براي مديريت زمان، قبل ازهر کاري بايد دزد زمان خودتان را بشناسيد
يکي از پيش شرط هاي موفقيت، مديريت زمان است و يکي از پيش شرط هاي مديريت زمان، اين است که هر کسي دزد زمان خودش را بشناسد و آن را مديريت کند؛ يعني خودش، کلاهش را قاضي کند و ببيند بيش از همه، چه چيزي وقتش را تلف مي کند. دزد زمان شما ممکن است تلفن باشد، يا نشستن پاي تلويزيون، يا بي برنامگي مفرط براي انجام کارهاي روزانه، يا استراحت بيش از حد يا هر چيزي ديگري ازاين قبيل. به هرحال، اگر شما هم از آنهايي هستيد که روزشان با استرس سپري مي شود و هميشه کارهايشان ناتمام مي ماند و هيچ روزي نيست که وقت کم نياورند، از همين امروز برنامه تان را تغيير بدهيد و با يادگيري اصول مديريت زمان گامي به سوي موفقيت برداريد.
براي اين که تغيير محسوسي در برنامه روزانه تان ايجاد شود، بهتر است اصول «مديريت زمان را لااقل به مدت 2 تا 4 هفته تمرين کنيد تا کم کم به عادت زندگي شما تبديل شود. بعدش سراغ موارد باقي مانده برويد و همه آنها را به تدريج انجام دهيد.
حرف اول :برنامه ريزي روزانه
برنامه ريزي روزانه به شما کمک مي کند تا در طول روز کارهاي بيشتري را به پايان برسانيد و روي زندگي خود کنترل بيشتري داشته باشيد. بدين منظور فهرستي از کارهايي که بايد انجام دهيد را تهيه کنيد. مهم ترين کارها را در رديف هاي بالايي بنويسيد و بعد زمان مشخصي را به هر کدام اختصاص دهيد. به اين ترتيب زمان براي شما ارزش بيشتري پيدا مي کند و کارهايتان به تأخير نمي افتد.
حرف دوم :اولويت بندي کارها
وقت گذاشتن براي انجام کارهايي که ضرورت ندارد يک نوع اتلاف وقت است پس اولويت بندي را فراموش نکنيد و مطمئن شويد که وقت و انرژي تان را روي کار مهمي صرف مي کنيد که براي شما اهميت دارد. کشف کنيد کجاها وقت تان را هدر مي دهيد.
خيلي از ما اوقاتي را که مي توانيم از آنها به طور سودمندي استفاده کنيم، به راحتي از دست مي دهيم. پس بايد دور و برمان را خوب جستجو کنيم و ببينيم سارقان زمان کجاها پنهان شده اند. گاهي اوقات دزدان زمان ما لابه لا ي گوشي تلفن، صندوق پست الکترونيک يا شبکه گستره اينترنت پنهان شده اند و باعث مي شوند ساعت هاي ارزشمندي از زندگي مان را در قالب صحبت هاي تلفني غيرضروري، خواندن ايميل هاي مختلف يا وقت گذراني در سايت هاي اينترنتي به هدر دهيم. پس روي عاداتي که وقت شما را به هدر مي دهد محدوديت هايي ايجاد کنيد.
حرف سوم:افزايش تمرکز
به ياد داشته باشيد که تمرکز بر مديريت زمان وقت شما را بيشتر نمي کند، بلکه عادت هايتان را تغيير مي دهد. در ابتدا بهتر است ميزان زمان هاي تلف شده خودتان را کاهش دهيد تمرکزتان را بالا ببريد. به طور مثال به خودتان بگوييد وقتي مشغول انجام فلان کار مهم هستم، سراغ تلفن، اينترنت يا کارهاي ديگري نمي روم تا کارم تمام شود.
حرف چهارم :مشارکت با ديگران
براي اينکه زمان را به طور مؤثري مديريت کنيد، بايد اطرافيان تان را هم در انجام امور شرکت دهيد و بعضي از مسووليت ها را برعهده ديگران بگذاريد. يک ضرب المثل قديمي هم مي گويد که با يک دست نمي شود چند هندوانه بلند کرد. پس خودتان يک تنه به ميدان نرويد. به فهرست کارهايي که بايد انجام دهيد نگاهي بيندازيد و ازآدم ها بر اساس قابليت هاي شان کمک بگيريد.
حرف پنجم: زندگي سالم
به اندازه کافي بخوابيد، رژيم غذايي سالمي داشته باشيد و مرتب ورزش کنيد.داشتن يک زندگي سالم تمرکز شما را افزايش مي دهد و مسيرهاي موفقيت بيشتري را برايتان هموار مي کند. وقتي سالم باشيد کارآيي شما زياد تر مي شود و در نتيجه طي يک زمان کوتاه کارهاي بيشتري را به پايان مي رسانيد.
حرف ششم :استراحت کافي
گاهي اوقات مشغله زياد و کار بيش از حد، شما را خسته و فرسوده مي کند و سعي و تلاش تان براي زمان بندي ناکام مي ماند. پس هر وقت لازم بود از کار دست بکشيد و به خودتان استراحت بدهيد. کمي قدم بزنيد و حرکات کششي انجام دهيد. اگر کارمندهستيد چند روز به مرخصي برويد تا انرژي شما دوباره احيا شود و فعاليت هاي روزانه تان را با انرژي بيشتري از سر بگيريد.
حرف هفتم: ثبت فعاليت هاي يک روز
يک دفترچه شبيه دفترچه خاطرات روزانه داشته باشيد و براي چند روز هرکاري که انجام مي دهيد يادداشت کنيد تا ببينيد وقت شما چه طور مي گذرد. درباره خودتان صادقانه قضاوت کنيد و به دنبال زمان هايي باشيد که مي توانيد از آنها معقولانه تر استفاده کنيد.
حرف هشتم :منتظرنمانيد
براي خيلي از ما پيش آمده که ساعت ها پشت در اتاق هاي انتظار پزشکان معطل شده ايم يا براي يک قرار ملاقات ساده ساعت ها انتظار کشيده ايم . غيرممکن است که از اين انتظارها خلاص شويم ولي نياز نيست که يک گوشه بنشينيم و با انگشتان دست مان بازي کنيم. بهتر است چنين شرايطي رااز قبل پيش بيني کنيم و يک کتاب کوچک يا بخشي از يک گزارش کاري خوانده نشده را همراه خودمان داشته باشيم يا حداقل روي يک کاغذ کوچک درباره کارهاي باقي مانده تا پايان روز و برنامه ريزي براي روز بعد نکاتي را يادداشت کنيم.
حرف نهم :گاهي بگوييد: نه!
کارهاي غيرضروري و اضافي را قبول نکنيد. اگر فردي از شما کاري خواسته که برنامه زماني تان را کاملاً برهم مي ريزد مؤدبانه عذر خواهي کنيد و به سادگي نه بگوييد.
حرف دهم: تقسيم کار بزرگ
کارهاي بزرگ را قسمت بندي کنيد. براي انجام هر بخشي از کار، زمان ويژه اي را در نظر بگيريد و کاري بزرگ و وقت گيررا يکجا انجام ندهيد. اين طوري کارايي شما بيشتر مي شود.
منبع:روزنامه سلامت شماره 228/خ
