بازبینی بعد از عمل چیست؟

بازبینی بعد از عمل(1) تكنیكی است كه برای ارزیابی و كسب درس‌های یادگرفته شده پس از پایان یك پروژه به كار گرفته شود.این كار این امكان را به اعضای تیم پروژه می‌دهد كه شخصاً دریابند كه چه اتفاقی افتاد، چرا این اتفاق افتاد و چگونه می‌توان نقاط قوت را نگهداشت و نقطه ضعف‌ها را بهبود بخشید.
* ساختار آن به طوری است می‌توان با آن به بحث و گفتگوی غیر رسمی با اعضای اصلی تیم پروژه پرداخت.
* این تكنیك را می‌توان به هنگام اتمام پروژه به كار گرفت و یا در مورد پروژه‌های طولانی مدت پس از اتمام هر بخش كلیدی پروژه.
* این جلسات برای انتقاد و شكایت نیست. این تكنیك فراگیری را از طریق ایجاد فرصتی برای اظهار صادقانه نظرات رهبران و اعضای تیم درباره پروژه به حداكثر می‌رساند. این یك گزارش ارزیابی تمام و كمال نیست.

چرا بازبینی بعد از عمل را انجام دهیم؟

* هدف بازبینی بعد از عمل بررسی نتیجه عملی پروژه در برابر نتایجی كه موردانتظار، می‌باشد.
* بازبینی بعد از عمل پایه‌ای است برای یادگیری از موفقیت‌ها و شكست‌های پروژه نقطه شروعی است برای بهبود پروژه‌های آینده. اعضای تیم می‌توانند نقاط ضعف و قوت را تشخیص دهند و دریابند كه چگونه می‌توان در آینده طرز عمل را بهبود بخشید. این كار از طریق تمركز بر نتایج مطلوب و تعریف مشاهدات ویژه امكان پذیر است.
* تیم پروژه می‌تواند درس‌های یادگرفته شده را ثبت كند و آن را در اختیار سازمان مربوطه قرار دهد تا در بهبود تصمیم گیری به كار گرفته شود.

چگونه جلسه بازبینی بعد از عمل را باید اداره كرد؟

* این جلسه را می‌توان هنگام اتمام پروژه و یا در مورد پروژه‌های بلندمدت پس از اتمام هر بخش كلیدی پروژه تشكیل داد.
عموماً سؤالات زیر به منظور ایجاد اتفاق آرا در این جلسات مطرح می‌شوند:
* قرار بود، چه اتفاقی بیفتد؟
* عملاً چه اتفاقی رخ داد؟
* چه چیزی خوب انجام شد و چرا؟
* چه چیزی را می‌توان بهبود بخشید و چگونه؟
* چه درس هایی را یاد گرفتیم كه می‌توانیم در آینده به كار ببریم؟
در ابتدای جلسه اداره كننده بایستی منظور و مراحل موضوعات بازبینی بعد از عمل را دوره كند، تا همه افراد حاضر دریابند كه بازبینی بعد از عمل چیست و چگونه كار می‌كند. معرفی اولیه بایستی شامل مقررات و نحوه اداره جلسه بحث باشد. نقش اداره كننده در این قسمت بیان می‌شود.
چند نكته برای اداره كننده جلسه
* عدم موافقت مجاز است
* اعضا را تشویق كند كه عقیده صادقانه‌شان را بیان كنند.
* سؤالاتی كه نیاز به تكمیل دارند را به منظور هدایت بحث مطرح كند
* بازگویی و جمع بندی نكات كلیدی بحث
* تكیه و تمركز بازبینی بعد از عمل فراگیری است. بدین معنی كه درس‌های فراگرفته شده را تشخیص دهد و نه این كه افراد را برای اتخاذ تصمیمات اشتباه مورد ملامت قرار دهد و یا برای ارزیابی كار به كار رود. اشتباهات یا تصمیمات غلط می‌توانند تبدیل به فرصت‌هایی برای یادگیری شوند.
* برای این كه این نتیجه حاصل شود باید فضایی سرشار از اعتماد و شفافیت ایجاد شود.
* باید اطمینان حاصل كرد كه موضوعات مشخص چه مثبت و چه منفی مطرح می‌شوند. اداره ماهرانه جلسه باعث می‌شود كه بازبینی بعد از عمل سرپوشی بر روی ضعف‌ها و اشتباهات نگذارد.
* در بعضی پروژه‌ها سایر افراد ذینفع می‌توانند ژرف بینی‌ها و ایده‌های مفیدی را عرضه نمایند. قبل از شروع جلسه، اداره كننده جلسه و یا یكی از اعضای تیم باید با این افراد به مشورت بپردازد و سپس نتیجه گفتگویش را خلاصه كند و در بازبینی بعد از عمل مطرح نماید.
* درس‌های یادگرفته شده روی چارت گردان و یا كامپیوتر ثبت شود. این بستگی به این دارد كه چه كسی و چگونه از این اطلاعات استفاده می‌كند. چارت‌های گردان وسیله خوبی است چون برای همه شركت كنندگان قابل رؤیت است. بدین طریق اطمینان حاصل می‌شود كه همه یكسان مطلب را فهمیده اند و در مورد آن به توافق رسیده‌اند.
* ثبت الكترونیكی داخلی برای مراجعه بعدی افراد و پخش آن به افراد علاقمند كه درگیر پروژه‌های مشابهی هستند، مفید می‌باشد.
* چه كسی باید اداره جلسه بازبینی بعد از عمل را برعهده بگیرد؟
* یك اداره كننده مستقل را می‌توان برای اداره جلسه انتخاب كرد. یك اداره كننده مستقل و آزموده ممكن است بتواند كه از همه بخواهد در بحث شركت كنند. او همچنین می‌تواند ژرف بینی و موضوعاتی را از طریق مطرح كردن پرسش‌های كاوشگرانه از شركت كنندگان بیرون بكشد.
* اگرچه یك اداره كننده مستقل بازبینی بعد از عمل می‌تواند بیطرفی و عینیت در خلال جلسه را حفظ كند، با این حال انتخاب شخصی كه اطلاعاتی درباره موضوع مورد بررسی دارد نیز می‌تواند مفید باشد. این باعث می‌شود كه منحنی درك موضوع مورد بحث را به حداقل برساند و گفتگوی تكنیكی و فنی آسان‌تر پیش برود و ثبت شود.
* از طرف دیگر از اعضای تیم پروژه می‌تواند بازبینی بعد از عمل را اداره كند. رهبر تیم باید اطمینان حاصل كند كه همه سوابق- گزارش ها، برآوردها، اسناد برنامه‌ریزی و سایر مدارك- مورد مطالعه قرار می‌گیرند. این موجب اطمینان خاطر از یك بازبینی بعد از عمل كامل، فراگیر و متناسب خواهد شد.

پیوندهای مفید

www.gurteen.com/gurteen.gurteen.nsf/id/km-tools
www.skyrme.com/tools/index.htm

پی‌نوشت‌ها:

1.After Action Review(AAR)

منبع مقاله :
یانگ، رونالد،(1391)، ابزار و تكنیك‌های مدیریت دانش، مترجمان: محمدباقر نوبخت، سیدكامران یگانگی، تهران: مركز تحقیقات استراتژیك، چاپ اول