مقدار بهینه در انبارداری (3)

اندازه ی سفارش دقیق: یک روش تئوری
در عملیات های متمرکز و چند واحده، اقتصاد مربوط به مقیاس، موجب می شود تا واقعیت های مربوط به خرید، بزرگ تر شوند. وقتی ارزش انبارداریی، به سطح چند مالتی ملیون دلار برسد، حالت های دارای فرمولاسیون دقیق تر، در تعیین اندازه ی سفارش، مهم می باشد. این بخش، ابزارهایی را پیشنهاد می دهد که برای استفاده در چنین بخش هایی، مفید هستند.
اندازه ی سفارش دقیق بوسیله ی دو هزینه تحت تأثیر می باشد: یکی هزینه های ذخیره سازی (storage cost) که در واقع هزینه های نگهداری (carrying cost) نامیده می شود. و دیگری، هزینه های سفارش دهی (ordering cost) نامیده می شود. به هر حال، مهم ترین بخش مربوط به هزینه های دخیره سازی، که در واقع بخش قابل توجهی از هزینه ی ذخیره سازی است، پولی است که برای انبارداری صرف می شود. این هزینه ها، جزء هزینه ی سرمایه گذاری، تلقی می شود. اقتصاد دان ها، به این بخش از هزینه ها، هزینه ی فرصت (opportunity cost) می نامند. این هزینه ها، در واقع یک راه خوب برای جاهایی است که اگر پول شما به عنوان یک سرمایه، ذخیره سازی شود. در واقع شما می توانید این پول را در بانک، سهام و یا بازار طلا، سرمایه گذاری کنید. شما همچنین ممکن است فرصت بسط و توسعه ی تأسیسات خود را داشته باشید.

هزینه ی ذخیره سازی در واقع همان هزینه های نگهداری است.
هزینه ی نگهداری: هزینه های مربوط به بیمه، تأمین امنیت، فاسد شدن، مسائل مربوط انبارداری و ... می باشد.
هزینه های سفارش دهی: این هزینه در واقع مقدار پولی است که برای انجام یک سفارش، دریافت و ذخیره سازی آن، و تخلیه ی آنها پرداخت می کنید. این هزینه ها، شامل هزینه ی نیروی کار، هزینه های اجرایی مانند هزینه ی فاکس، فوتوکپی و هزینه ی شارژ تلفن می باشد.
هزینه ی سرمایه: نرخ بازگشت سرمایه که مورد انتظار ماست،
هزینه ی فرصت: با انتخاب انجام کاری، شما فرصت انجام کار دیگری را نیز دارید. اگر شما یک صورتحساب را پیش از موعد ارائه دهید، فرصت سرایه گذاری و بازگشت برخی از پول ها را از دست می دهید. از دست رفتن این درآمد در چنین موقعی، یک هزینه ی فرصت، نامیده می شود.

تلاش ها به منظور محاسبه ی هزینه ی ذخیره سازی باید به طور دقیق انجام شود. بدبختانه، هیچ ارقامی در دست نیست. تخمین های سالانه از 10 الی 25 % ارزش سرمایه گذاری می باشد. این بدین معناست که برای هر دلاری که شما در انبار خود قرار می دهید، شما می توانید یک هزینه ی ذخیره سازی بین 10 تا 25 % در سال داشته باشید.
هزینه ی سفارش دهی، شامل هزینه های اولیه ی مربوط به تشریفات اداری، تلفن، کامپیوتر، فکس، جیره و مواجب مربوط به کارگران، فرایند دریافت و ارسال فاکتور می باشد. در ایده ها موجود در مورد ارزش دلار در هزینه های مربوط به سفارش دهی، تفاوت هایی وجود دارد. یکی از شرکت تخمین زده است که این هزینه ها، تقریباً 20 دلار برای هر سفارش است که بوسیله ی آنها تأمین می شود. یکی دیگر از این شرکت ها، میزان 30 دلار را برای هر سفارش تخمین زده است و برخی از آنها مقادیر بالاتر بین 100 تا 130 دلار را تخمین زده اند. البته این مسئله مهم نیست، چیزی که مهم است، این است که تشخیص دهیم سفارش دهی، فرایندی بدون هزینه نیست و صرفه جویی های بالقوه ای می تواند با کاهش تعداد آنها ایجاد شود.
یک اندازه ی سفارش بزرگتر موجب می شود تا میزان انبارداری مطلوبی ایجاد شود ولی هزینه های ذخیره سازی سالانه، بالا می رود. به دلیل اینکه شما یک میزان بزرگ و همچنین یک میزان اندک را هیچگاه سفارش نمی دهید، هزینه های سفارش دهی سالانه بدین وسیله کاهش خواهد یافت. به عبارت دیگر، یک اندازه ی سفارش کوچک منجر به کاهش در میزان انبارداری می شود و در نتیجه، هزینه های ذخیره سازی سالانه را کاهش می دهد. به هر حال، بدبختانه در این حالت هزینه های سفارش دهی سالانه ی شما افزایش می یابد (شکل 1).
نکته ی بسیار مهم در اینجا، این است که یک اندازه ی سفارش بهینه وجود ندارد که منجر به پایین ترین هزینه های کلی در سال شود. توجه کنید که اندازه ی سفارش کوچکتر منجر به هزینه های کلی بالاتر در طی سال می شود زیرا هیج اندازه ی سفارشی وجود ندارد که بهینه ترین حالت باشد. گستره ی بهینه ی مربوط به اندازه ی سفارش ها، با استفاده از ناحیه ی متقاطع، نشان داده می شود. از لحاظ تئوری، هیچ اندازه ی سفارش بهینه ای در ناحیه ی محصور شده در آن نقطه، وجود ندارد. در این حالت، نمودار مربوط به هزینه ی ذخیره سازی، در واقع نمودار هزینه های سفارش دهی را قطع می کند.
وقتی اندازه ی سفارش بهینه، تعیین شود، مدیریت باید اثر این دو هزینه بر همدیگر را در نظر بگیرد. در اصل، برخورد نمودار هزینه ی ذخیره سازی و نمودار هزینه ی سفارش دهی، بیان کننده ی بهترین تعادل میان هزینه های مربوط به انبارداری و منفعت هایی است که حاصل می شود. وقتی این محل برخورد تعیین می شود، مدیریت دو ایده بدست می آورد. یکی اینکه مدیر می تواند نمودار مربوط به هزینه های عملیاتی را تعیین کند و سپس تلاش کند تا بهینه ترین اندازه ی سفارش را معین کند. دوم اینکه، او ممکن است از یک فرمول برای تعیین اندازه ی سفارش بهینه، استفاده کند.
متداول ترین گزینه در واقع فرمول مقدار سفارش اقتصادی (economic order quantity (EOQ) formula) می باشد. این فرمول در بسیاری از صنایع، استفاده می شود. در واقع در عملیات های مهمانداری به صورت مستقیم از این فرمول، استفاده می شود. در واقع این فرمول، به عنوان مرجعی در این صنعت استفاده می شود. بنابراین، یک نگاه به این فرمول، منجر به درک بهتر مفهوم اندازه ی سفارش می شود.
شما می توانید EOQ را به دو شیوه، محاسبه کنید (شکل 2). فرض کنید که عملیات هم اکنون از 600 تا رب گوجه فرنگی در سال استفاده می کند، و هزینه های سفارش دهی در هر سفارش، برابر 3 دلار باشد، هزینه های مربوط به ذخیره سازی نیز 15 % از ارزش کل رب های گوجه فرنگی است. قیمت هر رب گوجه نیز، 8 دلار می باشد. سوال مطرح شده، در اینجا، این است که در آن زمان، چه تعدادی رب گوچه باید بوسیله ی خریدار، خرید شود؟ به عبارت دیگر، EOQ چند است؟
با اعمال فرمول نشان داده شده در شکل 2، شما می توانید EOQ را در حدود 55 مورد، بدست آورید (یا به طور تخمینی 440 دلار). این محاسبه، به صورت زیر است:
هزینه های کل در هر سال که مرتبط با EOQ برابر با 55 مورد است، با استفاده از فرمول نشان داده شده در شکل 3، بدست می آید.
شما می توانید اندازه ی سفارش مرتبط با 55 مورد را محاسبه کنیدو در این حالت، به هزینه های کلی حداقل در سال می رسیم. یک اندازه ی سفارش 50 موردی منجر به هزینه های ذخیره سازی کمتری می شود اما در مورد هزینه های سفارش دهی، با کاهش مورد، این هزینه ها، افزایش می یابد زیرا تعداد سفارش ها در طی سال، افزایش می یابد. به طور عکس، یک اندازه ی سفارش بزرگتر منجر به افزایش هزینه های ذخیره سازی و کاهش هزینه های سفارش دهی سالانه می شود.
به عنوان یک مورد خاص، این ممکن است مناسب نباشد که 55 مورد را در یک زمان، سفارش داد. علاوه بر این، برخی افراد در این حالت آشفته می شوند زیرا بسیاری از جنبه های این فرمول به ندرت تخمین زده می شود و سریعا قابل محاسبه نیست. پس سوال این است که ارزش این 55 مورد چیست؟ آیا محاسبه ی EOQ ارزش مند است؟
اگر چه این ممکن است عملی نباشد که در یک زمان، 55 مورد سفارش داده شود، دانستن اندازه ی سفارش بهینه، به شما در تصمیم گیری در مورد اندازه ی سفارش عملی کمک می کند. برای مثال، اگر شما بتوانید تنها یک بلوک 50 موردی سفارش دهید، شما ایده ی خوبی برای تخمین هزینه های سفارش دهی سالانه ی خود، دارید.
ما این آرزو را نداریم که روش تئوری را که دارایی پیچیدگی خاصی است، رها کنید. در واقع می گوییم که این روش موجب بروز برخی مشکلات می شود. ما این موارد را بعدها، می گوییم. به هر حال، این مشکلات غیر قابل حل نیستند و مفهوم EOQ می تواند در بسیاری از رویه ها مورد استفاده قرار گیرد و بتواند این اطمینان را حاصل کند که سطح کلی و بهینه از انبارداری، چه میزان است. این مورد در واقع منجر به ایجاد یک اندازه ی سفارش بهینه و در نتیجه زمان سفارش دهی بهینه می شود.
زمان سفارش دهی دقیق: یک روش تئوری
به مثال رب گوجه فرنگی باز می گردیم. در این مثال، شما باید زمان سفارش دهی 55 رب گوجه را تعیین کنید. در این حالت، فرض کنید که 55 مورد، یک اندازه ی سفارش عملی است. اگر شما بتوانید به تحویل ثابت مربوط به آیتم های انبار وابسته باشید، شما ممکن است قادر باشید تا زمانی منتظر بمانید که رب گوجه فرنگی های موجود در انبار تمام شود و سپس 55 مورد را سفارش دهید. بدبختانه، یک تغییر قابل توجه میان زمان سفارش دهی شما و زمان تحویل گرفتن محصول سفارش داده شده، وجود دارد. در برخی موارد، این زمان قابل پیش بینی نیست. به عنوان یک نتیجه، شما خواهید توانست در برخی از اقلام، سفارش دهی خود را تا زمان رسیدن ماده ی موجود در انبار به یک سطح مشخص، به تعویق بیندازید.
این سطح معمولاً سطح ایمنی (safety stock) نامیده می شود. این سطح ایمنی همچنین نقطه ی ثبت کننده (ROP) نیز نامیده می شود. شما نمی توانید تا زمانی منتظر شوید که تمام محصولات موجود در انبار، تمام شود و سپس سفارش دهید. در واقع باید یک سطح مشخص از محصول، همواره در انبار، موجود باشد.
این ترفند که در محاسبه ی ROP مورد استفاده قرار می گیرد، ابتدا برای ایجاد برخی ایده ها، در مورد الگوی استفاده (usage pattern )، بروز می کند. در مورد مثال رب گوجه، شما ممکن است از الگوی استفاده ی موجود در شکل 4 استفاده کنید.
به طور نرمال، این نوع از الگوها، قابل اتکا نیستند. اگر شما الگوی استفاده خود را در مورد 6 ماه، مطالعه کنید، شما می توانید این مسئله را به صورت متوسط برای هر روز یا ماه خود، محاسبه کنید. برای اهداف بحث شده، فرض کنید که شما 40 % از زمان خود را تعیین کردید. در این حالت، شما از یک رب گوجه در هر روز یا کمتر از یک روز، استفاده می کنید. بنابراین، در 90 % از زمان ها، شما از دو یا تعداد کمتری رب استفاده می کنید. همچنین در 96 % از زمان ها، شما از سه رب یا تعداد کمتری استفاده کردید. ولی در کل، در 100 % موارد، شما از 4 رب یا تعداد کمتری استفاده کردید (شکل 5).

سطح ایمنی (safety stock): میزان محصول اضافی که در انبار موجود است تا بدین وسیله، در مواقع ضروری مورد استفاده قرار گیرد.
نقطه ی ثبت کننده (ROP): پایین ترین مقدار مربوط به یک محصول که در انبار وجود دارد و با این مقدار، اطمینان حاصل می شود که سفارش شما در مورد مقرر و پیش از تمام شدن محصول به شما برسد، نقطه ی ثبت کننده، گفته می شود.
الگوی استفاده از یک محصول: وقتی در مورد غدا و نوشیدنی صحبت می کنیم، این در واقع نرخ مصرف است که مد نظر می باشد. وقتی در مورد محصولات غیر غدایی و غیر نوشیدنی، صحبت می کنیم، این نرخ، در واقع نرخی است که در آن، محصول تمام می شود و دیگر، وجود ندارد.

روش دیگر مورد استفاده در این مورد، توجه به شکل 5 است. در این مورد، می توان استفاده های ممکنه در هر روز و یا میان یک یا دو مورد مصرف رب گوجه فرنگی در روز را در نظر گرفت. توجه کنید که در گذشته، شما در 50 % از زمان ها، از یک یا دو رب گوجه استفاده می کردید، از این رو، 50 % احتمال وجود دارد که بیشتر از یک رب مصرف کنید. به طور مشابه، شما در 40 % از موارد، کمتر از یک رب مصرف کرده اید. این مسئله در مورد سایر موارد نیز وجود دارد.
استفاده از مطالب این مقاله، با ذکر منبع راسخون، بلامانع می باشد.