آموختن مهارت های ارائه مطلب و سخنرانی (بخش دوم)

مدیریت زمان عموماً در صدر فهرست مهارت‌هایی که اکثر ما برای یادگیری و توسعه‌ی آن تلاش می‌کنیم قرار دارد.
 

چکیده : تشخیص تمامی مشکلات، نقاط مبهم، و جزییات بیش از حد در ارائه تنها از طریق مرور یادداشت ها و اسلایدهایی که آماده کرده اید، دشوار است. شما باید بررسی کنید و ببینید افراد دیگر با دیدن و شنیدن ارائه تان چه احساسی خواهند داشت. برای ارائه بهتر مطالب باید تکنیک های را یاد بگیریم . با ما همراه باشید . 

تعداد کلمات 1140 / تخمین زمان مطالعه 6 دقیقه

برای ارائه در یک سمینار یا اسلایدسازی یا حضور در یک جلسه مذاکره هم، مانند هر کار دیگری می‌توان نقشه ذهنی یا Mind Map ترسیم کرد. در چنین نقشه‌ای ، ممکن است فهرست موضوعات مورد بحث، فهرست مدعوین برنامه، فهرست منابع، مجموعه ابزارهای مورد نیاز و ده‌ها مورد دیگر ثبت شود. اما نقشه ذهنی جایگزین نقشه مفهومی یا Concept Map نیست. بلکه این دو، دو ابزار متفاوت هستند که هر یک برای یک سخنران یا نویسنده یا معلم یا فروشنده، کاربرد خاص خود را دارند.
ترسیم نقشه مفهومی و کاربرد آن در سخنرانی و ارائه مطلب اگر چه نقشه مفهومی بسته به موضوع می‌تواند به شکل‌های بسیار متفاوتی ترسیم شود (و ویژگی کلیدی آن رها بودن از چارچوب ترسیم شعاعی است)، اما یکی از بهترین مثال‌های نقشه مفهومی می‌تواند دیاگرام های علت و معلول باشد که در دینامیک سیستم‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
 

دو استراتژی کلی در ارائه هر مطلبی وجود دارد:
شیوه افزایشی یا Inductive یا ترکیبی یا ارائه از پایین به بالا یا Bottom-Up
شیوه خرد کردن مطلب یا Deductive یا ارائه از بالا به پایین یا Top-Down
در شیوه نخست شما مجموعه‌ای از حرف‌ها و اطلاعات و گزارش‌ها و دیدگاه‌ها و موضوعات مختلف را مطرح می‌کنید و سپس به تدریج به سمت موضوع نهایی در پایان بحث حرکت می‌کنید.
در شیوه دوم، از ابتدا کلیت بحث را مطرح می‌کنید و به تدریج جزئیات آن را مورد بررسی قرار می‌دهید.

این تقسیم بندی اگر چه ممکن است ساده و بدیهی به نظر برسد، اما می‌تواند سرنوشت ارائه‌ی ما را از یک ارائه شکست خورده به یک ارائه موفق یا بالعکس تغییر دهد. ضمن اینکه این انتخاب علاوه بر مخاطب و موضوع، تابع توانمندی‌ها و ویژگی‌ها و صفات شخصیتی ما نیز هست. ممکن است فردی که در سبک ارائه‌ی ترکیبی، بسیار موفق است در سبک ارائه از بالا به پایین ضعیف باشد. یا اینکه بالعکس، فردی بتواند ارائه‌های بسیار قدرتمند در سبک بالا به پایین انجام دهد، اما نتواند در سبک ترکیبی قدرتمند عمل کند.
 

بخش قابل توجهی از مهارت ارائه در این مرحله خلاصه می‌شود. ارائه‌ی ما بسته به شکل آن نیازمند تولید محتواست. گاهی اوقات، ارائه قرار است در قالب یک فیلم ویدئویی معرفی محصول شرکت باشد. در چنین حالتی عملاً تمام ارائه به تولید محتوا محدود می‌شود. گاهی اوقات هم، برنامه‌ی ما یک جلسه‌ی درون‌سازمانی است و تولید محتوا ممکن است صرفاً به تهیه و تنظیم یک دستور جلسه به همراه چند گزارش جانبی باشد.
در یک سخنرانی هم ، تولید محتوا ممکن است در قالب یک جزوه برای مخاطبان یا اسلایدسازی برای کمک به تفهیم بهتر مطالب باشد.
طراحی یک بازی برای تفهیم بهتر بحث در کلاس هم، شکل دیگری از تولید محتوا برای ارائه مطلب محسوب می‌شود.
 

مدیریت زمان عموماً در صدر فهرست مهارت‌هایی که اکثر ما برای یادگیری و توسعه‌ی آن تلاش می‌کنیم قرار دارد. از سوی دیگر در سخنرانی شفاهی و ارائه مکتوب مفاهیم هم بحث مدیریت زمان از اهمیت بالایی برخوردار است. اما نباید فراموش کنیم که اگر چه مدیریت زمان در معنای عمومی آن و مدیریت زمان در ارائه در نام مشترک هستند، اما مهارت هایی کاملاً متفاوت محسوب می‌شوند.

حتماً توجه کرده‌اید که حتی تکنیک‌هایی هم که برای مدیریت زمان در سخنرانی و ارائه مطلب معرفی می‌شوند، با تکنیک‌هایی که برای مدیریت زمان در زندگی روزمره و محیط کار معرفی می‌شوند تفاوت دارند.
به عنوان مثال، بسیاری از سخنرانان حرفه‌ای یا مدیرانی که می‌خواهند در یک جلسه مهم سخنرانی کنند، از روش چهار نسخه ارائه استفاده می‌کنند.

به این شکل که ، اگر برای سخنرانی آنها به اندازه‌ی X دقیقه وقت در نظر گرفته شده، آنها علاوه بر سخنرانی در X دقیقه برای ارائه سه سخنرانی اضافه هم تمرین می‌کنند:
سخنرانی در زمان نصف X
سخنرانی در زمان یک چهارم X
سخنرانی در زمانی حدوداً ۵۰% بیشتر از X
با این کار، ضمن اینکه تسلط آنها بر مطلب افزایش می‌یابد، در صورتی که در میانه‌ی سخنرانی لازم ببینند سرعت بحث را تغییر دهند (مثلاً خلاصه‌تر حرف بزنند و یا اینکه به خاطر نرسیدن مهمان بعدی، طولانی‌تر صحبت کنند)‌ بدون مشکل این کار را انجام می‌دهند.
 

در ارائه‌هایی که به شکل فیزیکی در جلسات و سخنرانی‌ها و کلاس درس و معرفی محصول انجام می‌شوند، قلب مهارت ارائه، ارائه‌ی شفاهی است.
به عبارتی، همه چیز در مدیریت مناسب آن چند دقیقه یا چند ساعتی خلاصه می‌شود که می‌کوشیم در یک جلسه یا سمینار، حرف‌ها و نظرات و محتوای تولید شده و مفاهیم مد نظر خود را به شکلی اثربخش به مخاطب منتقل کنیم.

برخی از بحث‌هایی که زیرمجموعه مهارت ارائه شفاهی قرار می‌گیرند به شرح زیر هستند:
مهارت آغاز کردن بحث
مهارت سخنوری و تسلط کلامی
فن بیان
تسلط بر صدا و لحن
زبان بدن و ارتباط غیرکلامی
انتخاب پوشش ظاهری مناسب
مهارت داستان گویی
مدیریت حافظه و به خاطر سپردن درست مطالب و موضوعات
استفاده از ابزارهای همراهی بصری (Visual Assistants)
استفاده به موقع و مناسب از پشتیبان‌ها یا Supporting Materials
 

برای کاهش خطاهای ما در یادگیری هر مهارتی، دو شیوه وجود دارد:
یکی اینکه خطاها را به تدریج تجربه کنیم و راه مدیریت آن‌ها را یاد بگیریم.
دیگر اینکه با مشاهده و بررسی خطاهای دیگران، بخشی از آنها را بدون تجربه‌ی نزدیک بیاموزیم و یادگیری از طریق تجربه‌ مستقیم را به موارد کمتری محدود کنیم.
 

بحران و چالش در یک جلسه ارائه به شکل‌های مختلفی می‌تواند به وجود بیاید. موارد زیر تنها مثال‌های معدودی از انبوه مسائل پیش‌بینی نشده هستند:
مسائلی مانند قطع برق یا آماده نبودن به موقع سالن
نبودن ویدئو پروژکتور یا سیستم صوتی یا از کار افتادن آن‌ها
مخالفت صریح یک مخاطب با اصل بحث ما
رفتارهای پرخاشگرانه یک یا چند نفر از حاضرین
مطرح شدن اطلاعاتی که فکر نمی‌کرده‌ایم مهمانان از آنها مطلع هستند.
ریختن آب روی لباس یا لپ تاپ
این مسائل و چالش‌ها می‌توانند از یک جلسه‌ی ارائه‌ی خوب یک کابوس بسازند و یا برعکس، در صورتی که به خوبی مدیریت شوند، نشان‌دهنده‌ی مهارت شما در مدیریت شرایط بحران باشند.

منبع : motamem.org