گفت وگو به منزله ارتباط

بهترین راه دست یابی به ارتباط برنامه ریزی ساده و نظارت است. این مقاله نگاهی دارد به روش هایی كه ممكن است برای موفق بودن درجلسات به تو كمك كند. جایی كه گفت وگو به اهمیت ویژه ای نیاز دارد. اغلب گفت وگوها نوعی حركت تدریجی طولانی هستند. در تجارت این مساله بیش از حد است. تو به عنوان یك مدیر به دنبال ارتباط بیشتر با مخاطبینت هستی. برای تضمین یك گفت وگوی تاثیرگذار و كارآمد سه نكته قابل توجه است.
باید پیام هایت را قابل فهم سازی. باید منظور پیام هایی را كه برای تو فرستاده می شوند بگیری و بفهمی. باید كمی كنترل خارج از جریان ارتباط اعمال كنی.
بدین ترتیب باید یاد بگیری به همان خوبی كه حرف می زنی گوش كنی. كسانی كه این قضیه را رد می كنند و آن را یك شعار مخفی می دانند، نشان داده اند كه جایگاه خوبی به عنوان یك شنونده ندارند. (شنونده های خوبی نیستند) این عبارت ممكن است قدیمی باشد اما پیام اهمیت زیادی در تاثیرگذاری تو به عنوان یك مدیر دارد. اگر تو با صراحت، مهارت گوش دادنت را توسعه ندهی، ممكن نیست پیشنهادات و یا اطلاعاتی را كه تو را به ثروت و شهرت می رساند بشنوی.

پرهیز از ابهام

به عنوان یك مدیر (در ارتباط با انجام دادن كارها) نگاه تو به كلمات باید عملی باشد نه فلسفی. بدین ترتیب، كلمات معنی ای را كه لغت نامه به ما می گوید نمی دهند. آن ها بیشتر به نیت گوینده مربوط می شوند.
فرض كن مدیر تو یكسری آموزش با محتوایی مبهم به تو می دهد كه هیچ یك برای تو قابل درك نیست. نتیجه این است كه بازده تو كاملاً اشتباه خواهد بود. چه كسی مقصر است؟ باید پاسخ بدهیم. چه كسی مقصر است؟ زمان تو تلف شده است، نیاز تولید به تأخیر افتاده و یا از بین رفته است.
ممكن است نسبت دادن گناه و تقصیر عملی قانع كننده (یا تدافعی) باشد، اما نشانی مشكل را به ما نمی دهد. در هر مساله ای تو باید ببینی و یا بشنوی. تو باید نافهمی های ممكن را بیابی و مسایل مبهم را روشن كنی. بزرگترین منشأ مشكلات این است كه كلمات با توجه به موقعیت و یا فرهنگ معانی مختلفی دارند.
«خشك» (dry) فاقد هر گونه آب یا الكلی است. یك گردهمایی «خنده دار» (funny) هر ناهماهنگی و شوخی ای را شامل می شود. «جفت» (couple) به هر دو نفر گفته می شود.
اگر تو قبول داشته باشی كه این عامل نافهمیدن ماست، باید گفت وگو را متوقف كنی و درباره شرح صحیح آن بپرسی.
مشكل دوم این است كه بعضی مردم به آسانی مشكل می سازند. كار تو فقط این نیست كه ابهام ها را روشن كنی، بلكه باید ناهماهنگی ها را هم مشخص كنی. بدین ترتیب اگر من الان با لحنی ملایم به تو بگویم كه یك مدیر عاقل به دنبال كتابی درباره entomology (حشره شناسی) است تو متوجه خواهی شد این كلمه باید etymology (ریشه شناسی) باشد. اغلب مواقع وقتی درباره چندین گزینه فكر می كنی ممكن است دچار یك اشتباه آنی شوی و چیزی بگویی در حالی كه معنی مورد نظر تو نیست.
این ها دلایل علمی خوبی (در ارتباط با طبیعت مشاركتی در مغز) برای این اتفاقات هستند. تو باید از این مشكلات پنهانی باخبر باشی و آن ها را مشخص كنی.
در آخر ممكن است تو فقط بد بشنوی. غفلت كردن فقط از یك كلمه می تواند ویرانگر باشد. به عنوان مثال چقدر دوام خو اهی آورد اگر یك مهندس خنثی كننده بحث فقط این هشدار را نشنود: «هر اتفاقی كه افتاد تو باید سیم آبی را قطع كنی؟»
بنابراین مشكل این است كلمات چندین معنی دارند و ممكن نیست معنی كلمه ای را بفهمی در حالی كه آن را اشتباه شنیده ای. از كجا می توانی بفهمی منظور گوینده چیست؟

۱) قاعده اول: تكرار برای گرفتن تایید

به بیان ساده تر تو سوال می كنی تا تایید شوی. تو سوال می كنی «اجازه بده ببینم اگر درست فهمیده باشم كه...» و آنچه را كه گوینده گفته تكرار می كنی. اگر این جمله تكراری به عنوان جمله درست كه توسط گوینده اصلی گفته شده تایید شد، تو درجه بالایی از اعتماد را به فهم خودت پیدا می كنی. برای هر دیدگاه، پیام و تصمیم باید یك توضیح مشخص، مختصر و معلوم از آن چه گفته شده داشته باشیم بدون این مساله هر كسی دچار این اشتباه خواهد شد.

۲) قاعده دوم: بازنویسی برای اطمینان

این روند را متوقف نكن. اگر زمان و تلاش تو به این موضوع بستگی دارد، تو باید آن را بنویسی و برای افراد مربوطه بفرستی تا آن را بازبینی كنند. این چندین فایده دارد.
▪ توضیح بیشتر:
آیا این همان چیزی است كه فكر می كردی ما می خواستیم؟
▪ كنترل مدام:
عمل نوشتن ممكن است باعث روشن شدن معایب و كاستی ها شود.
▪ مرحله رسمی:
توضیح موقعیت پذیرفته شده گروهی را برای شما تشكیل می دهد كه باید از شما پیروی كند.
▪ شواهد و مدارك:
بازاندیشی اغلب بی خبری های قبلی را نامشخص می كند و مردم نمی توانند شكست های قبلی را به خاطر بیاورند.

۳) قاعده سوم: زمینه یابی در موقعیت

وقتی خودت صحبت می كنی، می توانی مشكلات ممكن را به وسیله جمع آوری اطلاعات مشخص كنی و بافتی گسترده تر كه در آن كلمات تو قابل فهم باشد تهیه كنی. بدین ترتیب تو برای جایگزینی برداشت ها قبل از هماهنگی فرصتی نداری، پس باید زمانی كه دیگران صحبت می كنند سوالت را (به آرامی) برای مشخص كردن زمینه ای كه در موردش فكر می كنند بپرسی.
منبع:روزنامه جوان
/خ