برنامه ریزی چیست؟
گرچه اغلبِ ما انسان ها از کمبود وقت شِکوه داریم؛ امّا در واقع کمبود وقتی وجود ندارد؛ زیرا در هر روز، 24 ساعت (یعنی 1440 دقیقه) زمان در اختیار داریم و به نظر می رسد مشکل اصلی در نداشتن مهارت برنامه ریزی صحیح برای استفاده از آن است.در حقیقت، موفقیت و شکست هر کس بستگی به عواملی دارد که اساسی ترینِ آنها، داشتن برنامه و نظم در کار است؛ بنابراین به جای آن که بابت زمان از دست رفته افسوس بخورید، شایسته است برای زمان حال و آینده، برنامه مؤثری طرح کنید که حتی یک لحظه آن هم تلف نشود؛ زیرا در غیر این صورت، حاصل عمر جز پشیمانی نخواهد بود. امام علی (علیه السلام) می فرماید:
«قِوامُ العَیشِ حُسنُ التَّقدیرِ، و مِلاکهُ حُسنُ التَّدبیرِ؛[1]
رکنِ زندگی، برنامه ریزی درست است و پایه آن مدیریت صحیح».
جهت برنامه ریزی مناسب اصول زیر را رعایت نمایید:
1- هدف گذاری: با توجّه به تعریف برنامه ریزی «تجسّم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راه ها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند»[2] باید گفت برنامه ریزی صحیح، هنگامی امکان پذیر خواهد بود که هدف، به خوبی تعیین و تعریف شده باشد تا کارهای لازم برای رسیدن به آن انجام گیرد. در حقیقت اگر بدون هدفِ معین و مناسب (کوتاه مدت یا بلند مدّت) برنامه ای تنظیم کنید، یا از ادامه راه، بازخواهید ماند و یا این که انرژی تان به مصرف نادرست خواهد رسید.
2- اولویت بندی: انسان از ظرفیت و انرژی محدودی برخوردار است که استفاده مؤثّر از آن تنها به تقسیم درست آن بستگی دارد؛ بنابراین با تعیین مناسب هدف، روشن بینی و وسعت نظری نصیبتان خواهد شد که شایسته است با استفاده از آن اولویت های کاری روزانه، هفتگی و.. . خود را به گونه ای تعیین نمایید تا نیروی تازه و انرژی فراوان شما صرف کارهای غیر مهم و یا کم ارزش نشود که از کار مهم تر باز بمانید.
3- یادداشت کردن برنامه: برنامه ریزی زمانی درست اجرا می شود که آن را درست به یاد داشته باشیم. گرچه می توان برای به یاد داشتن برنامه ها به حافظ تکیه کرد؛ امّا نوشتن آن فوایدی در بر خواهد داشت که برخی از آنها عبارتند از: [3]
الف. با نوشتن برنامه، چیزی از برنامه ها را از دست نخواهیم داد؛ ولی با تکیه بر ذهن، ممکن است برنامه ای از یاد رفته یا جا به جا شود.
ب. برنامه نوشته شده، بار حفظ و نگهداری برنامه را از ذهن برمی دارد.
ج. برنامه نوشته شده، دارای تحریک روانی برای انجام دادن کار است و فرد برای تنظیم وظایف روزانه، تمایل بیشتری نشان خواهد داد.
د. تمرکز بهتری در شخص به وجود می آید و پافشاری بیشتری برای به انجام رساندن برنامه خواهد داشت.
ه-. نوشتن برنامه، امکان برنامه ریزی دقیق تر و ریزتر را به ما می دهد؛. بنابراین، فرصت های بیشتری به سراغ ما می آیند و بدین وسیله می توانیم مقداری از وقت را ذخیره کنیم و برای امور غیر قابل پیش بینی قرار دهیم.
4- شناسایی سارقان زمان: گاهی با وجود آن که تصمیم جدّی برای موفقیت گرفته ایم، کارها آن طور که برنامه ریزی شده به پیش نمی رود و بروز وقفه هایی در برنامه باعث هدر رفت برخی فرصت ها می شوند؛ بنابراین اگر به دنبال برنامه ریزی صحیح و پایدار هستید، سعی کنید سارقان زمان (دیر آمدن و زود رفتن، کارها را به اضافه کاری کشاندن، وقت ناهار و استراحت طولانی، گفتگوهای خصوصی زیاد، مطالعه روزنامه و کتاب نامرتبط، وقت گذرانی های بیهوده)[4] و مشکل آفرینان در برنامه خود را شناسایی کنید تا پیش از انجام دادن کار، آنها را از خود دور کنید و یا مشکلات را به کمترین حد ممکن کاهش دهید.
5- طراحی و استفاده از برنامه روزانه، هفتگی، ماهیانه و سالانه: از آنجا که ممکن است اهدافتان در روزهای مختلف هفته و یا هفته های مختلف یک ماه و یا ماههای مختلف یک سال متفاوت باشد، بهتر است برای بهره گیری شایسته از زمان، برنامه ای متفاوت و شناور داشته باشید. به عنوان مثال ممکن است در روزهایی از هفته با تراکم بالایی از اشتغالات زندگی مواجه باشید و نتوانید آن طور که دل تان می خواهد برای علم آموزی وقت هزینه نمایید و یا گاه ممکن است در روزهایی از هفته به علّت تعطیلات زمستانی و.. . زمان بیشتری برای این کار اختصاص دهید.
6- کنترل و بازخوردگیری مستمر: «کنترل، مقایسه بین «باید» ها و «هست» هاست؛ یعنی در برنامه ریزی، آنچه پیش بینی کرده ایم، بایدها و مطلوب های ماست و آنچه انجام شده، هست ها و موجودهاست و از مقایسه این دو است که پی می بریم، آیا پیش بینی های ما درست بوده و آنچه انتظار داشته ایم حاصل شده است یا خیر؟». [5]
7- اصلاح برنامه ها: جدولی که دارای هفت ردیف افقی است، تهیه کرده و در این ردیف ها ایام هفته را بنویسید. در ستون های عمودی نیز از زمان بیدار شدن تا زمان خواب تقسیم بندی کرده و هر ستونی را به کارها و فعالیت های روزانه مورد نظر خود اختصاص دهید. مثلًا ساعت 30: 5 تا 30: 6 برای خواندن نماز، قرآن و خوردن صبحانه ساعت 30: 6 تا هفت و نیم برای.. . همین طور تا هنگام خواب که مثلًا حدود یازده شب است.
هر یک یا دو ساعت را برای فعالیتی متناسب با توان و نوع کارتان اسم گذاری کنید. بعد از یک هفته از آغاز اجرای برنامه، کم و کاستی های آن را یادداشت نمایید و به اصلاح برنامه برای هفته آینده بپردازید؛ زیرا ممکن است بودجه زمانی ای که برای صرف نهار و استراحت در نظر گرفته اید نیازمند تغییر باشد و یا این که متوجه گردید ساعت خواب اعضای خانواده به گونه ای است که می توانید برنامه مطالعاتی خود را به آن زمان منتقل سازید.
8- انعطاف پذیری: در عین حال که فردی منظم و دقیق هستید و کارها را براساس برنامه انجام می دهید، توجه داشته باشید که ممکن است اموری در عدم تحقق قسمتی از برنامه مؤثر باشد که از دید شما مخفی مانده و یا کنترل و تغییر آن در دست شما نیست، بلکه به وسیله محیط به شما تحمیل می شود؛ در نتیجه همیشه بر اساس نتایجی که از کنترل و بازخوردگیری نصیبتان می گردد آمادگی هرگونه تغییر و تأخیر در برنامه را داشته باشید.
9- استفاده از تجربه های قبلی: در راستای طراحی برنامه های خود برای رسیدن به اهداف تعیینی از تجربه های قبلی استفاده نمایید؛ زیرا به هر حال شما خود را بهتر از بقیه می شناسید و با مهارت ها، توانایی ها، نقاط ضعف و قدرت خود بیشتر آشنا هستید. مثلًا این آگاهی را نسبت به خود دارید که آیا می توانید ساعت های متوالی مطالعه کنید و یا اینکه مطالعه بعد از اذان صبح برای شما امکان پذیر است یا خیر.
10- توکل به خداوند متعال: به صورتی مصمَّم به اجرای برنامه ها پرداخته و در صورت تخلّف، برای خود، تنبیه و جریمه و شیوه جبران مناسب در نظر بگیرید.
پی نوشت ها
[1] . محمد محمدى رىشهرى، میزان الحکمه، ج 8، ص 330، ح 14894.
[2] . على رضائیان، اصول مدیریّت، ص 91.
[3] . سیدمحسن موسوى، بهرهورى بیشتر با برنامهریزى بهتر، صفحه 56.
[4] . حسین خنیفر، مهارتهاى مدیریّت زمان، ص 229.
[5] . على رضائیان، اصول مدیریّت، ص 263.
منبع: حوزه نت
