كتابخانه‌های اسناد هدایت كننده به مدیریت اسناد چیست؟

از علم مدیریت اطلاعات و از علوم كتابخانه‌ای، ما همواره علاقمند به كسب اطلاعات و مدیریت اسناد بهتر بوده‌ایم. دسترسی كارآمد و مؤثر به اسناد همانند پادزهری برای «مازاد اطلاعات»(1) است. حفظ یك «مخزن سند»(2) با دسته‌بندی خوب و / یا رده‌بندی و ابرداده (لینك به این موارد) برای جستجو و یافتن اطلاعات درست، در زمان مناسب، یك اولویت است.

چرا از این ابزار استفاده كنیم؟

كتابخانه‌های اسناد هدایت كننده به یك سیستم مدیریت اسناد چه ارتباطی با مدیریت دانش دارند؟ و چرا از این ابزار در زمینه مدیریت دانش استفاده كنیم؟

«اطلاعات، خون حیاتی دانش است.»(3)

دانش ما به اندازه‌ای كه اطلاعات ما اجازه می‌دهد، توسعه می‌یابد.
علاوه بر این، برای مدیریت دانش، ما نگران توسعه دارایی‌های دانش خود هستیم. در حالت ایده‌آل، باید برای شناسایی دارایی‌های دانش كلیدی خود برنامه‌ریزی كنیم و سپس دارایی‌های اطلاعاتی را برای حمایت از آنها توسعه دهیم. یك كتابخانه اسناد به خوبی برنامه‌ریزی شده، كه منجر به سیستم مدیریت اسناد می‌شود، سود سهام را به عنوان بخشی از پورتال دانش و یا سیستم مدیریت دانش پرداخت می‌كند.

نحوه استفاده از كتابخانه‌های اسناد

گام اول این است كه سیستم كتابخانه سندی كه از آن استفاده خواهید كرد را انتخاب كنید. سیستم‌های اختصاصی بسیاری وجود دارد، برخی از آنها گران قیمت و بسیار پیچیده هستند در حالی كه برخی از آنها كم هزینه و كمتر پیچیده می‌باشند. به طور فزاینده، ما در حال حاضر شاهد كتابخانه‌های اسناد با منابع آزاد و باز هستیم.
موارد زیر مواد كلیدی تشكیل دهنده برای یك سیستم كتابخانه سند مؤثر است:
* سیستم كتابخانه‌ای كه بتوان به راحتی و به طور منظم از آن نسخه پشتیبان تهیه كرد.
* سیستم كتابخانه‌ای كه به طور خودكار فهرست بندی شده و از یك موتور جستجوگر خوب استفاده می‌كند.
* یك سیستم كتابخانه با امنیت دسترسی و استفاده
* سیستم كتابخانه‌ای كه از طریق اینترانت در شركت های بزرگ و/ یا لپ تاپ‌ها و غیره در دسترس باشد.
* اسناد را بتوان سازماندهی و جستجو كرد و به چند دسته تقسیم نمود.
* اسناد را بتوان به لینك مربوطه پیوند داد و در پایگاه‌های داده ذخیره كرد.
* تاریخچه سندی كه تجدید نظر شده است، نگهداری می شود و می‌تواند در هر مرحله‌ای كه ضروری باشد، نصب گردد.
* هر سند شامل دوره«چرخه زندگی»(4) از ارتباط است و به طور خودكار در یك تاریخ مشخص بایگانی می‌شود.
* اسناد را می‌توان
- به طور كلی توسط صاحبان مدیریت كرد،
-توسط ویراستاران انتخاب شده، ویرایش كرد،
-توسط نویسنده انتخاب شده، نوشت و
-توسط گروه انتخاب شده، بازبینی كرد( و یا باز كرد).
* اسناد می‌توانند شامل ابرداده و/ یا كلمات كلیدی برای جستجوی مؤثر باشند.
* اسناد می‌توانند از انواع مختلف، چند رسانه‌ای و غیره باشند.
* آمار اسناد، تعداد دفعات نمایش، مدت زمان مشاهده و غیره را ثبت می‌كند.

نكاتی درباره آسان سازی

وب سایت ابزار و روش‌های مدیریت دانش سازمان بهره‌وری آسیا، ویكی یك مثال خوب از دانش پایه است كه شامل یك سری از اسناد علم رده‌بندی است. این یك نرم افزار كاربردی رایگان از گوگل «اسناد گوگل»(5) می‌باشد و به طور گسترده‌ای در سراسر جهان استفاده می‌شود.
بهترین راه برای نشان دادن یك كتابخانه سند معنی دار، - در زمینه پایگاه دانش، به عنوان بخشی از سیستم مدیریت دانش مؤثر- «راه بردن» شركت كنندگان در هر بخش جزئی از وب سایت ابزار و روش‌های مدیریت دانش سازمان بهره‌وری آسیا ویكی می‌باشد. شامل:
* اسناد متنی،
* صفحات گسترده،
* تقویم،
* تصاویر و ویدئو جاسازی شده،(6)
* ارائه فرم پاورپوینت(7)،
* لینك‌ها و فهرست‌های متقابل و
* موتور جستجوگر
این یك نمونه از قرار دادن یك كتابخانه سند، برای استفاده مناسب جهت حمایت از توسعه پایگاه دانش معنی‌دار است كه نمونه‌هایی از ایجاد، به اشتراك‌گذاری و كاربرد دانش را نمایش و آموزش خواهد داد.

چه زمانی و كجا از كتابخانه اسناد استفاده كنیم؟ (و چه زمانی استفاده نكنیم)

اسنادی كه به خوبی سازمان یافته‌اند، اولین گام برای مدیریت دانش مؤثر هستند. كتابخانه‌های اسناد را می‌توانید ساده شروع كنید و از ابزار رایگان مانند گوگل اسناد استفاده كنید و به تدریج به سیستم های مدیریت اسناد پیچیده ارتقا دهید.
اما لطفاً به یاد داشته باشید كه نگاهی هم به «پایگاه‌های دانش»(8) و همچنین تفاوت بین اطلاعات و دانش در این كتابچه راهنمای كاربر بیاندازید.

مثال

در وب سایت ابزار و روش‌های مدیریت دانش سازمان بهره‌وری آسیا گشتی بزنید و نگاهی به انواع مختلف اسناد و كتابخانه‌های اسناد بیاندازید و اگر حق دسترسی دارید، نگاهی دقیق‌‌تر به مخازن سند در اسناد گوگل بیاندازید.

پیوندهای مفید

اطلاعات مفید بیشتر درباره كتابخانه سند هدایت كننده به مدیریت اسناد، را می‌توان در لینك زیر یافت.
http://en.wikipedia.org/wiki/Document_managment_system
بنیاد دانش (ویكی‌ها و غیره)

پی‌نوشت‌ها:

1.Information Overload
2.Document Repository
3.Information is the Life Blood of Knowledge
4.Life Cycle
5.Goglee Documents
6.Spread Sheet
7.PowerPoint Template
8.Knowledge Base

منبع مقاله :
یانگ، رونالد،(1391)، ابزار و تكنیك‌های مدیریت دانش، مترجمان: محمدباقر نوبخت، سیدكامران یگانگی، تهران: مركز تحقیقات استراتژیك، چاپ اول