نکاتي در مورد Open Office.org Writer

آيا تا به حال از Openoffice. org استفاده کرده ايد؟ حتماً پاسخ شما منفي است. اما بايد بدانيد که اين نرم افزار تمامي امکانات و قابليت هاي فايل هاي ايجاد شده توسط مايکروسافت آفيس را داراست. اگر همچنان در استفاده از اين نرم افزار شک داريد شايد ذکر اين نکته که اين نرم افزار کاملاً رايگان است نظر شما را تغيير دهد. توصيه مي کنيم تنها يکبار اين نرم افزار را امتحان کنيد! در اين مقاله سعي داريم با ارائه 11 نکته مهم در مورد پردازشگر واژگان اين برنامه به نام Writer شما را در استفاده هرچه بهتر از قابليت هاي آن راهنمايي کنيم.

1- افزودن فرمان به نوار ابزار
 

اگر به کار با نرم افزار مايکروسافت آفيس عادت کرده ايد ممکن است در ابتداي امر سيستم منوي اين برنامه اندکي برايتان ناآشنا و عجيب و غريب به نظر بيايد و کار با آن چندان برايتان خوشايند نباشد، اما مي توانيد با افزودن ابزارهاي دلخواه خود به نوار ابزار موجود در صفحه از کار کردن با اين نرم افزار لذت ببريد. براي اين منظور کافيست با انتخاب گزينه View>toolbars>Customize نوار ابزار مورد نظر خود که قصد داريد تغييراتي را در آن اعمال کنيد انتخاب نماييد.
معمولاً فضاي کافي براي افزودن ويژگي ها و ابزارهاي جديد در نوار ابزار استاندارد وجود دارد و تنها کافيست خانه مربوط به هر يک از فرامين را براي افزودن و يا حذف آن علامت زده و يا تيک آن را برداريد. براي افزودن و يا فرماني که در ليست وجود ندارد بر روي گزينه افزودن يا (Add) کليک نماييد.
حال مي توانيد براي يافتن فرمان مورد نظر خود تمامي منوهاي جديد را مرور نماييد.

2- چيدمان مجدد نوار ابزار
 

چنانچه تمايل داريد ابزارهاي موجود در بخش نوار ابزار در قسمت مشخصي مستقر شوند مي توانيد موقعيت آنها را تغيير دهيد تا يافتن ابزار مورد نظر در حين کار آسان تر شود. براي اين منظور تنها کافيست با مراجعه به قسمت View>toolbars>Customize نوار ابزار مورد نظر خود که در اغلب موارد همان نوار ابزار استاندارد است را برداشته ابزار دلخواه خود را هاي لايت کرده و با استفاده از جهت هاي بالا و پايين آن را به موقعيت دلخواه انتقال دهيد.
چنانچه نام اختصاص يافته به يک ابزار مفروض را دوست نداريد کافيست آن را انتخاب بر روي گزينه اصلاح يا Modify کليک کرده و با انتخاب گزينه تغيير نام (Rename) و نوشتن کلمه دلخواه خود، نام آن را تغيير دهيد. اگر هم آيکون مربوط به يک ابزار مورد پسند شما نيست مي توانيد مجدداً گزينه اصلاح (Modify) را انتخاب نموده و با کليک بر روي گزينه change icon يکي از آيکون هاي موجود در ليست را انتخاب نماييد يا اينکه با کليک بر روي دکمه Import يا وارد کردن آيکون دلخواه را از فايل خود انتخاب نموده و به آن ابزار اختصاص دهيد. (شکل1)

3- افزودن ابزار کلمه شمار
 

کاربران نرم افزار word که تازه به جمع کاربران Openoffice. org مي پيوندند ديگر به کلمه شمار فعال در نوار وضعيت (status bar) دسترسي ندارند. اين قابليت در نسخه 2007 و نسخه هاي بعدي نرم افزار Word گنجانده شد.
اما نگران نباشيد اين نرم افزار هم مجهز به چنين قابليتي است. براي اين منظور کافيست با مراجعه به قسمت Tools>Word Count اين امکان را فعال نماييد، با اين حال کلمه شمار اين نرم افزار سرعت عمل نرم افزار وُرد را ندارد و نمي تواند بلافاصله تعداد کلمات را در قسمت مربوطه نمايش دهد. اما اين مشکل نيز چاره دارد.
مي توانيد با مراجعه به لينک www.bit.ly/h5xQZw و نصب برنامه کلمه شمار موسوم به live Word Count macro اين مشکل را برطرف نماييد.
فايل مربوطه را دانلود کنيد و آن را به اين قسمت انتقال دهيد.
C:/Users/[username]\AppData\Roming\ Openoffice.org\3\nusers/Scripts\python
اگر هم فولدر موسم به «pytgon» در سيستم شما وجود ندارد آن را بسازيد. حال با انتخاب Tools<macro<Run macro از فعال شدن دستورالعمل هاي ارائه شده اطمينان حاصل نماييد. حال با انتخاب گزينه my Macros بر روي WC و بدنبال آن عبارت Word Count کليک کرده و سپس دکمه اجرا را بفشاريد. حال پنجره اي در صفحه باز مي شود که تعداد کل کلمات متن تايپ شده را نمايش و با انتخاب هر بخش از متن تعداد کلمات آن بخش را نشان مي دهد. همچنين مي توانيد براي آنکه راحت تر به اين پنجره دسترسي پيدا کنيد آن را به نوار ابزار اضافه کنيد. براي اين منظور از قسمت View<Toolbars<customize<add وارد شويد و با باز کردن منوي Add commands گزينه OpenOffice. org ُُMacros را انتخاب نموده و سپس به قسمت ُMy Macros<wc< word ُcount برويد و با کليک بر روي دکمه Add پنجره مورد نظر را در نوار ابزار قرار دهيد.

4- تنظيم آپشن هاي ذخيره ديفالت
 

نرم افزار Openoffice,org با فرمت هاي فايل مايکروسافت آفيس کاملاً سازگاري داشته و قابليت باز کردن هرگونه فايلي را داراست که از آن جمله مي توان به فايل هاي فرمت جديدتر DDCX اشاره کرد.
با اين حال اين نرم افزار سازگاري دو مشکل دارد که ممکن است بنابر همين دليل برخي از کاربران خود را از دست دهد. نخست آنکه در داکيومنت هايي که از طرح (Layout) پيچيده اي در Word برخوردار هستند موقعيت برخي قسمت ها در writer تغيير مي کند. مسأله دوم آن است که فرمت ذخيره ديفالت از نوع ODF يا سند باز بوده و به همين دليل چنانچه سيستم کاربران به روز شده نباشد کاربران آفيش را از بسياري امکانات از جمله تمامي فيلترهاي مهم محروم مي کند. با اين حال برطرف ساختن اين مشکل نيز آسان است و تنها با اعمال برخي تغييرات مي توان اطمينان يافت که نرم افزار فايل هايس ديفالت را در فرمت DOC مختص به ويندوزهاي 97 و XP ذخيره مي کند.
تنها کافيست با انتخاب Tools<Option<load/save<Generalُ و مراجعه به قسمت تنظيمات موسوم به ُ Default file format and ODF setُ tings، گزينه Microsoft Words 97/2000/XP را از ليست باز شده انتخاب نماييد و باکس مربوط به ذخيره نام Always save as را علامت بزنيد. تمام کاري که بايد انجام بدهيد همين است.
فرمت هاي پيچيده حتي در نسخه هاي مختلف Word نيز اشکالاتي را به وجود مي آورند و تنها راه برطرف ساختن اين ايرادات انتقال فايل مربوطه در قالب PDF است.

5- ايحاد فريم براي متون
 

در بحث فرمت دهي بايد اين نکته را يادآور شويم. که کادر ويژه متون در اين نرم افزار وجود ندارد و در مقابل مي توان از فريم براي متون دلخواه استفاده نمود. کاربران مي توانند موارد مورد نظر خود را از عکس، گرافيک، فرمول، گرفته تا نقشاب (watermark) درون اين فريم قرار دهند.
از جمله مزيت هاي مهم قرار دادن متن در فريم آن است که با اين کار کاربر مي تواند فريم مورد نظر را در هر نقطه اي از صفحه قرار دهد. براي اين کار گزينه insert<Frame را انتخاب نماييد، ديفالت هاي به نمايش درآمده در جعبه گفتگو را پذيرفته و بر روي گزينه قبول (OK) کليک نماييد. در اين مرحله مثلث کوچکي روي صفحه ظاهر مي شود که مي توانيد با استفاده از قسمت هاي سبز رنگ روي آن ابعاد آن را تغيير داده و از گوشه ها آن را به موقعيت دلخواه منتقل نماييد. درون فريم يا قاب ايجاد شده کليک کنيد و متن مورد نظر خود را درون آن تايپ کنيد. پس از اتمام فرايند تايپ مي توانيد فريم ايجاد شده را به هر سمت از صفحه منتقل کنيد.(شکل3)

6- فرمت کردن فريم ها
 

بر روي لبه فريم مورد نظر دوبار کليلک کنيد تا آپشن هاي مورد نظر روي صفحه ظاهر شوند. در اين مرحله فاصله متن تا لبه کاغذ (Margines) تعداد ستون هاي متن و بسياري موارد ديگر را تنظيم نماييد. همچنين مي توانيد با کليک بر روي گزينه حاشيه (Border) قاب پيرامون متن را تغيير داده يا با انتخاب گزينه هيچکدام (None) حاشيه را برداشته يا از ميان خطوط موجود يکي را به عنوان حاشيه انتخاب نماييد. همچنين مي توان افکت سايه (Shadow) را که در همين برگه قرار دارد فعال نموده و براي ايجاد سايه در اطراف قاب از آن استفاده نماييد.
با رفتن به برگه پس زمينه (Background) مي توانيد رنگ و يا تصوير دلخواه خود را براي پس زمينه انتخاب نماييد. چنانچه رنگ مشخصي را انتخاب کرده ايد مي توانيد غلظت آن را کم يا زياد کنيد تا نوشته ها خواناتر باشند. پس از ايجاد تنظيمات مورد نظر بر روي دکمه OK کليک کنيد تا تنظيمات اعمال شده تأييد شوند. (شکل4)

7- افزودن ضميمه جديد
 

در صورتي که تمايل داريد از امکاناتي فراتر از قابليت هاي اين نرم افزار استفاده کنيد بايد بدانيد که Openoffice.org چنين امکاناتي را براي شما فراهم کرده است.
مس توانيد با مراجعه به لينک http://extensions.services.openoffice.org/en ليست کاملي از ضميمه ها را مشاهده نموده و ضميمه دلخواه خود را دانلود نماييد. با استفاده از ابزار جستجو عملکرد مورد نظر خود را پيدا کنيد و در نظر داشته باشيد که برخي از ضميمه ها تنها براي تکميل بخش هاي ديگري از اين نرم افزار طراحي شده اند و ممکن است که در قسمت writer فعال نشوند. پس از يافتن ضميمه مورد نظر آن را دانلود کرده و در سيستم خود نصب کنيد.
در صورتي که بخواهيد ضميمه اي را حذف کنيد مي توانيد با مراجعه به بخش Tools>extension manager و کليک بر روي دکمه برداشتن (remove) ضميمه افزوده شده را برداريد.

8- انتقال به فرمت PDF
 

کاربران نرم افزار Openoffice. org مي توانند با مراجعه به قسمت File> Export as PDF و تعيين نام و موقعيت ذخيره براي فايل ايجاد شده، داکيومنت هاي مورد نظر خود را به PDF منتقل نمايند. همچنين مي تواند با دريافت برنامه Oracle PDF import Extension از آدرس www.bit.ly/gaEgsh و نصب آن، فايل هاي PDF را برگردان کرده و تغييرات مورد نظر را در آنها اعمال نمود.
براي انجام اين کار کافيست فايلي را گشوده و PDF مورد نظر خود را که قصد ويرايش آن را داريد مرور نماييد. چنانچه اطلاعات مربوط به متن در فايل PDF ذخيره شده باشد برنامه عملکرد بهتري را از خود به نمايش خواهد گذاشت. فايل هايي که شامل يک فايل ODF باشند بهتر کار مي کنند در غير اين صورت هم جايي براي نگراني نيست و باز هم برنامه کار مي کند.
عمل ويرايش در قسمت OpenOffice.orgDrow انجام مي شود اما ابزارهاي اصلاح متن نيز در آن وجود دارد. (شکل5)

9- افزودن فهرست
 

در داکيومنت هي حجيم بهتر آن است که براي سازماندني مطالب تايپ شده يک فهرست نيز به پرونده مورد نظر افزوده شود.
براي اين کار بايد کلماتي که تمايل داريد در متن مورد نظر خود بگنجانيد را تگ کرده و پس از آن به قسمت Insert> Indexes and tables>Entry مراجعه نماييد. پس از انجام اين کار بايد کلمه تگ شده در يک ليست الفبايي ظاهر شود. براي آنکه اين کلمه به ورودي اصلي تبديل شود و در مورد تمامي متون مشابه نيز اعمال شود جعبه مربوط بدان را علامت بزنيد و بر روي کلمه insert کليک کنيد. اين کار را در مورد تمامي لغاتي که مي خواهيد فهرست شوند تکرار کنيد و پس از اتمام کار نشانگر را در محلي بگذاريد که تمايل داريد فهرست قرار بگيرد.
به قسمت insert>Indexes and tables رفته بر روي فهرست الفبايي (Alphabetical Index) کليک کرده و گزينه OK را انتخاب نماييد. (شکل6)

10- ذکر منبع
 

چنانچه لازم است که ليست کتاب هاي منبع را نيز ذکر کنيد لازم است نشانگر موشواره را درست در پايان متني قرار دهيد که منبع بدان مربوط مي شود و سپس به قسمت insert>Indexes <and tables Bibliliography entry رفته، گزينه Select from document content را انتخاب نموده و بر روي کلمه جديد New کليک نماييد. حال تمامي اطلاعات مربوط به اين منبع از جمله اسم کوتاه شده خود منبع را در کادر مربوطه وارد نماييد.
اين اسم به متن مربوط اضافه خواهد شد، بنابراين مي تواند تنها يک عدد باشد يا نام مؤلفين آن که بر حسب روشي که دنبال مي کنيد مي تواند متغير باشد. پس از اين مرحله بر روي کلمه OK کليک نماييد تا نام اختصاص يافته به مطلب داخل براکت افزوده شود. چنانچه مجدداً بخواهيد به همان کتاب اشاره کنيد بايد از قسمت insert>Indexes and tables >Bibliliography entry وارد شده و مجدداً آن را از داخل ليست انتخاب نماييد.

11- ايجاد فهرست کتب
 

پس از ايجاد ليست منابع و وارد کردن نام کوتاه آنها در متن به راحتي مي توان فهرست منابع پايان کتاب را ايجاد نمود. براي اين کار کافيست به قسمت insert>Indexes and tables >Indexes and tables مراجعه نموده و از ليست مربوط گزينه Bibliliography را انتخاب نماييد.
منبع: نشريه بزرگراه رايانه، شماره 141.