استراتژی افزایش خلاقیت در کار و نقش آن در کاهش هزینه ها

سال 1385 در کاخانه توس پیوند که تولیدکننده انواع اتصالات فولادی نفت و گاز است پروژه تولید سه راهی سایز 36 اینچ تا 48 اینچ بدون درز تعریف شد که برای اولین بار در ایران ساخته شود. یکی از الزامات اجرای این پروژه خرید پرس هیدرولیکی با قدرت 2000 تن و دهانه بزرگ بود. پس از استعلام گیری از شرکتهای داخلی و خارجی مشخص شد هزینه خرید یا ساخت این پرس در آن سال حدود 2 میلیارد تومان می‌شود و این برای ما واقعاً مقدور نبود. خلاصه همون اول کار یک سنگ بزرگ جلوی ادامه مسیر راه افتاده شد.

تیم مهندسی و سایر مدیران جلسات متعددی گذاشتیم و با بررسی امکانات موجود مشخص شد که در کارخانه پرس 1800 تن هیدرولیکی داریم ولی دهانه آن از دهانه مد نظر پروژه کوچکتر است و همچنین نیاز به سرویس و تعمیر اساسی دارد. مقرر شد بچه های مهندسی و تعمیرات با دقت بررسی کنند که امکان اصلاح و تغییر پرس برای پروژه مذکور هست یا نه؟ بعد از چند روز بررسی و سنجیدن همه شرایط اعلام شد که می توانیم با تغییراتی در پرس به دهانه مدنظر برسیم و از طرفی تناژ پرس هم برای پروژه کفایت می کنه و باید پرس سرویس و تعمیر اساسی هم بشود و حدود یک ماه هم زمان می برد. نتایج این بررسی به اطلاع مدیریت رسید و پس از اخذ تأییدات لازم بودجه بازسازی پرس تأمین شد.

تیم مهندسی با تیم نگهداری تعمیرات کار اصلاح پرس رو شروع کردن و بعد از 43 روز کار بازسازی و تعمیر اساسی پرس انجام شد. کل هزینه های انجام شده برای این تعمیر و بازسازی قریب به 50 میلیون تومان شد. ما ضمن اینکه در هزینه ای اجرای پروژه اصلی یک صرفه جویی بزرگی انجام داده بودیم در زمان پروژه هم خیلی جلو افتادیم چون خرید و یا ساخت پرس 2000 تنی و حمل و نصب و راه اندازی آن حداقل یک سال زمان می برد اونم در حالتی که پول خریدش رو می داشتیم.

همزمان طراحی و ساخت قالبها و تجهیزات دیگر پروژه انجام شد و بعد از چندین ماه سعی و تلاش، با یک کار تیمی و استفاده از خلاقیت پرسنل توانستیم دانش تولید سه راهی سایز بالا را بدست آوریم و تولید آن را برای اولین بار در کشور انجام داده و اولین محصول، یک سه راهی سایز 36 اینچ ( حدود قطر یک متر) بدون درز را تولید کنیم.

هزینه های بالاسری خود را کاهش دهید

سدریک ساواریز،‌ مدیرعامل شرکت FormAssembly به مشتریان خود این امکان را می دهد که وب فرم هایی را ساخته ، طراحی و مدیریت کنند.‌ او متوجه شد که با این کار می تواند کارمندان را به صورت دورکاری استخدام نماید که در نتیجه باعث افزایش کیفیت و کاهش هزینه ها می شود. با استخدام افراد از جاهای مختلف ،‌این امکان فراهم شد که به استعداد های بیشتر و متنوع تری دسترسی پیدا کند، به جای اینکه فقط تعدادی کارمند محدود در دفتر مرکزی حضور داشته باشند. ساواریز می گوید: “در ابتدا نگران چگونگی همکاری به صورت دور کاری و همچنین با انگیزه نگه داشتن کارمندان بودیم ولی در نهایت ملاک تصمیم گیری مان را دسترسی به افراد با استعداد قرار دادیم.

سدریک ساواریز اولین استخدام خود را انجام داد، ( مدیر توسعه کسب و کار او کسی بود که در تورنتو زندگی می کرد). در حال حاضر ۱۱ نفر از راه دور برای او کار می کنند. در ابتدا ساواریز با مشکلاتی روبه رو شد. به گفته خود او مدیریت پرداخت حقوق به افراد در کشورهای مختلف کار بسیار دشواری بود. اما بعد از مدت کوتاهی شاهد رشد مالی خود بود چرا که فهمیده بود چگونه در هزینه های شرکت از جمله فضای اداری، پارکینگ و مبلمان صرفه جویی کند. ۱۴نفر در دفتر مرکزی واقع در ایندیانا مشغول به کار بودند و او تخمین زد که با ۱۱ نفر در هر جای دیگر ۲۵۰۰۰ دلار در سال می تواند صرفه جویی کند، ‌که این مقدار پولی که ساواریز ادعا می کند می تواند صرف هزینه های دیگر در بازاریابی شود. او از راههای دیگری نیز توانست در پول و هزینه خود صرفه جویی کند: “با استخدام از راه دور ، دیگر نیازی به نگرانی در رابطه با کمبود فضای کاری و یا اجاره دفتر یا هزینه های مرتبط با اجاره نخواهید بود”

با تامین کننده های خود صحبت کنید

به گفته لانس وات مدیر عملیات ایستگاه پن، و رستوران های زنجیره ای واقع در میلفورد، او به همراه مدیر ارشد خود با تامین کنندگان خود ملاقات کرده و درباره جمع آوری ایده ها ی نو و بهترین شیوه های اجرایی صحبت کردند، و بعضی وقتها استراتژی هایی پیدا کرده اند که به آنها کمک کرده که هزینه ها را کاهش دهند و به کیفیت کالا اضافه کنند. وات می گوید: “تامین کننده ها با برند های زیادی کار می کنند، ‌بنابراین بدون اینکه در مراحل انجام کار چیزی از اولویت ها کم کنند همیشه راه حل ها و ایده های جدیدی دارند. آنها معمولا دنبال نوآوری هستند. به گفته لانس وات، یک بار یکی از تامین کنندگانش ایده جدیدی در رابطه با یک محصول سفارشی شده ارائه کرد که هم اکنون به طور روزانه از آن استفاده می کنند. این ایده نه تنها باعث بهتر شدن کیفیت غذا شد بلکه باعث شد که محصول با همان قیمت قبلی دو برابر قبل به فروش برسد”.

برون سپاری

تیلور بارینگتون مدیر آژانس خلاق بارینگتو (آژانس بازاریابی و تبلیغات) است. او همچنین موسس MaverickHill ، یک فروشگاه آنلاین خرده فروشی لباس جهت توانمندسازی زنان دانشجو می باشد. بارینگتون در آغاز کار MaverickHill ، انبارداری بیشتر محصولات خود را در همان دفتر مرکزی انجام می داد که این کار بسیار هزینه بر بود. تیلور می گوید: “در ابتدا ۶۶ درصد هزینه برای هر لباس فروخته شده می شد، و مدت زمان زیادی طول نکشید که متوجه شویم بیشتر فروش زمانی بوده که برای کالاهای خود تخفیفی در نظر گرفته و سود او از فروش لباس ها شروع به افزایش کرده است.

او از یک تامین کننده به عنوان یک مرکز پاسخگویی استفاده کرد، مرکزی که مدیریت انبارداری و حمل و نقل را به عهده داشت. زمانی او به این مرکز پول پرداخت می کرد که سفارشی دریافت کرده باشد در نتیجه متحمل هزینه های انبارداری نمی شد. هزینه های ابتدایی او کاهش یافت و جریان نقدینگی نیز بهبود پیدا کرد.

بعضی کارها را در دفتر خودتان انجام بدهید

برون سپاری همیشه جواب نمی دهد، بعضی از صاحبان کسب و کار ممکن است بدون برون سپاری هزینه های خود را کاهش دهند و کیفیت کالا را افزایش دهند. جان بری به عنوان یک طراح گرافیست برای تلویزیون کار می کند، اما در کنار کارش در سال ۲۰۱۴ یک کسب و کار کوچک به نام OsoPoto.com‌را آغاز کرد. سایتی که محصولاتی چون تی شرت هایی با مضمون ساحل و دریا ، پوستر، لیوان و سایر هدیه ها به فروش می رساند. بری می گوید: “من برای پاسخگویی به سفارشات از پرینتر خودم استفاده می کردم و تمام تلاش خودم را برای نگه داشتن این کسب و کار انجام دادم. در نهایت به این نتیجه رسیدم که از عهده هزینه ها و مخارج برنمی آیم در نتیجه کارها را به خانه بردم تا خودم انجام دهم.”

او علاوه بر اینکه در هزینه ها صرفه جویی کرده بود، کیفیت خدمات مشتریان را نیز افزایش داده بود. به کارهایش یک کارت و یک سری هدیه های کوچک به همراه کالایی که مشتری خریده بود اضافه کرده بود. بری اذعان دارد که زمان بیشتری را صرف تهیه سفارشات می کند، اما پول بیشتری ذخیره می کند ( ۳۵ درصد سود بیشتر برای هر لباس) . اضافه کردن کارت و هدیه به هر یک از مشتریان احساس خاص و ارزشمندی در آنها ایجاد می کند. کاهش هزینه ها به همراه افزایش کیفیت به معنای حذف زمان ها و هزینه هایی است که باعث کندی و عدم پیشرفت کسب و کار شما می شود،‌است.

استراتژی های کاهش هزینه

1- استقرار سیستم های هزینه یابی بر فعالیت (ABC):

در سیستم هزینه تولید محصول و خدمات بر حسب فعالیت هایی که برای تولید انجام می شود اندازه گیری می شود. این فعالیت ها هستند که هزینه را سوق می دهند و این بر خلاف رویکرد سنتی است که معتقد بود تولیدات بطور مستقیم هزینه ها را سوق می دهند.

2- توجه به هزینه های طول چرخه عمر محصولات:

شرکت های موفق هزینه ها را در تمامی مراحل چرخه های عمر محصولات شامل هزینه های قبل از ساخت، هزینه های مرتبط با کوشش های ساخت و هزینه های مراحل بعد از ساخت منظور می کنند. توجه به این هزینه ها تحول بزرگی در شرکت ها ایجاد می کند. در مدیریت هزینه، هزینه های همه مراحل و نقش آن در مجموع هزینه ها اهمیت دارد مزیت این نگرش و فلسفه فراتر از افزایش سود می باشد.

3- مدیریت بر مبنای فعالیت (ABM):

برآورد هزینه بر مبنای مقدمه ای برای مدیریت بر مبنای فعالیت است. در این روش فرض بر این است که در محیط بسیار رقابتی عدم کارآیی یکی، فرصتی برای دیگری می شود. بیشترین عدم کارایی از فعالیت های فاقد ارزش افزوده ناشی می شود. لذا شناسایی و اندازه گیری فعالیت های دارای عدم کارایی مناسب امری ضروری است. پس تنها باید به فعالیت هایی پرداخت که ارزش افزوده به بار آورد.

4- الگو برداری از بهترین ها:

بررسی شرکت های موفق و انجام ارزیابی آنها می تواند به کاهش هزینه ها کمک کند. الگو برداری رفتاری متواضعانه به منظور پذیرش برتری سازمان های دیگر در یک موضوع خاص و رفتاری عاقلانه به منظور رقابت و برتری جستن به آنها در همان موضوع است.

5- استقرار سیستم های هزینه یابی استاندارد و تجزیه و تحلیل انحرافات:

سیستم هزینه یابی استاندارد با تعیین هزینه های استاندارد به مدیران اجازه می دهد که برنامه ریزی دقیق تر و کنترل موثری بر هزینه ها داشته باشد.

6- مدیریت هزینه انرژی و جلوگیری از اتلاف آن:

یکی از منابع مهم مورد استفاده برای هرسازمانی، انرژی می باشد بنابراین از هزینه های عمده هر سازمان هزینه انرژی می باشد. لذا با مدیریت هزینه انرژی می توان کمک زیـادی به کاهـش هزینه ها نمود.

7- مدیریت مواد اولیه:

از منابع مهم ورودی هر سازمانی مواد اولیه که هزینه تأمین آن از هزینه های عمده هر سازمان می باشد. در این راستا بهبود روابط تامین کننده و سازمان کمک موثری خواهد گذاشت. رویکرد مدیریت زنجیره تامین SCM باید در سازمان ها استفاده شود.

8- بهبود مستمر فرایندها:

واحدهای تجاری برای اینکه به عنوان رقیب در صحنه باقی بمانند، به طورمستمر باید فرایند ها و محصولات خود را بهبود بخشند. بیشترین هزینه که به چشم هم نمی آید، در طراحی اشتباه روش های انجام کار و دوباره کاری ها می باشد. بنابراین لازم است بطور مستمر سازمان مهندسی مجدد شود. در این زمینه تخصص مهندسی صنایع بویژه تکنیک های مطالعه کار مفید می باشد.

9- مدیریت موجودیها :

موجودی های سازمانی شامل مواد اولیه، قطعات یدکی، کالای در جریان ساخت و کالای ساخته شده می باشد که ارزش ریالی زیادی در خود جذب نموده اند. بنابراین افزایش این موجودی هزینه فرصت از دست رفته مالی، هزینه های نگهداری و هزینه های خرابی را خواهد داشت. فلسفه تولید به هنگام (Just in time) کاهش موجودی ها و ضایعات را مورد توجه قرار می دهد، بنابراین در این زمینه مفید خواهد بود. تولید باید زمانی صورت گیرد که نیاز برای محصول وجود دارد. تولید نکردن بهتر از از ساختن محصولی غیر قابل فروش، غیر ضروری وغیر سودمند است.

10- صرفه جویی در مقیاس بزرگ:

هزینه های ثابت یکی از عمده ترین هزینه ها می باشد هرچقدر این هزینه فرصت جذب بیشتری پیدا نماید، به همان اندازه سهم هر واحد محصول از هزینه ثابت کمتر می شود. هزینه های متغیر نیز با افزایش عملکرد بطور یکنواخت افزایش پیدا نمی کند، بلکه غالباً با نرخ کاهنده افزایش می یابد. بنابراین تولید در مقیاس بزرگ باعث صرفه جویی در هزینه ها خواهد شد سرانه تولید به ازای نیروی انسانی و یا ماشین آلات باید افزایش یابند.

11- کاهش ضایعات:

ضایعات منابع سبب ارتقاء هزینه می شود. ضایعات فقط شامل مواد نمی شود انواع ضایعات شامل ضایعات مواد، ضایعات ناشی از به کارگیری منابع انسانی و ماشین آلات، ضایعات ناشی از تصمیم گیری های نادرست و …می شود. ضایعات هزینه را جذب می کند بدون آنکه ارزشی اضافه کند. مدیریت باید ضایعات و علل آنها را شناسایی و راهکار های مناسب حذف آنها را به کار بندد. در این زمینه رویکرد تولید ناب و کایزن موثر خواهد بود.

12- آموزش کارکنان:

آموزش کارکنان باعث توسعه توانمندی ها و درنهایت باعث افزایش بازدهی آنان می شود. هزینه دستمزد کارکنان به تناسب افزایش عملکرد آنان افزایش نمی یابد. ینابراین هزینه ای که صرف آموزش می شود ارزش افزوده زیاد و بلند مدت برای سازمان ایجاد می کند.

13- استفاده از تکنولوژی های نوین متناسب با ظرفیت :

تکنولوژی زمانی مناسب می باشد که متناسب با ظرفیت تولید باشد. برای ظرفیت های پایین تکنولوژی های کاربر، سرمایه اندوز و برای ظرفیت های بالا تکنولوژی های سرمایه بر، کار اندوز مناسب است. برقراری این تناسب و ترکیب مناسب نیروی کار و ماشین آلات باعث کاهش هزینه کل خواهد شد.

14- استقرار درست، وظایف ماشین آلات و ساختمان ها:

یکی از موارد جذب کننده هزینه میزان مسافت طی شده در یک دوره زمانی می باشد اگر وظایف و ماشین آلات با مکان یابی درست استقرار یابند تعداد حرکت و میزان مسافت طی شده به حداقل خواهد رسید حرکت ایجاد هزینه می کند و موضوعی است که هزینه های آن پنهان بوده و دیده نمی شود. با تکنیک های مدیریت تولید و عملیات می توان طرح استقراررا بهبود بخشید .

15- کمیته راهبری کاهش هزینه ها در سازمان ها به صورت میان وظیفه ای:

جهت اتخاذ استراتژی های مناسب برای کاهش هزینه تشکیل کمیته راهبری هزینه که شامل همه حوزه های سازمان می شود مفید خواهد بود که در این زمینه شرکت های تولیدی تجربیات ارزنده ای دارند.

16- اصلاح نگرش های مدیران و کارکنان:

جهت اجرای موثرتر استراتژی های کاهش هزینه و موضوع کاهش هزینه به یک باور عمومی در کارکنان و مدیران باید تبدیل شود. در این زمینه سازمانها باید با برنامه های درست باید آگاهی های لازم را ارئه دهند. تا زمانیکه این آگاهی و تعهد ایجاد نشده باشد برنامه ها اجرا نخواهند شد.

17- استفاده از رویکرد شش سیگما:

تکنیک شش سیگما برای شناسایی هزینه های زاید و اجرای پروژه های عملیاتی بهبود می باشد که اهدافی چون افزایش سهم بازار، کاهش استراتژیک هزینه ها، افزایش رضایت مشتری، رشد سود نهایی و بهبود مسائل مالی را دنبال می نماید.

18- ارتقاء کیفیت تطابق محصول:

جمع هزینه های کیفیت از ترکیب هزینه های خطا و هزینه های ناشی از پیشگیری و ارزیابی بدست می آید. به ازای افزایش کیفیت تطابق محصول هزینه های کیفیت کاهش می یابد.

سایر استراتژی های کاهش هزینه به شرح زیل می باشد:

19- استفاده بهینه از تمامی ظرفیت های موجود

20- آموزش و توسعه فرهنگ رشد و بهره وری

21- اصلاح ساختار سازمانی (مهندسی مجدد در سازمان)

22- توجه به سیستم اطلاعاتی (سرعت و دقت بخشیدن به سازمان)

23- کاهش سهم نیروی انسانی بخش های ستادی به صف

24- فعال کردن نظام پیشنهادات

25- ترویج کار گروهی

26- تشکیل حلقه ای کیفیت (QCC)

27- ایجاد نظام ارزیابی اثر بخش

28- ایجاد سیستم انگزیشی مناسب در سازمان

29- توسعه خلاقیت، نوآوری و کارآفرینی در سازمان

30- تقویت دیدگاههای مدیریت مالی در بین همه مدیران سازمان

سازمان ها متناسب با شرایط خود می توانند برای کاهش هزینه های خود از هر یک از استراتژی های فوق استفاده نمایند.

منبع: سایت ویرگول
سایت کارایی
سایت آریانا