارهاي مينياتوري هستند که اگر يک جدول بزرگ از ارقام داشته باشيد، مي توانيد آنها را در داخل يک سلول قرار دهيد. بجاي آنکه نموداري داشته باشيد که تمام ارقام را پوشش مي دهد و در جاي ديگري بر روي Worksheet قرار گرفته است، مي توانيد يک نمودار ميله اي و يا يک خط روند (Trend Line) را در داخل آخرين رديف يا ستون از يک جدول قرار دهيد. به اين ترتيب شما مي توانيد ببينيد که اعداد دقيقا در چه وضعيتي هستند و همه آنها را بطور همزمان مشاهده نمائيد.
PivotTable ها بهترين روش براي نفوذ به صفحات گسترده بزرگ به حساب مي آيند، اما استفاده از آنها هرگز آسان نبوده است. PivotChart بسيار ساده تر هستند؛ شما مي توانيد آنها را بصورت نمودارهاي تعاملي با Dropdown هائي در نظر بگيريد که به شما اجازه مي دهند بخشهاي درج شونده در نمودار خود را تغيير دهيد. يک ابزار جديد با نام Slicers، شکستن PivotTable ها و PivotChart ها را آسانتر مي نمايد تا شما بتوانيد نماهاي مختلف اطلاعات را بر روي يک Worksheet واحد مقايسه کنيد. Slicer ها ابزارهائي هستند که براي بنگاه هاي تجاري طراحي شده اند اما کار با آنها بسيار ساده تر است. خواه در حال تجزيه و تحليل مقايسه ها، نتايج ورزشي و يا هر چيز ديگري با انبوهي از داده ها باشيد، براي درک آنها نيازي به مدرک دکترا نخواهيد داشت.
17-فيلتر گذاري جداول در Excel
Excel يک بانک اطلاعاتي نيست، اما اکثر ما براي اين منظور از آن استفاده مي کنيم: ليست مخارج، کتابها و يا هرچيز ديگري که در يک جدول بزرگ با امکان محاسبه حاصل جمع قابل نگهداري باشد.اما پس از آنکه يک فهرست طولاني را با انبوهي از اقلام متفاوت ايجاد کرديد، مطمئنا مي خواهيد آن را مرتب کرده و فيلترگذاري نمائيد. آيا مي خواهيد تمام کتابهائي که توسط يک نويسنده بخصوص منتشر شده اند را مشاهده کنيد؟ يک فيلتر به شما اجازه مي دهد تا اينکار را انجام دهيد، اما اگر شما مجبور شويد در يک فهرست مشتمل بر صدها نويسنده براي يافتن نام مورد نظر خود جستجو کنيد، مي توانيد سراسر صفحه گسترده خود را نيز جستجو نمائيد. فيلتر جستجوي جديد، اينکار را بسيار آسانتر مي نمايد. بر روي منوي dropdown که در سلولهاي عنوان جدول در اختيار شما قرار مي گيرد کليک کرده و سپس بجاي حرکت در سراسر فهرست وروديها براي يافتن موردي که مي خواهيد نمايش داده شده يا مخفي گردد، مي توانيد آن را در جعبه Search تايپ نمائيد. يک گزينه جستجو در فيلترهاي Excel 2007 وجود داشت، اما در زير يک منوي شناور و يک جعبه محاوره اي پنهان شده بود. اما با نسخه جديد Excel ، گزينه فيلتر جستجو درست در همان جائي تعبيه شده است که مي خواهيد .
18- ترجمه در داخل اسناد
اين يک جايگزين براي يادگيري يک زبان به حساب نمي آيد، اما ابزار ترجمه جديد آفيس براي بدست آوردن چکيده اسناد و بررسي معناي عبارات در زبانهاي خارجي بسيار مفيد خواهد بود. شما مي توانيد يک سند کامل را براي ترجمه در مرورگر ارسال کرده، يک بخش منتخب را در Research Pane ترجمه نموده و يا از Mini-Translator جديد براي متني که درست در داخل يک سند قرار گرفته است استفاده کنيد. ابزارهاي مربوطه بر روي برگه Review در PowerPoint، Word و Excel و برگه Message در Outlook قرار دارند (هر چند که تنها Word داراي هر سه آنها مي باشد). يک زبان را انتخاب کرده و سپس يک کلمه يا جمله را براي دريافت ترجمه آن انتخاب نمائيد ( براي عبارات منفرد، شما تمام ورودي فرهنگ لغات شامل نکات گرامري و کلمات مرتبط را دريافت خواهيد کرد). آفيس اکنون مي تواند دامنه گسترده اي از زبانها را اداره کند که نوشتار راست به چپ را نيز در بر مي گيرد.
19- اشتراک گذاري در OneNote
OneNote اکنون در تمام نسخه هاي آفيس قرار دارد و مايکروسافت ويژگيهاي متعددي را براي به اشتراک گذاشتن يادداشتها به آن اضافه کرده است. اگر قبلا صفحاتي از يک دفترچه يادداشت را نديده باشيد، OneNote آنها را بصورت Bold نمايش مي دهد، درست همانطور که Outlook پيامهاي خوانده نشده را بصورت Bold نمايش مي دهد. با اينحال، اين ويژگي در مواقعي که شما تنها فردي هستيد که از دفترچه يادداشت استفاده مي کنيد، مزيت بخصوصي نخواهد داشت. در واقع، وقتي از ماشينهاي مختلف به يک دفترچه يادداشت واحد دسترسي پيدا مي کنيد، اين ويژگي مي تواند گيج کننده باشد. اما وقتي شما با افراد ديگري به همکاري در OneNote مي پردازيد و يا به اطلاعات متمرکزي دسترسي پيدا مي کنيد (ارائه اطلاعاتي درباره نحوه تغيير حسابي که حقوق شما به آن واريز مي شود و يا ثبت اتاقهاي جلسات در يک دفترچه يادداشت OneNote شرکتي را در نظر بگيريد) همين قابليت باعث مي شود که مشاهده موارد جديد و جاهائي که تغييراتي اعمال شده اند و شما بايد به آنها توجه داشته باشيد بسيار آسانتر گردد.
20-جستجو درOneNote
OneNote هميشه داراي يک ابزار جستجوي بسيار خوب بوده است، اما در اين زمينه از سرعت بالائي برخوردار نبوده و به شما کمک نمي کند تا انطباقهاي متعددي را بر روي يک صفحه بيابيد. اکنون شما انطباقهاي مربوطه را همزمان با تايپ موضوع جستجو مشاهده مي کنيد، در حاليکه صفحاتي که اخيرا از آنها استفاده کرده ايد در بالا، صفحاتي که انطباق در عنوان آنها قرار داشته و نهايتا صفحاتي که انطباق در مضمون آنها پيدا شده قرار مي گيرند. اگر اولين انطباق بر روي صفحه همان چيزي نيست که شما در جستجوي آن هستيد، يک گزينه "find-in-page" جديد براي جستجو در نظر گرفته شده است که در ميان تمام انطباق هاي موجود بر روي يک صفحه (که همگي آنها برجسته شده اند) پرش مي نمايد.
گزينه Quick Filing جديد نيز براي يافتن اقلام مختلف در OneNote به شما کمک مي کند. وقتي شما از گزينه Send To OneNote مرورگر خود و يا درايور چاپگر OneNote (که آفيس بطور آزاردهنده اي آن را به چاپگر پيش فرض شما تبديل مي نمايد) استفاده مي کنيد، يک جعبه محاوره اي جديد ظاهر شده و از شما مي پرسد که مي خواهيد موضوع مربوطه در کدام دفترچه يادداشت قرار گيرد، در حاليکه دفترچه هاي يادداشتي که به تازگي مورد استفاده قرار گرفته اند در بالا و سپس فهرستي از ساير موارد نمايش داده مي شوند که شما مي توانيد با تايپ (بجاي کليک و Scroll) در بين آنها به جستجو بپردازيد. بهبودهاي کوچکي نظير اين باعث مي شوند که OneNote بسيار مفيدتر گردد.
منبع:بزرگراه رايانه، شماره 121.
