سازمان خود را توانمند سازید

مارگارت فولر می گوید: " اگر دانشی دارید اجازه دهید بقیه نیز از آن بهره برند"، مدیریت دانش یک تغییر استراتژیک در پارادایم است که منجر به روشنگری در چشم انداز سازمان می گردد.
به گفته ی آریستول " بشر مشتاق به یادگیری ست" ، دانش و تفکر، از جمله عوامل کلیدی در رشد فرد و سازمان ها می باشد. در سال 1997 توماس استوارت واژه "سرمایه فکری" را تعمیم داد، با این توضیح که او معتقد بود سازمان هایی که بدنبال موفقیت در عصر دانش هستند باید بتوانند این سرمایه ی فکری را بخوبی مدیریت کنند. او سرمایه ی فکری را شامل دانش، اطلاعات، دارایی فکری و تجربیاتی می دانست که می تواند در تولید ثروت به کار آید. به طور خلاصه سرمایه ی فکری هر آن چیزی ست که هر فرد در سازمان دارد و می تواند برای سازمان مزیت رقابتی داشته باشد.
برای دستیابی به میزان این سرمایه ی فکری نیاز به رویکردی پیچیده است، سرمایه فکری یک سازمان ممکن است از بیرون سازمان تامین شود در غالب یک عرضه کننده (عرضه کنندگان کالا و خدمات، مشاوران و ...) یا از مشتریان تامین شود ( یک تیم متشکل از مشتریان برای ساختن یک سرویس خدماتی جدید به مشتری) شرکای ائتلاف (برای مثال سرمایه گذاری مشترک برای توسعه خدمات و یا محصول جدید). اگر سازمان شما تنها به سرمایه ی فکری داخلی معتقد است، باید به دنبال این باشید که سازمان را بیشتر به سمت یک سازمان یادگیرنده سوق دهید.
سازمان یادگیرنده به سازمانی اطلاق می شود که همواره به دنبال یافتن راه حل های مفید و سپس درونی سازی آنها در جهت رشد و پیشرفت سازمان می باشد. یک سازمان یادگیرنده، ایده های مختلف را درهم آمیخته و از افراد مختلف برای حل مشکلات سازمانی بهره می گیرد. این همکاری در تمامی سطوح سازمانی و در نتیجه ی دانش حاصل از تجربیات پیشین، شکل می-گیرد.حوزه های اصلی موضوع: حکومت، توسعه کارکنان و ظرفیت سازمانی، پاسخگویی و ارزیابی می باشند. دیوید گاروین سازمان یادگیرنده را به عنوان سازمانی توصیف می کند که " در ایجاد، کسب و انتقال دانش و در انعکاس دانش و بینش جدید از مهارت لازم برخوردار است".
آشنایی با مفهوم اصلی دانش، برای بهره گیری از مزایا و اهمیت آن در سازمان امری ست ضروری، دانش در واقع یک فرآیند پویا است،امری شخصی و متفاوت از داده ها (گسسته، سمبل های بدون ساختار) و اطلاعات (وسیله ای برای ارتباط صریح و روشن)است. از آنجاییکه ویژگی پویایی دانش در مرکز توجه است، بکارگیری مفهوم شایستگی فردی می تواند به عنوان یک مترادف عادلانه برای آن به حساب آید.
دانش می تواند صریح یا ضمنی باشد؛ دانش صریح شامل هر چیزی است که می تواند مستند، قابل آرشیو کردن و مدون باشد مانند: علائم تجاری، طرح کسب و کار، تحقیقات بازاریابی، لیست مشتریان، ارائه پاورپوینت، پیام های ایمیل، پایگاه داده.
دانش ضمنی شامل دانش و چگونگی است؛ چالش اصلی چگونه به رسمیت شناختن، تولید، اشتراک گذاری و مدیریت دانش ضمنی است. تبدیل دانش ضمنی به صریح و یا اشتراک گذاری آن با ترویج تعاملات انسانی در جریان فرآیند اجتماعی شدن؛ امکان پذیر است؛ که امروزه می تواند به شکل آنلاین اتفاق بیوفتد.
فرایند مدیریت دانش باید در زمینه کسب و کار فراگیر باشد؛ در غیر این صورت محکوم به شکست است. سازمان می تواند مزایای مدیریت دانش و سرمایه های فکری زیر بهره مند گردد:
1. مدیریت دانش سازمان را از طریق جریان ایده ها در سازمان، قادر به ترویج نوآوری می کند.
2. به کمک مدیریت دانش سازمان می تواند خدمات مشتریان خود را بهبود بخشیده و روابط بیشتری با آنها برقرار نماید.
3. زمانی که شما از دانش بازار و آگاهی از ظرفیت های خود بهره می برید می توانید با ارائه ی محصولات و خدمات سریع-تر به دست مشتری، درآمد و بازدهی سازمان خود را بهبود بخشید.
4. بهبود نرخ حفظ کارکنان با شناخت ارزش دانش کارکنان و پاداش دهی آنها براساس این دانش
5. تصمیم گیری سریع تر
6. غلبه بر موانع داخلی و خارجی
7. تسریع بهبود محصول
حال سوالی که مطرح می شود این است که چگونه می توان این مدیریت دانش را در سازمان تثبیت کرد؟ برای پاسخ به آن به ارائه ی چند راه حل که دکتر دیوید اسکرمی در مقاله خود به آن ها اشاره کرده است می پردازیم:
1. خلق یک پایگاه داده
2. مدیریت اطلاعات موثر- کسب اطلاعات، فیلترسازی، دسته بندی و ذخیره سازی
3. درونی سازی دانش در تمامی فرآیندهای کاری
4. توسعه ی پایگاه های داده
5. استفاده مجدد از دانش در مراکز پشتیبانی مشتریان
6. معرفی تکنولوژی های مشترک، به ویژه شبکه های داخلی و یا گروه افزار، برای دسترسی سریع تربه اطلاعات
7. وب سایت های اطلاعاتی
8. در واقع، هر گونه فعالیت که از دانش استفاده یا آن را اعمال می کند، می تواند از رشته های مدیریت دانش بهره ببرند و این مسئله، تمامی فعالیت های مدیریتی و حرفه ای را پوشش می دهد.
با این حال فن آوری های مانند اینترنت، اینترانت، گروه افزار، عوامل هوشمند، ابزار نقشه برداری و مدیریت اسناد می تواند به در دسترس بودن دانش برای همیشه به کار آیند.
کارشناسان صنعت برخی از مفاهیم طلایی و واقعیت ها را برای پیاده سازی مدیریت دانش در معنای واقعی پیشنهاد کرده اند. به طور کلی سازمان اسطوره های زیادی برای مدیریت دانش دارد اما در اینجا به واقعیت ها می پردازیم:
1. مدیریت دانش تنها یادگیری نیست بلکه باید مرکز توجه کسب و کار قرار گیرد.
2. مدیریت دانش تنها یک فرآیند واحد نیست که باید در سازمان پیاده شود، بلکه یک تغییر کلی در پارادایم استرانژیک سازمان است.
3. مدیریت دانش تنها به معنی گرفتن اطلاعات از افراد نیست، بلکه به معنی خلق محیطی برای افراد در جهت کسب و انتقال اطالاعات است.
4. بر مدیریت دانش صرف پافشاری نکنید.
5. مدیریت دانش نیازمند مشارکت مدیران ارشد سازمانی ست.
6. اجرای درست مدیریت دانش نیازمند تمرکز بر عوامل انسانی، فرآیندها و فرهنگ سازمانی، مهارت های چندگانه مدیریت و تیم کاری می باشد.
اپیکتت می گوید: " یاد دادن چیزی که یک فرد گمان می کند آنرا خودش می داند امری ست غیر ممکن"، دانش زمانی شکل فزاینده به خودش می گیرد که به اشتراک گذاشته شود. پس اینکه "چه می دانی؟" مهم نیست اینکه " چقدر دانسته های خود را با دیگران به اشتراک گذاشته ای؟" مهم است. اشتراک گذاری کمک می کند که شما اطلاعات خود را تصحیح و این اطلاعات صحیح را در اختیار دیگران نیز قرار دهید.