کارکنان و مدیران جزء در سازمانها و ادارات هر روز با مشکلات مختلفی دست به گریبان خواهند بود که راهنمائی و مشاوره موثر و به موقع می تواند در حل مشکلات به آنها کمک کرده تا بتوانند قابلیت ها و ظرفیت کاری خود را به مرحله اجرا در آورند. این مشاوره ها و رهنمودها لزوما نیاز به صرف ساعات زیادی ندارند. بلکه در برخی از مواقع با صرف چند دقیقه می تواند موثر و اثر بخش باشد و مشکلات زیادی را حل کند. مشکلات دارای ابعاد مختلفی نظیر، تنفر و بیزاری از مسئولیت خود، مشکلات روحی و روانی، مشکلات خانوادگی و مالی هستند.
به طور کلی دلایل برگزاری یک جلسه مشاوره و راهنمایی برای مدیران جزء و کارمندان از طرف مدیران ارشد عبارتند از: الف - بیان و توضیح روش های گسترش کارهای گروهی. ب- دادن آگاهی لازم به کارمندان در مورد عملکردهای عالی و خوب و اقدامات نامطلوب آنها. ج- کمک کردن به کارکنان برای هماهنگ ساختن با استانداردها و قوانین سازمانی. د- کمک کردن به کارمندان برای حل مشکلات شخصی هـ- تشویق کارکنان به دلیل کارایی و عملکردهای خوب آنها.
در هنگام راهنمایی و مشاوره، مدیر بایستی نشان دهد که او احساسات و عملکردهای زیردستان خود را درک می کند. او بایستی خود را در موقعیت مدیران جزء و با آن آمادگی و تجربه در نظر بگیرد. او بایستی تلاش کند. تا مواردی را درک کند که برای کارکنان مهم و حساس است. مدیران هنگام پذیرش کارکنان برای انجام مشاوره، بایستی به گونه ای رفتار کنند که آنها بتوانند احساسات واقعی خود را بیان کنند. به عبارت دیگر، مشاوره و راهنمائیهای موثر می تواند یک کارمند را از فشارهایی که هم برای خود شخص و هم برای آن سازمان مضر است آزاد سازد. برای انجام مشاوره های موثر و کارآمد، مدیران بایستی یک سری قواعدی را رعایت کنند که از آن جمله می توان به موارد زیر اشاره کرد: الف- داشتن تخصص و مهارت در زمینه مشاوره. ب- مسئولیت طلبی و مسئولیت پذیری در وظایف واگذار شده. پ- تصمیم گیریهای به موقع و صحیح. ت- شناخت دقیق خود و جست و جوی راه های اصلاح خود ث- شناخت کارکنان انجام اقدامات مراقبتی برای بهزیستی و آرامش آنها. ج- آگاه سازی کارکنان (در مورد زمان، مکان و دلایل مشاوره). چ- گسترش حسی مسئولیت پذیری در کارمندان. ح- انجام وظایف و مسئولیتهای خویش که شامل سرپرستی، آگاه ساختن و وفاداری است. د- تربیت و آموزش کارکنان. د- استفاده و به کارگیری مدیران جزء با در نظر گرفتن قابلیت ها و توانائیهای آنها.
به رغم محدودیتهای گوناگون، مشارکت به طور کلی موفقیت‌های آشکاری در بر داشته است. مشارکت پاسخ به همه دشواریهای سازمانی نیست، ولی تجربه بر سودمندی کلی آن اشاره دارد. درخواست کارکنان برای مشارکت یک هوس گذرا نیست. چنین می نماید که مشارکت در فرهنگ مردم آزاد سراسر جهان ریشه ژرف دارد، و شاید که سائقی بنیادی در سرشت انسان است. مردم می خواهند بر آنچه برآنان اثر می گذارد نوعی از نظارت داشته باشند.
به دلیل اهمیتی که مشارکت دارد، آن را باید نوعی از کارکرد دانست که رهبران سازمانی باید بدان توجه دوربرد معطوف دارند. مشارکت وسیله ای برای گستردن نوعی از روش های انسانی مورد نیاز در کار است. مشارکت در عمل چنان کامیاب بوده است که به طور گسترده در بیشتر کشورهای پیشرفته جهان پذیرش بسیار یافته است.
مشارکت شاید تنها و رایج ترین موضوع در بررسی رفتار سازمانی در اداره عمومی است. مدیریت مشارکت جو در کانون توجه هواداران رفتار انسانی و رفتار سازمانی، به ویژه بر مدیریت علمی، جای داشت. در جنبش دهه 1960 و دهه 1970 و امور اداری عمومی نو، مشارکت جایی نمایان داشت، و بخش عمده کوشش در بالندگی سازمان را هم اکنون در اختیار دارد. مشارکت یک مفهوم بنیادی در بررسی انگیزش و نیز موضوعی بنیادی در بررسی تصمیم گیری است، زیرا در گسترده فراگرد انتخاب و گزینش جایگاهی ویژه دارد. با این همه بسیاری از مطالعات، حاکی از اهمیت مشارکت در مدیریت عمومی است، بسیاری از سازمانهای دولتی همچنان ساختار رده بندی شده را حفظ کرده، از راه فرادگردهای غیر مشارکتی، و به نسبت متمرکز، به کار می پردازند. از یک سو انبوه در خور توجهی از مطالعاتی که بر پایه نوشته های رفتار در دست است، اشاره بر آن دارند که مدیریت و کارگردانی مشارکت جو در بسیاری از زمینه هایی که دولت در آنها به کار می پردازد، کارآمدی و اثر بخشی بیشتر دارد.
مشارکت در قلمرو صنعت و بازرگانی بدین منظور پرورده گردیده تا مردم را از دیدگاه روانی و عاطفی نه تنها در صنعت بلکه در مالکیت آن شریک سازد و از این راه به ستیز با حالت روانی سرخوردگی و از خود بیگانگی ناشی از پیچیدگی های کار بپردازد. مشارکت در صنعت سبب شد تا کارکنان صنعت برای دست یابی به هدفهای بلند برانگیخته شوند و با کوشش فزاینده دست یابی به هدفهای گروهی و سازمانی را در شمار هدفهای شخصی خود قرار دهند و بر میزان بازدهی و کارآیی خود بیفزایند. مشارکت کارکنان در مدیریت واحدهای صنعتی و بازرگانی با کامیابیهای بسیار همراه گردید. بررسی های گوناگون و بیشمار نشان دادند که به دلیل گسترده کردن دامنه مشارکت در مدیریت نه تنها کیفیت کار بهبود می یابد بلکه پذیرش تغییرات و سازگاری با دگرگونیها رو به فزونی می گراید.طرح مشارکت کارکنان در مالکیت هم اکنون پذیرش همگانی یافته و آثار سودمند آن در عمل پدیدار شده است.
منبع: اصول ومبانی مدیریت در اسلام، مهرداد حسن زاده و عبد العظیم عزیزخانی، انتشارات هنر آبی، چاپ اول، تهران، 1390
