سیستمهای اطلاعات مدیریت MIS
این مقاله سیستمهای اطلاعات مدیریت MIS را پوشش می دهد. از آنجا که MIS ترکیبی از سه پدیده سیستم ، اطلاعات و مدیریت می‌باشد ابتدا این موارد را بررسی میکند. به علت تأثیرات قابل توجه سیستمهای اطلاعاتی بر روی MIS مبحث دیگر مقاله، درباره آن می‌باشد. متخصصان اطلاعاتی شامل تحلیل‌گر سیستمها، مدیران پایگاههای داده، متخصصان شبکه، برنامه‌نویس ها و اپراتورها در قسمت بعدی بررسی شده است. بعد از بررسی اجزای MIS به سیستمهای اطلاعات مدیریت در حالت کلی پرداخته می‌شود.سیستمهای پشتیبانی تصمیم(DSS) ، تأثیرات هوش مصنوعی و سیستمهای خبره بر روی این سیستمها دیگر مبحث مقاله می باشند. آخرین قسمت نتیجه گیری، همراه با ذکر بعضی نظرات در باب مزایا و معایب کنترل از طریق نرم افزار و گسترش آن در عصر اینفوکراسی یا اطلاع‌سالاری می باشد.
1-استراتژی رقابت؛ و 2-کاهش هزینه ها، که خودیک سیاست رقابت صادراتی می باشد.برای لحاظ کردن این دواستراتژی به کاربردن سیستم های اطلاعات مبنی برفن آوریهای اطلاعت وارتباطات ضروری می نماید.
مدیران امروز، باانبوهی اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتی که به عنوان داده های سیستم بایستی پردازش گردیده وقابل فهم وتمیرو نگهداری وبازیابی گردد. از طرف دیگرسیستم های مدیریت وابزارهای کنترل درطول زمان تغییرات زیادی پیدا کرده اند این تغییرات رامی توان درچهارزمینه کلی عنوان کرد:1-کنترل سنتی 2-کنترل بروکراتیک 3-کنترل کاریزماتیک 4-کنترل اینفورماتیک .
درساختاهای سنتی فئودالی، کنترل ازطریق سنت، ادراک واعمال می شد، مقامات کنترلی به طورسنتی وموروثی به نسلهای بعدمنتقل می گردید وجامعه نیزاین نوع ساختار کنترلی راچون سنت بود می پذیرفت وبدان گردن می نهاد. دروضعیت کاریزماتیک، کنترل از طریق رابطه بین رهبرو پیروان اعمال می گردید. دراین حالت، رهبران کاریزما، شیوه عمل را انتخاب می کردند وپیروان نیزازآنها تبعیت می کردند زیرا آنها را قبول داشتند. دربروکراسی، کنترل درساختارسازمانی تعبیه می شد، ساختاری که برقانون ومقررات استوار بود وجنبه غیرشخصی داشت وتبعیت از آن الزامی بود. دراینفوکراسی، کنترل ازطریق نرم افزارها اعمال می‌شود. مجموعه دانشها وآگاهیهای تخصصی، بسیاررشد کرده است واینفوکراسی می تواند هرنوع اطلاعاتی راازطریق شبکه های الکترونیکی بدست آورد. ازسیستم های خبره، استفاده کند وبه تمامی دانشهای تخصصی وحرفه ای مجهز شود (زاهدی 1380،123).
باتوجه به ویژگی خطیرسیستم های اطلاعاتی مدیریت، مدیراین سیستم ها هم ارزش بسیار زیادی برخوردارند. دامنه حقوق پراختی به این افراد درآمریکا سالیانه 100000تا 300000 دلاراست (مومنی 1372،32). عملاً کارمدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روزآمد واطلاعات مفید به مدیرشرکت یا موسسه برای برنامه ریزی های آینده وتصمیم گیری می باشد این مدیر برای گردآوری داده ها وپردازش آنها نیاز به سیستم های اطلاعاتی ورایانه‌ای وحتی سیستم های خبره می باشد پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی وسیستمی داشته واز امکانات سیستم های اطلاعاتی وفن آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده، دانش سوادرایانه‌ای وسواد اطلاعاتی می باشد.
درباره بوجود آوردن چارچوب برنامه‌ریزی مدیریت کتابخانه که بر اساس مفهوم سیستمهای اطلاعات مدیریت پی‌ریزی شده باشد، کارهایی توسط همبرگ و دیگران[1](1978) انجام گرفته است. آنها چارچوبی بر خدمات و مفاهیم کتابخانه ارائه دادند که بر اساس مسائل تصمیم گیری ممکن در کتابخانه و بحث درباره عناصر داده‌های مورد نیاز برای پشتیبانی از چنین تصمیماتی شکل گرفته بود. بومر و کروبا (1983) شش حوزه کلیدی اخذ داده‌های مورد لزوم برای تصمیم‌گیری مدیریت را شناسایی کرده‌اند. این حوزه‌ها عبارتند از: مجموعه‌گستری خدمات فنی، خدمات مرجع و کتابشناختی، دسترسی مجموعه، دسترسی امانت بین کتابخانه‌ای و امکانات فیزیکی. بطورکلی می‌توان گفت که گزینش عناصر داده‌ها و انتخاب روشی بر گردآوری آنها هسته سیستم اطلاعات مدیریت کتابخانه می باشد(Kraft,Boyce 1991, 138,144 ).
هر سیستمی می تواند عملیات خود را کنترل کند. یک سیستم بدون مکانیسم کنترل، حلقه بازخورد وعناصر اهداف یک سیستم حلقه بازنامیده می‌شود. یک سیستم با سه عنصر کنترل (اهداف، مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد) یک سیستم حلقه بسته نامیده می شود (Mcleod 1998,12-13) وهمانطورکه می دانیم حلقه‌ای که بازباشد، حلقه نیست. حال سیستم ها رااز جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دودسته تقسیم می کنند: سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته وسیستمی که با محیط پیرامون خودارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است. البته قابل ذکراست که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد. یک زیرسیستم بطور ساده، سیستمی درون سیستم دیگر می باشد. مثلاً دریک اتومبیل یک سیستم کلی وجود داردبنام اتومبیل وچندین سیستم فرعی وشاید درون آن سیستم های فرعی، سیستم های فرعی تری وجودداشته باشند مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر است که درون آن هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد. وقتی که یک سیستمی، جزء سیستم بزرگتر می باشد، سیستم بزرگتر سوپرسیستم یا فوق سیستم نامیده می شود. برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است، امادرعین حال قسمتی ازیک سیستم بزرگتر بنام سیستم دولتی یک استان یا ایالت می باشد که آن هم خود یک زیرسیستم دولت ملی می باشد. یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی می باشد. این شرکت ازمنابع فیزیکی تشکیل یافته است. یک سیستم ادراکی، سیستمی است که از منابع ادراکی (فکری) چون اطلاعات وداده ها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده می کند. یک سیستم ادراکی عموماً یک تصویر ذهنی درذهن مدیر می باشد مانند تصاویر یا خطوطی که برروی یک برگه کاغذ یا درشکل الکترونیکی ذخیره شده دررایانه (Mcleod 1998,23-24) .
حل کنندگان مسائل بازرگانی جزواولین کسانی نبودند که به بررسی فرآیند حل مسأله پرداختند. این افتخار به دانشمندان علوم فیزیکی چون فیزیک‌دانان وشیمی‌دانان ودانشمند علوم رفتاری چون روانشناسان وجامعه شناسان باز می گردد. این دانشمندان حل نمودن مسأله رابه عنوان ابزاری جهت انجام آزمایشات کنترل شده مطالعه کردند (مک لوید 1378،200). مدیران برای حل مسائل مربوطه به موسسات نیازمند نوع نگرش ودیده سیستمی می باشند که به روش سیستمی مشهوراست دراین روش اولین اقدام مدیردرشکل گرفتن موسسه به عنوان یک سیستم می باشد درمرحله دوم باید ازآنجا که هرسیستمی با محیط خود ارتباط دارد، محیط موسسه درک شود. درمرحله سوم سیستمهای فرعی وزیرسیستمهای موسسه باید شناسایی شوند بعدازاین مراحل یافاز تجزیه وتحلیل مسأله می رسیم یعنی درمراحل قبلی شناخت کلی وداده های موردنیاز به دست آمد وهرحال باید آنها راپردازش کرد. اولین مرحله از این فاز گذراز سیستم به سطح زیرسیستم می باشد. دومین مرحله تحلیل ترتیبی اجزاء سیستم می باشد وحال به سومین فاز یعنی فاز طراحی وترکیب می رسیم. اولین مرحله این فاز شناسایی راه‌حل های گوناگون، دومین مرحله ارزیابی راه حل های شناخته شده، سومین مرحله انتخاب بهترین راه حل، مرحله بعدی اجرای راه حل وآخرین مرحله هم پیگیری جهت حصول اطمینان از تاثیر گذاری راه حل می باشد که همان مکانیسم کنترل در روش سیستمی می باشد. متخصصان مدیریت اغلب معتقدند که اگریک مدیرسازمان خودرابه عنوان یک سیستم درنظرگیرد، مکانیسم حل مسأله آنها آسانتر وکارآمدتر خواهدبود (Mcleod1998,11). باید متذکر شد که ایده مشاهده هرچیری به عنوان یک سیستم، منحصر به اقتصاد نیست. درواقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک وسیله فهم بهتر هرپدیده ای بوجودآمده است. این ایده اولین باردرسال 1937 توسط لودویگ وان برتالانفی( Ludwig von Bertallanffy) یک زیست شناس آلمانی ارائه شد. او این روش جدید راکه اشاره به فرمالیته کردن اصولی که درسیستم ها عموماً بکارمی روند ،چه ماهیت عناصر شکل دهنده یا روابط یا نیروهای بین آنها، تئوری عمومی سیستم ها، نامگذاری کرد. بعدها درسال 1956 کنث بولدینق (Kenneth boulding) تئوری عمومی سیستمها را به یک روش دیگر ارائه کرد. بولدینق دورویکرد درتوصیف تئوری عمومی سیستم ها درنظرگرفت(Mcleod1998,152).حاصل نگرش سیستمی استفاده از مدلهابرای توصیف پدیده هامی باشد. یک مدل چکیده چیزی است که یک موجود (entity) نامیده می شود. چهارنوع مدل وجوددارند. فیزیکی، داستان وار، گرافیکی وریاضی، همه این مدلها به کاربر اجازه فهم بهتر وارتباط برقرار کردن با «موجود» رامی دهد، که ازاین طریق ،دیگر عناصرهم درک می شوند. یک مدل عمومی سیستم های شرکت می تواند برای تحلیل هرنوع سازمانی بکاررود، اما نمی‌توان انتظارداشت که یک مدل برای یک سازمان خاصی ساخته شود. ارزش واقعی مدل عمومی سیستم ها، وقتی که فردتازه فارغ التحصیل شده وکارش را شروع کند، آشکار می شود. مدل به فردبرای تنظیم شرکتش کمک خواهد نمود. درآغاز، هرچیزی تازه خواهدبود:چهره های جدید، تسهیلات جدید، واژگان (ترمینولوژی) جدید، هیچ فرد را شگفت زده نخواهد کرد،به این علت که مدل یک تصویر ذهنی ازآنچه مورد انتظاراست رابرای فرد، فراهم خواهدکرد (Mcleod1998,155-154). باید به یادداشته باشیم که بهترین سیستم ها درصورتیکه کاربران آن را بکارنبرند توفیقی نخواهد داشت. وامروز سیستم هاومدلها با ابزارهای وسیستم های رایانه‌ای طرح ریزی شده وبه ندرت ازروشهای دستی برای یک سیستم یا مدل استفاده می‌شود.
امروزه اطلاعات برگ‌برنده شرکتهای بزرگ تجاری می باشد. ازآنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی ومعمولی برای شرکتهای چتد ملیتی بزرگ غیرممکن می باشد پس از آنها به سیستم های اطلاعاتی برای پرکردن این خلاء روی آورده اند. اطلاعات لازمه تصمیم گیری است وامروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات ،آلودگی اطلاعات وآنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفیداز اطلاعات دراین آشفته بازار وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه ومنسجم برای تنظیم ومنظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می باشد. مدیران، همچنین به یکی از دوسبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده می کنند. سبک سیستماتیک (systematic): مدیرتوجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه شده حل مشکل ،مانند روش سیستمها دارد. سبک حسی (intuitive) مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته اما روشی رابرای وضعیت خاص، تغییر می دهد (Mcleod 1998,179). ازآنجا که نیاز مادر اختراع است ابتداباید نیازهای اطلاعاتی سازمان یا موسسه رایافته سپس به فراهم آوری وجمع آوری اطلاعات بپردازیم. مدیرآشنابه اطلاعات می داند که اطلاعات باید قبل از استفاده تأیید شود، یعنی درستی ودقت آن کنترل شود. اطلاعات به صرف اینکه بوسیله رایانه چاپ شده است درست نیست. آشنایی یک مدیر به اطلاعات ودانستن ارزش اطلاعات درحل مسأله باعث تشویق مدیران درتقسیم اطلاعات با دیگران می شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می باشد این اطلاعات باید منتقل شود. آشنایی با اطلاعات درنهایت منجر به استفاده ازاطلاعات درحل مسائل است. دانش اطلاعات ماورای دانش رایانه‌ای واستفاده ازاطلاعات ایجاد شده ازطریق رایانه است (مک لوید 1378،34).
افزونگی بطور اجمال عبارت است از اطلاعات اضافی که درمورد داده ها وجود دارد، لیکن افزونگی درفرایند ارتباطات مانعی درمقابل بروز خطاست. یک نکته مهم درطراحی سیستم های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی درتصمیم گیری است. ارزیابی عنصراطلاعات، کارمشکلی است اما طراحی سیستم ها بهترین وسیله در ارزیابی واقعی عنصراطلاعات دریک مجموعه است.
سیستمهای اطلاعاتی ریشه درتصاویر غارها دارند واعضای یک قبیله با استفاده ازاین سیستمهای بسیار اولیه دادوستدهای خود را انجام می دادند. وقتی میزان دادوستدها اندک وتعداد افرادی که بایکدیگر ارتباط برقرارمی کنند، انگشت شمارباشد، می توان کارهارابا استفاده ازاین سیستمها انجام داد، اماچنانچه میزان معاملات افزایش پیداکند وافراد بیشتری نیزدراین فعالیتها درگیر شوند سیستمهای مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته ترباشد (بهان 1377،6).
باتوجه داشت که سیستم های اطلاعاتی بامدیریت اطلاعات تفاوت دارند بطوریکه سیستم های اطلاعاتی درخدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرارگرفته وازآن استفاده می کند. سیستمهای اطلاعاتی به معنی گردآوری، ذخیره، پردازش اشاعه و استفاده ازاطلاعات است این مسأله به نرم افزارویا سخت افزار محدود نمی شود بلکه اهمیت انسان وهدفهایش را در استفاده از فن‌آوری، ارزشها ومعیارهایی که دراین انتخاب به کار می رود، همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ای برای رسیدن به هدفهایش بوده اند یاخیر رادربرمی گیرد. درصورتی که هدف ازمدیریت اطلاعات ارتقای کارآیی سازمان ازطریق تقویت تواناییهای آن برای برآورد نیازهای درونی وبرونی آن در یک وضعیت فعال وپویا، تثبیت شده است. امروزه مدیران ارزش رقابتی واستراتژیکی سیستمهای اطلاعاتی رابه خوبی تشخیص می دهند. درمیان سرمایه های یک سازمان اعم از نیروی انسانی، سرمایه های مالی، ماشین آلات و تجهیزات، اطلاعات، باارزشترین آنهاست واین مساله به این دلیل است که تمام امکانات فیزیکی ومحیطی ازطریق اطلاعات توجیه می شوند. اطلاعات ممکن است بصورت استراتژیکی مورد استفاده قرارگیرد وامتیازات قابل رقابت برای سازمان کسب کند یا زمینه های رقابت را بین سازمانها تغییر دهد وامتیازات قابل‌توجهی برای سازمان کسب کند یا زمینه های رقابت را بین سازمانها گسترش دهد یا صنایع رامتحول سازد وفرصتهای جدید بازرگانی برای آنها پدید آورد. یک سازمان باید بتواند سیستم اطلاعاتی ایجاد کند که قادرباشد نیازهای اطلاعاتی اکثریت رادردرون سازمان برآورد، سازد. چنین سیستم اشتراکی فواید زیررا داراست:
کاهش کارهای تکراری درنگهداری پایگاههای اطلاعاتی، ارائه داده های دقیقتر، (زیراداده ها دریک محل نگهداری می شوند وفقط نیازاست که روز آمد شوند)؛ ایجاد ارتباطات بهتردردرون سازمان به طوری که هرفرد به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشد؛ برخورد هماهنگ بانیازهای اطلاعاتی داخل سازمان (رولی 1380، 11-9 ،7)
امروز استفاده از سیستمهای اطلاعاتی (IS) دربیشتر شرکتهای جهان رایج است. طبق آماری، بیش از 70 درصد شرکتهای آمریکایی وکره ای یک طرح سیستم اطلاعاتی دارند این مورد درشرکتهای مکزیکی بیش از 90 درصد می باشد. بیش از 60 درصد شرکتهای مکزیکی وبیش از 80 درصد شرکتهای آمریکایی وکره ای شخصی به عنوان رئیس کارکنان اطلاعات داشته اند (Mcleod 1998,583-584).
بطورکلی عموماً‌رایانه‌هارابه 5نسل تقسیم بندی کرده اند:
سه نسل اول رایانه از طریق شناخت بخشهای الکترونیکی آن که دارای قدرت محاسبه ومنطق هستند بررسی می گردد. این تقسیم بندی به شرح زیراست:
1-رایانه‌های نسل اول: دریچه های الکترونیکی (که بیشترمکانیکی بوده اند) 2-رایانه‌های نسل دوم: ترانزیستور 3-رایانه‌های نسل سوم: مدارهای مجتمع (یاهمان ICها)
تحول رایانه ازیک نسل به نسل بعدی از نظرهای زیرسودمند است:
1-کوچک شدن اندازه رایانه 2-بالارفتن ضریب اطمینان 3-کاهش مصرف برق 4-بالارفتن سرعت کار 5-پایین آمدن قدرت خرید وهزینه های کارکردن آن .
به نظر بعضی متخصصان رایانه‌های نسل چهارم وپنجم آنهایی هستند که براساس مجتمع سازی با تراکم بسیار بالا (VLSI) شکل گرفته اند. رایانه‌های نسل پنجم احتمالاً به آن دسته رایانه‌های اطلاق می شود که ازرابطهای توسعه یافته ازهوش مصنوعی بهره گرفته اند (رولی 1380، 92-91). رایانه‌های امروزه پیشرفت کنونی خود را مدیون تراشه‌ها هستند که قابلیت ذخیره وپردازش زیادتری نسبت به نسلهای قبلی دارند.
امروزه ابررایانه‌هایی اختراع شده اند که توانایی انجام چندین میلیون عمل رادریک میلیون ثانیه دارا می باشند که ازاینها درمسائلی چون پیش بینی زلزله وبیش بینی سکته تمامی مغزی وقلبی وژنتیک انسانی استفاده می شود.
مدارالکتریکی اصلی اکثرمیکرورایانه‌ها به شکل ذره ریزسیلیسیوم است که ازناخن انگشت هم کوچکتراست. رایانه شخصی یک میکرورایانه است که فقط توسط یک نفر، یا شاید چند نفری که درهمان محل کار می کنند مورد استفاده قرار می‌گیرد. رایانه‌های شخصی رادرهرمکان مانند سازمانهای بزرگ، سازمانهای کوچک وحتی منازل می توان یافت .دستگاههای منگنه کارت که با اولین رایانه به صورت انبوه تولید شده بنام رمینگون رندیونیوک I درسال 1951 کارگذاشته شدواستقرار یونیوک I ، توسط جنرال الکتریک درسال 1954 شروع استفاده رایانه برای پردازش اطلاعات بازرگانی بود که قابل ذکراست که استفاده ازرایانه دراین دوره تنها به سازمانهای بزرگتر دولتی وموسسات تجاری محدود می‌شد. سیستم ها با معیارهای امروزی بسیارگران بودند. مینی رایانه‌ها وسپس میکرورایانه‌ها تاثیرات عمیقی رابرهزینه محاسبات برجای نهاند. امروزه یک سازمان درهراندازه ای می‌تواند از عهده تامین یک رایانه برآید (مک لوید1378،241،24،19).
اولین کاربرداصلی رایانه، پردازش داده های حسابداری بود آن کاربرد با چهار عمل دیگرهمراه بود: سیستم های اطلاعات مدیریت، سیستم های پشتیبانی تصمیم، ادارهمجازی، وسیستم های دانش محور؛ همه این 5کاربرد، سیستم اطلاعاتی رایانه‌محور را تشکیل می دهند.
روشی که همه سیستم ها درطول ده 1950، 1960، واوایل 1970 توسعه دادند روش سنتی بود. دراواخر دهه 1970 یک گرایش جدیدی که بیشترین تاثیرراروی استفاده ازرایانه گذاشت دیده نشد. این گرایش افزایش علاقه بعضی از کاربران درتوسعه کاربردهای رایانه‌یشان بود. نامی که به این گرایش اطلاق شد کاربا رایانه استفاده گرنهایی است. کاربرنهایی مترادف با کاربر می باشد باید درنظرداشته باشیم که کاربا رایانه استفاده گرنهایی به خاطرچهار عامل متحول شد:
1-افزایش سوادرایانه‌ای 2-عقب افتادن خدمات اطلاعاتی 3-قیمت کم سخت‌افزار 4-نرم افزارهای از پیش نوشته شده.
رایانه تاثیر مثبتی برروی ملتهای بزرگ وکوچک گذاشته است. درکشورهای کوچکتر، محدودیتهای دولتی کاربرد فن‌آوری راکند می کند. وقتی که دولت حامی باشد مانند اسرائیل مصر وتونس استفاده از رایانه می تواند شکوفا می‌شود. ملل کوچک تر علاوه براستفاده از رایانه برای رفع نیازهای خود صنایع نرم‌افزاررابرای صادرات محصولات خودبه کاربران بازارجهانی، توسعه داده اند. دراکثر موارد، ایالات متحده رهبرجهانی دراستفاده از رایانه می باشد (Mcleod1998,4,22,23,28). متخصصان اطلاعاتی باراصلی خدمات اطلاعاتی رابه دوش می کشند حال می خواهیم متخصصان اطلاعاتی رابیشتر بشناسیم .
متخصصان اطلاعاتی که کارآنها ارائه خدمات اطلاعاتی است شامل واحدهایی چون تحلیل گر سیستم ها، مدیران پایگاه، داده متخصصان شبکه، برنامه‌نویس ها واپراتورها می باشند:
1-تحلیل گرسیستم ها: شخصی که با استفاده گر، کارمی کند تحلیل گر سیستم ها است. تحلیل گرسیستم ها به استفاده گر درشناساییی ودرک مساله کمک نموده وسپس راههای مختلف حل مسائل رامورد توجه قرارمی دهد. هرروش مقدمتاً با استفاده از نمودارهای ترسیمی مستند وروشی که بهترین حالت به نظر می رسد، پیشنهاد می گردد استفاده گر درمورد اجرای نظریه تحلیل گر سیستم ها تصمیم گیری می کند (مک لوید1378-6-185). تحلیل گران سیستم ها درتعریف مسائل وآماده کردن اسناد نوشته شده درمورد چگونگی کمک رایانه درحل مسائل مهارت دارند (Mcleod 1998,19-21). البته باید درنظرداشت که کارتحلیل گرسیستم تحلیل سیستم نیست. تحلیل سیستم بررسی سیستم موجود برای طراحی یک سیستم جدید یا کمبود یافته می باشد (Mcleod1998,194) .
2-مدیران پایگاه داده (DBAS): دراوایل سالهای دهه 1970 توجه به پایگاههای اطلاعاتی بقدری زیادشد که شغل جدیدی بنام مدیر پایگاه اطلاعات به وجود آمد مدیر پایگاه اطلاعات مسئول ایجاد حفظ پایگاه اطلاعات است. هرموسسه ای دارای یک مدیر پایگاه اطلاعات نبوده بلکه دریک سازمان بزرگ چند شخص می‌توانند این عنوان راداشته باشند (مک لوید 1378،187).
بطورکلی کارباکاربران وتحلیل گران سیستم هادرایجاد پایگاه های داده‌ای که شامل داده های موردنیاز برای تولید اطلاعات کاربران می باشد جزء وظایف مدیران پایگاههای داده می باشد. یک پایگاه داده یک مجموعه یکپارچه از داده‌های رایانه‌ای است که طوری سازماندهی وذخیره شده اند که عمل بازیابی را تسهیل کند. این یکپارچگی منطقی رکوردهادرچندین فایل، مفهوم پایگاه داده نامیده می شود. دوهدف عمده مفهوم پایگاه داده کاهش داده های زاید ودستیابی به استقلال داده ها می باشند. داده‌های زاید به این معنی است که داده های یکسان درچندپرونده ذخیره شوند. استقلال داده ها توانایی تغییردادن درساختار داده ها بدون تغییردربرنامه هایی که داده ها راپردازش می کنند، می باشد. استقلال داده ها با جای دادن جزئیات داده ها درجداول وفرهنگهایی که ازنظر فیزیکی از برنامه ها جداهستند، انجام می گیرد. وقتی که شرکتی از مفهوم پایگاه داه ها پیروی میکند سلسله مراتب داده ها چنین می شود:
پایگاه داده -پرونده(فایل)-سند(رکورد)-عنصرداده
نرم افزاری که یکپارچگی منطقی رادرپرونده ها ایجاد وحفظ می کند چه بصورت آشکار یاپنهان، سیستم مدیریت پایگاه داده نامیده می شود. نمونه هایی ازسیستم‌های مدیریت پایگاه داده که دریک ساختار سلسله مراتبی بکار می روند عبارتند از سیستم مدیریت اطلاعات (IMS)، آ بی بی ام (IBM) وسیستم 2000اینتل (Intel) موج دوم نوآوری درسیستم های مدیریت پایگاه داده براساس نرم افزار ارتباطی طرح ریزی شد واولین بسته به منظور ارائه به کاربران رایانه‌های اصلی (mainframe) ارائه شد. مانند زبان پرسش ساختار/سیستم داده ها (SQL/DS) وپرسش بامثال (QBE) از IBM ونرم افزاراراکل (Oracle) از شرکت نرم افزاری ارتباطی، بوجود آمدند. تقریباً‌درهمان زمان( حدود 1980) تهیه کنندگان نرم‌افزارها شروع به توسعه بسته های نرم افزاری سیستمهای مدیریت پایگاه داده درمقیاس کوچک برای بازار ریزرایانه‌ها کردند. درطول سالهای اخیر توسعه سیستم های مدیریت اطلاعات بربازار ریزرایانه‌ها متمرکز شده وساختار ارتباطی رابکاربرده است. مایکروساخت اکسس نمونه ای از سیستم مدیریت پایگاه داده ارتباطی ریزرایانه می باشد .یک کاربرد پایگاه داده می تواند یک شخص یایک برنامه کاربردی باشد. شخص معمولاً پایگاه داده رااز طریق یک پایانه استفاده می کند واطلاعات داده ها رااز طریق یک زبان پرسش بازیابی می کند.
یک پرسش (query) تقاضای اطلاعات ازپایگاه داده وزبان پرسش یک زبان مخصوص کاربرپسند می‌باشدکه به رایانه امکان جواب به آن پرسش رافراهم می‌سازد. بطور کلی یک متخصص اطلاعاتی که مسئولیت پایگاه داده رابه عهده داشته باشد مدیرپایگاه داده DBA نامیده می شود. وظایف DBA چهارحوزه برنامه‌ریزی، اجرا، اعمال وامنیت پایگاه داده می باشد (Mcleod 1998,21,264,266,270,272-3)
3-متخصصان شبکه: مدیر شبکه، مدیرکارشناس درزمینه تخصصی ارتباطات اطلاعات است وسخت افزار ونرم افزار موردنیاز را پیشنهاد می دهد. مدیر شبکه، اجراونگهداری سیستم ها را نیز هدایت می کند. متخصصان شبکه با تحلیل‌گران سیستم ها وکاربران، برای تأسیس شبکه ارتباطات داده ها که منابع رایانه‌ای گسترده سازمان رابه هم وصل می کند، کارمی کنند. مهارتهای متخصصان شبکه، ترکیبی از زمینه های رایانه وارتباط ازراه دور می باشد. همه وسایل ارتباطی ورایانه‌ی متصل به هم یک شبکه نامیده می شوند. یک شبکه اساسی شامل یک پایانه ویک رایانه‌ای که توانایی فرستادن ودریافت راداشته باشد؛ مودم هایی که پیامها رااز حالت آنالوگ به دیجیتال واز دیجیتال به آنالوگ تبدیل کنندویک مداری که یک یا چندین کانال رافراهم می آورد، می باشد. انواع اصلی شبکه عبارتند از WAN برای شبکه گسترده ، LAN برای شبکه محلی وMAN برای شبکه های کلان‌شهرمی باشند. پیکربندی معمولی سخت‌افزارهای ارتباطاتی شامل چندین پایانه هستند. 5 نوع پایانه اصلی وجود دارند صفحه کلید، تلفن دکمه ای (شستی) (push-batton)، محل فروش، مجموعه داده ها وپایانه هایی برای اهداف خاص، واحدهای کنترل خوشه ای، چندین پایانه رادریک محل کنترل می کنند. مودمها به جز مواردی که از تلفن دکمه ای به عنوان پایانه استفاده می شود، همیشه موردنیازند. شبکه ها برای اشتراک زمانی، پردازش توزیع شده ، یا ارتباط رایانه‌ای مراجع/سرور (خدمتگر) بکاربرده می شوند. یک شبکه اشتراک زمانی فقط شامل یک رایانه ویک شبکه پردازش توزیع شده شامل بیش ازیک رایانه می باشند. یک شبکه مراجع/سرور امکان انجام کاربه صورت محلی مرکزی رامی دهد. همه دستورات ونمونه هامی توانند از سرور به مراجعان تغییرجهت دهند. اماقسمتی از مدیریت داده ها همیشه در سرور باقی می ماند. نوع جدیدی از شبکه ها باآمدن اینترنت رایج شده است که بنام اینترانت معروف می باشد. به طوری که اینترنتی که بصورت داخلی اطلاعات فقط خواندن، انتشارات الکترونیکی برای اعضا راقابل دسترسی سازد وامکان دسترسی پایگاههای داده وگروههای کاری رافراهم کند، اینترانت نامیده می شود (Mcleod 1998,21,301-302).
4-برنامه نویس ها:برنامه نویس شخصی است که مستندات تحلیل گر سیستم ها رابه عنوان یک راهنما به کارگرفته ودستورات برنامه که باعث انجام عملیات لازم توسط رایانه می شود را تهیه می نماید (مک لوید 78، 186). اکثر شرکتها که از رایانه‌های بزرگتر استفاده می کنند،کارمندان متخصص اطلاعاتی دارند. اکثر این متخصصان درواحدهای خدمات اطلاعاتی هستند امابیشتر آنها درقسمت کاربران می باشند. وظیفه متخصصان طراحی سیستم های رایانه‌ای برای رفع نیازهای خاص شرکت می باشد. محصول تلاشهای آنهایک کتابخانه نرم‌افزاری از برنامه های معمول درشرکت می‌باشد که به این کار،کاربرنامه نویسی می گویند که نرم افزار خاص برای رفع نیازهای خاص شرکت که ممکن است دردیگر نرم افزارهای ازپیش نوشته شده لحاظ نشده باشد طراحی می کنند. امروزه عموماً استقبال ازنرم افزارهای ازپیش نوشته شده بیشتر از طراحی نرم افزارهای خاص برای یک شرکت خاص می باشد.
5-اپراتورها: تجهیزات رایانه‌ای بزرگ چون رایانه‌های مین فریم وریزرایانه‌ها رااداره می کنند. اپراتورها، تجهیزات راکنترل می کنند، برگه های کاغذی چاپگرها راعوض می کنند، کتابخانه های نوار ودیسکها رامدیریت کرد. بعضی وظایف مشابه راانجام می دهند.
1-مدیریت متمرکز وتکیه برمحورهای تمرکز اطلاعات وبهره گیری ازفن‌آوری پیشرفته
2-طراحی اطلاعات وارائه گزارشات لازم موردنیاز برای اتخاذ تصمیم مدیریت، برنامه ریزی وکنترل سازمان
3-طراحی سیستم اطلاعات مدیریت باتکیه برکنترل وسیستم های اطلاعاتی مدیریت کنترل پروژه ها
نتایج حاصل ازاین مفاهیم، MIS یا سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نامیده می شوند. هدف سیستمهای اطلاعاتی مدیریت افزایش روند ارائه واداره اطلاعات وکاهش حدس وگمان درحل مشکلات درسطوح مختلف سازمانی ازطریق سیستمهای بازخوراطلاعات وبازتاب بازیابی اطلاعات درجهت تکامل داده های جدید به سیستم است. MIS شامل سه جزء است:مدیریت، اطلاعات وسیستم.
MIS نه تنها مدیران رادرامور استراتژیک حمایت می کند، بلکه درتصمیمات تکراری وروزمره نیز اطلاعات لازم رادراختیار مدیران تاکتیکی قرارمی دهد وآنها راقادر می سازد تابه اطلاعاتی دست یابند که جهت تصمیماتشان کمک موثری باشد. MIS می تواند تصاویری از مغایرتها وانحرافات از برنامه های تعیین شده رانیز آشکار سازد چنین اطلاعاتی ازطریق تهیه گزارشات مدیریت درقالبها وتصاویر منطقی وقابل تعبیر وتفسیر وتجربه وتحلیل دراختیار مدیریت قرار می گیرد. زیرمجموعه های سیستم MIS عبارتند از: سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نیروی انسانی، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت مالی وحسابداری، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت تولید وسیستمهای اطلاعاتی بازاریابی وفروش که متکی برپایگاههای مشترک ومتقابل است. مدیران MIS بایستی ازدنیای حقیقی وسیستمهای موجود درسازمان مطلع باشند تابتوانند نقش موثری راایفا کنند وبهمین دلیل بایستی اطلاعات صحیح دراختیارشان قرارگیرد. یکی از نقشهای مهم مدیرMIS، آگاهی وتفسیر ازعوامل محیطی وبیرونی سازمان است. مدیران MIS بایستی ازارزشهای سیستمهای موجود مطلع گردند واینکه سیستمهای دستی موجود چه اطلاعات ونقشی رابعهده دارند. عملاً مدیرMIS برای طراحی وکنترل شرکت به معاون خدمات اجرایی یامعاون ارشد گزارش می دهد دربسیاری از شرکتها، شاخه معاونت MIS بوجود می آید که گزارش خورامستقیماً مدیریت عالی تسلیم می‌دارد. (مومنی 1372، 32،26-23)
به سبب مزایای MIS چون ارتباطات نزدیکتر، کنترل دقیقتر وگردآوری داده های مطمئن تر وپردازش سریعتر داده ها وتبدیل آنها به اطلاعات مدیران، از سیستمهای اطلاعاتی مدیریت در برنامه ریزی سازماندهی، رهبری وایجاد انگیزه، گزارش‌دهی و کنترل استفاده کرده واین اعمال مدیریتی رابا نهایت دقت وکارآیی، درمدت زمان بسیارکمتری درسازمان انجام می دهد. حال برای انجام این کارها مدیریت یاید واسطی به نام مدیرسیستم اطلاعاتی مدیریت برای ارائه بهتروخدمات برای مدیریت ، ضروری می باشد. موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند چیزهای دیگری فراگرفتند.در این دوره مشخص شد که مانع عمده در استفاده از سیستمهای اطلاعات مدیریت، مدیران هستند. مدیران به عنوان یک گروه درمورد رایانه اطلاعی نداشتند آنان ازکارهای خودآگاه ومی دانستند چگونه مسائل راحل کنند؛ لکن به اندازه کافی درمورد نقش اطلاعات درحل مسائل تأمل نکرده بودند. درنتیجه برای مدیران بیان این که دقیقاً‌ازسیستم اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشواربود. این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیرقابل تحمل بود زیراکه دانسته های آنان از مدیریت کم بود، آنها نمی دانستند چه سؤالاتی راپرسش نمایند، با طی زمان مدیران درباره رایانه ودرمورد فرآیندهای مورد اجرا درحل مسائل تجربه آموختندو متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت رافراگرفتند. سیستم های اطلاعات مدیریت برای انطباق بیشتر بانیازهای مدیران اصلاح وتوسعه یافت. عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده ازرایانه مستحکم شد. سیستم اطلاعات مدیریت به دوطریق عمده درحل مساله کمک می کند: یک منبع اطلاعات درپهنه سازمان فراهم می نماید ونیز به شناسایی ودرک مساله کمک میکند. نورساطع از سیستم اطلاعات مدیریت بااین هدف است که برای مدیران علائم مساله یا متحمل الوقوع بودن مسائل را اعلام دارد. ضعف عمده سیستم اطلاعات مدیریت آن است که نمی‌تواندنیازهای خاص هرفرد را برطرف کند، مساله رابرآورد سازد. اغلب اوقات سیستم اطلاعات مدیریت اطلاعات دقیق موردنیاز رافراهم نمی کند مفهوم سیستم پشتیبان تصمیم درپاسخ به چنین نیازی بوجود آمد(مک لوید 1378، 5-434،411).
ازآنجا که سیستم اطلاعات مدیریت بشر تحت تاثیر رایانه واتوماسیون می‌باشد، ممکن است ناخواسته بعضی تغییرات رفتاری درکارمندان بوجود آید که لزوم توجه به فاکتورانسانی رادرمؤسسات می رساند. کارکنان شرکتهایی که برای اولین بارسیستم های پردازش داده ها رانصب کرده بود، احساس ترس کردند. کارکنان ازاین می ترسیدند که رایانه‌ها باعث بی کاری آنها شود که عملاً دربعضی موارد همینطور شد. حتی درجاهایی که مدیران نخواهند ازحجم نیروی انسانی خود به علت رایانه‌ای شدن بکاهند، به علت اینکه سیستم اطلاعات مدیریت آنها را مخفیانه کنترل کرده وبه حریم شخصی آنها وارد شود، می ترسیدند. ساده ترین راه ابراز ترس کارکنان از سیستم جدید اعلام این ترس به مدیر خواهد بود. البته باید این رادرنظر داشت که اکثر کارکنان ترس خودرا پنهان می کنند. درصورت اول مشکل اینجاست که بعضی مدیران هم ممکن است ازسیستم جدید، خود ترس داشته باشند. درچنین مواقعی چنین مدیری نمی‌خواهد اطلاعات رابادیگران تقسیم کند. دلیل آنها این است که آنها اطلاعات راجمع کرده اند وباید توانایی استفاده ازآن راداشته باشند. باید برنامه ای برای کاهش یا زدودن این ترس از طرف مدیران اندیشه شود. مدیریت شرکت می تواند بااجرای تدابیر زیراز ترس کارکنان بکاهد:
1-استفاده ازرایانه به عنوان یک وسیله ارتقای شغلی بادان کارهای تکراری خسته کننده به رایانه ودادن کارهایی که تواناییهای آنهارابه چالش برمی‌انگیزد؛
2-استفاده ازارتباطات رسمی برای حفظ آگاهی کارکنان ازتوجهات شرکت ؛
3-ساخت یک رابطه مطمئن بین کارکنان، متخصصان اطلاعاتی ومدیریت؛
4-اهداف شرکت رادرراستای نیازهای کارکنان مشخص کنند (Mcleod 348-349).
درنهایت قابل توجه است که امروزوظایف MIS ازمدیران فراتررفته وکلاً MIS با کاربرد رایانه درخدمات تجارت وشرکتها درآمده است امروزه دردفتر هرشرکتی بخش MIS یامعاونت MIS رامی توان مشاهده کرد.
مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم ،شکستهای اولیه سیستم اطلاعات مدیریت راتجربه نکرد. به احتمال قوی دلیل اصلی آن، دامنه محدودترسیستم پشتیبانی تصمیم است. برخورد ملایم تر سیستم پشتیبانی تصمیم، شانس موفقیت خودراحداکثر می کند (مک لوید 1378،444-442،440).
هوش مصنوعی سیستم های خبره وتأثیرآن برسیستم های پشتیبانی تصمیم
هوش مصنوعی فعالیت ایجاد توانایی درماشین هایی چون رایانه‌ها جهت به نمایش گذاردن رفتار هوشمندانه است که درانسانها مشاهده می شود. هوش مصنوعی نشان‌دهنده پیشرفته‌ترین کاربرد رایانه تابه امروز بود که تلاش می کند تابعضی انواع منطق انسانی راتقلید کند. نطفه های هوش مصنوعی فقط دوسال پس از استقرار اولین رایانه برای استفاده دربازرگانی گذارده شد. تحقیق هوش مصنوعی ادامه یافت امابه هدفهای محدودتر کاربردهای رایانه، چون سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم منجر شد. ولیکن درطی زمان پژوهش مداوم ادامه یافت تا مرزهای استفاده ازرایانه برای اموری که عمدتاً هوش انسان راطلب می کند، گسترش یابد. یک زیر مجموعه اصلی هوش مصنوعی، سیستم های خبره هستند. سیستم خبره یک برنامه رایانه‌ای است که به صورت یک انسان خبره عمل نموده واستفاده گر را درنحوه حل یک مساله راهنمایی می کند. عمل استفاده ازیک سیستم خبره را مشورت می نامند که استفاده کننده باسیستم خبره برای راهنمایی مشورت می کند.مفهوم سیستمهای خبره براین فرض استوار است که دانش متخصصین درحافظه رایانه ضبط ودردسترس کسانی که به کاربرد آن دانش نیاز دارند قرارگیرد. یک سیستم پشتیبانی تصمیم شامل برنامه هایی است که منعکس کننده چگونگی اعتقاد یک مدیردرحل یک مساله می باشد. یک سیستم خبره، ازطرف دیگر فرصتی برای تصمیم گیریها پیش می آورد که ازقابلیتهای مدیر افزونتر است .تمایز دیگر بین سیستم خبره وسیستم پشتیبانی تصمیم ،توانایی سیستم خبره درتوصیف نحوه استدلال جهت نیل به یک راه حل خاص است. اغلب اوقات شرح نحوه دستیابی به یک راه حل، از خودراه حل ارزشمندتر است.
داده هایی که بوسیله برنامه های سیستم پشتیبانی تصمیم استفاده می شود، اصولاً‌به صورت عددی بوده و برنامه ها، تأکید براستفاده از روشهای ریاضی دارند، لیکن داده هایی که بوسیله سیستمهای خبره بکارمی رود نمادی تر بوده واغلب بصورت متن تشریحی می باشند. برنامه هایی سیستم های خبره بربکارگیری برنامه های منطقی تأکید دارند. یک مدل سیستم خبره مشتمل برچهار بخش اصلی است:1-یک موتور توسعه که متخصص وتحلیل گر سیستم ها برای ایجاد سیستم خبره بکارمی برند؛2-یک پایگاه دانش که معلومات گردآوری شده درمورد مساله خاص موردحل رادرخودجامی دهد؛3-یک موتور استنتاج که توانایی تفسیر محتوای پایگاه دانش رافراهم می کند؛4-یک رابط استفاده گر که به استفاده کننده کمک نموده تابه سیستم خبره بوسیله پایانه صفحه کلید رابطه برقرارکند. دوزبان برنامه نویسی لیسپ LISP) )وپرولوگ (PROLOG) برنمایش نمادین مبنای علمی بسیار مناسب است وبرای برنامه نویسی سیستم های خبره، مناسب می باشند.
مزیت اصلی یک سیستم خبره، توانایی آن دربهبود عملکرد شخص مدیر در یک قلمرو مساله خاص است. رایانه می تواند دانش موردنیاز برای حل مساله رابا سرعت الکترونیک بکاربرد. این توانایی به مدیر به دوشیوه بهره می رساند: اول برای مدیر امکان پذیر می سازد تابه فعالیت حل مسأله که سابقاً‌غیرممکن بود، مبادرت نماید. نفع دوم افزایش سرعت آن است که مدیر راازسایر فعالیتها آزاد می سازد. رایانه مانند شخص مدیر دارای ایام خوب وایام بد نمی باشد. هنگامی که استدلال کردن درداخل رایانه، برنامه نویسی می شود، مدیرمی داند که همان فرآیند حل برای هرمساله ای دنبال خواهدشد. بااین مشخصات، سیستم های خبره، دومحدودیت عمده دارند: اول اینکه آنها، علم متناقض رانمی تواند کنترل نمایند دوم اینکه سیستم های خبره، نمی توانند مهارتهای غیراستدلالی رابه عنوان مشخصه شخص حل کننده بکارببرند.
گسترش سیستم های اطلاعاتی باعث می شود که از ماهیت بروکراتیک مدیریت دولتی کاسته شده وبه سمت وسوی اینفوکراسی گام بردارد. برخی از صاحبنظران براین باورند که با تصمیم فن‌آوری اطلاعات،مبانی دموکراسی درمدیریت دولتی تضعیف می شود زیرا ماهیت فن‌آوری اطلاعاتی بیش از آنکه جهت گیری دومکراتیک داشته باشد، گرایشهای تکنوکراتیک دارد. ازسوی دیگر عده ای براین باورند که به کمک فن‌آوری اطلاعات ارزشهای دموکراتیک مانند تکثرگرایی، آزادی بیان،… تقویت خواهد شد. درجهان ارتباطات ، کنترل مستقیم جای خود رابه ابزارهای غیرمستقیم مانند استانداردسازی، آموزش وپرورش می‌دهد. اطلاعات مبنای قدرت است وانحصار قدرت از هرنوعش که باشد دربلندمدت تبعات منفی خود رانمایان می سازد، هم به جامعه زیان می رساند وهم کل حاکمیت رازیرسؤال می ببرد. (زاهدی 1380،7-125)
پس برای این مهارانحصار باید به نوعی اخلاقیات معتقد بود مدیریت باید دربهره گیری از مظاهر جدید فن‌آوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی باید الزامات اخلاقی چون: 1-بهبودکیفیت خدمات دستگاههای حکومتی؛2-اطمینان ازمحرمانه بودن اطلاعات مردم ؛و 3-دوطرفه بودن جریان اطلاعات میان مردم وحکومت، را رعایت کند.
مقدمه
1-استراتژی رقابت؛ و 2-کاهش هزینه ها، که خودیک سیاست رقابت صادراتی می باشد.برای لحاظ کردن این دواستراتژی به کاربردن سیستم های اطلاعات مبنی برفن آوریهای اطلاعت وارتباطات ضروری می نماید.
مدیران امروز، باانبوهی اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتی که به عنوان داده های سیستم بایستی پردازش گردیده وقابل فهم وتمیرو نگهداری وبازیابی گردد. از طرف دیگرسیستم های مدیریت وابزارهای کنترل درطول زمان تغییرات زیادی پیدا کرده اند این تغییرات رامی توان درچهارزمینه کلی عنوان کرد:1-کنترل سنتی 2-کنترل بروکراتیک 3-کنترل کاریزماتیک 4-کنترل اینفورماتیک .
درساختاهای سنتی فئودالی، کنترل ازطریق سنت، ادراک واعمال می شد، مقامات کنترلی به طورسنتی وموروثی به نسلهای بعدمنتقل می گردید وجامعه نیزاین نوع ساختار کنترلی راچون سنت بود می پذیرفت وبدان گردن می نهاد. دروضعیت کاریزماتیک، کنترل از طریق رابطه بین رهبرو پیروان اعمال می گردید. دراین حالت، رهبران کاریزما، شیوه عمل را انتخاب می کردند وپیروان نیزازآنها تبعیت می کردند زیرا آنها را قبول داشتند. دربروکراسی، کنترل درساختارسازمانی تعبیه می شد، ساختاری که برقانون ومقررات استوار بود وجنبه غیرشخصی داشت وتبعیت از آن الزامی بود. دراینفوکراسی، کنترل ازطریق نرم افزارها اعمال می‌شود. مجموعه دانشها وآگاهیهای تخصصی، بسیاررشد کرده است واینفوکراسی می تواند هرنوع اطلاعاتی راازطریق شبکه های الکترونیکی بدست آورد. ازسیستم های خبره، استفاده کند وبه تمامی دانشهای تخصصی وحرفه ای مجهز شود (زاهدی 1380،123).
باتوجه به ویژگی خطیرسیستم های اطلاعاتی مدیریت، مدیراین سیستم ها هم ارزش بسیار زیادی برخوردارند. دامنه حقوق پراختی به این افراد درآمریکا سالیانه 100000تا 300000 دلاراست (مومنی 1372،32). عملاً کارمدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روزآمد واطلاعات مفید به مدیرشرکت یا موسسه برای برنامه ریزی های آینده وتصمیم گیری می باشد این مدیر برای گردآوری داده ها وپردازش آنها نیاز به سیستم های اطلاعاتی ورایانه‌ای وحتی سیستم های خبره می باشد پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی وسیستمی داشته واز امکانات سیستم های اطلاعاتی وفن آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده، دانش سوادرایانه‌ای وسواد اطلاعاتی می باشد.
درباره بوجود آوردن چارچوب برنامه‌ریزی مدیریت کتابخانه که بر اساس مفهوم سیستمهای اطلاعات مدیریت پی‌ریزی شده باشد، کارهایی توسط همبرگ و دیگران[1](1978) انجام گرفته است. آنها چارچوبی بر خدمات و مفاهیم کتابخانه ارائه دادند که بر اساس مسائل تصمیم گیری ممکن در کتابخانه و بحث درباره عناصر داده‌های مورد نیاز برای پشتیبانی از چنین تصمیماتی شکل گرفته بود. بومر و کروبا (1983) شش حوزه کلیدی اخذ داده‌های مورد لزوم برای تصمیم‌گیری مدیریت را شناسایی کرده‌اند. این حوزه‌ها عبارتند از: مجموعه‌گستری خدمات فنی، خدمات مرجع و کتابشناختی، دسترسی مجموعه، دسترسی امانت بین کتابخانه‌ای و امکانات فیزیکی. بطورکلی می‌توان گفت که گزینش عناصر داده‌ها و انتخاب روشی بر گردآوری آنها هسته سیستم اطلاعات مدیریت کتابخانه می باشد(Kraft,Boyce 1991, 138,144 ).
مفاهیم سیستمها
هر سیستمی می تواند عملیات خود را کنترل کند. یک سیستم بدون مکانیسم کنترل، حلقه بازخورد وعناصر اهداف یک سیستم حلقه بازنامیده می‌شود. یک سیستم با سه عنصر کنترل (اهداف، مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد) یک سیستم حلقه بسته نامیده می شود (Mcleod 1998,12-13) وهمانطورکه می دانیم حلقه‌ای که بازباشد، حلقه نیست. حال سیستم ها رااز جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دودسته تقسیم می کنند: سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته وسیستمی که با محیط پیرامون خودارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است. البته قابل ذکراست که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد. یک زیرسیستم بطور ساده، سیستمی درون سیستم دیگر می باشد. مثلاً دریک اتومبیل یک سیستم کلی وجود داردبنام اتومبیل وچندین سیستم فرعی وشاید درون آن سیستم های فرعی، سیستم های فرعی تری وجودداشته باشند مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر است که درون آن هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد. وقتی که یک سیستمی، جزء سیستم بزرگتر می باشد، سیستم بزرگتر سوپرسیستم یا فوق سیستم نامیده می شود. برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است، امادرعین حال قسمتی ازیک سیستم بزرگتر بنام سیستم دولتی یک استان یا ایالت می باشد که آن هم خود یک زیرسیستم دولت ملی می باشد. یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی می باشد. این شرکت ازمنابع فیزیکی تشکیل یافته است. یک سیستم ادراکی، سیستمی است که از منابع ادراکی (فکری) چون اطلاعات وداده ها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده می کند. یک سیستم ادراکی عموماً یک تصویر ذهنی درذهن مدیر می باشد مانند تصاویر یا خطوطی که برروی یک برگه کاغذ یا درشکل الکترونیکی ذخیره شده دررایانه (Mcleod 1998,23-24) .
روش سیستم ها ودیدگاه سیستمی
حل کنندگان مسائل بازرگانی جزواولین کسانی نبودند که به بررسی فرآیند حل مسأله پرداختند. این افتخار به دانشمندان علوم فیزیکی چون فیزیک‌دانان وشیمی‌دانان ودانشمند علوم رفتاری چون روانشناسان وجامعه شناسان باز می گردد. این دانشمندان حل نمودن مسأله رابه عنوان ابزاری جهت انجام آزمایشات کنترل شده مطالعه کردند (مک لوید 1378،200). مدیران برای حل مسائل مربوطه به موسسات نیازمند نوع نگرش ودیده سیستمی می باشند که به روش سیستمی مشهوراست دراین روش اولین اقدام مدیردرشکل گرفتن موسسه به عنوان یک سیستم می باشد درمرحله دوم باید ازآنجا که هرسیستمی با محیط خود ارتباط دارد، محیط موسسه درک شود. درمرحله سوم سیستمهای فرعی وزیرسیستمهای موسسه باید شناسایی شوند بعدازاین مراحل یافاز تجزیه وتحلیل مسأله می رسیم یعنی درمراحل قبلی شناخت کلی وداده های موردنیاز به دست آمد وهرحال باید آنها راپردازش کرد. اولین مرحله از این فاز گذراز سیستم به سطح زیرسیستم می باشد. دومین مرحله تحلیل ترتیبی اجزاء سیستم می باشد وحال به سومین فاز یعنی فاز طراحی وترکیب می رسیم. اولین مرحله این فاز شناسایی راه‌حل های گوناگون، دومین مرحله ارزیابی راه حل های شناخته شده، سومین مرحله انتخاب بهترین راه حل، مرحله بعدی اجرای راه حل وآخرین مرحله هم پیگیری جهت حصول اطمینان از تاثیر گذاری راه حل می باشد که همان مکانیسم کنترل در روش سیستمی می باشد. متخصصان مدیریت اغلب معتقدند که اگریک مدیرسازمان خودرابه عنوان یک سیستم درنظرگیرد، مکانیسم حل مسأله آنها آسانتر وکارآمدتر خواهدبود (Mcleod1998,11). باید متذکر شد که ایده مشاهده هرچیری به عنوان یک سیستم، منحصر به اقتصاد نیست. درواقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک وسیله فهم بهتر هرپدیده ای بوجودآمده است. این ایده اولین باردرسال 1937 توسط لودویگ وان برتالانفی( Ludwig von Bertallanffy) یک زیست شناس آلمانی ارائه شد. او این روش جدید راکه اشاره به فرمالیته کردن اصولی که درسیستم ها عموماً بکارمی روند ،چه ماهیت عناصر شکل دهنده یا روابط یا نیروهای بین آنها، تئوری عمومی سیستم ها، نامگذاری کرد. بعدها درسال 1956 کنث بولدینق (Kenneth boulding) تئوری عمومی سیستمها را به یک روش دیگر ارائه کرد. بولدینق دورویکرد درتوصیف تئوری عمومی سیستم ها درنظرگرفت(Mcleod1998,152).حاصل نگرش سیستمی استفاده از مدلهابرای توصیف پدیده هامی باشد. یک مدل چکیده چیزی است که یک موجود (entity) نامیده می شود. چهارنوع مدل وجوددارند. فیزیکی، داستان وار، گرافیکی وریاضی، همه این مدلها به کاربر اجازه فهم بهتر وارتباط برقرار کردن با «موجود» رامی دهد، که ازاین طریق ،دیگر عناصرهم درک می شوند. یک مدل عمومی سیستم های شرکت می تواند برای تحلیل هرنوع سازمانی بکاررود، اما نمی‌توان انتظارداشت که یک مدل برای یک سازمان خاصی ساخته شود. ارزش واقعی مدل عمومی سیستم ها، وقتی که فردتازه فارغ التحصیل شده وکارش را شروع کند، آشکار می شود. مدل به فردبرای تنظیم شرکتش کمک خواهد نمود. درآغاز، هرچیزی تازه خواهدبود:چهره های جدید، تسهیلات جدید، واژگان (ترمینولوژی) جدید، هیچ فرد را شگفت زده نخواهد کرد،به این علت که مدل یک تصویر ذهنی ازآنچه مورد انتظاراست رابرای فرد، فراهم خواهدکرد (Mcleod1998,155-154). باید به یادداشته باشیم که بهترین سیستم ها درصورتیکه کاربران آن را بکارنبرند توفیقی نخواهد داشت. وامروز سیستم هاومدلها با ابزارهای وسیستم های رایانه‌ای طرح ریزی شده وبه ندرت ازروشهای دستی برای یک سیستم یا مدل استفاده می‌شود.
چرخه حیات سیستم
اطلاعات
امروزه اطلاعات برگ‌برنده شرکتهای بزرگ تجاری می باشد. ازآنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی ومعمولی برای شرکتهای چتد ملیتی بزرگ غیرممکن می باشد پس از آنها به سیستم های اطلاعاتی برای پرکردن این خلاء روی آورده اند. اطلاعات لازمه تصمیم گیری است وامروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات ،آلودگی اطلاعات وآنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفیداز اطلاعات دراین آشفته بازار وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه ومنسجم برای تنظیم ومنظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می باشد. مدیران، همچنین به یکی از دوسبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده می کنند. سبک سیستماتیک (systematic): مدیرتوجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه شده حل مشکل ،مانند روش سیستمها دارد. سبک حسی (intuitive) مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته اما روشی رابرای وضعیت خاص، تغییر می دهد (Mcleod 1998,179). ازآنجا که نیاز مادر اختراع است ابتداباید نیازهای اطلاعاتی سازمان یا موسسه رایافته سپس به فراهم آوری وجمع آوری اطلاعات بپردازیم. مدیرآشنابه اطلاعات می داند که اطلاعات باید قبل از استفاده تأیید شود، یعنی درستی ودقت آن کنترل شود. اطلاعات به صرف اینکه بوسیله رایانه چاپ شده است درست نیست. آشنایی یک مدیر به اطلاعات ودانستن ارزش اطلاعات درحل مسأله باعث تشویق مدیران درتقسیم اطلاعات با دیگران می شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می باشد این اطلاعات باید منتقل شود. آشنایی با اطلاعات درنهایت منجر به استفاده ازاطلاعات درحل مسائل است. دانش اطلاعات ماورای دانش رایانه‌ای واستفاده ازاطلاعات ایجاد شده ازطریق رایانه است (مک لوید 1378،34).
افزونگی بطور اجمال عبارت است از اطلاعات اضافی که درمورد داده ها وجود دارد، لیکن افزونگی درفرایند ارتباطات مانعی درمقابل بروز خطاست. یک نکته مهم درطراحی سیستم های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی درتصمیم گیری است. ارزیابی عنصراطلاعات، کارمشکلی است اما طراحی سیستم ها بهترین وسیله در ارزیابی واقعی عنصراطلاعات دریک مجموعه است.
سیستمهای اطلاعاتی
سیستمهای اطلاعاتی ریشه درتصاویر غارها دارند واعضای یک قبیله با استفاده ازاین سیستمهای بسیار اولیه دادوستدهای خود را انجام می دادند. وقتی میزان دادوستدها اندک وتعداد افرادی که بایکدیگر ارتباط برقرارمی کنند، انگشت شمارباشد، می توان کارهارابا استفاده ازاین سیستمها انجام داد، اماچنانچه میزان معاملات افزایش پیداکند وافراد بیشتری نیزدراین فعالیتها درگیر شوند سیستمهای مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته ترباشد (بهان 1377،6).
باتوجه داشت که سیستم های اطلاعاتی بامدیریت اطلاعات تفاوت دارند بطوریکه سیستم های اطلاعاتی درخدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرارگرفته وازآن استفاده می کند. سیستمهای اطلاعاتی به معنی گردآوری، ذخیره، پردازش اشاعه و استفاده ازاطلاعات است این مسأله به نرم افزارویا سخت افزار محدود نمی شود بلکه اهمیت انسان وهدفهایش را در استفاده از فن‌آوری، ارزشها ومعیارهایی که دراین انتخاب به کار می رود، همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ای برای رسیدن به هدفهایش بوده اند یاخیر رادربرمی گیرد. درصورتی که هدف ازمدیریت اطلاعات ارتقای کارآیی سازمان ازطریق تقویت تواناییهای آن برای برآورد نیازهای درونی وبرونی آن در یک وضعیت فعال وپویا، تثبیت شده است. امروزه مدیران ارزش رقابتی واستراتژیکی سیستمهای اطلاعاتی رابه خوبی تشخیص می دهند. درمیان سرمایه های یک سازمان اعم از نیروی انسانی، سرمایه های مالی، ماشین آلات و تجهیزات، اطلاعات، باارزشترین آنهاست واین مساله به این دلیل است که تمام امکانات فیزیکی ومحیطی ازطریق اطلاعات توجیه می شوند. اطلاعات ممکن است بصورت استراتژیکی مورد استفاده قرارگیرد وامتیازات قابل رقابت برای سازمان کسب کند یا زمینه های رقابت را بین سازمانها تغییر دهد وامتیازات قابل‌توجهی برای سازمان کسب کند یا زمینه های رقابت را بین سازمانها گسترش دهد یا صنایع رامتحول سازد وفرصتهای جدید بازرگانی برای آنها پدید آورد. یک سازمان باید بتواند سیستم اطلاعاتی ایجاد کند که قادرباشد نیازهای اطلاعاتی اکثریت رادردرون سازمان برآورد، سازد. چنین سیستم اشتراکی فواید زیررا داراست:
کاهش کارهای تکراری درنگهداری پایگاههای اطلاعاتی، ارائه داده های دقیقتر، (زیراداده ها دریک محل نگهداری می شوند وفقط نیازاست که روز آمد شوند)؛ ایجاد ارتباطات بهتردردرون سازمان به طوری که هرفرد به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشد؛ برخورد هماهنگ بانیازهای اطلاعاتی داخل سازمان (رولی 1380، 11-9 ،7)
امروز استفاده از سیستمهای اطلاعاتی (IS) دربیشتر شرکتهای جهان رایج است. طبق آماری، بیش از 70 درصد شرکتهای آمریکایی وکره ای یک طرح سیستم اطلاعاتی دارند این مورد درشرکتهای مکزیکی بیش از 90 درصد می باشد. بیش از 60 درصد شرکتهای مکزیکی وبیش از 80 درصد شرکتهای آمریکایی وکره ای شخصی به عنوان رئیس کارکنان اطلاعات داشته اند (Mcleod 1998,583-584).
سیستم های اطلاعاتی ورایانه‌ها
بطورکلی عموماً‌رایانه‌هارابه 5نسل تقسیم بندی کرده اند:
سه نسل اول رایانه از طریق شناخت بخشهای الکترونیکی آن که دارای قدرت محاسبه ومنطق هستند بررسی می گردد. این تقسیم بندی به شرح زیراست:
1-رایانه‌های نسل اول: دریچه های الکترونیکی (که بیشترمکانیکی بوده اند) 2-رایانه‌های نسل دوم: ترانزیستور 3-رایانه‌های نسل سوم: مدارهای مجتمع (یاهمان ICها)
تحول رایانه ازیک نسل به نسل بعدی از نظرهای زیرسودمند است:
1-کوچک شدن اندازه رایانه 2-بالارفتن ضریب اطمینان 3-کاهش مصرف برق 4-بالارفتن سرعت کار 5-پایین آمدن قدرت خرید وهزینه های کارکردن آن .
به نظر بعضی متخصصان رایانه‌های نسل چهارم وپنجم آنهایی هستند که براساس مجتمع سازی با تراکم بسیار بالا (VLSI) شکل گرفته اند. رایانه‌های نسل پنجم احتمالاً به آن دسته رایانه‌های اطلاق می شود که ازرابطهای توسعه یافته ازهوش مصنوعی بهره گرفته اند (رولی 1380، 92-91). رایانه‌های امروزه پیشرفت کنونی خود را مدیون تراشه‌ها هستند که قابلیت ذخیره وپردازش زیادتری نسبت به نسلهای قبلی دارند.
امروزه ابررایانه‌هایی اختراع شده اند که توانایی انجام چندین میلیون عمل رادریک میلیون ثانیه دارا می باشند که ازاینها درمسائلی چون پیش بینی زلزله وبیش بینی سکته تمامی مغزی وقلبی وژنتیک انسانی استفاده می شود.
مدارالکتریکی اصلی اکثرمیکرورایانه‌ها به شکل ذره ریزسیلیسیوم است که ازناخن انگشت هم کوچکتراست. رایانه شخصی یک میکرورایانه است که فقط توسط یک نفر، یا شاید چند نفری که درهمان محل کار می کنند مورد استفاده قرار می‌گیرد. رایانه‌های شخصی رادرهرمکان مانند سازمانهای بزرگ، سازمانهای کوچک وحتی منازل می توان یافت .دستگاههای منگنه کارت که با اولین رایانه به صورت انبوه تولید شده بنام رمینگون رندیونیوک I درسال 1951 کارگذاشته شدواستقرار یونیوک I ، توسط جنرال الکتریک درسال 1954 شروع استفاده رایانه برای پردازش اطلاعات بازرگانی بود که قابل ذکراست که استفاده ازرایانه دراین دوره تنها به سازمانهای بزرگتر دولتی وموسسات تجاری محدود می‌شد. سیستم ها با معیارهای امروزی بسیارگران بودند. مینی رایانه‌ها وسپس میکرورایانه‌ها تاثیرات عمیقی رابرهزینه محاسبات برجای نهاند. امروزه یک سازمان درهراندازه ای می‌تواند از عهده تامین یک رایانه برآید (مک لوید1378،241،24،19).
اولین کاربرداصلی رایانه، پردازش داده های حسابداری بود آن کاربرد با چهار عمل دیگرهمراه بود: سیستم های اطلاعات مدیریت، سیستم های پشتیبانی تصمیم، ادارهمجازی، وسیستم های دانش محور؛ همه این 5کاربرد، سیستم اطلاعاتی رایانه‌محور را تشکیل می دهند.
روشی که همه سیستم ها درطول ده 1950، 1960، واوایل 1970 توسعه دادند روش سنتی بود. دراواخر دهه 1970 یک گرایش جدیدی که بیشترین تاثیرراروی استفاده ازرایانه گذاشت دیده نشد. این گرایش افزایش علاقه بعضی از کاربران درتوسعه کاربردهای رایانه‌یشان بود. نامی که به این گرایش اطلاق شد کاربا رایانه استفاده گرنهایی است. کاربرنهایی مترادف با کاربر می باشد باید درنظرداشته باشیم که کاربا رایانه استفاده گرنهایی به خاطرچهار عامل متحول شد:
1-افزایش سوادرایانه‌ای 2-عقب افتادن خدمات اطلاعاتی 3-قیمت کم سخت‌افزار 4-نرم افزارهای از پیش نوشته شده.
رایانه تاثیر مثبتی برروی ملتهای بزرگ وکوچک گذاشته است. درکشورهای کوچکتر، محدودیتهای دولتی کاربرد فن‌آوری راکند می کند. وقتی که دولت حامی باشد مانند اسرائیل مصر وتونس استفاده از رایانه می تواند شکوفا می‌شود. ملل کوچک تر علاوه براستفاده از رایانه برای رفع نیازهای خود صنایع نرم‌افزاررابرای صادرات محصولات خودبه کاربران بازارجهانی، توسعه داده اند. دراکثر موارد، ایالات متحده رهبرجهانی دراستفاده از رایانه می باشد (Mcleod1998,4,22,23,28). متخصصان اطلاعاتی باراصلی خدمات اطلاعاتی رابه دوش می کشند حال می خواهیم متخصصان اطلاعاتی رابیشتر بشناسیم .
متخصصان اطلاعاتی
متخصصان اطلاعاتی که کارآنها ارائه خدمات اطلاعاتی است شامل واحدهایی چون تحلیل گر سیستم ها، مدیران پایگاه، داده متخصصان شبکه، برنامه‌نویس ها واپراتورها می باشند:
1-تحلیل گرسیستم ها: شخصی که با استفاده گر، کارمی کند تحلیل گر سیستم ها است. تحلیل گرسیستم ها به استفاده گر درشناساییی ودرک مساله کمک نموده وسپس راههای مختلف حل مسائل رامورد توجه قرارمی دهد. هرروش مقدمتاً با استفاده از نمودارهای ترسیمی مستند وروشی که بهترین حالت به نظر می رسد، پیشنهاد می گردد استفاده گر درمورد اجرای نظریه تحلیل گر سیستم ها تصمیم گیری می کند (مک لوید1378-6-185). تحلیل گران سیستم ها درتعریف مسائل وآماده کردن اسناد نوشته شده درمورد چگونگی کمک رایانه درحل مسائل مهارت دارند (Mcleod 1998,19-21). البته باید درنظرداشت که کارتحلیل گرسیستم تحلیل سیستم نیست. تحلیل سیستم بررسی سیستم موجود برای طراحی یک سیستم جدید یا کمبود یافته می باشد (Mcleod1998,194) .
2-مدیران پایگاه داده (DBAS): دراوایل سالهای دهه 1970 توجه به پایگاههای اطلاعاتی بقدری زیادشد که شغل جدیدی بنام مدیر پایگاه اطلاعات به وجود آمد مدیر پایگاه اطلاعات مسئول ایجاد حفظ پایگاه اطلاعات است. هرموسسه ای دارای یک مدیر پایگاه اطلاعات نبوده بلکه دریک سازمان بزرگ چند شخص می‌توانند این عنوان راداشته باشند (مک لوید 1378،187).
بطورکلی کارباکاربران وتحلیل گران سیستم هادرایجاد پایگاه های داده‌ای که شامل داده های موردنیاز برای تولید اطلاعات کاربران می باشد جزء وظایف مدیران پایگاههای داده می باشد. یک پایگاه داده یک مجموعه یکپارچه از داده‌های رایانه‌ای است که طوری سازماندهی وذخیره شده اند که عمل بازیابی را تسهیل کند. این یکپارچگی منطقی رکوردهادرچندین فایل، مفهوم پایگاه داده نامیده می شود. دوهدف عمده مفهوم پایگاه داده کاهش داده های زاید ودستیابی به استقلال داده ها می باشند. داده‌های زاید به این معنی است که داده های یکسان درچندپرونده ذخیره شوند. استقلال داده ها توانایی تغییردادن درساختار داده ها بدون تغییردربرنامه هایی که داده ها راپردازش می کنند، می باشد. استقلال داده ها با جای دادن جزئیات داده ها درجداول وفرهنگهایی که ازنظر فیزیکی از برنامه ها جداهستند، انجام می گیرد. وقتی که شرکتی از مفهوم پایگاه داه ها پیروی میکند سلسله مراتب داده ها چنین می شود:
پایگاه داده -پرونده(فایل)-سند(رکورد)-عنصرداده
نرم افزاری که یکپارچگی منطقی رادرپرونده ها ایجاد وحفظ می کند چه بصورت آشکار یاپنهان، سیستم مدیریت پایگاه داده نامیده می شود. نمونه هایی ازسیستم‌های مدیریت پایگاه داده که دریک ساختار سلسله مراتبی بکار می روند عبارتند از سیستم مدیریت اطلاعات (IMS)، آ بی بی ام (IBM) وسیستم 2000اینتل (Intel) موج دوم نوآوری درسیستم های مدیریت پایگاه داده براساس نرم افزار ارتباطی طرح ریزی شد واولین بسته به منظور ارائه به کاربران رایانه‌های اصلی (mainframe) ارائه شد. مانند زبان پرسش ساختار/سیستم داده ها (SQL/DS) وپرسش بامثال (QBE) از IBM ونرم افزاراراکل (Oracle) از شرکت نرم افزاری ارتباطی، بوجود آمدند. تقریباً‌درهمان زمان( حدود 1980) تهیه کنندگان نرم‌افزارها شروع به توسعه بسته های نرم افزاری سیستمهای مدیریت پایگاه داده درمقیاس کوچک برای بازار ریزرایانه‌ها کردند. درطول سالهای اخیر توسعه سیستم های مدیریت اطلاعات بربازار ریزرایانه‌ها متمرکز شده وساختار ارتباطی رابکاربرده است. مایکروساخت اکسس نمونه ای از سیستم مدیریت پایگاه داده ارتباطی ریزرایانه می باشد .یک کاربرد پایگاه داده می تواند یک شخص یایک برنامه کاربردی باشد. شخص معمولاً پایگاه داده رااز طریق یک پایانه استفاده می کند واطلاعات داده ها رااز طریق یک زبان پرسش بازیابی می کند.
یک پرسش (query) تقاضای اطلاعات ازپایگاه داده وزبان پرسش یک زبان مخصوص کاربرپسند می‌باشدکه به رایانه امکان جواب به آن پرسش رافراهم می‌سازد. بطور کلی یک متخصص اطلاعاتی که مسئولیت پایگاه داده رابه عهده داشته باشد مدیرپایگاه داده DBA نامیده می شود. وظایف DBA چهارحوزه برنامه‌ریزی، اجرا، اعمال وامنیت پایگاه داده می باشد (Mcleod 1998,21,264,266,270,272-3)
3-متخصصان شبکه: مدیر شبکه، مدیرکارشناس درزمینه تخصصی ارتباطات اطلاعات است وسخت افزار ونرم افزار موردنیاز را پیشنهاد می دهد. مدیر شبکه، اجراونگهداری سیستم ها را نیز هدایت می کند. متخصصان شبکه با تحلیل‌گران سیستم ها وکاربران، برای تأسیس شبکه ارتباطات داده ها که منابع رایانه‌ای گسترده سازمان رابه هم وصل می کند، کارمی کنند. مهارتهای متخصصان شبکه، ترکیبی از زمینه های رایانه وارتباط ازراه دور می باشد. همه وسایل ارتباطی ورایانه‌ی متصل به هم یک شبکه نامیده می شوند. یک شبکه اساسی شامل یک پایانه ویک رایانه‌ای که توانایی فرستادن ودریافت راداشته باشد؛ مودم هایی که پیامها رااز حالت آنالوگ به دیجیتال واز دیجیتال به آنالوگ تبدیل کنندویک مداری که یک یا چندین کانال رافراهم می آورد، می باشد. انواع اصلی شبکه عبارتند از WAN برای شبکه گسترده ، LAN برای شبکه محلی وMAN برای شبکه های کلان‌شهرمی باشند. پیکربندی معمولی سخت‌افزارهای ارتباطاتی شامل چندین پایانه هستند. 5 نوع پایانه اصلی وجود دارند صفحه کلید، تلفن دکمه ای (شستی) (push-batton)، محل فروش، مجموعه داده ها وپایانه هایی برای اهداف خاص، واحدهای کنترل خوشه ای، چندین پایانه رادریک محل کنترل می کنند. مودمها به جز مواردی که از تلفن دکمه ای به عنوان پایانه استفاده می شود، همیشه موردنیازند. شبکه ها برای اشتراک زمانی، پردازش توزیع شده ، یا ارتباط رایانه‌ای مراجع/سرور (خدمتگر) بکاربرده می شوند. یک شبکه اشتراک زمانی فقط شامل یک رایانه ویک شبکه پردازش توزیع شده شامل بیش ازیک رایانه می باشند. یک شبکه مراجع/سرور امکان انجام کاربه صورت محلی مرکزی رامی دهد. همه دستورات ونمونه هامی توانند از سرور به مراجعان تغییرجهت دهند. اماقسمتی از مدیریت داده ها همیشه در سرور باقی می ماند. نوع جدیدی از شبکه ها باآمدن اینترنت رایج شده است که بنام اینترانت معروف می باشد. به طوری که اینترنتی که بصورت داخلی اطلاعات فقط خواندن، انتشارات الکترونیکی برای اعضا راقابل دسترسی سازد وامکان دسترسی پایگاههای داده وگروههای کاری رافراهم کند، اینترانت نامیده می شود (Mcleod 1998,21,301-302).
4-برنامه نویس ها:برنامه نویس شخصی است که مستندات تحلیل گر سیستم ها رابه عنوان یک راهنما به کارگرفته ودستورات برنامه که باعث انجام عملیات لازم توسط رایانه می شود را تهیه می نماید (مک لوید 78، 186). اکثر شرکتها که از رایانه‌های بزرگتر استفاده می کنند،کارمندان متخصص اطلاعاتی دارند. اکثر این متخصصان درواحدهای خدمات اطلاعاتی هستند امابیشتر آنها درقسمت کاربران می باشند. وظیفه متخصصان طراحی سیستم های رایانه‌ای برای رفع نیازهای خاص شرکت می باشد. محصول تلاشهای آنهایک کتابخانه نرم‌افزاری از برنامه های معمول درشرکت می‌باشد که به این کار،کاربرنامه نویسی می گویند که نرم افزار خاص برای رفع نیازهای خاص شرکت که ممکن است دردیگر نرم افزارهای ازپیش نوشته شده لحاظ نشده باشد طراحی می کنند. امروزه عموماً استقبال ازنرم افزارهای ازپیش نوشته شده بیشتر از طراحی نرم افزارهای خاص برای یک شرکت خاص می باشد.
5-اپراتورها: تجهیزات رایانه‌ای بزرگ چون رایانه‌های مین فریم وریزرایانه‌ها رااداره می کنند. اپراتورها، تجهیزات راکنترل می کنند، برگه های کاغذی چاپگرها راعوض می کنند، کتابخانه های نوار ودیسکها رامدیریت کرد. بعضی وظایف مشابه راانجام می دهند.
کاربرد سیستم اطلاعاتی رایانه‌محور
سیستم های اطلاعات مدیریت MIS
1-مدیریت متمرکز وتکیه برمحورهای تمرکز اطلاعات وبهره گیری ازفن‌آوری پیشرفته
2-طراحی اطلاعات وارائه گزارشات لازم موردنیاز برای اتخاذ تصمیم مدیریت، برنامه ریزی وکنترل سازمان
3-طراحی سیستم اطلاعات مدیریت باتکیه برکنترل وسیستم های اطلاعاتی مدیریت کنترل پروژه ها
نتایج حاصل ازاین مفاهیم، MIS یا سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نامیده می شوند. هدف سیستمهای اطلاعاتی مدیریت افزایش روند ارائه واداره اطلاعات وکاهش حدس وگمان درحل مشکلات درسطوح مختلف سازمانی ازطریق سیستمهای بازخوراطلاعات وبازتاب بازیابی اطلاعات درجهت تکامل داده های جدید به سیستم است. MIS شامل سه جزء است:مدیریت، اطلاعات وسیستم.
MIS نه تنها مدیران رادرامور استراتژیک حمایت می کند، بلکه درتصمیمات تکراری وروزمره نیز اطلاعات لازم رادراختیار مدیران تاکتیکی قرارمی دهد وآنها راقادر می سازد تابه اطلاعاتی دست یابند که جهت تصمیماتشان کمک موثری باشد. MIS می تواند تصاویری از مغایرتها وانحرافات از برنامه های تعیین شده رانیز آشکار سازد چنین اطلاعاتی ازطریق تهیه گزارشات مدیریت درقالبها وتصاویر منطقی وقابل تعبیر وتفسیر وتجربه وتحلیل دراختیار مدیریت قرار می گیرد. زیرمجموعه های سیستم MIS عبارتند از: سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نیروی انسانی، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت مالی وحسابداری، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت تولید وسیستمهای اطلاعاتی بازاریابی وفروش که متکی برپایگاههای مشترک ومتقابل است. مدیران MIS بایستی ازدنیای حقیقی وسیستمهای موجود درسازمان مطلع باشند تابتوانند نقش موثری راایفا کنند وبهمین دلیل بایستی اطلاعات صحیح دراختیارشان قرارگیرد. یکی از نقشهای مهم مدیرMIS، آگاهی وتفسیر ازعوامل محیطی وبیرونی سازمان است. مدیران MIS بایستی ازارزشهای سیستمهای موجود مطلع گردند واینکه سیستمهای دستی موجود چه اطلاعات ونقشی رابعهده دارند. عملاً مدیرMIS برای طراحی وکنترل شرکت به معاون خدمات اجرایی یامعاون ارشد گزارش می دهد دربسیاری از شرکتها، شاخه معاونت MIS بوجود می آید که گزارش خورامستقیماً مدیریت عالی تسلیم می‌دارد. (مومنی 1372، 32،26-23)
به سبب مزایای MIS چون ارتباطات نزدیکتر، کنترل دقیقتر وگردآوری داده های مطمئن تر وپردازش سریعتر داده ها وتبدیل آنها به اطلاعات مدیران، از سیستمهای اطلاعاتی مدیریت در برنامه ریزی سازماندهی، رهبری وایجاد انگیزه، گزارش‌دهی و کنترل استفاده کرده واین اعمال مدیریتی رابا نهایت دقت وکارآیی، درمدت زمان بسیارکمتری درسازمان انجام می دهد. حال برای انجام این کارها مدیریت یاید واسطی به نام مدیرسیستم اطلاعاتی مدیریت برای ارائه بهتروخدمات برای مدیریت ، ضروری می باشد. موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند چیزهای دیگری فراگرفتند.در این دوره مشخص شد که مانع عمده در استفاده از سیستمهای اطلاعات مدیریت، مدیران هستند. مدیران به عنوان یک گروه درمورد رایانه اطلاعی نداشتند آنان ازکارهای خودآگاه ومی دانستند چگونه مسائل راحل کنند؛ لکن به اندازه کافی درمورد نقش اطلاعات درحل مسائل تأمل نکرده بودند. درنتیجه برای مدیران بیان این که دقیقاً‌ازسیستم اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشواربود. این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیرقابل تحمل بود زیراکه دانسته های آنان از مدیریت کم بود، آنها نمی دانستند چه سؤالاتی راپرسش نمایند، با طی زمان مدیران درباره رایانه ودرمورد فرآیندهای مورد اجرا درحل مسائل تجربه آموختندو متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت رافراگرفتند. سیستم های اطلاعات مدیریت برای انطباق بیشتر بانیازهای مدیران اصلاح وتوسعه یافت. عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده ازرایانه مستحکم شد. سیستم اطلاعات مدیریت به دوطریق عمده درحل مساله کمک می کند: یک منبع اطلاعات درپهنه سازمان فراهم می نماید ونیز به شناسایی ودرک مساله کمک میکند. نورساطع از سیستم اطلاعات مدیریت بااین هدف است که برای مدیران علائم مساله یا متحمل الوقوع بودن مسائل را اعلام دارد. ضعف عمده سیستم اطلاعات مدیریت آن است که نمی‌تواندنیازهای خاص هرفرد را برطرف کند، مساله رابرآورد سازد. اغلب اوقات سیستم اطلاعات مدیریت اطلاعات دقیق موردنیاز رافراهم نمی کند مفهوم سیستم پشتیبان تصمیم درپاسخ به چنین نیازی بوجود آمد(مک لوید 1378، 5-434،411).
ازآنجا که سیستم اطلاعات مدیریت بشر تحت تاثیر رایانه واتوماسیون می‌باشد، ممکن است ناخواسته بعضی تغییرات رفتاری درکارمندان بوجود آید که لزوم توجه به فاکتورانسانی رادرمؤسسات می رساند. کارکنان شرکتهایی که برای اولین بارسیستم های پردازش داده ها رانصب کرده بود، احساس ترس کردند. کارکنان ازاین می ترسیدند که رایانه‌ها باعث بی کاری آنها شود که عملاً دربعضی موارد همینطور شد. حتی درجاهایی که مدیران نخواهند ازحجم نیروی انسانی خود به علت رایانه‌ای شدن بکاهند، به علت اینکه سیستم اطلاعات مدیریت آنها را مخفیانه کنترل کرده وبه حریم شخصی آنها وارد شود، می ترسیدند. ساده ترین راه ابراز ترس کارکنان از سیستم جدید اعلام این ترس به مدیر خواهد بود. البته باید این رادرنظر داشت که اکثر کارکنان ترس خودرا پنهان می کنند. درصورت اول مشکل اینجاست که بعضی مدیران هم ممکن است ازسیستم جدید، خود ترس داشته باشند. درچنین مواقعی چنین مدیری نمی‌خواهد اطلاعات رابادیگران تقسیم کند. دلیل آنها این است که آنها اطلاعات راجمع کرده اند وباید توانایی استفاده ازآن راداشته باشند. باید برنامه ای برای کاهش یا زدودن این ترس از طرف مدیران اندیشه شود. مدیریت شرکت می تواند بااجرای تدابیر زیراز ترس کارکنان بکاهد:
1-استفاده ازرایانه به عنوان یک وسیله ارتقای شغلی بادان کارهای تکراری خسته کننده به رایانه ودادن کارهایی که تواناییهای آنهارابه چالش برمی‌انگیزد؛
2-استفاده ازارتباطات رسمی برای حفظ آگاهی کارکنان ازتوجهات شرکت ؛
3-ساخت یک رابطه مطمئن بین کارکنان، متخصصان اطلاعاتی ومدیریت؛
4-اهداف شرکت رادرراستای نیازهای کارکنان مشخص کنند (Mcleod 348-349).
درنهایت قابل توجه است که امروزوظایف MIS ازمدیران فراتررفته وکلاً MIS با کاربرد رایانه درخدمات تجارت وشرکتها درآمده است امروزه دردفتر هرشرکتی بخش MIS یامعاونت MIS رامی توان مشاهده کرد.
اداره مجازی (Virtual office)
سیستم های پشتیبانی تصمیم(DSS)
مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم ،شکستهای اولیه سیستم اطلاعات مدیریت راتجربه نکرد. به احتمال قوی دلیل اصلی آن، دامنه محدودترسیستم پشتیبانی تصمیم است. برخورد ملایم تر سیستم پشتیبانی تصمیم، شانس موفقیت خودراحداکثر می کند (مک لوید 1378،444-442،440).
هوش مصنوعی سیستم های خبره وتأثیرآن برسیستم های پشتیبانی تصمیم
هوش مصنوعی فعالیت ایجاد توانایی درماشین هایی چون رایانه‌ها جهت به نمایش گذاردن رفتار هوشمندانه است که درانسانها مشاهده می شود. هوش مصنوعی نشان‌دهنده پیشرفته‌ترین کاربرد رایانه تابه امروز بود که تلاش می کند تابعضی انواع منطق انسانی راتقلید کند. نطفه های هوش مصنوعی فقط دوسال پس از استقرار اولین رایانه برای استفاده دربازرگانی گذارده شد. تحقیق هوش مصنوعی ادامه یافت امابه هدفهای محدودتر کاربردهای رایانه، چون سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم منجر شد. ولیکن درطی زمان پژوهش مداوم ادامه یافت تا مرزهای استفاده ازرایانه برای اموری که عمدتاً هوش انسان راطلب می کند، گسترش یابد. یک زیر مجموعه اصلی هوش مصنوعی، سیستم های خبره هستند. سیستم خبره یک برنامه رایانه‌ای است که به صورت یک انسان خبره عمل نموده واستفاده گر را درنحوه حل یک مساله راهنمایی می کند. عمل استفاده ازیک سیستم خبره را مشورت می نامند که استفاده کننده باسیستم خبره برای راهنمایی مشورت می کند.مفهوم سیستمهای خبره براین فرض استوار است که دانش متخصصین درحافظه رایانه ضبط ودردسترس کسانی که به کاربرد آن دانش نیاز دارند قرارگیرد. یک سیستم پشتیبانی تصمیم شامل برنامه هایی است که منعکس کننده چگونگی اعتقاد یک مدیردرحل یک مساله می باشد. یک سیستم خبره، ازطرف دیگر فرصتی برای تصمیم گیریها پیش می آورد که ازقابلیتهای مدیر افزونتر است .تمایز دیگر بین سیستم خبره وسیستم پشتیبانی تصمیم ،توانایی سیستم خبره درتوصیف نحوه استدلال جهت نیل به یک راه حل خاص است. اغلب اوقات شرح نحوه دستیابی به یک راه حل، از خودراه حل ارزشمندتر است.
داده هایی که بوسیله برنامه های سیستم پشتیبانی تصمیم استفاده می شود، اصولاً‌به صورت عددی بوده و برنامه ها، تأکید براستفاده از روشهای ریاضی دارند، لیکن داده هایی که بوسیله سیستمهای خبره بکارمی رود نمادی تر بوده واغلب بصورت متن تشریحی می باشند. برنامه هایی سیستم های خبره بربکارگیری برنامه های منطقی تأکید دارند. یک مدل سیستم خبره مشتمل برچهار بخش اصلی است:1-یک موتور توسعه که متخصص وتحلیل گر سیستم ها برای ایجاد سیستم خبره بکارمی برند؛2-یک پایگاه دانش که معلومات گردآوری شده درمورد مساله خاص موردحل رادرخودجامی دهد؛3-یک موتور استنتاج که توانایی تفسیر محتوای پایگاه دانش رافراهم می کند؛4-یک رابط استفاده گر که به استفاده کننده کمک نموده تابه سیستم خبره بوسیله پایانه صفحه کلید رابطه برقرارکند. دوزبان برنامه نویسی لیسپ LISP) )وپرولوگ (PROLOG) برنمایش نمادین مبنای علمی بسیار مناسب است وبرای برنامه نویسی سیستم های خبره، مناسب می باشند.
مزیت اصلی یک سیستم خبره، توانایی آن دربهبود عملکرد شخص مدیر در یک قلمرو مساله خاص است. رایانه می تواند دانش موردنیاز برای حل مساله رابا سرعت الکترونیک بکاربرد. این توانایی به مدیر به دوشیوه بهره می رساند: اول برای مدیر امکان پذیر می سازد تابه فعالیت حل مسأله که سابقاً‌غیرممکن بود، مبادرت نماید. نفع دوم افزایش سرعت آن است که مدیر راازسایر فعالیتها آزاد می سازد. رایانه مانند شخص مدیر دارای ایام خوب وایام بد نمی باشد. هنگامی که استدلال کردن درداخل رایانه، برنامه نویسی می شود، مدیرمی داند که همان فرآیند حل برای هرمساله ای دنبال خواهدشد. بااین مشخصات، سیستم های خبره، دومحدودیت عمده دارند: اول اینکه آنها، علم متناقض رانمی تواند کنترل نمایند دوم اینکه سیستم های خبره، نمی توانند مهارتهای غیراستدلالی رابه عنوان مشخصه شخص حل کننده بکارببرند.
نتیجه
گسترش سیستم های اطلاعاتی باعث می شود که از ماهیت بروکراتیک مدیریت دولتی کاسته شده وبه سمت وسوی اینفوکراسی گام بردارد. برخی از صاحبنظران براین باورند که با تصمیم فن‌آوری اطلاعات،مبانی دموکراسی درمدیریت دولتی تضعیف می شود زیرا ماهیت فن‌آوری اطلاعاتی بیش از آنکه جهت گیری دومکراتیک داشته باشد، گرایشهای تکنوکراتیک دارد. ازسوی دیگر عده ای براین باورند که به کمک فن‌آوری اطلاعات ارزشهای دموکراتیک مانند تکثرگرایی، آزادی بیان،… تقویت خواهد شد. درجهان ارتباطات ، کنترل مستقیم جای خود رابه ابزارهای غیرمستقیم مانند استانداردسازی، آموزش وپرورش می‌دهد. اطلاعات مبنای قدرت است وانحصار قدرت از هرنوعش که باشد دربلندمدت تبعات منفی خود رانمایان می سازد، هم به جامعه زیان می رساند وهم کل حاکمیت رازیرسؤال می ببرد. (زاهدی 1380،7-125)
پس برای این مهارانحصار باید به نوعی اخلاقیات معتقد بود مدیریت باید دربهره گیری از مظاهر جدید فن‌آوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی باید الزامات اخلاقی چون: 1-بهبودکیفیت خدمات دستگاههای حکومتی؛2-اطمینان ازمحرمانه بودن اطلاعات مردم ؛و 3-دوطرفه بودن جریان اطلاعات میان مردم وحکومت، را رعایت کند.
پي‌نوشت‌ها:
[1] Hamburg et al
[2] System life cycle
فهرست منابع
بهان، کیت، هولمز، دیانا.1377. آشنایی با تکنولوژی اطلاعات. ترجمه مجید آذرخش، جعفر مهرداد. تهران: سمت.
رولی، جینفر. 1380. مبانی سیستمهای اطلاعاتی. ترجمه زهراسیف کاشانی، نجیبه افنانی. تهران: سمت
زاهدی، شمس السادات 1380. فن‌آوری اطلاعات وکنترل درعصراینفوکراسی .درمجموعه مقالات دومین همایش علمی وپژوهش نظارت وبازرسی درکشور. تهران: دانشکده مدیریت دانشگاه تهران، سازمان بازرسی کل کشور. 127-116.
مک لوید، ریموند. 1378. سیستم های اطلاعات مدیریت. ترجمه مهدی جمشیدیان، اکبر مهدی‌پور عطاآبادی. اصفهان: دانشگاه اصفهان؛ سازمان برنامه و بودجه استان اصفهان.
مؤمنی، هوشنگ .1372. سیستم های اطلاعاتی مدیریت MIS. تهران: اتحاد.
Curtin et al. 1998. Information atechnology: the breaking wave. Boston: Irvin; McGraw-Hill.
Kraft, Donald; Boyce, Bert R. 1991. Operations research for libraries and information agencies…. Sandiego: academic press.
Mcleod, Raymand.1998.Management information systems. Seventh ed. Newjersy: prentise Hall
ارسال توسط کاربر محترم سایت :saeedeh_cj
/ج
