بهترین روش‌ها برای برگزاری یک کنفرانس وب

یک میزبانی خوبی برای یک کنفرانس وب چه چیزهایی لازم دارد؟ منظور، چیزهایی سوای جدیدترین نرم افزارها و ظاهر خوب است؟ بیش از ظاهر شما، مردم به آنچه شما می‌گویید و این که چگونه می‌گویند، علاقه‌مند خواهند بود. بدیهی است که اگر از رایانه قدیمی و میکروفون نیمه شکسته استفاده کنید، جلسه شما به خوبی پیش نخواهد رفت.
 

در میزبانی وبینار چند اشتباه و خطا وجود دارد که می‌تواند برای هر کسی که صفحه خود را به اشتراک می‌گذارد بسیار پرهزینه باشد. در این جا مواردی وجود دارد که باید مراقب آنها باشید.
 
- اگر می خواهید میزبان یک کنفرانس وب باشید، از اسکایپ خودداری کنید. این نرم افزار برای تماس‌های خصوصی و گپ تصویری است، و میزبانی کنفرانس وب از طریق آن ایده خوبی نیست. اسکایپ گرچه فراهم کننده ابزارهای کیفی است، اما آنها فقط بخشی از آنچه شما برای یک جلسه خوب نیاز دارید هستند.
 
- آگاه باشید و به روند پیشروی کنفرانس توجه کنید، چه میزبان باشید و چه نباشید. مسلماً شما نمی‌خواهید در وسط جلسه، وقتی که همه بر روی صفحه رایانه شما می‌توانند ببینند چه اتفاقی دارد می‌افتد، پرونده‌های مهم و اسناد پنهان شده را باز کنید. همیشه بر این واقعیت که صفحه شما به اشتراک گذاشته شده است هشیار باشید.
 
- میزان دقبق به اشتراک گذاری که در یک جلسه وب انجام خواهد شد را بدانید. این یک روش ایمن است که داده‌های طبقه بندی شده خود را بر روی رایانه دیگری غیر از رایانه‌ای که استفاده می کنید نگاه دارید.
 

برای میزبانی یا شرکت در یک کنفرانس وب موفق، لیست آداب وبی خوب را که در زیر آورده شده است دنبال کنید.

این کار در ساده برگزار کردن آن در زمینه مربوطه است که کارسازی دارد. اگر شخصی در مورد وبینار شما شنیده و می‌خواهد در آن شرکت کند، لازم نیست بیش از حد در جزئیات شخصی او فضول باشید. فقط اطلاعات اصلی را از طریق فرم ثبت نام دریافت کنید و سایر سؤالات را بعداً بپرسید؛ سؤالاتی از قبیل این که "درباره این سمینار کجا شنیدید" یا "چه مدت در این زمینه بوده‌اید". در صورتی که بخواهید می‌توانید این اطلاعات را بعداً دریافت کنید، زیرا فرم طولانی‌تر به معنای پایین آوردن علاقه متقاضی است.
 

اگر این یک سمینار وب است، آن را برای تعداد افراد خیلی زیاد به یکباره برگزار نکنید. شاید ترجیح این باشد که چند جلسه از همان سمینار را برگزار کنید. این به مخاطبان فرصت کافی برای یک بازخورد رضایت بخش و برای پرسیدن سؤال می‌دهد. هرچه تعداد افراد در یک کنفرانس کمتر باشند، در نهایت توجه بیشتری به آنها می‌شود.
 

یک عادت بسیار مهم که شما نیاز دارید توسعه دهید، تعیین محدودیت زمانی برای هر قسمت در یک کنفرانس و پایبندی به آن است. بیاموزید که هر چیزی را که ممکن است شروع یا پایان کنفرانس را به تأخیر بیندازد، از بین ببرید و فرز باشید. این نکته بسیار مهمی است زیرا در غیر این صورت وقت هریک از افراد حاضر در کنفرانس را هدر می‌دهید، و این مسئله‌ای بزرگ است به خصوص به خاطر این که شما قبلاً برای زمان کافی برای برگزاری کنفرانس وب فشار آورده‌اید.
 

تمام مطالب خود را در حالت آماده نگه دارید تا بتوانید هر وقت خواستید آن‌ها را نشان دهید یا در مورد آن‌ها صحبت کنید. اگر به میزبانی یک جلسه وب عادت ندارید، می‌توانید قبل از اجرای زنده، آن را تمرین کنید و آن را ضبط کنید. شما باید در به کارگیری تمام ابزارها در طول جلسه روان باشید.
.

سخنرانی خود در جلسه یا سمینار را سخنانی قابل یاد آوری سازید. این سخنان باید تأثیر قابل ملاحظه‌ای بر شنوندگان داشته باشد تا آنها هر آنچه را که گفتید یا نشان دادید به خاطر بسپارند. این امر حضور آنها در جلسه بعدی را برای آنها آسان‌تر می‌کند.
 

منظور، نرم افزار بهتری از میزبانی کنفرانس وب است که دسترسی عملی شما را بهتر فراهم می‌آورد. برخی از آنها هزینه‌ای و برخی رایگان هستند:

این‌ها بهترین نرم افزارهای کنفرانس هستند، انتخاب خود را انجام داده و با آنها بهتر آشنا شوید.
 

از این که سخنرانی باشید که حاشیه پردازی می‌کند اجتناب کنید. کاملاً خوب است که بتوانید زمینه یک جلسه یا یک بحث را توضیح دهید، اما لطفاً آن را به یک فیلم تبدیل نکنید و خیلی طولانی آن را کش ندهید. مستقیم و به موضوع به به نظر برسید. جاهایی را که ممکن است توضیح اضافی لازم باشد بدانید و نکاتی را در آنجاها اضافه کنید و تمام کنید.
 

اگر قصد دارید یک سمینار را چندین بار برگزار کنید، برای این کار خوب است که برخی از جلسات قدیمی را برای مراجعه در دوره‌های جدیدتر ضبط کنید. حتی ممکن است برخی از نکات خوبی را که در جلسه قدیمی گفتید، دوباره بازیابی کنید. یک عادت بسیار مهم که شما نیاز دارید توسعه دهید، تعیین محدودیت زمانی برای هر قسمت در یک کنفرانس و پایبندی به آن است. اما هر کاری که می‌کنید، از کل جلسه قدیمی استفاده مجدد نکنید. این ارزان فروشی و تنبلی است و فرصت بسیار کمی را برای افراد فراهم می‌کند تا چیزهای زیادی راجع به موضوع بدانند، زیرا شما بارها و بارها صحبت های قدیمی تر را در بشقاب حضار سِرو می‌کنید.
 

این یک عادت خوب است که سوابق تجربیاتی را در مورد آنچه می‌خواهید در مورد آن صحبت کنید، حفظ کنید، خواه از خود شما باشد یا شخص دیگری. تجربیات انسانی همیشه راهی بهتر از گفتمان صوتی ساده برای توضیح چیزی در یک موضوع دارد، ممکن است بخواهید کمی از این مزیت بهره برداری کنید.
 

هنگامی که شما نیاز به کارآمد و سریع بودن را درک کردید، با لزوم آسان و پایدار بودن نیز آشنا می‌شوید. هرچه شتاب بیشتری بگیرید، مخاطبان خود را از دست می‌دهید، این بدان معناست که در جلسه پرسش و پاسخ اختصاص یافته، بازخورد ضعیفی خواهید دید.
 
منبع: آرون پرابهو