پرسش :
چگونه می توان زمان را مدیریت نمود و اولویت ها را تعیین کرد؟
پاسخ :
نکته کلیدی :
مدیریت خوب زمان به معنای تعریف اولویت ها و برنامه ریزی برای انجام کار و فعالیت ها می باشد.
3 قاعده مهم برای مدیریت موثر زمان
1- برای خود موقعیت های غیر ممکن بوجود نیاورید.
2- اولویت ها را برای خود تعریف کنید.
3- از عواملی که باعث برهم خوردن تمرکز شما می شوند دوری کنید.
موقعیت های غیر ممکن برای خود بوجود نیاورید
خود را در دام انجام کارهای زیاد گرفتار نکنید. سعی نکنید تمام وقت کار کنید و بار سنگینی را به دوش بکشید. از زمانی که در اختیار دارید برای بدست آوردن موفقیت استفاده کنید نه برای شکست خوردن. نسبت به مدرسه و محل تحصیل خود واقع گرا باشید. سعی کنید به ازای هر یک ساعت کلاس دو ساعت درس بخوانید.
زمان را به یک دوست خود بدل کنید، نه یک دشمن. اولویت های کلاسی را برای خود تعیین کنید و برای رسیدن به موفقیت تمام تلاش خود را بکار گیرید. در صورت لزوم کلاس هایی را که در درجه دوم اهمیت هستند یا ساعات کاری خود را کاهش دهید
فهرست اولویت های خود را تعیین کنید
مدیریت زمان با برنامه ریزی آغازمی شود. برای تعیین اولویت ها ، برنامه ریزی برای انجام فعالیت ها و نیز سنجش پیشرفت خود از فهرست ها استفاده کنید. یکی از این راهکارها روش 3 فهرست می باشد.
فهرست شماره 1 : تقویم هفتگی
یک تقویم هفتگی برای خود درست کنید و آن را تبدیل به یک راهنمای اساسی برای بودجه زمانبندی کنید. درس ها، کار ، زمان مطالعه، اوقات تفریح، غذاخوردن، تماشای تلویزیون،استراحت و غیره را برای خود فهرست کنید.
هنگامی که در بهترین وضعیت از لحاظ کاری قرار دارید، سعی کنید دروسی را که از اولویت بیشتری برخوردارند مطالعه کنید. انعطاف پذیر باشید و برنامه خود را با تغییر نیازهایتان هماهنگ کنید. برنامه را همیشه کنار دست خود داشته باشید و هر از چند گاه به آن رجوع کنید. اگر برنامه کارکرد خوبی نداشت آن را تغییر دهید.
فهرست شماره 2: کارهایی که باید آنها را بصورت روزمره انجام داد
همه کارهایی را که می خواهید امروزه انجام دهید یادداشت کنید. از تکالیف، امتحانات یا موضوعاتی که می خواهید روی آنها تاکید کنید یادداشت بردارید. این امر می تواند شامل خرید کردن، زدن تلفن های شخصی و غیره باشد.
این فهرست به صورت یک به یاد آورنده عمل می کند. از آن برای تعیین اولویت های روزانه ،کاهش تصمیم گیری و نگرانی ها استفاده کنید. اگر زمانی که در اختیار دارید کم است، موارد را به یک فهرست بلند مدت منتقل کنید. هر روز صبح این فهرست را بازنویسی کنید. با بهره گیری از تصویر سازی به خود کمک کنید روی آنچه باید انجام دهید تمرکز داشته باشید. این فهرست به شما کمک می کند تا موفقیت های روزانه خود را بسنجید. هنگامی که کار یا فعالیتی را انجام دادید آن را بررسی نموده و خود را برای اینکه به آنچه می خواسته اید دست پیدا کرده اید تحسین کنید.
فهرست شماره 3 : اهداف و سایر موارد
این مورد می تواند یک یا دو فهرست باشد ، همچنین می تواند فهرستی ماهیانه یا بلندمدت باشد.اهداف و کارهایی را که باید انجام دهید مشخص کنید. آیا می خواهید در ماه یا سال آینده این موارد را انجام دهید؟ می خواهید به کدام یک از اهداف خود دست پیدا کنید؟ نیاز به خرید چه چیزهایی دارید؟ از این فهرست برای دنبال کردن فعالیت های خود استفاده کنید. اگر نگران چیزی هستید، آن را در فهرست خود بگنجانید. هدف این فهرست بسط اهداف بلندمدت و نیز آزادکردن فکر و ذهن شما برای تمرکز بر امروز است.
از عواملی که باعث برهم خوردن تمرکز شما می شوند خودداری کنید
زمان ارزشمند است ولی افراد زیادی زمان را از طریق موارد زیر تلف می کنند:
به تعویق انداختن – پشت گوش انداختن انجام کارهای مهم.
مدیریت بحران – خستگی بیش ا زحد به علت بحران های جاری. در نظر نگرفتن زمان برای مسائل روزمره.
سرگشتگی – فقدان تمرکز و تاکید بر انجام کار.
تلویزیون، تلفن و دوستان – همه این موارد راه هایی برای دور شدن از انجام کار هستند.
موانع عاطفی – خستگی، رویاپردازی،استرس،گناه و آشفتگی باعث کاهش تمرکز می شوند.
بیماری- بیمار شدن و عمل نکردن به برنامه.
در تمامی این موارد ،اولین قدم شناخت مشکل و تصمیم برای حل آن است. از فهرست های اولویت برای تمرکز حواس استفاده کنید. سعی کنید به گونه ای مثبت با خود صحبت کنید. برای اجتناب از برهم خوردن تمرکز، مکان آرامی را برای مطالعه انتخاب کنید مانند یک کتابخانه یا تالار مطالعه.
نکته کلیدی :
مدیریت خوب زمان به معنای تعریف اولویت ها و برنامه ریزی برای انجام کار و فعالیت ها می باشد.
3 قاعده مهم برای مدیریت موثر زمان
1- برای خود موقعیت های غیر ممکن بوجود نیاورید.
2- اولویت ها را برای خود تعریف کنید.
3- از عواملی که باعث برهم خوردن تمرکز شما می شوند دوری کنید.
موقعیت های غیر ممکن برای خود بوجود نیاورید
خود را در دام انجام کارهای زیاد گرفتار نکنید. سعی نکنید تمام وقت کار کنید و بار سنگینی را به دوش بکشید. از زمانی که در اختیار دارید برای بدست آوردن موفقیت استفاده کنید نه برای شکست خوردن. نسبت به مدرسه و محل تحصیل خود واقع گرا باشید. سعی کنید به ازای هر یک ساعت کلاس دو ساعت درس بخوانید.
زمان را به یک دوست خود بدل کنید، نه یک دشمن. اولویت های کلاسی را برای خود تعیین کنید و برای رسیدن به موفقیت تمام تلاش خود را بکار گیرید. در صورت لزوم کلاس هایی را که در درجه دوم اهمیت هستند یا ساعات کاری خود را کاهش دهید
فهرست اولویت های خود را تعیین کنید
مدیریت زمان با برنامه ریزی آغازمی شود. برای تعیین اولویت ها ، برنامه ریزی برای انجام فعالیت ها و نیز سنجش پیشرفت خود از فهرست ها استفاده کنید. یکی از این راهکارها روش 3 فهرست می باشد.
فهرست شماره 1 : تقویم هفتگی
یک تقویم هفتگی برای خود درست کنید و آن را تبدیل به یک راهنمای اساسی برای بودجه زمانبندی کنید. درس ها، کار ، زمان مطالعه، اوقات تفریح، غذاخوردن، تماشای تلویزیون،استراحت و غیره را برای خود فهرست کنید.
هنگامی که در بهترین وضعیت از لحاظ کاری قرار دارید، سعی کنید دروسی را که از اولویت بیشتری برخوردارند مطالعه کنید. انعطاف پذیر باشید و برنامه خود را با تغییر نیازهایتان هماهنگ کنید. برنامه را همیشه کنار دست خود داشته باشید و هر از چند گاه به آن رجوع کنید. اگر برنامه کارکرد خوبی نداشت آن را تغییر دهید.
فهرست شماره 2: کارهایی که باید آنها را بصورت روزمره انجام داد
همه کارهایی را که می خواهید امروزه انجام دهید یادداشت کنید. از تکالیف، امتحانات یا موضوعاتی که می خواهید روی آنها تاکید کنید یادداشت بردارید. این امر می تواند شامل خرید کردن، زدن تلفن های شخصی و غیره باشد.
این فهرست به صورت یک به یاد آورنده عمل می کند. از آن برای تعیین اولویت های روزانه ،کاهش تصمیم گیری و نگرانی ها استفاده کنید. اگر زمانی که در اختیار دارید کم است، موارد را به یک فهرست بلند مدت منتقل کنید. هر روز صبح این فهرست را بازنویسی کنید. با بهره گیری از تصویر سازی به خود کمک کنید روی آنچه باید انجام دهید تمرکز داشته باشید. این فهرست به شما کمک می کند تا موفقیت های روزانه خود را بسنجید. هنگامی که کار یا فعالیتی را انجام دادید آن را بررسی نموده و خود را برای اینکه به آنچه می خواسته اید دست پیدا کرده اید تحسین کنید.
فهرست شماره 3 : اهداف و سایر موارد
این مورد می تواند یک یا دو فهرست باشد ، همچنین می تواند فهرستی ماهیانه یا بلندمدت باشد.اهداف و کارهایی را که باید انجام دهید مشخص کنید. آیا می خواهید در ماه یا سال آینده این موارد را انجام دهید؟ می خواهید به کدام یک از اهداف خود دست پیدا کنید؟ نیاز به خرید چه چیزهایی دارید؟ از این فهرست برای دنبال کردن فعالیت های خود استفاده کنید. اگر نگران چیزی هستید، آن را در فهرست خود بگنجانید. هدف این فهرست بسط اهداف بلندمدت و نیز آزادکردن فکر و ذهن شما برای تمرکز بر امروز است.
از عواملی که باعث برهم خوردن تمرکز شما می شوند خودداری کنید
زمان ارزشمند است ولی افراد زیادی زمان را از طریق موارد زیر تلف می کنند:
به تعویق انداختن – پشت گوش انداختن انجام کارهای مهم.
مدیریت بحران – خستگی بیش ا زحد به علت بحران های جاری. در نظر نگرفتن زمان برای مسائل روزمره.
سرگشتگی – فقدان تمرکز و تاکید بر انجام کار.
تلویزیون، تلفن و دوستان – همه این موارد راه هایی برای دور شدن از انجام کار هستند.
موانع عاطفی – خستگی، رویاپردازی،استرس،گناه و آشفتگی باعث کاهش تمرکز می شوند.
بیماری- بیمار شدن و عمل نکردن به برنامه.
در تمامی این موارد ،اولین قدم شناخت مشکل و تصمیم برای حل آن است. از فهرست های اولویت برای تمرکز حواس استفاده کنید. سعی کنید به گونه ای مثبت با خود صحبت کنید. برای اجتناب از برهم خوردن تمرکز، مکان آرامی را برای مطالعه انتخاب کنید مانند یک کتابخانه یا تالار مطالعه.
