نظارت بر کار افراد در سازمان (بخش دوم)

برای نظارت بهتر بر کار افراد سعی کنید مشکلات را قبل از شروع کار به ایشان گوشزد کنید.
 

مشکلات را پیش بینی و رفع کنید

 نسبت به اولین نشانه های مشکلات هشیار باشید. اگر کارمند شما به مانعی برخورد کند (برای مثال، مدیر واحد دیگری از ارائه ی داده های مورد نیاز او خودداری کند) یا سرعتش در کار کم کم آهسته شود (برای مثال اگر اعتصابی باعث کند شدن تحویل قطعات شود)، شاید مداخله لازم باشد. شما نباید هر مشکلی را که کارمندان در وظایف محول شده پیدا می کنند رفع کنید (چرا که این کار مغایر با هدف کارسپاری است) اما در زمانی که مناسب می دانید از راهنمایی، تشویق، و منابع بیشتر برای کمک به آنها استفاده کنید تا به خودشان کمک کنند.
وقتی وظیفه ی محول شده ای از مسیر تعیین شده خارج می شود، برای تصحیح آن مراحل زیر را دنبال کنید:

• یک برنامه ی اقدامی و جدول زمانی برای برخورد با مشکلات طراحی کنید. با همکاری کارمندتان اطمینان حاصل کنید راه حل تان واقع بینانه است، و وقتی برنامه نهایی شد، موافقت او را به دست آورید. و در صورت امکان، منابع بیشتری (مانند کارکنان با یافته های جدید برای کمک به کارمندتان ارائه دهید.)
• بخش های انتخاب شده ای از کار مورد نظر را انجام دهید تا حجم کار کارمندتان سبک تر شود، الگویی برای او باشید، و از موفقیت اطمینان حاصل کنید.
• وقتی بالا رفتن در سلسله مراتب برای دستیابی به نتیجه ی موفقیت آمیز ضروری است، کارسپاری را به سمت بالا انجام دهید (از طرف کارمندتان با مدیریت رده بالاتر صحبت کنید). برای مثال، شاید لازم باشد برای برخورد با مدیری که پیش تر ذکر شد و اطلاعات لازم را ارائه نمی داد، با رئیس خود صحبت کنید.

در زمان حل مشکلات، مراقب کارسپاری معکوس نیز باشید. این حالت وقتی می تواند رخ دهد که کارمندی که وظیفه ای را به او محول کرده اید بخواهد کل کار را به شما بازگرداند، و یا محتمل تر آنکه انتظار داشته باشد شما مشکلات را رفع و تصمیم گیری کنید، و به این شکل، مسئولیت را کم کم متوجه خود شما کند. در مقابل وسوسه ی وارد شدن به این مسیر مقاومت کرده و به جای آن به کمک به کارمندتان در به انجام رساندن کار ادامه دهید.
برای به دست آوردن درکی عمیق تر از اینکه کارسپاری معکوس چگونه می تواند باعث کندی پیشرفت شما شود، این سناریو را تصور کنید: شما با عجله از سالن بیرون می روید، و برای رسیدن به جلسه ای کمی دیر کرده اید. کریسانتی، یکی از مدیر پروژه های کم تجربه ترتان، شما را نگه می دارد و می گوید در پروژه ای که هفته ی پیش به من سپردید به مشکل بزرگ داریم. و به سرعت خلاصه ای از مسأله ی مورد نظر بیان می کند.

 شما اطلاعات لازم را برای تصمیم گیری آنی در اختیار ندارید، بنابراین به سرعت پاسخ می دهید: «بذار درباره ش فکر کنم. در اینجا تعبیر معروف ویلیام اُنین جونیور و دانلد إل واس که از نویسندگان انتشارات هاوارد بیزینس ریویو هستند این است: شما اجازه داده اید میمونی از شانه ی کریسانتی به شانه ی شما بپرد؛ چرا که اکنون دارید با زیر دست خود کار می کنید. یک پاسخ بهتر به کریسانتی می توانست این باشد که از او بخواهید راه حل های ممکن را ترسیم کند، پیشنهادی در نظر بگیرد، و سپس به شما اطلاع دهد. وقتی کارمندان اشتیاق، توانایی، یا اعتماد به نفس لازم را برای برخورد با میمون ها ندارند، معمولا آنها را کنار می گذارند. کمک به کارمندان تان در به دست آوردن مهارت های لازم برای حل مسأله می تواند نسبت به اینکه خودتان مسائل را حل کنید وقت گیرتر باشد، اما در بلندمدت باعث صرفه جویی زمانی می شود، و به ایجاد رابطه ای توأم با اعتماد کمک می کند. وقتی کارمندان تان را ترغیب می کنید میمون های خود را مدیریت کنند، مهارت های جدیدی به دست می آورند، و شما زمان کافی برای انجام کارهای خودتان خواهید داشت.
راهبردهای زیر می تواند به شما کمک کند از بروز کارسپاری معکوس جلوگیری کرده و کارهای محول شده را به پیش ببرید:

• کارمند خود را تشویق کنید تا خود او راه حل ها یا گزینه هایی ارائه دهد.
• به او کمک کنید موقعیت را ارزیابی کند.
• اعتماد خود به توانایی او در تصمیم گیری را بررسی کنید.
• او را به خاطر کاری که تاکنون انجام داده است تشویق کنید.
• کارمندتان را راهنمایی کنید تا مهارت های جدیدش را بهبود بخشد.

در برخی موقعیت ها، مانند از دست دادن مهلت زمانی، باید توانایی کارمند خود را در انجام موفق وظیفه ای که به او محول می کنید مجددا ارزیابی کنید. کارمندتان را حمایت کنید، اما فقط در هنگام نیاز به او کمک کنید. از سرزنش او به خاطر مشکلاتی که خارج از کنترلش است خودداری کنید، اما مطمئن شوید مسئولیت اشتباهاتی را که به روشنی از خود اوست می پذیرد. و به خاطر داشته باشید اشتباهات را باید فرصت های رشد تلقی کرد و نه جرایم مشمول مجازات. تنها در موارد جدی (برای مثال وقتی برآورده نشدن اهداف تعیین شده تأثیر منفی قابل توجهی بر پروژه های دیگر دارد، باید به لغو وظیفه ی محول شده فکر کنید.
هر وظیفه ای که محول می کنید می تواند تجربه ای برای یادگیری باشد؛ چه برای شما و چه دیگر افراد فعال در سازمان تان. در بخش بعد نگاهی به ارزیابی وظایف انجام شده و در میان گذاشتن آموخته های تان با دیگران خواهیم داشت.
 
 منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (کارسپاری)»
نوشته: نرگس شفیعی

بیشتر بخوانید :
نظارت بر کار افراد در سازمان (بخش اول)
ارزیابی و نظارت در سازمان
مهارت نظارت و کنترل در مدیریت
فرآیند کنترل در سازمان