سیستم اتوماسیون اداری کارا چیست

مادرعصری زندگی می کنيم که عصرشگفت انگيز دانش و اطلاعات ، عصرشتاب غيرقابل باور فناوری و خلاقيت است .با عموميت يافتن سريع دسترسی به کامپيوتر ها و تکنولوژی اطلاعاتی و رسانه های پيشرفته هيچ کشوری نمی تواند اقتصاد قرن بيست و يکمی را بدون زيرساخت الکترونيکی قرن بيست و يکمی اداره کند.يکی از فاکتورهای مهم در تصميم گيری مديران اطلاعات است .داشتن اطلاعات دقيق ، صحيح ،‌بهنگام باعث بالا رفتن سرعت تصميم گيری شده و جلوی اتخاذ بسياری از تصميمات نادرست را خواهد گرفت.طی ساليان اخير موج استفاده و بهره گيری از سيستمهای اتوماسيون اداری کشور ما را فراگرفته است وبسياری از سازمانها ، تمايل زيادی برای بهره گيری و استفاده از اين سيستمها از خود نشان می دهند . سیستم های اتوماسیون اداری با استفاده از :
کنترل گردش الکترونیکی کلیه مکاتبات داخل سازمانی
امکان جستجو در مجموعه اطلاعات مربوط به مکاتبات
حذف فیزیکی کاغذ و بایگانی
دسترسی سریع به اطلاعات و در نتیجه سرعت در پاسخگویی به مراجعان
کنترل بر عملکرد کاربران و سرعت در پیگیری و رفع مشکلات
ابزاری قدرتمند جهت افزایش بهره وری و مدیریت بهتر را در اختیار مدیران سازمانهاقرار می دهد.
استفاده مناسب و بجا از سیستم های اتوماسیون اداری مزایای زیادی به همراه خواهدداشت مانند :
حذف عملیات بایگانی ، دسترسی به نامه های کاغذی و استفاده بهینه از فضاهایمربوط به بایگانی
امکان صدور گزارشها و نمودارهای آماری و کاربردی جهت بررسی وضعیت مکاتبات
امکان کنترل و پیگیری نامه های ارجاع داده شده به هر فرد توسط خودش و عدم نیازبه گردش دستی نامه در سازمان و کاهش کار افراد ثبت کننده نامه ها
امکان ارائه اطلاعات به ارباب رجوع نسبت به وضعیت هر نامه در هربخش
استفاده از سرویسهای رایانه ای جهت یادآوری زمان اقدام به نامه ها و جلوگیری ازتاخیر
امکان کنترل وضعیت گردش یک نامه و موقعیت فعلی آن از هرنقطه
بالا بردن سرعت گردش مکاتبات
شناسایی گلوگاه های سازمانی
نگهداری اطلاعات بصورت الکترونیکی
به وجود آمدن روش های مناسب اداری - سازمانی از طریق دوباره نگری به روشهایکاری
تسهیل در ثبت و گردش مکاتبات در صورت بالا بودن حجم مکاتبات
...
سیستم اتوماسیون اداری کارا یک سیستم جامع و یکپارچه نرم افزاری برای مدیریتگردش اطلاعات و مکاتبات اداری و سازمانی است. یک ابزار نرم افزاری قوی، سریع و دقیقبرای ورود ، بازیابی ، جستجو، مشاهده، ویرایش، گزارش گیری و گردش مجموعه اطلاعاتسازمانی - اداری در بین تمام کارکنان و مدیران سازان متناسب با ساختار آن است.گردشاطلاعات سازمانی - اداری می تواند شامل انواع مکاتبات، نامه های وارده، نامه هایصادره و داخلی و یا انواع دستورات، گزارش ها، یادداشت ها، پیغام ها، مستندات،گزارشات فنی و یا نمابرها و به طور کلی تمام اطلاعات الکترونیکی و غیر الکترونیکیباشد.
بخشهای اصلی سیستم :
کارتابل : وظیفه گردش انواع اطلاعات اداری و سازمانی مانند گردش نامه ها،دستورات ، گزارش ها، پیغام ها، یادداشت ها و انواع فرم های اطلاعاتی الکترونیکی وغیر الکترونیکی را بر عهده دارد.
نامه : یک دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی است که ثبت و حفظ اطلاعات انواع نامهها، پیوست ها و محل فیزیکی نگهداری این نامه ها را در قالب یک ساختار درختی دارد.
ارتباطات : مسوول ورود دقیق اطلاعات فرستنده ها و گیرنده های مرتبط با سازماناست.
تقویم : یک سررسید و تقویم الکترونیکی برای ساماندهی وظایف و قرارهای سازمانیو یادآوری آسان کارها است.
تماسها : برای ثبت هر ارتباط و تماس داخل و خارج سازمان
امکانات عمومی سیستم :
پارامتریک بودن سیستم : به طوری که پیکربندی و استفاده از قسمتهای مختلف سیستمرا آسان، قابل تنظیم و منطبق با سازمان و کاربران می کند
رابط کاربر بسیار آسان و همه فهم به طوری که آموزش سیستم تنها در چند ساعت میسراست.
دسته بندی اطلاعات : دسته بندی و مرتب کردن اطلاعات و مشاهده آن ها بر اساستمام فیلدهای اطلاعاتی نمایش داده شده مانند تاریخ و زمان ارسال، فرستنده، موضوع و ....
فیلتر : فیلتر کردن اطلاعات و نمایش آن بر اساس نیازهای سازمانی
نمایش انعطاف پذیر : انتخاب نمایش ستون های اطلاعات، ترتیب محل نمایش و تغییرعنوان های آن توسط هر کاربر متناسب با نیاز و سلیقه
امکانات اداری - سازمانی
ایجاد کارتابل الکترونیکی برای کارکنان
ثبت الکترونیکی نامه
ثبت اطلاعات ریز فرستنده ها و گیرنده ها
بایگانی نامه ها در قالب ساختار درختی
امکان جستجوی سریع مکاتبات و مستندات حتی در متن و موضوع آن ها
امکان جستجوی قوی و دقیق در تمام فیلدهای اطلاعاتی مکاتبات ، مستندات ، سوابقنامه و حتی جستجو در مشخصات ریز وارد شده
امکان ذخیره کردن نتایج جستجو و اطلاعات کاری و استفاده مستمر از آن
قابلیت ضمیمه کردن اصل نامه پویش شده ، دورنگارهای دریافت شده الکترونیکی،فایلهای Microsoft Word, Microsoft Excel و دیگر محصولات Microsoft Office ،مستندات فنی و یا نقشه ها، پیوستهای پویش شده و یا الکترونییک موجود در انواع فرمتهای دیگر مانند متن، عکس، موزیک، فیلم و ...
گردش اصل نامه پویش شده همراه نامه
گزارش ساز پویا که امکان ساخت ، ویرایش و ذخیره گزارشهای متنوع از مستندات،مکاتبات و گردش آن ها را به تفکیک تمام مشخصه های اطلاعاتی فراهم می نماید.
نمایش اطلاعات در قالب نمودارهای مختلف و به صورت پویا
امکان انجام عملیات مختلف مانند هامش روی نامه الکترونیکی، به صورت معمولی و یابا استفاده از قلم نوری
ساماندهی دفتر اندیکاتورهای مختلف
بایگانی موقت نامه ها در یک ساختار درختی
بایگانی دائمی نامه ها هر موقع که نیاز باشد
امکان ارسال و گردش مکاتبات و مستندات و رونوشت های آن به صورت موازی برایکاربران مختلف
امکان ثبت گردش مکاتبات
ردگیری و پی گیری
تعریف حقوق دسترسی و امنیتی استفاده از قسمت های مختلف سیستم برای هر کاربر
گردش مستندات، مکاتبات، گزارش ها و ... بدون نیاز به گردش کاغذ
ارجاع نامه، ارسال رونوشت و رونوشت مخفی (CC, BCC)
پیکربندی ظاهری کارتابل متناسب با خواست هر کاربر
امکان مشاهده نامه ها، پیغام ها، گزارشها ، دستورها و تمام اطلاعات دریافت شدهو ارسالی در پوشه های جداگانه
امکان ارتباط از راه دور از طریق خطوط تلفن و یا اینترنت
منبع:http://www.emdadgaran.com
ارسال توسط کاربر محترم سایت :dr_pager