بررسی اهمیت برنامه ریزی در مدیریت

برنامه ریزی عبارت است از «تفکر در کلیات و جزئیات برنامه» و یا به عبارت دیگر تعیین و اتخاذ شیوه و روشهایی که ما را در به بهترین نتیجه مطلوب برساند. (1)
بنابر قولی دیگر: برنامه ریزی متضمن تعیین هدفها و مقاصد سازمان و تهیه نقشه و برنامه ی کار است. برنامه ها نشان می دهند که هدفها چگونه باید تحقق یابند. (2)

اهمیت برنامه ریزی

همانگونه که از تعاریف فوق مشخص می شود، برنامه ریزی به معنای مشخص نمودن طرح کار و نقشه برای حرکتهای آینده می باشد. بدیهی است که این امر از مهمترین ارکان مدیریت بوده و هیچ مدیری نباید اهداف سازمان را بدون برنامه تعقیب کند.

مدیران پس از دریافت جرقه ای در اندیشه خود، در صورتی که بتواند به عنوان یک هدف برای سازمان مطرح شود، واکنشهای گوناگونی از خود بروز می دهند: بعضی هیجان زده و با شتاب و بدون برنامه دست به کار شده، اقدام می نمایند و هر چه افراد از این سو و آن سو به آنان تذکر و هشدار می دهند که جوانب این امر سنجیده نیست، توجه نکرده، غرش کنان به پیش می روند تا زمانی که سر مبارکشان به سنگ می خورد و از حرکت باز می ایستند، در آن هنگام، بال و پرها ریخته، نادم و پشیمان به گوشه ای پناه می برند.

این افراد هر روز به نحوی و با خیال جدیدی پای به عرصه سازمان نهاده و هر زمان حرف جدید و هر لحظه تصمیم ناپخته ای اتخاذ و عمر شریف خود و همکاران و امکانات بیت المال را فدای ناپختگیهای خود می کنند.

اما دسته دیگری از مسؤولان که دارای واکنشی صحیح و منطقی هستند به هنگام دریافت یک هدف عملیاتی به برنامه ریزی می پردازند و با برنامه ای صحیح و دقیق کار را شروع می کنند؛ اینان مسؤولانی موفق بوده و مجموعه تحت امرشان را می توانند عاقلانه رهبری کنند.

اهمیت برنامه ریزی از نظر آیات و روایات

از نظر آیات قرآن و روایات، برنامه ریزی دارای اهمیت بسیاری است که اکنون جهت آگاهی شما به بعضی از این روایات اشاره می شود:

عن علی (علیه السلام): امارات الدول إنشاء الحیل؛ (3)

بقای مناصب و دولتها مربوط به برنامه ریزی و چاره اندیشی در امور می باشد.

از این روایت به خوبی فهمیده می شود که دولتمردان و حاکمان موفق خواهند بود که دارای قدرت برنامه ریزی باشند و بتوانند مشکلات را با سر انگشت اندیشه حل کنند، والا از بین خواهند رفت.

عن رسول الله (صلی الله علیه و آله و سلم): یابن مسعود، اذا عملت عملاً فاعمل بعلم و عقل و ایاک أن تعمل عملاً بغیر تدبیر و علم فإنه جل جلاله یقول: «ولا تکونوا کالتی نقضت غزلها من بعد قوة أنکاثاً»؛ (4)

پیامبر (صلی الله علیه و آله و سلم) به ابن مسعود می فرماید: هر گاه کاری را انجام دادی از روی علم و عقل انجام ده و بر حذر باش از این که کاری را بدون آینده نگری و آگاهی انجام دهی. به درستی که خداوند- جل جلاله- می فرماید: «هماند زنی که بافته اش را بعد از این که محکم گردانیده بود، جاهلانه باز کرد، نباشید».

توضیح:

نقل شده است که زنی نادان و احمق در قریش بوده است که چیزی را می بافته و پس از بافته شدن، آنها را می شکافته است. این داستان به عنوان کنایه برای افرادی به کار می رود که عملی را بدون آگاهی آغاز می کنند و پش از مدت کوتاهی با حالتی پشیمان سر جای اول باز می گردند. قرآن مجید انسانها را از انجام دادن یک چنین افعال احمقانه ای نهی کرده است.

پیامبر اسلام نیز با استناد به این آیه مبارکه می فرماید: هیچ کاری را بدون عقل و علم انجام ندهید.

با توجه به تعبیر صریح قرآن مجید و تاکید پیامبر اسلام و روایاتی از این قبیل، کسی نمی تواند در ضرورت و اهمیت برنامه ریزی از نظر اسلام تردیدی داشته باشد.

فواید برنامه ریزی

برنامه ریزی دارای فواید بسیار زیادی است که در ذیل با توجه به روایات به مواردی از آن اشاره می کنیم:

1. مانع ندامت

برنامه ریزی موجب می شود انسان با دید مشخصی وارد کار شده، هدفی را دنبال کند؛ این امر به او آرامش می بخشد، با خاطری آسوده کار را شروع و پیگیری می نماید و هرگز دغدغه آن ندارد که با شکست مواجه شود و از انجام دادن کارهایش پشیمان شود. این اطمینان خاطر در حین کار و آگاهی به آینده طرحها تأثیر زیادی در روحیه ی مدیران داشته و بازتابش در عملکرد آنان به خوبی بروز می کند.

ناگفته نماند که این آرامش خاطر از روی تخیل و دلخوش بودن به امور غیر واقعی نیست، بلکه کاری که با طرح و برنامه دقیق شروع شود، امکان موفقیت آن بسیار زیاد است و احتمال شکست و پشیمانی در آن به قدری ناچیز است که انسانهای عاقل، خاطر خویش را با آن نمی آزارند؛ در این باره امیرالمؤمنین علی (علیه السلام) می فرماید:

التدبیر قبل العمل یومنک من الندم؛ (5)

آینده نگری قبل از شروع کار، تو را از پشیمانی ایمن می سازد.

آینده نگری قبل از شروع هر عملی موجب می شود کارها به گونه ای پیش رود که انسان از عملکرد خود پشیمان نشود.

2. حلال مشکلات

عن علی (علیه السلام): من قعد عن حیلته قامته الشدائد؛ (6)

کسی که در چاره اندیشی کوتاهی کرد شداید او را به پا خواهند داشت.

کسانی که توان چاره اندیشی جهت حل مشکلات را دارند سختیها در مقابل آنان سر بر نمی آورند، اما افرادی که بدون برنامه، کاری را شروع می کنند، چون اشکالات کار را پیش بینی نکرده اند و اینان همیشه در دنیایی از مشکلات غوطه ورند و از گرفتاریها و کار زیاد شکایت دارند، اما اگر خوب توجه کنند، خواهند فهمید که باید از بی برنامه بودن و بی تدبیری خود شکوه کنند.

3. استفاده ی بهتر از امکانات

مدیران بسیاری هستند که اگر به سبب ناتوانی در مدیریت مورد اعتراض قرار گیرند همه مشکلات را از کمبود امکانات می دانند و خویشتن را از ضعف مبرا نشان می دهند، امکانات مادی هم که زبان ندارند تا از خود دفاع کنند و مقصر اصلی را نشان دهند، اما مدیرانی که دارای توان برنامه ریزی هستند، در موارد بسیاری با امکانات ناچیزی کارهای بزرگی را به انجام می رسانند؛ مدیران بی برنامه با امکانات بسیار وسیعتر به یک چنین موفقیتی نائل نمی شوند.

مدیرانی که از نظر امکانات در تنگنا هستند، اگر به خوبی فکر کنند و با برنامه ای منظم امکانات را در موارد ضروری و لازم به کار گیرند و از معطل ماندن بیجای آن جلوگیری کنند، می توانند با درایت، بیشترین بهره برداری را داشته باشند.

اما اگر مدیر برنامه نداشته باشد، دریایی از امکانات را در موارد غلط به کار خواهد گرفت و نهایتاً در جهت تحقق اهداف سازمانی هیچ حرکت مثبتی ارائه نخواهند کرد.

در این باره امیرالمؤمنین علی (علیه السلام) می فرماید:
التلطف فی الحیلة اجدی من الوسیلة؛ (7)

ظرافت و دقت در برنامه ریزی بهتر از امکانات است.

گروهی از مدیران به محض برخورد با مشکلات، فریاد بر می آورند که نمی شود بدون امکانات کار کرد. اگر امکانات فراهم نشود، کار کردن غیر ممکن است و... پس از آن سیاهه ای از امکانات تخیلی مورد نیاز را تهیه می کنند و اعلام می دارند تنها مشکل ما نبودن این اقلام است. حال آن که در بسیاری از موارد اگر مقداری فکر کنند، خواهند دید مشکل از جای دیگری است و می توان با امکانات موجود کار کرد و بسیاری از گره های کور را باز نمود.

البته نمی خواهیم لزوم تأمین امکانات را در کلیه موارد منکر شویم، زیرا برای انجام دادن هر کاری تهیه امکانات، لازم و ضروری است؛ ولی باید اعتراف کرد که در بسیاری از موارد مدیران بی کفایت و یا فاقد توان برنامه ریزی، قبل از آن که به علل مشکلات بیندیشند و برای رفع آنها طرحی و برنامه ای ارائه کنند، از کمبود امکانات شکایت می کنند، چون این کوتاهترین راهی است که می توانند به وسیله ی آن، ضعفهای خود را مخفی نگه داشته، توجیه کنند.

لوازم برنامه ریزی

در مبحث برنامه ریزی، افراد برنامه ریز باید به چند مسأله کاملاً توجه داشته باشند که ذیلاً به بیان آنها می پردازیم:

الف) اعتقاد به امکان حل مشکل

در برنامه ریزی، قبل از هر چیز باید ناامیدی و یأس را از فکر دور داشت و معتقد بود که هر مشکلی راه حلی دارد و می توان با یافتن راه و پیمودن آن به نتیجه رسید؛ در این مورد روایتی از امیرالمؤمنین علی (علیه السلام) نقل شده است که:

لکل شیء حیلة؛ (8)
برای هر چیزی چاره ای وجود دارد.

ب) استفاده از روند گذشته

پس از این که انسان به این باور رسید که برنامه ریزی امکان پذیر است باید اطلاعاتی را که بر اساس تجارب گذشته به دست آمده، گرد آورد و کاملاً مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد.

استفاده از تجارب گذشته در امر برنامه ریزی، دارای اهمیت خاصی است که باید به آن توجه داشت، زیرا در طول تاریخ، بخش عظیمی از پیشرفت انسانها مرهون این مسأله بوده است.

در این مورد علی (علیه السلام) می فرماید:
من قلت تجربته خدع، من کثرت تجربته قلت غرته؛ (9)

کسی که تجربه اش کم باشد، فریب خواهد خورد و کسی که تجربه اش زیاد باشد، لغزشهایش کم می گردد.

این روایت، اهمیت تجربه را برای انسانها بیان می نماید، حال اگر بنا شود در برنامه ریزی از تجربیات استفاده شود، ناچار باید این تجربیات به صورت اطلاعات دسته بندی شده، تهیه و آماده شود.

گفتنی است که این اطلاعات گاهی در قالب آمار و گاهی تحلیلهای آماری و یا گزارش از سوابق اقدامات مشابه و زمانی هم به اشکال دیگر در دسترس افراد قرار می گیرد.

چه بسیار اتفاق می افتد کاری که امروز عده ای می خواهند برایش برنامه ریزی کنند، گذشتگان عیناً انجام داده و با ثمرات تلخ و شیرین او دست و پنجه نرم نموده اند و نقاط ضعف و ابهام آن مشخص شده است که اطلاع از این موارد به انسان بینش می بخشد و می تواند بهترین یاور او باشد.

پ) تفکر

پس از آن که فرد یا گروهی که تصمیم به برنامه ریزی دارند، اطلاعات لازم را به دست آورند و نسبت به گذشته آگاهی یافتند، باید بنشینند و فکر کنند، زیرا این «فکر» است که می تواند راه رسیدن به اهداف سازمانی و عملیاتی را بر مبنای اطلاعات صحیح به آنان نشان دهد.

علی (علیه السلام) می فرماید:
الحیلة فائدة الفکر؛ (10)

راه یابی و چاره اندیشی ثمره فکر کردن است.

چه بسیارند مدیرانی که تنها کار می کنند و جز در مواردی نمی اندیشند، در حالی که بر مدیران لازم است درباره حل مشکلات و ارائه طرحهای جدید در جهت پیشبرد سازمان به سوی اهداف آن بیندیشند و مطمئن باشند که پس از قدری تأمل و تفکر راه را خواهند یافت.

اگر هدف، الهی باشد و کسی بخواهد برای جلب رضای خداوند برنامه ریزی کند امدادهای الهی هم یاور او گردیده او را کمک خواهند کرد.

قرآن مجید می فرماید:
یا ایها الذین امنوا إن تنصروالله ینصرکم و یثبت اقدامکم؛ (11)

ای کسانی که ایمان آورده اید اگر خدا را یاری کنید خدا شما را یاری می کند و گامهایتان را استوار می دارد.

الذین جاهدوا فینا لنهدینهم سبلنا و إن الله لمع المحسنین؛ (12)

آنانکه در راه ما تلاش کنند بی شک آنها را به راه های خود هدایت می کنیم و خداوند با نیکوکاران است.

اگر مدیران لحظه ای بیندیشند و هواهای نفسانی و حب ریاست و بزرگ نمایی و ... را از خود دور ساخته فقط برای خدا فعالیت کنند خداوند آنان را یاری نموده علاوه بر موفقیت دنیا آخرت آنها را آباد خواهد ساخت.

انواع برنامه ریزی

به طور کلی می توان برنامه ریزیهایی که در یک سازمان انجام می شود به دو نوع تقسیم کرد: یکی برنامه ریزی جامع و دیگری برنامه ریزی عملیاتی. قابل ذکر است که برای یک سازمان، وجود هر دو نوع برنامه مورد نیاز است و اگر یکی از برنامه ها نباشد حرکت کلی سازمان، روند روبه رشدی نخواهد داشت.

1) برنامه ریزی جامع یا استراتژیک

برنامه ریزی جامع به برنامه هایی گفته می شود که خطوط کلی برنامه های آینده سازمان را در دراز مدت مشخص می نمایند و گاهی در این برنامه ها سیر کلی حرکتها تا رسیدن به کلیه اهداف سازمانی مشخص می شود.

در برنامه ریزی جامع، وضعیت فعلی سازمان و راه های کلی آینده تبیین می گردد، به گونه ای که کلیه برنامه ریزیهای عملیاتی به بخشی از این حرکت کلی تعلق می گیرد.

برنامه ریزی جامع به کلیه برنامه های عملیاتی جهت می دهد و از پراکندگی و گاهی تعارض و تضاد برنامه ها جلوگیری می نماید.

2) برنامه ریزی عملیاتی

در برنامه ریزی عملیاتی، خطوط کلی برنامه جامع در اجزای مناسب خرد می شود و هر جزء به صورت هدف در برنامه های عملیاتی تعیین می گردد، سپس برای رسیدن به هریک از اهداف، برنامه ی عملیاتی ترسیم می گردد.

بعضی برنامه ریزی عملیاتی را این گونه تعریف کرده اند:

برنامه ریزی عملیاتی را می توان پیش بینی عملیات برای نیل به هدفهای معین با توجه به امکانات و محدودیتها و خطوط کلی ترسیم شده در برنامه جامع تعریف کرد. (13)

چند مطلب مهم:

در پایان مبحث برنامه ریزی، توجه به چند مطلب و بحث پیرامون آن مطالب لازم به نظر می رسد:

الف) حد دقت در برنامه ریزی

در برنامه ریزی باید یک اصل کلی را رعایت کرد و آن، این که در هنگام برنامه ریزی، دقت بیشتر و در اجرا، سرعت زیادتر مطلوب است؛ اما این دقت و حساب شده عمل کردن هم حدی دارد.

سوالی که در این جا مطرح می شود، این است که حد دقت در برنامه ریزی چیست؟

در این باره امیرالمؤمنین علی (علیه السلام) می فرماید:

اصل الحزم الوقوف عند الشبهة؛ (14)

اصل و ریشه ژرف نگری و دقت در امور، توقف نمودن به هنگام شبهه است.

بدین معنا که اگر در موردی به نتایج کار، علم نداری و نمی دانی این کار در نهایت به کجا خواهد انجامید، آیا این کار مفید است و یا مضر و آیا این عمل دارای بازتاب و نتیجه مثبت است یا منفی باید توقف کنی و دست به کار نشوی، اما در جایی که جوانب امر کاملاً روشن است و شبهه ای وجود ندارد، تعلل ورزیدن بیش از حد بی معناست. بعضی به بهانه این که باید در کارها حساب شده عمل کرد، هیچ حرکتی نمی کنند و از هر اقدام مثبتی رو می گردانند و حال آن که باید در حد رفع شبهه آن هم شبهات منطقی و صحیح، فکر و دقت نمود سپس اقدام کرد. خلاصه آن که دقت تا جایی پسندیده و عاقلانه است که شبهه ای وجود داشته باشد.

ب) وسواس در برنامه ریزی

اگر کسی با وجود خوب اندیشیدن در اطراف شبهات و یافتن راه حلهایی برای آنها باز مردد بود، دچار وسواس در برنامه ریزی شده، باید قاطعانه این صفت را از خود دور کند و با قدرت وارد عمل گردد، زیرا این صفت، نه تنها دور اندیشی نبوده، بلکه ترس است.

در روایتی از «ابومحمد العسکری» نقل شده است که:

إن... للحزم مقدار فان زاد علیه فهو جین؛ (15)

برای دوراندیشی و دقت در امور، مقداری است که اگر زیادتر از آن مقدار شد، ترس است.

حال اگر کسی به بیماری ترس و دودلی و دلهره مبتلا شد، باید بی درنگ وارد عمل شود و به وسوسه های بیجا اعتنا نکند؛ دراین باره علی (علیه السلام) می فرماید:

اذا هبت امرا فقع فیه فإن شدة توقیه اعظم مما تخاف منه؛ (16)

اگر از امری ترسیدی خود را در آن بیفکن برای این که مشکل این حالت سخت تر از چیزی است که از آن می ترسی.

پ) آزمایش برنامه

پس از تهیه و تدوین برنامه، جهت اطمینان بیشتر نسبت به نتایج، باید حتی الامکان برنامه را در محدوده ای کوچک آزمایش کرد و به دقت مورد ارزیابی قرار داد، مثلاً اگر برنامه ای برای روستاهای کشور تهیه شده، لازم است حدود ده روستای مختلف را- که دارای اقلیمها، آداب و سنن اجتماعی و مذاهب گوناگونند- انتخاب نمود و برنامه را در آن آزمایش کرد.

در زمان اجرا بهتر است که برنامه ریزان، مستقیماً نتایج را مد نظر بگیرند و پس از ارزیابی دقیق، نقاط ضعف برنامه را مشخص کرده برطرف کنند.

ت) تصویب برنامه

پس از تهیه برنامه و انجام دادن آزمایش، برنامه جهت تصویب به مراجع مربوط ارسال می گردد، در صورتی که نظر خاصی ارائه شد، در برنامه اعمال و پس از اصلاحات و تصویب، برنامه جهت اجرا ابلاغ می گردد.

نویسنده: محمد حسن نبوی

پی‌نوشت‌ها:

1. مدیریت تولید، ص19.
2. مدیریت رفتار سازمانی، ص 14.
3. میزان الحکمه، ج2، ص 551.
4. بحارالانوار، ج74، ص 110.
5.بحار الانوار، ج68، ص 328.
6. غرر الحکم، ج2، ص 206.
7. غرر الحکم، ج1، ص 107.
8. بحار الانوار، ج8، ص44.
9. غرر الحکم، ج2، ص161 و 169.
10.غرر الحکم، ج1، ص26.
11. محمد (47) آیه 7.
12. عنکبوت (29) آیه 69.
13. مدیریت عمومی، ص26.
14. بحارالانوار، ج75، ص53.
15. بحارالانوار، ج75، ص337.
16. بحارالانوار، ج68، ص 362.