عادات خوب خود را حفظ کنید (بخش دوم)

راه حفظ عادات خوب، تمرین نمودن آن است.

چکیده: شاید شما هم همین الان در تکاپو و تلاش برای شکستن یک عادت بد یا بنا کردن یک عادت خوب باشید. به عنوان یک گونه جاندار، ما بطور خارق العاده متعهد به رشد و ارتقاء فردی هستیم و اغلب ما اعتقاد داریم که عادت ها روشی موثر برای رشد فردی هستند. با ما همراه باشید تا راه ماندگاری عادات خوب را بیابیم.

تعداد کلمات 1258 / تخمین زمان مطالعه 6 دقیقه

اجازه ندهید ایمیل بر شما غالب شود

وقتی صحبت از وقفه و از دست رفتن بهره وری است، ایمیل می تواند یکی از متهمان بزرگ باشد. قبلا صندوق دریافت خود را مرتب کرده اید؛ این کار به شما کمک می کند بر پیام هایی که بررسی آنها حیاتی است متمرکز شوید، اما حائز اهمیت است که وقتی قرار است بر روی آیتم دیگری کار کنید، زمانی را که صرف بررسی پیام های دریافتی می کنید به دقت مدیریت کنید. در اینجا نکاتی برای پیشگیری از منحرف شدن توسط ایمیل های دریافتی ارائه می دهیم:

ارتباط ایمیل خود را با اینترنت قطع کنید. اگر ایمیل تان به اینترنت متصل نباشد، وقتی پیام جدیدی دریافت می شود به صورت ناخودآگاه به آن واکنش نشان نمی دهید. در عوض زمان خود را هر ۲ تا ۳ ساعت یک بار برای بررسی ایمیل های تان برنامه ریزی کنید. اگر این تعداد دفعات کافی به نظر می رسد، صندوق دریافت خود را رأس هر ساعت بررسی کنید. اگر لازم است، یادداشتی در بخش امضای ایمیل تان قرار دهید تا به افرادی که با آنها مکاتبه دارید بگویید در چه زمانهایی ایمیل خود را بررسی می کنید تا در صورت رخ دادن مسأله ای اضطراری با شما تماس بگیرند.
2 دقیقه زمان به آن اختصاص دهید. وقتی به صندوق دریافت تان نگاه می کنید، اگر فکر می کنید می توانید ایمیلی را ظرف ۲ دقیقه پاسخ دهید این کار را انجام دهید. آن را بایگانی نکنید، و در صندوق دریافت تان رها نکنید تا بعدا بررسی کنید، به فورا به آن پاسخ دهید. و اگر پاسخگویی به آن بیش از ۲ دقیقه زمان نیاز دارد، زمانی را برای پاسخگویی به آن برنامه ریزی کرده و این کار را به فهرست وظایف تان اضافه کنید.
درباره ی گزینه ی «پاسخ گویی به همه» تجدید نظر کنید. اگر در زنجیره ی ارسال ایمیل با ۱۰ نفر از همکارانتان گیر کرده اید، به این فکر کنید آیا ایمیل کارآمدترین روش برای استفاده از وقت همه ی افراد است یا خیر. و به جای آن جلسه ی کوتاهی را برنامه ریزی کنید تا همه بتوانند مشارکت داشته و بدون آنکه بارها و بارها شما را از کارهایتان دور کنند به پاسخ پرسش های خود برسند.
پاسخ های غیر ضروری را کنار بگذارید. لازم نیست آخرین پیام هر گفت وگو را شما ارسال کنید. اگرچه پاسخ سریعی مانند «انجامش می دهم» یا «متشکرم» مناسب و مؤدبانه به نظر می رسد، اما ارسال ایمیل هایی مانند اینها در کل روز می تواند در مجموع بخش زیادی از زمان شما را به هدر دهد. پیش از آن که پیش نویس چنین ایمیلی را آماده کنید، از خود بپرسید آیا مفید است یا خیر. و اگر نیست، به کاری که انجام می دادید بازگردید.
مرتب سازی خودکار انجام دهید. فیلترهایی ایجاد کنید تا ایمیل های همیشگی را که ممکن است زمانی نیاز داشته باشید اما شما را از کار منحرف می کنند نگهداری یا بایگانی کنید تا بتوانید بعدا نگاهی به آن ها داشته باشید (ایمیل هایی مانند اطلاعیه های شرکت، تأییدیه ی رزروهایی که انجام داده اید، یا دیگر پیام های خودکار). و یا ایمیل های مربوط به یک پروژه را به صورت خودکار بایگانی کنید تا بتوانید در زمان مناسب تمامی آنها را در کنار هم ببینید. و اشتراک خود را از هرگونه خبرنامه ای که هرگز نمی خوانید و توجه شما را از پیام های مهم منحرف می کنند، لغو کنید.

انجام همزمان چند کار مختلف را کنار بگذارید

انجام همزمان چند کار مختلف مانند این است که به صورت مداوم در کار خود وقفه ایجاد کنید. اگر سعی می کنید همه چیز را به یکباره انجام دهید نمی توانید توجه کامل خود را به کارتان بدهید. در اینجا ۳ تصور غلط اما رایج دربارهی انجام همزمان کارها را مطرح می کنیم:
باور 1: انسان ها می توانند ۲ کار مختلف را به صورت همزمان انجام دهند. ما قادر به این کار نیستیم. بنابراین اگر این کتاب را ورق می زنید و در عین حال با تلفن صحبت می کنید، تلفن را کنار گذاشته و کتاب را دوباره بخوانید. شما در آن واحد تنها یک کار را می توانید انجام دهید.
باور ۲: انجام همزمان چندین کار باعث می شود کارآمدتر شوید. غلط است. در واقع تحقیقات نشان می دهند اگر در حین انجام یک کار، کار دیگری را نیز شروع کنید، برای اتمام کار اول به ۲۵% زمان بیشتری نیاز خواهید داشت.
باور 3: استرس همراه با انجام همزمان چندین کار باعث تقویت عملکرد شما می شود. اضطراب، توانایی شما در فکر کردن به شکل واضح یا خلاقانه را کاهش می دهد؛ همچنین باعث می شود به صورت آنی عمل کنید. و این روشی نیست که بتوانید در محیط کار از آن استفاده کنید.
با در نظر گرفتن نیازهای مداومی که به زمان و توجه شما وجود دارد، جای تعجب نیست که وقفه ها می توانند تمرکز شما را از کاری که باید انجام دهید بربایند. اما در اشتیاقی که برای بی تفاوت ماندن به این وقفه ها دارید، فراموش نکنید گامی به عقب بردارید و انرژی خود را بازیابید. کار بیش از حد نیز می تواند در تمرکز شما خلل ایجاد کند.

کمتر کار کنید

شما نمی توانید همیشه در اوج عملکرد خود کار کنید. افراد وقتی بهترین عملکرد را دارند که در میان زمان های کار، زمانهایی را به احت اختصاص دهند. اینکه کمی انتظار پایین تری از خود داشته باشید در حقیقت به شما کمک می کند بهره وری، تمرکز، و مشارکت بیشتری داشته باشید. در اینجا ۲ روش برای آنکه سعی کنید فشار کمتری به خود وارد کنید مطرح می کنیم:

باز هم از زمان ناهار خود استفاده کنید. از دفتر خود بیرون بروید. کمی راه بروید یا از این زمان برای ورزش استفاده کنید. ناهار را با یکی از دوستان یا همکارانتان صرف کنید. به این ترتیب تمرکز و انرژی بیشتری برای فعالیت در باقی ماندهی روز خواهید داشت. اگر نمی توانید از دفتر خارج شوید، ۲۰ دقیقه از زمان خود را به این اختصاص دهید که درب اتاق را ببندید، چشمان تان را ببندید، و پشت میزتان مراقبه انجام دهید. با استفاده از هدفون تان به موسیقی آرامش بخش یا فایلی صوتی گوش دهید که به شما حس آرامش بدهد. حتی می توانید چرت کوتاهی نیز داشته باشید.
زمانی را به تفکر خلاقانه اختصاص دهید. در طول روزتان زمانی را برای طوفان فکری (با همکاران خود یا به تنهایی) کنار بگذارید. انجام طوفان فکری اغلب به انتهای فهرست وظایفتان می رود، و به ندرت زمان لازم به آن اختصاص می یابد. سپری کردن مدت زمانی برای طوفان فکری نه تنها از بعد خلاقیت برای شما مفید است، بلکه می تواند باعث ایجاد ایده های بزرگی برای شرکت تان نیز بشود.

تاکنون آموخته اید چه کارهایی را می توانید به شخصه برای منظم تر شدن و به انجام رساندن کارها انجام دهید. اکنون زمان آن رسیده است متغیر دیگری را نیز در ترکیب وارد کنیم؛ همکارانتان. چگونه می توانید به شکل کارآمدتری با افراد پیرامون تان کار کنید؟

منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه هاروارد» (به انجام رساندن کارها)
ترجمه: نرگس شفیعی

بیشتر بخوانید :
عادات خوب خود را حفظ کنید (بخش اول)
دویست و سه عادت برای زندگی بهتر
یازده عادت بد سودمند
104 عادت خوب که باید داشته باشیم