با سارقان زمان مقابله کنید

ممکن است بسیاری از افراد یا چیزهای مختلف باعث اتلاف وقت ما شوند اما بسیاری از اوقات خود ما هم موافق تلف شدن وقتمان هستیم و یا حداقل برای اجتناب از آنها به اندازه کافی تلاش نمی‌کنیم. دلیلش این است که برای زمان خود، ارزش چندانی قائل نیستیم. وقت طلاست. نباید بگذاریم سارقان، عمر ما را بدزدند. اگر ما مراقب سارقان زمان نباشیم، آن‌ها زندگی ما را به تاراج می برند و تأثیر منفی بر پویایی زندگی ما می‌گذارند. زمانی که برای انجام تعهداتمان نیاز داریم را به کارهایی خواهیم پرداخت که هیچ ارزشی در زندگی مان ندارند. اگر وقتمان هدر برود فرصت کمی برای پرداختن به خانواده، دوستان و علایقمان داریم. بعضی از این سارقان بیرونی هستند و بعضی از آنها را خودمان تولید می‌کنیم. آن‌ها ممکن است زمان کمی از ما بدزدند ولی وقتی آن‌ها را با هم جمع می کنیم متوجه می شویم ساعت‌های زیادی را صرف آن‌ها کرده‌ایم. برای مبارزه با سارقان زمان گرانبهایتان به این نکات توجه کنید:
• منظم باشید و کارهای خویش را سازماندهی کنید: برای اینکه بتوانید به خوبی از وقت خود استفاده کنید باید منظم باشید. نامنظم بودن باعث سردرگمی، به تعویق افتادن کارها، احساس ناامنی و ... می شود. اگر میز و اتاق شما مرتب و منظم باشد، بهتر میتوانید به کارهایتان برسید و زمانتان را مدیریت کنید. در غیر این صورت همیشه باید به دنبال وسایل مورد نیاز خود بگردید و این باعث اتلاف وقتتان می شود. ایمیل هایی که نیازی به آن‌ها ندارید را پاک کنید، کاغذ های باطله را دور بریزید و مدارک را منظم کنید تا در صورت نیاز سریع بتوانید آن‌ها را پیدا کنید.
• اهداف خود را مشخص کنید. اگر اهداف و مقاصد خود را تعیین نکرده باشید نمی‌توانید برای دستیابی به ان‌ها برنامه ریزی کرده و کارهای لازم را انجام دهید. در این صورت اولویت‌های شما مدام تغییر می‌کنند، بنابراین اهداف کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلند مدت خویش را به روشنی تعیین کنید و آنها را مدام بررسی کنید تا بتوانید مهم‌ها را از ضروری‌ها تشخیص دهید.
• به سرعت تصمیم بگیرید. شاید شما منتظرید تمام اطلاعات کافی برای تصمیم گیری را کسب کنید و سپس اقدام به گرفتن تصمیم کنید. اما باید به یاد داشته باشید که گاهی سریع تصمیم گرفتن بهتر از صبر کردن برای کسب اطلاعات کامل است.
• به دیگران اعتماد کنید و برخی کارها را به آن‌ها محول کنید: سعی کنید به دیگران اعتماد کنید و توانایی این را داشته باشید که بعضی از کارها را به آن‌ها بسپارید. برای اینکه بتوانید کارها را با خیال راحت به دیگران نیز محول کنید می‌توانید کسی را انتخاب کنید که می دانید توانایی انجام آن را دارد. دستورالعمل انجام کارها، مهلت انجام و... را به آن‌ها به طور دقیق بگویید.
• توانایی "نه" گفتن به دیگران را داشته باشید: یکی از کارهای مهمی که برای کنترل زمانتان نیاز دارید این است که بیاموزید به دیگران نه بگویید.

چگونه "نه" بگوییم
دکتر مکنزی مراحل زیر را برای رد کردن درخواست دیگران پیشنهاد می¬کند: 1. گوش کنید: به حرف¬های دیگران گوش کنید؛ این کار باعث می¬شود آنها متوجه شوند که شما به حرف¬های آنها توجه می¬کنید و درخواست آنها را به طور کامل درک کرده¬اید. 2. مودبانه اما محکم و درست به آنها نه بگویید: با جملات خود آنها را امیدوار نکنید. اگر واقعا نمی‌توانید کمکی به آن‌ها بکنید، به آنها مودبانه اما محکم جواب منفی دهید. 3. اگر صلاح می¬دانید دلایلش را برای او توضیح دهید: دلایل شما برای نپذیرفتن درخواست کمک دیگران ممکن است اولویت¬های¬تان، برنامه¬ریزی و ... باشد و پذیرفتن درخواست او ممکن است اعتبارتان را زیر سوال ببرد. 4. پیشنهاد جایگزینی برای او داشته باشید: با پیشنهاد راه¬های دیگر یا فرد دیگر برای مشکل و درخواست او، حسن نیت خود را به او نشان دهید.

• کارها را ناتمام رها نکنید: ناتمام رها کردن کارها در واقع نوعی اتلاف وقتتان است. زمان انجام کارها را تخمین بزنید و بدانید هر کدام از کارهایتان تقریبا چه مقدار زمان می برد، با این کار می‌توانید از ناتمام ماندن کارها جلوگیری کنید.
• عدم اولویت بندی اهداف و کارها یکی از موانعی است که باعث می شود بر زمان کنترل مؤثری نداشته باشید. بنابراین سعی کنید بیشترین زمان را به فعالیت های مهم اختصاص دهید؛ برای این کار نیاز دارید تا به درستی اهداف خود را تعیین کرده و سپس آن‌ها را اولویت بندی کنید و زمان انجام آن‌ها را نیز برای خود برنامه ریزی کنید.
• کارها را به تعویق نیندازید: به تعویق انداختن کارها تأثیر منفی روی کارایی شما خواهد داشت. این کار باعث هدر رفتن زمان و انرژی تان می شود که می تواند یک مشکل عمده در زندگی شخصی و حرفه ای شما ایجاد کند.
• استرس خود را کنترل کنید: استرس هنگامی رخ می‌دهد که ما کارهایی بیش از حد توانمان را قبول می کنیم؛ در نتیجه احساس خستگی می کنید و بر روی بهره وری و کارایی تان تأثیر منفی می‌گذارد؛ برای حل این مشکل می‌توانید مسئولیت های خود را به دیگران محول کنید همچنین یاد بگیرید به دیگران نه بگویید و بیش از توان خود مسئولیت قبول نکنید.
• برای هر کاری زمان مشخصی را تعیین کنید: وقتی کاری در دست انجام دارید، برای خود یک زمان تعیین کنید و به آن پایبند باشید. قبل از شروع کار زمان انجام آن را مشخص کنید؛ این کار شما را متعهد می‌کند که کارهایتان را در زمان مقرر به پایان برسانید.
• چند کار را با هم انجام ندهید: بسیاری از ما فکر می کنیم انجام چند کار به طور همزمان یک راه مؤثر برای عمل به وظایفمان است؛ اما حقیقت این است که وقتی ما روی یک کار تمرکز می کنیم، بهتر آن را انجام می دهیم. انجام همزمان چند کار مانع اثربخشی و بهره وری شده و ما را وادار به دوباره کاری می‌کند، بنابراین برای مدیریت مؤثر زمان از انجام چند کار به طور همزمان اجتناب کنید.
• صبح زود کار خود را آغاز کنید: بسیاری از انسان های موفق در یک چیز با هم مشترک هستند؛ آن‌ها روز خود را زودتر از بقیه آغاز می‌کنند و دربارۀ کارهای آن روز فکر کرده و برنامه ریزی می‌کنند. وقتی صبح زود از خواب بیدار می شوید، آرام تر، خلاق تر ، سازنده تر و با ذهنی باز وارد کار می شوید. وقتی دیر کار خود را شروع می کنید، سطح انرژی شما شروع به پایین آمدن کرده است و این شرایط بهره وری و کارایی تان را تحت تأثیر قرار می‌دهد و نمی توانید کارهایتان را به درستی انجام دهید.
• کمی استراحت داشته باشید: هر زمان که احساس خستگی کردید، 10 تا 15 دقیقه استراحت داشته باشید و ذهن خود را از عوامل فرساینده و خسته کننده دور کنید. فشار زیاد می تواند عوارض زیادی روی بدنتان داشته باشد و علاوه بر این باعث کاهش بهره وری شما نیز می شود؛ کمی قدم بزنید، موسیقی گوش دهید یا حرکات کششی انجام دهید. بهترین ایده این است که زمان کوتاهی را با دوستان یا خانواده خود به گفتگو بپردازید تا حال و هوایتان عوض شود و سرحال بیایید.
• به اندازۀ کافی بخوابید: کمتر خوابیدن زمان شما را برای انجام کارها افزایش می‌دهد اما این افزایش الزاماً مفید نیست. البته یک راه افزایش زمان در طول روز، کمتر خوابیدن است. اما خواب ناکافی خود می‌تواند منجر به کاهش توان فردی و حتی منجر به بیماری شود که در این صورت برنامه کاری به کلی مختل خواهد شد. کمتر خوابیدن به عنوان یک ابزار مدیریت زمان توصیه نمی شود.
• ایجاد وقفه در کار: وقتی به هر دلیلی وقفه ای در انجام کارها ایجاد می شود، حداقل 10 تا 15 دقیقه نیز طول می کشد تا دوباره تمرکزتان را به دست آورید. هنگامی که در حین انجام کار کسی به طور غیرمنتظره خواستار ملاقات با شما باشد، از او بخواهید تا آن را به زمان مناسب دیگری موکول کند. به دیگران اجازه ندهید با حرف زدن های بی‌موقع خود وقت شما را تلف کنند. در همین راستا سعی کنید مکالمات تلفنی غیرضروری را هر چه زودتر تمام کنید. با خاموش کردن تلفن همراه خود می‌توانید به افزایش تمرکز خود کمک کنید.
• ایمیل، شبکه‌های اجتماعی و پیامک ها: همۀ این موارد می‌توانند منبع دیگری برای وقفه در کار شما باشند. هنگامی که پیامی دریافت می کنید وسوسه می شوید که به آن جواب دهید و اگر این اتفاق در طول روز چندین بار بیافتد، با جواب دادن یا خواندن آن‌ها وقت خود را تلف خواهید کرد؛ سعی کنید این برنامه ها را از گوشی خود حذف کنید و یا زمان خاصی را به آن اختصاص دهید؛ ایمیل‌های غیرضروری را حذف کنید و سعی کنید برای خواندن و پاسخ دادن به ایمیل ها زمان مناسبی را در نظر بگیرید.
• جلسات: زمان زیادی در جلسات از بین می رود. هدر رفتن 30 دقیقه از زمان 8 نفر در جلسات به واقع به معنای از دست رفتن 4 ساعت است. در ابتدا بهتر است جلسات به دقت ارزیابی شده و همه چیز آماده شود، موضوعات مورد بحث در جلسات از قبل تعیین شود تا وقت افراد تلف نشود.
• بحران ها یا شرایط اضطراری: بسیاری از این شرایط وقتی ایجاد می شوند که کاری به درستی و در زمان مقرر انجام نشده باشد. بنابراین تا جایی که ممکن است باید از این شرایط پیشگیری کرد؛ اما چگونه؟
با تعریف اهداف وظایف به وضوح، سازماندهی، برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، برقراری ارتباط منظم، نه گفتن به برخی از چیزها، تفویض درست وظایف، اجتناب از وقفه های کوتاه مدت در کار و ... می‌توانید از ایجاد حالت فوق‌العاده پیشگیری کنید.