روش های پیاده سازی مدیریت مبتنی بر شواهد در محیط کار

مدیریت مبتنی بر شواهد یک تکنیک مدیریتی پویاست که بر یافته های تجربی متکی می باشد. یک استراتژی نوین مدیریتی برای کاهش خطاها و ضایعات، از طریق برنامه ریزی واقعی؛ در اینجا با روش های پیاده سازی این تکنیک در محیط کاری خود آشنا می شوید.
با مدیریت مبتنی بر شواهد که توسط چندین سازمان در سراسر جهان معرفی گردید، پیروی کورکورانه از استراتژی ها جای خودش را به روش های با پشتوانه تحقیقات علمی داد. این رویکرد ارائه گر استراتژی هایی بر اساس اعتقادات و شهود است و مشوقی برای تدوین برنامه های عملیاتی مشتق شده از شهود، تجارب ثبت شده و رویدادهای واقعی است. یک مدل کسب و کار که زمانی شکست ناپذیر به نظر می آمده است، ممکن است امروزه با رقابت های شدید و گرایش های متغیر بازار منسوخ شده باشند. مشکلات جدیدی ممکن است به وجود آیند که نیازمند نشان دادن عکس العمل سریع می باشند. در این مقاله به مدیریت شواهد محور در محیط کار می پردازد.

چگونه مدیریت شواهد محور را در سازمان خود پیاده سازی کنیم؟

شناسایی دقیق مشکلات

اولین قدم شناسایی مشکلاتی است که سازمان شما را با مشکل مواجه کرده است. لیستی از عوامل داخلی و خارجی که مانعی برای رشد و تعالی سازمان شما ایجاد نموده است تهیه کنید. مشکلات را به حوزه های تخصصی مختلف تقسیم کنید که بتوانید در زمان و مکان مناسب به آنها رسیدگی کنید. در صورت امکان چارچوب زمانی ایده آلی برای رفع موانع و مشکلات موجود تهیه نمایید. برای مثال مسائل و مشکلات مربوط با واحد منابع انسانی را نباید با مشکلات مربوط به کم بودن فروش و سودآوری و بهره وری ترکیب کرد.

لزوم تشکیل تیم های تحقیق

براساس تعداد مشکلات موجود و میزان همبستگی میان آنها باید تیم های تخصصی تحقیق شکل بگیرد. هر گروه در حوزه ی تخصصی خود به تحقیق می پردازند و به ارائه ی ایده های خود برای حل و فصل مشکلات می پردازند. تیم ها شواهد را براساس مطالعاتی که انجام داده اند جمع آوری نموده و در مورد یافته های خود با سایر هم تیمی هایشان به بحث و تبادل نظر می پردازند. بدین طریق می توان ایده هایی که غیرعملی هستند را دور انداخت و به راه های عملی دست یافت.
برای مثال زمانی که سطح عملکرد کارکنان کاهش می یابد این گروه های تحقیق تلاش می کنند تا دلایل این پایین آمدن عملکرد را کشف کنند. ممکن است از کارکنان خواسته شود که پرسشنامه ها را به شکل ناشناس پر کنند تا بتوانند راحت تر احساس خود را در مورد مشکلات و دلایل عدم رضایتمندی خود را مطرح و راه حل های پیشنهادی خود را بیان نمایند. پاسخ-های کارکنان به شکل داده مورد تجزیه تحلیل قرار می گیرد تا مشکلات اصلی شناسایی و راه حل های احتمالی تعیین گردند.

تحقیق برای کشف شواهد

قدم بعدی جمع آوری داده های خارجی و پیرامون سایر صنایع مرتبط است. می توانید از مشورت با افراد خبره در کسب و کار خود در این زمینه کمک بگیرید. روش شواهد محور، آزمون و خطا را بر فرضیات مقدم می داند. لذا منابعی که استفاده می کنید باید معتبر باشد.
بررسی کنید که سازمان هایی که با مشکلاتی مشابه شما بوده اند چگونه مشکلات خود را حل و فصل کردند و آیا می توان از آن راه حل ها در سازمان شما نیز استفاده کرد یا نه. اما از آنجا که سازمان ها و استراتژی های کسب و کار در سازمان های مختلف متفاوتند لذا نمی سود انتظار داشت که از یک راه حل یکسان در سازمان های مختلف استفاده کرد. در زمان هایی که چندین راه-حل برای حل مشکل سازمان وجود دارد تیم تحقیقاتی باید لیستی از تمامی نقاط قوت و ضعف این روش ها تهیه کنند.

جای بحث و تبادل نظر را در یافته های خود باز بگذارید

زمانی که تیم تحقیقات به یافته های مورد نظر دست یافت باید پیشنهادات خود را با سایر اعضا در میان بگذارند. کارکنان باید تشویق شوند که شک و تردیدهای خود را مطرح کنند و برای جلوگیری از ایجاد هرگونه ابهام بتوانند سوالات خود را در مورد مزایای روش های مطرح شده توسط تیم تحقیقاتی مطرح نمایند. بهترین روش ها باید به طور جزئی مدنظر و کنکاش قرار گیرند به نحوی که کارکنان بخوبی آنها را درک کنند و برای تطبیق تجهیزات شرکت آنها را بهبود بخشند.

تشویق مشارکت کارکنان

پیشنهادات کارکنان و اولویت هایی که تمامی آنها بر سر آن اتفاق نظر دارند باید همواره در تدوین استراتژی های جدید مد نظر قرار داده شوند. همچنین باید به آنها اجازه همفکری در جلسات طوقان فکری را فراهم آورد و به آنها زمانی داد تا پیشنهادات خود را برای مشکلات شرکت بیان کنند. آنها تجربیات بیشتری درمورد محیط کاری خود دارند و بینشی عمیق تر و احتمالا راه حل های عملی تر برای رفع مشکلات ایجاد شده خواهند داشت.

تشکیل طرح جدید اقدام

پس از تهیه ی لیستی از راه حل های عملی، قدم بعدی در مدیریت مبتنی بر شواهد این است که این استراتژی ها را پیاده کرد. بدین منظور نیاز است که برنامه های جاری به طور کامل یا موقتأ کنار گذاشته شوند. نقش ها، اهداف و برنامه های جدید باید تدوین گردند. به هنگام برررسی نیازهای آتی سازمان، باید برنامه ی عملی تهیه شود که بتواند نیازهای حال و آینده سازمان را بخوبی برآورده نماید، لذا مسائلی مانند خدمات به مشتریان و تحویل کالاها و خدمات تحت هیچ شرایطی نباید با مشکل روبرو شوند و یا الویت خود را از دست دهند.

معرفی تغییرات مقدماتی

قبل از پیاده سازی استراتژی های جدید، سازمان باید با انجام یک سری برنامه های مقدماتی، مطمئن شود که اجرای استراتژی-های جدید مشکلی برای سازمان ایجاد نخواهد کرد. برخی از این اقدامات عبارتند از آموزش کارکنان جدید یا موجود پیرامون ویژگی های شغل جدید و چگونگی کار با تجهیزات و نرم افزارهای جدید. استخدام افراد متخصص برای بروزرسانی مشاغل سازمان و هماهنگی با معیارهای جهانی کسب و کار از دیگر اقدامات لازم در این مرحله به شمار می رود.
مهم ترین مسئله در مدیریت مبتنی بر شواهد، تصمیم گیری براساس واقعیت ها می باشد. مسئله دیگر ذخیره سازی مستنداتی از اشتباهات ایجاد شده در حین کار است. به نحوی که بتوان دلایل این اشتباهات را تجزیه تحلیل کرده و مانع از تکرار مجدد آنها در فعالیت ها آینده سازمان گردید.