نویسنده: جواد پرویزی

1. مدیریت زمان یعنی چه؟
2. آثار مدیریت زمان چیست؟
3. زمان چه ویژگی‌هایی دارد؟
4. چگونه می‌توانید مهارت خود را در مدیریت زمان ارزیابی کنید؟

مدیریت زمان یعنی چه؟

از آنجا که ما بر زمان و چگونگی گذار آن تسلطی نداریم، مدیریت زمان در برخورد نخست واژه‌ای مبهم به نظر می‌رسد، اما با کمی تأمل در می‌یابیم که مراد از این واژه در واقع مدیریت بر خویشتن است، نه زمان. می‌خواهیم بیاموزیم از این زمان که سپری شدنش حتمی است، چگونه بیشترین بهره‌وری را داشته باشیم. هدف، جهت‌دهی مناسب به فعالیت‌ها برای استفاده‌ی بیشتر از این نعمت‌الهی در جهت رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده است (بیشترین استفاده از کمترین زمان).
مدیریت زمان یعنی اینکه کنترل زمان و کار خویش را به دست گیرید و اجازه ندهید کارها و حوادث شما را هدایت کنند. (1) اگر بتوانید خودتان فعالیت‌ها و رفتارهایتان را اداره کنید، معمای پیچیده‌ی مدیریت زمان را تا اندازه‌ی بسیاری حل کرده‌اید. (2)
امیرالمؤمنین علی (علیه السلام):
«تو چند روزی بیش نیستی. پس هر روز که بر تو می‌گذرد، پاره‌ای از تو را می‌برد»

آثار و نتایج مدیریت زمان

ارزش مدیریت زمان تنها در کنترل آن در هر لحظه و تحصیل زمان بیشتر نیست، بلکه در شناخت راه‌هایی است که با توجه و عمل بدانها می‌توان وضعیت زندگی را بهبود بخشید و زندگی‌ای مطلوب‌تر و مفیدتر را برای خود رقم زد.
برخی از مزایای مدیریت زمان، افزون بر آنچه اشاره شد، عبارت‌اند از:
1. بهبود کنترل خویشتن و مدیریت فردی؛
2. قدرت تحلیل زندگی و اهداف؛
3. تشخیص اولویت کارها؛
4. تمرکز بر مسائل و اهداف اساسی؛
5. موفقیت وتسریع در برآوردن هدف‌ها؛
6. حذف مسائل و کارهای اضافی؛
7. ایجاد تعادل میان فعالیت‌های شغلی و زندگی خصوصی؛
8. به دست آوردن نشاط و تحرک در زندگی؛
9. رفع نگرانی و حواس‌پرتی و کمک به حافظه؛
10. جلوگیری از پراکندگی و اتلاف انرژی. (3)

بیشتر بخوانید: مهارت‌های زندگی ؛ مهارت مدیریت زمان

پنج گام در مدیریت زمان

برای بهره‌وری بیشتر از زمان و مدیریت آن باید پنج گام زیر را به درستی بشناسیم و به کار گیریم:
1. درک ارزش زمان و شناخت ویژگی‌های آن؛
2. ارزیابی مهارت مدیریت زمان در خود؛
3. شناخت سارقان زمان و مبارزه با آنها؛
4. شناخت هدیه کنندگان زمان؛
5. برنامه‌ریزی.
نکته‌ی مهم اینکه هر یک از این موارد، کامل‌کننده‌ی گزینه‌ی پیشین‌اند وتوجه به یک مرحله و غافل ماندن از مراحل بعدی، از موفقیت فرد در عرصه‌های گوناگون زندگی جلوگیری می‌کند. بنابراین ضروری است که همه‌ی مراحل گفته شده به ترتیب اجرا شوند تا نتیجه‌ی نهایی و مطلوب به دست آید.

گام نخست: درک ارزش زمان و شناخت ویژگی‌های آن

اگر برای کاری به اندازه‌ی کافی ارزش قایل نشوید، هرگز برای فراگیری آن انگیزه‌ی لازم نمی‌یابید (4) و زمان نیز از این قاعده مستثنا نیست.
اما برخی از ویژگی‌های زمان:
1. زودگذر است: «فرصت‌ها مثل ابر در گذرند. پس از فرصت‌ها و موقعیت‌های به دست آمده خوب استفاده کنید». (5)
«سریع از دست می‌رود و دیر به دست می‌آید». (6)
2. اطمینان ناپذیر است: «هرگز به زمان اطمینان نکن». (7)
3. پیش‌بینی‌ناپذیر است: «زمان را غنیمت شمار؛ زیرا معلوم نیست تا کی با تو همراهی کند». (8) «این‌گونه نیست که هر گاه بخواهی، بتوانی زمان را به دست آوری!» (9)

آنچه ندارد عوض ای هوشیار *** عمر عزیز است غنیمت شمار
سعدی

4. زمان برنمی‌گردد. (10) با یک متر طلا نمی‌توانید یک متر وقت بخرید. (11)

گر گوهری از کفت برون رفت *** در سایه‌ی وقت می‌توان یافت
گر وقت رود ز دست انسان *** با هیچ گهر خرید نتوان
ایرج میرزا

اوقات امروز را نمی‌توان برای فردا پس‌انداز کرد. پس امروز به بهترین وجه خرجش کنید. (12) وقت پدیده‌ای شخصی است و تنها شما مصرف کننده‌ی آن به شمار می‌آیید. بنابراین هیچ کس نمی‌تواند به جای فردی دیگر از زمان او استفاده کند. (13)
برای بسیاری از مردم، فرصت‌هایی خوب در زندگی پیش می‌آید، ولی آنان نمی‌توانند این فرصت‌ها را تشخیص دهند و از آنها استفاده کنند؛ (14) چرا که «زمان امری مخفی و پنهان است». (15)
هر فرصتی به نتیجه نمی‌رسد. (16) پس باید از همه ظرفیت‌ هر لحظه استفاده کنید؛ چرا که ممکن است در آینده نتوانید از فرصت‌های به دست آمده بهره ببرید. «نتیجه‌ی تضییع فرصت، غصه است». (17)
با تفکر، تأمل و مطالعه، حتماً ویژگی‌های دیگری برای زمان خواهید یافت!

بیشتر بخوانید: مدیـریت زمـان

گام دوم: ارزیابی مهارت مدیریت زمان در خود

با ارزیابی میزان مهارت مدیریت زمان در خود، می‌توانید با آگاهی و انگیزه‌ای بیشتر، مطالب کتاب را پی بگیرید.
پس از پاسخ دادن به پرسش‌های زیر با توجه به تقسیم‌بندی پایین از صفر تا چهار به خود نمره بدهید.
هرگز:
1. گاهی وقت‌ها:
2. نیمی از وقت‌ها:
3. بیشتر وقت‌ها:
4. همیشه:
هدایت و مدیریت زمان خود را برعهده بگیرید و اجازه ندهید حوادث و اتفاقات زمان شما را هدایت و مدیریت کنند 1. آیا به طور منظم برای کارهای روزانه‌ی خود برنامه‌ریزی می‌کنید؟
2. آیا قرارها و اقدام‌هایی را که باید هر روز انجام دهید، یادداشت می‌کنید؟
3. آیا در انجام کارهای روزانه‌ی خود اولویت‌بندی را رعایت می‌کنید؟
4. آیا هر زمان توجه خود را به یک کار معطوف می‌کنید؟
5. آیا کارهای بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کنید و انجام می‌دهید؟
6. آیا می‌توانید از بین کارهایتان، آن 20 درصدی که 80 درصد بهره‌ی کاری به همراه دارد، مشخص کنید؟
7. آیا مهم‌ترین کارهایتان را در بهترین زمان‌های روز انجام می‌دهید؟
8. آیا زمانی را در روز برای خود مشخص کرده‌اید که بدون مزاحمت و با خاطری آسوده به کار خود بپردازید؟
9. آیا از تسویف و پشت گوش انداختن کارها دوری می‌کنید؟
10. آیا برای انجام هر کاری، زمان پایان آن را مشخص می‌کنید؟
11. آیا در روز، زمانی را برای بررسی مشکلاتتان و یافتن راه حل‌های مناسب قرار می‌دهید؟
12. آیا کارهایتان را تا رسیدن به نتیجه پیگیری می‌کنید؟
13. آیا این طور است که تا به زمان پایان کاری نزدیک نشوید، به طور جدی برای انجام آن اقدام نمی‌کنید؟
14. آیا از اهداف آتی خود در هر زمینه‌ای دورنمایی مناسب دارید؟
15. آیا برای تعیین اهداف و چگونگی انجام کارها، زمان کافی برای فکر کردن اختصاص می‌دهید؟
16. آیا از دخالت در کارهایی که به شما مربوط نیست، می‌پرهیزید؟
17. آیا از ایجاد مشغولیت ذهنی بسیار و بی‌سبب برای خود جلوگیری می‌کنید؟
18. آیا همه‌ی کارهایی که انجام می‌دهید، به نظر خودتان لازم و ضروری‌اند؟
19. آیا می‌توانید مطالب خود را به خوبی به دیگران تفهیم کنید؟
20. آیا در مدیریت جلسه‌ها (اداری، مهمانی و ...) موفقید؟
21. آیا از نگرانی‌های بی‌سبب خودداری می‌کنید؟
22. آیا از افسوس خوردن بی‌سبب برگذشته پرهیز می‌کنید؟
23. آیا از خیال‌پردازی برای آینده می‌پرهیزید؟
24. آیا در حال زندگی می‌کنید و بیشتر به مسائل این زمان توجه دارید؟
25. آیا تصویر ذهنی مثبتی از خود دارید؟
26. آیا مکالمه‌های تلفنی‌تان کوتاه است؟
27. آیا از تکنولوژی روز برای بهره‌وری از زمان استفاده می‌کنید؟
28. آیا دزدان زمان را می‌شناسید؟
29. آیا با هدیه کنندگان زمان آشنایید؟
30. آیا واقعاً به بهبود مدیریت زمان خود مصممید؟
اکنون مجموع نمره‌های دریافتی را به شش تقسیم کنید. عدد حاصل با دسته‌بندی زیر، نشان دهنده‌ی میزان توان شما در مدیریت زمان است.
1. از نوزده تا بیست عالی؛
2. بین شانزده تا نوزده خوب؛
3. بین ده تا شانزده متوسط؛
4. بین شش تا ده ضعیف؛
5. بین صفر تا شش بسیار ضعیف. (18)

نمایش پی نوشت ها:
1. لوتار سی ورت، مدیریت زمان، ترجمه‌ی غلامرضا خاکی، ص 15.
2. محمدعلی حقیقی و محمدمهدی علی مردانی، الگوهایی برای تنظیم وقت مدیریت، ص 11.
3. مهدی نیلی‌پور، مدیریت زمان، ص 12.
4. ژوزف ا. کونور، ارتباط مؤثر و موفقیت قطعی با ان. ال. پی، ترجمه‌ی رضا جمالیان، ص 2.
5. امام علی (علیه السلام): القرصة تمر مر السحاب فانتهزوا الفرص الخیر (محمد بن الحسن حر عاملی، وسائل الشیعه، ج16، ص 84).
6. امام علی (علیه السلام): الفرصة سریعة الفوت بطیئة العود (محدث نوری، مستدرک الوسائل، ج12، ص 142).
7. وایاک ان تثق بالزمان (عبدالواحدبن محمد تمیمی آمدی، غررالحکم و دررالکلم، ص 437).
8. من فتح له باب خیر فلینتهزه فانه لایدری متی یغلق عنه (ابن ابی جمهور احسائی، عوالی اللالی، ج1، ص 289).
9. من وجد موردا عذبا یرتوی منه فلم یغتنمه یوشک ان یطما ویطلبه ولم یجده (عبدالواحدین محمد تمیمی آمدی، غرر الحکم و دررالکلم، ص 474).
10. غافص الفرصة عند امکانها فانک غیر مدرکها بعد فوتها (همان، ص 473).
11. لوتار سی ورث، مدیریت زمان، ترجمه‌ی غلام‌رضا خاکی، ص 1.
12. ع. ابراهیمی، برنامه‌ریزی وقت، ص 22.
13. http://www.leitnerbox.ir
14. فرحناز فردوسیان، ارزش وقت در اسلام، ص 14.
15. امام علی (علیه السلام) الفرضة خلسة (شیخ طوسی، الامالی، ص 625؛ علی بن عیسی اربلی، کشف الغمه، ج2، ص 347).
16. لا کل فرصة تصاب (سید رضی، نهج‌البلاغه، ترجمه‌ی علی شیروانی، ص 402).
17. اضاعة الفرصة غصة (همان).
18. سعید اسلامی، مدیریت کاربردی وقت، ص 12- 17.