آنچه بايد درباره زمان بدانيد
به طور حتم شما هم واژه « مديريت زمان» را شنيده ايد. آموختن مديريت زمان يکي از ضروريات زندگي امروزي است تا بتوانيم هر چه بيشتر از وقت مان استفاده کنيم و در اين جهان پرهياهو و پر مشغله کارهاي مان را به بهترين شکل انجام داده و در راه موفقيت گام برداريم. يادگيري مهارت مديريت زمان حياتي است.
يادگيري اين مهارت شبيه پيروي از يک رژيم غذايي است. در ابتدا کاهش مصرف غذاهاي چرب و ورزش کردن براي شما سخت است؛ ولي، اگر گام به گام پيش برويد، به تدريج راحت تر خواهيد بود. مديريت زمان هم در ابتدا دشوار است؛ ولي، زماني که اين مهارت را ياد بگيريد، انجام کارها و وظايف تان به مراتب ساده تر و با بازدهي بيشتر خواهد بود. يکي از بهترين گام ها در مسير مديريت زمان اين است که از خودتان بپرسيد زماني که مي خواهيد کار کنيد چه چيزي بيش از حواستان را پرت مي کند ؟ وقتي به پاسخ اين پرسش برسيد، مي توانيد با حذف آنها حداکثر استفاده از زمان را ببريد. پرسش دوم اين است که چه وقت هايي بيش از همه حواستان پرت مي شود ؟ با دانستن پاسخ اين پرسش نيز متوجه مي شويد که چرا در زمان هايي خاص که مي خواهيد. کار کنيد، حواستان پرت مي شود از کار باز مي مانيد. همچنين، متوجه خواهيد شد که براي حذف اين حواس پرتي ها در زمان هاي معين بايد چه کار کنيد و چگونه از چيزهاي بالقوه اي که امکان دارد مزاحم شما شوند، دوري کنيد. آموختن مهارت مديريت زمان بسيار ضروري است چرا که شما با استفاده از آن مي توانيد حواس پرت کن ها را از زندگي و کار روزانه تان حذف کنيد. يا اگر امکان حذف کامل آنها وجود ندارد، چگونه با آنها کنار بياييد.
تا جاي ممکن برنامه کاري تان را ثابت نگه داريد.
افراد مرتب از بسياري کارشان شکايت مي کنند و اينکه اين قدر سرشان شلوغ است وقت ندارند براي انجام کارهايشان برنامه ريزي کنند. واقعيت اين است که برنامه ها هم مدام در حال تغيير هستند و ممکن است در برنامه اي که شما براي يک روز يا يک هفته تان ريخته ايد، تغييري ناگهاني روي دهد. ممکن است قرار ملاقات ها لغو شود يا رئيس شما کاري جديد را براي تان ترتيب دهد؛ ولي، باز هم راه حل هايي براي مديريت اينگونه موقعيت ها وجود دارد.
نکته اول اين است که اگر شما مدام برنامه کاري تان را تغيير دهيد و با هر اتفاق جديد و ناگهاني رويه جديدي را در پيش گيريد، سرگردان و گيج خواهيد شد و نخواهيد توانست به کارهاي تان سر و سامان دهيد. شايد بعضي ها فکر کنند که بهتر است در ابتدا برنامه اي نريزيم و مطابق آنچه پيش مي آيد، جلو برويم. ولي، اين کار آشفتگي شما و بي نظمي در کارهاي تان را در پي دارد. تغيير مداوم برنامه کاري باعث مي شود که عادت هاي مديريت زمان شما بر هم بخورد و نتوانيد از زمان به نحو درست و کارآمد استفاده کنيد.
در واقع آنچه لازم است اين است که کل برنامه ثابت بماند ؛ ولي، جزئيات آن بنا به موقعيت اصلاح شود. شما روي چارچوب اصلي برنامه کاري تان حساب کرده و مطابق آن کار و زندگي مي کنيد و ثابت ماندن خطوط کلي آن کمک تان مي کند که سررشته امور را همچنان در دست داشته باشيد.
گام بعدي در يادگيري مهارت هاي مديريت زمان اين است که تصميم بگيريد برنامه انجام کدام کارها بايد ثابت و مانند گذشته باقي بماند و کدام ها بايد تغيير کند.
اگر از همان ابتدا تصميم بگيريد که اجزايي از برنامه تان ثابت و اجزايي ديگر تغييرپذير باشد، بهتر مي توانيد از تکنيک هاي مديريت زمان بهره گيريد و با تغييرات راحت تر کنار بياييد. البته، دقت کنيد که اين اجزاي تغييرپذير نبايد با اجزاي ثابت برنامه شما تداخل پيدا کنيد. همچنين، ياد بگيريد که هر چند وقت يکبار به خواسته هايي که ثبات اجزاي ثابت برنامه تان را تهديد مي کند، «نه » بگوييد. پس از مدتي خواهيد ديد که آرام تر شده ايد و بر کارهاي تان تسلطي بيشتر داريد.
چگونه وقت بيشتر داشته باشيم و کاري بيشتر انجام دهيم ؟
وقتي، روز تنها، 24 ساعت دارد، چگونه مي توانيد وقتي بيشتر به دست بياوريد ؟ به طور حتم، شنيده ايد برخي افراد مي گويند 24 ساعت هم براي انجام کارهاي شان کافي نيست و آرزو مي کنند کاش! شبانه روز طولاني تر مي شد. گاهي هم کساني را مي بينيم که بي هدف و سرگردان دور خودشان مي چرخند و با گفتن اينکه سرشان اينقدر شلوغ است که وقت کم مي آورند، وقت را تلف مي کنند. در برابر افرادي هم هستند که بسيار کار مي کنند، فعاليت هاي اجتماعي و شخصي گسترده اي دارند؛ ولي، باز هم براي استراحت وقت داشته و با همسر و فرزندان شان اوقات خوشي را مي گذرانند. چرا که اين افراد اينگونه موفق اند و بعضي ديگر مدام در گير و دار وقت نکردن و وقت کم آوردن؟ پاسخ اين است که آنها به هنر ارزشمند مديريت زمان آشنا هستند و از هر وقت کوتاهي بهترين استفاده را مي کنند.
در اينجا چند نکته درباره مديريت زمان مي خوانيد :
1ـ کارهاي تان را اولويت بندي کنيد
شما کارهاي بسياري براي انجام دادن وسايل بسياري براي حل کردن داريد که بايد در کوتاه مدت يا طولاني مدت انجام شان دهيد. ولي، از کجا بايد شروع کنيد ؟ با آرامش بنشينيد و بدون اينکه گيج و دستپاچه شويد، کارهاي تان را به ترتيب اهميت روي کاغذ بياوريد. وقت خودتان را با پرداختن به کارهاي بي اهميت تلف نکنيد. کارهاي تان را اولويت بندي کرده و از ابتداي فهرست به آنها بپردازيد.
2 ـ روي کاري که در حال حاضر انجام مي دهيد، تمرکز کنيد.
هر روز صبح که بيدار مي شويد به برنامه اي که شب پيش نوشته ايد، نگاه کنيد و تصميم بگيريد که مهم ترين کارهاي آن روز چه چيزهايي هستند. شما بايد با کفايت و تدبير کار کنيد و از زمان ارزشمندتان به بهترين شکل بهره گيريد. روي مهم ترين کار و اولين اولويت بيش از همه تمرکز کنيد و اجازه ندهيد فکر و حواستان از انجام آن به چيزهاي ديگر منحرف شود.
3ـ در هر زمان تنها يک کار را انجام دهيد
اينکه شما در آن واحد به چند کار توجه کنيد، باعث سرگرداني و گيجي شما مي شود. بايد بپذيريد که نمي توانيد با يک دست چند تا هندوانه بلند کنيد. لازم است که يک کار را به خوبي انجام داده و زماني که از اجراي درست و کامل آن مطمئن شديد، سراغ کار بعدي برويد. يا اين روش کارتان را بهتر و سريع تر انجام خوهيد داد و امکان اشتباه کاهش خواهد يافت.
4ـ کارها را پشت گوش نيندازيد.
بعضي ها عادت دارند که اول کارهاي آسان را انجام دهند و انجام کارهاي سخت را به تعويق مي اندازند. اين باعث مي شود توده اي از کارهاي سخت انجام نشده روبه روي شما باقي بماند که فکر انجام دادن شان هم اضطراب و نگراني را سبب مي شود. اگر نمي توانيد کاري را به تنهايي انجام دهيد، از ديگران کمک بخواهيد؛ ولي، به هر حال آن کار را به پايان برسانيد تا روي هم انباشته نشوند. اگر به پشت گوش انداختن کارها عادت کنيد، فرصت هاي موفقيت را از دست خواهيد داد.
5ـ «نه » گفتن را ياد بگيريد.
«نه » گفتن کار راحتي نيست ؛ ولي، اگر مي خواهيد در زندگي موفق باشيد، بايد بکوشيد جاهايي که فکر مي کنيد بهترين جواب نه است، به ديگران پاسخ منفي دهيد. يک جواب : «نه متشکرم. در حال حاضر نمي توانم ». مشکلات بسياري را حل مي کند. اگر دادن اين پاسخ به بعضي ها براي تان کاري دشوار است، مي توانيد بگوييد : «اجازه دهيد فکر کنم. الان نمي توانم جواب دهم.» اين کار به شما فرصت فکر کردن مي دهد تا اگر واقعاً لازم است پاسخ منفي بدهيد، به صراحت نه بگوييد. با رعايت کردن اين نکات، تاجران، کارآفرينان و صاحبان مشاغل گوناگون هر روز مي توانند فعاليت ها گوناگون داشته باشند و بي آنکه در يک جا بمانند در همه آنها با موفقيت پيش بروند. افراد موفق و حرفه اي براي خود زمان را خلق مي کنند، در حالي که ديگران با حسادت به آنها مي نگرند و متعجب مي مانند که آنها چگونه وقت مي کنند، اين همه کار را با موفقيت انجام دهند. افراد عادي فکر مي کنند که چگونه وقت بگذرانند؛ ولي، افراد موفق در اين فکر هستند که چگونه وقت را به خدمت گيرند. شما چقدر براي دسترسي به اهداف تان وقت مي گذاريد ؟ اصلاً چقدر وقت داريد که براي رسيدن به اهدافتان صرف کنيد؟ از آن دسته افرادي هستيد که وقت سرخاراندن ندارند و پس از 10 ساعت کار روزانه بايد به همسر و فرزندان شان رسيدگي کنند ؟ مهم اين نيست که چقدر براي انجام تغييرات در زندگي تان و رسيدن به هدف وقت مي گذاريد، مهم اين است که چگونه از اين وقت استفاده مي کنيد. اينکه آيا رويکرد درستي نسبت به صرف زمان داريد يا اينکه مديريت زمان را نمي دانيد و بخشي بزرگ از وقت تان را هدر مي دهيد ؟ نکاتي هستند که توجه به آنها لازم و ضروري است. اينکه براي خود اهداف روزانه، هفتگي و ماهانه تدوين کنيد، زمان لازم براي رسيدن به هر کدام را برآورد کنيد. براي خودتان و نيازهاي شخصي تان وقت بگذاريد بايد بدانيد که چرا مي خواهيد به اين اهداف برسيد و آيا به واقع اينها اولويت هاي اول زندگي شما هستند يا خير. اگر بدانيد که زمان ديگر قابل بازگشت نيست، به ارزش و اهميت آن پي خواهيد برد. ديگر اينکه اگر زمان بسياري را صرف برنامه ريزي و فکر کردن درباره اهداف تان بکنيد، به آن دست نخواهيد يافت. چرا که آنچه شما را به هدف تان مي رساند، عمل است نه خواب و خيال. پس، اگر روزانه 10 دقيقه براي رسيدن به هدف تان کار کنيد، بهتر از اين است که يک ساعت درباره آن فکر کنيد.
منبع:نشريه دنياي زنان، شماره 51.
