ارزیابی هیئت‌های مدیره (عوامل و استانداردهای جدید)
اگرچه در یك نگاه ساده به عملكرد یك سازمان (یك واحد صنعتی و یا در مقیاس بزرگ‌تر یك مجموعه صنعتی و یك شركت)، ممكن است نقش هیئت‌های مدیره چندان چشمگیر به‌نظر نرسد، اما به صراحت باید گفت كه موفقیت و یا عدم موفقیت هر سازمان و یا شركتی در بلندمدت به قدرت و نحوه عملكرد هیئت‌مدیره آن بستگی دارد[۱].
تجزیه و تحلیل‌های متعددی كه به‌ویژه در چند سال اخیر بر روی عملكرد شركتها و سازمانهای موفق و ناموفق جهان انجام گرفته است، باعث پدیدآمدن پارادایم جدیدی در هزاره نوین شده است:
«هیئت‌های مدیره بزرگ‌ترین چالش و تهدید برای بقای سازمان تحت رهبری‌شان هستند»[۲].
این دیدگاه جدید موجب بازنگری در فرایندهای گزینش، به‌كارگیری، آموزش، ارتقا و هدایت و راهبری هیئت‌های مدیره شده است. با توجه به همین دیدگاه و نقش والای هیئت‌های مدیره در تعالی سازمانها و شركتهای تحت رهبری‌شان به خصوص در شرایط رقابتی امروز، محققان و اندیشمندان حوزه مدیریت تا آنجا پیش رفته‌اند كه اعتقاد دارند باید برای هیئت‌های مدیره نیز استاندارد تعریف شود و بر اساس این استانداردها عملكرد هیئت‌مدیره به‌طور كامل و هریك از اعضای آن به‌صورت منفرد مورد ارزیابی قرار گیرد.
در همین راستا و با هدف متعالی‌سازی و تدوین استانداردهایی برای هیئت‌های مدیره، مقاله حاضر تدوین شده است. نویسنده اصلی ( هرب روبن اشتین) در این مقاله بر پایه تحقیقات گسترده و دقیق به تشریح ۱۲ استاندارد جدید برای هیئت‌های مدیره پرداخته است. ما نیز تلاش كرده‌ایم كه تا حد ممكن این استانداردها را بومی كنیم تا با شرایط هیئت‌های مدیره داخل كشور قابل انطباق باشند. سپس با توجه به این استانداردها، برای اندازه‌گیری عملكرد هیئت‌های مدیره پرسشهایی در گروههای مختلف مطرح شده است كه پاسخ آنها مجموعه امتیازات ارزیابی عملكرد را نشان خواهند داد.
هیئت‌های مدیره می‌توانند با استفاده از این مدل ارزیابی، عملكرد گذشته و آینده خود را اندازه‌گیری كنند. این مجموعه استانداردها می‌تواند مبنای مسیر توسعه و پیشرفت هیئت‌های مدیره در آینده باشد.
اغلب گفته می‌شود كه ما از شكستها و اشتباهاتمان درس می‌گیریم. اما این پرسش مطرح است كه «چه درسی می‌گیریم؟» اگر درسی كه می‌گیریم فقط این باشد كه آن اشتباه را تكرار نكنیم در واقع «درس» مهمی نگرفته‌ایم. بلكه رویكرد صحیح این است كه با تجزیه و تحلیل اشتباهات و شكستها، استانداردهای جدیدی تعیین كنیم كه ما را به‌سوی مسیر با اشتباهات بسیار اندك رهنمون سازد. تنها محصولات و عوامل تولید نیستند كه دارای استانداردند بلكه در دنیای امروز هیئت‌های مدیره هم باید دارای استاندارد باشند. به‌نظر مولف هیئت‌های مدیره در هزاره نو به استانداردهای جدیدی نیاز دارند، كه در این مقاله به تفصیل بیان می‌شوند.
▪ استاندارد شماره ۱: همه سازمانهای غیرانتفاعی و شركتهای تجاری باید طبق مقررات یك هیئت‌مدیره انتخاب كنند كه وظایف هریك از اعضای آن و كل هیئت‌مدیره به‌صورت مكتوب از قبل مشخص شده باشد و با همه استانداردهای كلیدی، اهداف و ارزشهای سازمان به‌طور كامل مطابقت داشته باشد.
▪ استاندارد شماره ۲: هیئت‌مدیره باید دارای فرایند گزینش و انتخاب اعضا باشد، به‌طوری‌كه این فرایند تضمین‌كننده وجود همه مهارتها، شایستگیها و سرمایه‌های انسانی كه سازمان برای موفقیت به آنها نیاز دارد در هیئت‌مدیره باشد.
▪ استاندارد شماره ۳: هیئت‌مدیره باید به‌طور مرتب (فواصل زمانی كمتر از یك سال نباشد) هریك از اعضا و فرایندها، عملیات و سهم مشاركت واقعی و قابل اندازه‌گیری خود در پیشبرد سازمان را مورد ارزیابی قرار دهد و در صورت نیاز اعضای هیئت‌مدیره و فرایندها و عملیاتی را تغییر دهد كه كمك قابل توجهی به موفقیت سازمان نمی‌كند.
▪ استاندارد شماره ۴: هیئت‌مدیره باید از طریق فرایندهای سازمانی پشتیبانی شود، ازجمله این كه یك هفته قبل از تشكیل جلسه هیئت‌مدیره، كتابچه هیئت‌مدیره (BOARD BOOK) بین اعضا توزیع شود. این كتابچه اطلاعاتی دقیق و روزآمد به‌علاوه تحلیلی واضح و مستدل به هیئت‌مدیره ارائه می‌دهد و درنتیجه هیئت‌مدیره می‌تواند بدون تأثیرپذیری و به‌شكلی آگاهانه تصمیمات بهتر و هوشمندانه‌ای اتخاذ كند.
▪ استاندارد شماره ۵: هیئت‌مدیره باید در هر سال حداقل ۱۰ تصمیم بگیرد و ۱۰ اقدام شاخص انجام دهد كه به بهبود كیفیت و موفقیت نهایی سازمان منجر شود.
▪ استاندارد شماره ۶: هریك از اعضای هیئت‌مدیره باید هر سه ماه یكبار حداقل یك اقدام یا ایده مهم را ابداع كند كه كمك قابل‌توجهی به بهبود كیفیت و موفقیت نهایی شركت می‌كند و یا مسئولیت آن را برعهده بگیرد.
▪ استاندارد شماره ۷: هریك از اعضای هیئت‌مدیره باید منابع كافی ازجمله منابع مالی، امكان انجام تحقیقات، مشاوران مستقل و اطلاعات صنعتی/ رقابتی مورد نیاز برای انجام صحیح و بدون نقص وظایف‌شان را دراختیار داشته باشند.
▪ استاندارد شماره ۸: هریك از اعضای هیئت‌مدیره باید در راه شناسایی و ازبین‌بردن عدم یكپارچگی سازمانی، نقض اخلاقی و یا قصوری به طور جد تلاش كند كه ممكن است سازمان را از اجرای قوانین و یا تبعیت از بالاترین استانداردهای اخلاقی جامعه‌ای بازدارد كه در آن فعالیت می‌كند.
▪ استاندارد شماره ۹: هیئت‌مدیره باید تضمین كند كه اسناد مالی گذشته و حال سازمان به‌طور دقیق و مطابق با جدیدترین استانداردهای حسابداری تهیه می‌شود. به‌علاوه هیئت‌مدیره باید تضمین كند كه برآوردهای مالی سازمان به‌خوبی به اطلاع همه می‌رسد، به‌طوری‌كه بتوان از آن به‌عنوان كارراهه تعالی (EXCELLENT ROADMAP) برای ترسیم چشم‌انداز آینده سازمان استفاده كرد.
▪ استاندارد شماره ۱۰: هیئت‌مدیره باید مسئولیت تأمین درون‌داد و تصویب برنامه و بودجه سالانه، كنترل عملكرد مالی و برنامه‌ریزی‌شده سازمان و تأمین درون‌داد برای طرح استراتژیك بلندمدت (۳ تا ۵ ساله) سازمان را برعهده داشته باشد.
▪ استاندارد شماره ۱۱: هریك از اعضای هیئت‌مدیره باید هرماه حداقل یك اقدام برای شناخته‌شدن هرچه بیشتر و بهتر سازمان انجام دهند. هیئت‌مدیره باید هرساله برنامه‌ای برای معرفی بیشتر سازمان به جامعه ارائه و تضمین كند كه اقدامات سازمان همواره به بهتر شناخته‌شدن سازمان كمك می‌كند.
▪ استاندارد شماره ۱۲: هیئت‌مدیره باید فعالانه در جهت تأمین منابع مورد نیاز سازمان و ایجاد، پشتیبانی و حفظ روابط استراتژیك برای سازمان تلاش كند. هریك از اعضای هیئت‌مدیره باید حداقل هر سه‌ماه یكبار اقدامی انجام دهد كه باعث ایجاد یك رابطه استراتژیك جدید برای سازمان شود.
ب - آیا هیئت‌مدیره فعلی افراد شایسته با قابلیتها و صلاحیتهای لازم را در اختیار دارد؟
ج - آیا سازمان سیستمی برای شناسایی اینكه چه موقع چه قابلیتهای جدیدی مورد نیاز است در اختیار دارد؟
د - آیا سازمان این توانایی را دارد كه اعضا را بر اساس قابلیت، شایستگی و عملكردشان كم یا زیاد كند؟
ه - آیا هیئت‌مدیره كمیته‌ای برای بررسی قابلیتها دارد؟
و - آیا هیئت‌مدیره پرونده‌ای از سوابق كاری و یا فهرستی از افرادی را كه می‌توانند جانشین هریك از اعضای هیئت‌مدیره شوند در اختیار دارد؟
ز - آیا هیئت‌مدیره تمایل دارد كه برای دستیابی به شایستگیهای جدید مورد نیاز، هیئت مدیره را گسترده‌تر كند و افراد جدیدی را به خدمت بگیرد؟▪ گروه ۲ـ عوامل سازمانی/ رهبری:
الف - آیا قوانین و مقررات هیئت‌مدیره به‌موقع به اجرا درمی‌آید؟
ب - آیا ساختار هیئت‌مدیره مناسب است؟
ج - آیا هیئت‌مدیره سیستمی برای ارزیابی عملكرد كل هیئت و نیز تك‌تك اعضا دارد؟
د - آیا هیئت‌مدیره كسی را در اختیار دارد كه مسئول نظارت بر امور اخلاقی باشد؟
ه - آیا توافق‌نامه مكتوبی بین سازمان و اعضای هیئت‌مدیره وجود دارد كه در آن وظایف و مسئولیتهای اعضای هیئت‌مدیره مشخص شده باشد؟
و - آیا مدیر ارشد اجرایی (مدیرعامل) و رئیس هیئت‌مدیره افراد متفاوتی هستند؟
ز - آیا انتظارات و توقعات اعضای هیئت‌مدیره همواره تحقق می‌یابد؟
ح - آیا كلیه گزارشهای پیشین هیئت‌مدیره قابل دسترس و منظم‌شده است؟
ب - آیا كتابچه هیئت‌مدیره حداقل یك هفته قبل از جلسه هیئت‌مدیره تهیه و بین اعضا توزیع می شود؟
ج - آیا اعضای هیئت‌مدیره مرتباً بدون حضور مدیر با هم ملاقات می‌كنند؟
د - آیا در هریك از جلسات حداقل ۸۰ درصد اعضای هیئت‌مدیره شركت می‌كنند؟
ه - آیا هیئت‌مدیره سیستمی دارد كه اطلاعات مربوط به اقدامات خوب سایر هیئت‌مدیره‌ها را جمع‌آوری كند؟
ز - آیا هیئت‌مدیره سیستمی دارد كه اقدامات خوب سایر هیئت‌مدیره‌ها (بهترین عملكرد) را به سازمان معرفی و پیگیری كند كه آیا این اقدامات در سازمان اجرا می‌شود یا نه؟
ب - آیا هیئت‌مدیره بودجه كافی در اختیار دارد؟
ج - آیا اعضای هیئت‌مدیره در جذب منابع جدید برای سازمان (مثل پول، روابط استراتژیك، خدمات تخصصی، مشتری و غیره) فعالانه عمل می‌كنند؟
د - آیا هیئت‌مدیره به‌طور مرتب به توسعه استراتژی سازمان كمك می‌كند؟
ه - آیا هیئت‌مدیره دارای بیمه مدیران (D&O INSURANCE) (۱) است؟
ب - آیا آیین‌نامه‌ای وجود دارد كه بر اساس آن اعضای هیئت‌مدیره بتوانند فعالیتهای سازمان را مورد رسیدگی قرار دهند؟
ج - آیا جلسات هیئت‌مدیره با حضور رئیس هیئت‌مدیره تشكیل می‌شود؟
د - آیا به اندازه كافی عضو خارج از سازمان در هیئت‌مدیره هست؟
ه - آیا هیئت‌مدیره نتایج بررسیهای انجام‌شده را مورد توجه قرار داده و برای سازمان تصمیم‌های مالی اساسی می‌گیرد؟
و - آیا اعضای هیئت‌مدیره عضو هیئت‌مدیره‌های زیادی هستند، آیا درگیریهای دیگری نیز دارند و آیا با اعضای دیگر هیئت‌مدیره‌ها نسبت خویشاوندی دارند؟
ب - آیا هیئت‌مدیره دارای طرح تحول است و آیا طبق این طرح عمل می‌كند؟
ج - آیا هیئت‌مدیره رهبری دارد كه بینش (چشم‌انداز) شفافی نسبت به آینده هیئت‌مدیره داشته باشد؟
د - آیا هیئت‌مدیره بینش شفافی نسبت به آینده سازمان، صنعت یا حرفه خود دارد؟
ب - آیا به‌عنوان نمونه پنج مورد از مسائل كلیدی شركت كه هیئت‌مدیره در آن حق رأی داشته باشد، وجود دارد؟
ج - آیا هیئت‌مدیره دارای ۳ تا ۵ طرح یا نگرش برای اداره سازمان است؟
د - آیا به موارد نقض قوانین و سیاستهای هیئت‌مدیره به‌سرعت و به‌طور عمومی و همیشگی رسیدگی می‌شود؟
ه - آیا دوره فعالیت اعضای هیأت‌مدیره محدود است؟
ب - سازمان و هیئت‌مدیره آن تا چه حد مورد احترام هستند؟
ج - اعضای هیئت‌مدیره چند مقاله و كتاب به‌عنوان عضو هیئت‌مدیره نوشته و ارائه كرده‌اند و یا در چند سخنرانی با این عنوان شركت داشته‌اند؟
د - آیا سازمان برنامه‌ای برای شناخته‌شدن هرچه بهتر و بیشتر خود و هیئت‌مدیره دارد؟
ب - آیا هیئت‌مدیره در سال گذشته حداقل ۳ مسئله و مشكل اساسی سازمان را حل كرده است؟
ج - آیا هیئت‌مدیره سه مشكل مهمی كه سازمان در سال آینده با آنها مواجه خواهد بود را می‌شناسد و برای حل آنها برنامه‌ای دارد؟
د - آیا اعضای هیئت‌مدیره می‌توانند نشان دهند كه ظرف ۶۰ روز گذشته كمك قابل‌توجهی به سازمان كرده‌اند؟
ه - آیا اعضای هیئت‌مدیره ایده‌ای دارند كه بتوانند ظرف ۶۰ روز آینده به سازمان كمك كنند؟
و - آیا اعضای هیئت‌مدیره می‌توانند به یكی از كارهـای مهمی كه سایر اعضا ظرف ۶۰ روز گذشته در سازمان انجام داده‌اند اشاره كنند؟
ز - آیا هیئت‌مدیره ظرف ۹۰ روز گذشته ۵ تصمیم مالی عمده اتخاذ كرده است؟
ب - آیا هیئت‌مدیره در مورد مسائل و مشكلات عمده سازمان توافق دارند؟
ج - آیا هیئت‌مدیره در مورد فرصتهای اصلی سازمان توافق دارند؟
د - آیا هیئت‌مدیره در مورد ارزشهای اساسی سازمان اتفاق‌نظر دارند؟
نحوه عمل به این‌گونه است كه داده‌ها (امتیازات) از مجموعه ۱۰ گروه عوامل (پرسشها) و شاخصهای جدول پیش گفته جمع‌آوری شده و سپس هیئت‌مدیره به پنج سطح مختلف تقسیم و عملكرد و كارآیی هیئت‌مدیره مورد نظر نسبت به هیئت‌مدیره‌های سازمانهای مشابه مقایسه می‌شود. مشابهت سازمانی می‌تواند در ساختار سازمانی، قدمت، فعالیت و دیگر عوامل باشد.
گروه های ۱۰گانه عوامل و شاخصهای جدول پیش گفته عوامل اصلی و مهم یك سیستم پیشرفته ارزیابی عملكرد هیئت‌مدیره را تشكیل می‌دهند. كارت امتیازبندی هیئت‌مدیره كه یك سـیستـم پـیشرفتــه و مــدرن ارزیــابی هـیئت‌مــدیره اسـت، اخــیراً تـوســط شـركـتGrowth Strategies Inc ارائه شده است و قادر به ارزیابی عملكرد هیئت‌مدیره در همه سطوح است[۳].
●● نتیجه‌گیری
در این مقاله استانداردهای ملی و بین‌المللی جدیدی برای هیئت‌مدیره تعریف گردید كه تا حد ممكن بومی شده‌اند. استانداردهای تعیین‌شده به‌طور یكسان برای هیئت‌مدیره‌های شركتهای انتفاعی و سازمانهای غیرانتفاعی بزرگ یا كوچك و نیز هیئت‌مدیره‌های بزرگ یا كوچك قابل اجراست.
این استانداردها و نیز گروه عوامل و شاخصهایی كه با استفاده از این استانداردها تعیین شده است، اصول ارزیابی هیئت‌های مدیره را تشكیل می‌دهند. هیئت‌های مدیره با ارزیابی صحیح و درست خود معیارهای ارزشمندی به‌دست می‌آورند كه قادر خواهند بود فعالیتهای خود را اولویت‌بندی و برای رشد و تعالی برنامه‌ریزی كنند.
فرایند رساندن عملكرد هیئت‌مدیره به بهترین و مطلوب‌ترین وضعیت آن، هیچ‌گاه تا این اندازه اهمیت نداشته است. امروزه دیگر در شركتها و یا سازمانها، داشتن هیئت‌مدیره ناكارآمد و یا نداشتن هیئت‌مدیره قابل قبول نیست[۴].
Herb. Rubenstein (Founder & President, Growth Strategies Inc.), Evaluating Boards of Directors: New standards and Factors to consider, Presented to the International Leadership Association Annual Conference, Guadalajara, Mexico, ۲۰۰۴ Growth Strategies, Incorporated. (www.growth-strategies.com) سایر مراجع ۱. David . Nedler, Engaging the Board in corporate strategy : a value Added Approach, Mercer Delta Consulting, LLC, ۲۰۰۳. ۲. Bob Cropp (director, UWCC), Evaluation Board performance, January ۱۹۹۶. ۳. Herb. Rubenstein, Boards of directors Scorecard, ۲۰۰۳ Growth Strategies, Incorporated. ۴. Herb. Rubenstein, A New paradigm for successful boards of Directors, ۲۰۰۳ Growth Strategies, Incorporated.
ماهنامه تدبیر
ارسالي از طرف کاربر محترم :mohammad_43
/ع
تجزیه و تحلیل‌های متعددی كه به‌ویژه در چند سال اخیر بر روی عملكرد شركتها و سازمانهای موفق و ناموفق جهان انجام گرفته است، باعث پدیدآمدن پارادایم جدیدی در هزاره نوین شده است:
«هیئت‌های مدیره بزرگ‌ترین چالش و تهدید برای بقای سازمان تحت رهبری‌شان هستند»[۲].
این دیدگاه جدید موجب بازنگری در فرایندهای گزینش، به‌كارگیری، آموزش، ارتقا و هدایت و راهبری هیئت‌های مدیره شده است. با توجه به همین دیدگاه و نقش والای هیئت‌های مدیره در تعالی سازمانها و شركتهای تحت رهبری‌شان به خصوص در شرایط رقابتی امروز، محققان و اندیشمندان حوزه مدیریت تا آنجا پیش رفته‌اند كه اعتقاد دارند باید برای هیئت‌های مدیره نیز استاندارد تعریف شود و بر اساس این استانداردها عملكرد هیئت‌مدیره به‌طور كامل و هریك از اعضای آن به‌صورت منفرد مورد ارزیابی قرار گیرد.
در همین راستا و با هدف متعالی‌سازی و تدوین استانداردهایی برای هیئت‌های مدیره، مقاله حاضر تدوین شده است. نویسنده اصلی ( هرب روبن اشتین) در این مقاله بر پایه تحقیقات گسترده و دقیق به تشریح ۱۲ استاندارد جدید برای هیئت‌های مدیره پرداخته است. ما نیز تلاش كرده‌ایم كه تا حد ممكن این استانداردها را بومی كنیم تا با شرایط هیئت‌های مدیره داخل كشور قابل انطباق باشند. سپس با توجه به این استانداردها، برای اندازه‌گیری عملكرد هیئت‌های مدیره پرسشهایی در گروههای مختلف مطرح شده است كه پاسخ آنها مجموعه امتیازات ارزیابی عملكرد را نشان خواهند داد.
هیئت‌های مدیره می‌توانند با استفاده از این مدل ارزیابی، عملكرد گذشته و آینده خود را اندازه‌گیری كنند. این مجموعه استانداردها می‌تواند مبنای مسیر توسعه و پیشرفت هیئت‌های مدیره در آینده باشد.
اغلب گفته می‌شود كه ما از شكستها و اشتباهاتمان درس می‌گیریم. اما این پرسش مطرح است كه «چه درسی می‌گیریم؟» اگر درسی كه می‌گیریم فقط این باشد كه آن اشتباه را تكرار نكنیم در واقع «درس» مهمی نگرفته‌ایم. بلكه رویكرد صحیح این است كه با تجزیه و تحلیل اشتباهات و شكستها، استانداردهای جدیدی تعیین كنیم كه ما را به‌سوی مسیر با اشتباهات بسیار اندك رهنمون سازد. تنها محصولات و عوامل تولید نیستند كه دارای استانداردند بلكه در دنیای امروز هیئت‌های مدیره هم باید دارای استاندارد باشند. به‌نظر مولف هیئت‌های مدیره در هزاره نو به استانداردهای جدیدی نیاز دارند، كه در این مقاله به تفصیل بیان می‌شوند.
●استانداردهای جدید
▪ استاندارد شماره ۱: همه سازمانهای غیرانتفاعی و شركتهای تجاری باید طبق مقررات یك هیئت‌مدیره انتخاب كنند كه وظایف هریك از اعضای آن و كل هیئت‌مدیره به‌صورت مكتوب از قبل مشخص شده باشد و با همه استانداردهای كلیدی، اهداف و ارزشهای سازمان به‌طور كامل مطابقت داشته باشد.
▪ استاندارد شماره ۲: هیئت‌مدیره باید دارای فرایند گزینش و انتخاب اعضا باشد، به‌طوری‌كه این فرایند تضمین‌كننده وجود همه مهارتها، شایستگیها و سرمایه‌های انسانی كه سازمان برای موفقیت به آنها نیاز دارد در هیئت‌مدیره باشد.
▪ استاندارد شماره ۳: هیئت‌مدیره باید به‌طور مرتب (فواصل زمانی كمتر از یك سال نباشد) هریك از اعضا و فرایندها، عملیات و سهم مشاركت واقعی و قابل اندازه‌گیری خود در پیشبرد سازمان را مورد ارزیابی قرار دهد و در صورت نیاز اعضای هیئت‌مدیره و فرایندها و عملیاتی را تغییر دهد كه كمك قابل توجهی به موفقیت سازمان نمی‌كند.
▪ استاندارد شماره ۴: هیئت‌مدیره باید از طریق فرایندهای سازمانی پشتیبانی شود، ازجمله این كه یك هفته قبل از تشكیل جلسه هیئت‌مدیره، كتابچه هیئت‌مدیره (BOARD BOOK) بین اعضا توزیع شود. این كتابچه اطلاعاتی دقیق و روزآمد به‌علاوه تحلیلی واضح و مستدل به هیئت‌مدیره ارائه می‌دهد و درنتیجه هیئت‌مدیره می‌تواند بدون تأثیرپذیری و به‌شكلی آگاهانه تصمیمات بهتر و هوشمندانه‌ای اتخاذ كند.
▪ استاندارد شماره ۵: هیئت‌مدیره باید در هر سال حداقل ۱۰ تصمیم بگیرد و ۱۰ اقدام شاخص انجام دهد كه به بهبود كیفیت و موفقیت نهایی سازمان منجر شود.
▪ استاندارد شماره ۶: هریك از اعضای هیئت‌مدیره باید هر سه ماه یكبار حداقل یك اقدام یا ایده مهم را ابداع كند كه كمك قابل‌توجهی به بهبود كیفیت و موفقیت نهایی شركت می‌كند و یا مسئولیت آن را برعهده بگیرد.
▪ استاندارد شماره ۷: هریك از اعضای هیئت‌مدیره باید منابع كافی ازجمله منابع مالی، امكان انجام تحقیقات، مشاوران مستقل و اطلاعات صنعتی/ رقابتی مورد نیاز برای انجام صحیح و بدون نقص وظایف‌شان را دراختیار داشته باشند.
▪ استاندارد شماره ۸: هریك از اعضای هیئت‌مدیره باید در راه شناسایی و ازبین‌بردن عدم یكپارچگی سازمانی، نقض اخلاقی و یا قصوری به طور جد تلاش كند كه ممكن است سازمان را از اجرای قوانین و یا تبعیت از بالاترین استانداردهای اخلاقی جامعه‌ای بازدارد كه در آن فعالیت می‌كند.
▪ استاندارد شماره ۹: هیئت‌مدیره باید تضمین كند كه اسناد مالی گذشته و حال سازمان به‌طور دقیق و مطابق با جدیدترین استانداردهای حسابداری تهیه می‌شود. به‌علاوه هیئت‌مدیره باید تضمین كند كه برآوردهای مالی سازمان به‌خوبی به اطلاع همه می‌رسد، به‌طوری‌كه بتوان از آن به‌عنوان كارراهه تعالی (EXCELLENT ROADMAP) برای ترسیم چشم‌انداز آینده سازمان استفاده كرد.
▪ استاندارد شماره ۱۰: هیئت‌مدیره باید مسئولیت تأمین درون‌داد و تصویب برنامه و بودجه سالانه، كنترل عملكرد مالی و برنامه‌ریزی‌شده سازمان و تأمین درون‌داد برای طرح استراتژیك بلندمدت (۳ تا ۵ ساله) سازمان را برعهده داشته باشد.
▪ استاندارد شماره ۱۱: هریك از اعضای هیئت‌مدیره باید هرماه حداقل یك اقدام برای شناخته‌شدن هرچه بیشتر و بهتر سازمان انجام دهند. هیئت‌مدیره باید هرساله برنامه‌ای برای معرفی بیشتر سازمان به جامعه ارائه و تضمین كند كه اقدامات سازمان همواره به بهتر شناخته‌شدن سازمان كمك می‌كند.
▪ استاندارد شماره ۱۲: هیئت‌مدیره باید فعالانه در جهت تأمین منابع مورد نیاز سازمان و ایجاد، پشتیبانی و حفظ روابط استراتژیك برای سازمان تلاش كند. هریك از اعضای هیئت‌مدیره باید حداقل هر سه‌ماه یكبار اقدامی انجام دهد كه باعث ایجاد یك رابطه استراتژیك جدید برای سازمان شود.
● ارزیابی عملكرد هیأت‌های مدیره
▪ گروه ۱ـ عوامل مربوط به سرمایه‌های انسانی:
ب - آیا هیئت‌مدیره فعلی افراد شایسته با قابلیتها و صلاحیتهای لازم را در اختیار دارد؟
ج - آیا سازمان سیستمی برای شناسایی اینكه چه موقع چه قابلیتهای جدیدی مورد نیاز است در اختیار دارد؟
د - آیا سازمان این توانایی را دارد كه اعضا را بر اساس قابلیت، شایستگی و عملكردشان كم یا زیاد كند؟
ه - آیا هیئت‌مدیره كمیته‌ای برای بررسی قابلیتها دارد؟
و - آیا هیئت‌مدیره پرونده‌ای از سوابق كاری و یا فهرستی از افرادی را كه می‌توانند جانشین هریك از اعضای هیئت‌مدیره شوند در اختیار دارد؟
ز - آیا هیئت‌مدیره تمایل دارد كه برای دستیابی به شایستگیهای جدید مورد نیاز، هیئت مدیره را گسترده‌تر كند و افراد جدیدی را به خدمت بگیرد؟▪ گروه ۲ـ عوامل سازمانی/ رهبری:
الف - آیا قوانین و مقررات هیئت‌مدیره به‌موقع به اجرا درمی‌آید؟
ب - آیا ساختار هیئت‌مدیره مناسب است؟
ج - آیا هیئت‌مدیره سیستمی برای ارزیابی عملكرد كل هیئت و نیز تك‌تك اعضا دارد؟
د - آیا هیئت‌مدیره كسی را در اختیار دارد كه مسئول نظارت بر امور اخلاقی باشد؟
ه - آیا توافق‌نامه مكتوبی بین سازمان و اعضای هیئت‌مدیره وجود دارد كه در آن وظایف و مسئولیتهای اعضای هیئت‌مدیره مشخص شده باشد؟
و - آیا مدیر ارشد اجرایی (مدیرعامل) و رئیس هیئت‌مدیره افراد متفاوتی هستند؟
ز - آیا انتظارات و توقعات اعضای هیئت‌مدیره همواره تحقق می‌یابد؟
ح - آیا كلیه گزارشهای پیشین هیئت‌مدیره قابل دسترس و منظم‌شده است؟
▪ گروه ۳ـ عوامل مربوط به فرآیند:
ب - آیا كتابچه هیئت‌مدیره حداقل یك هفته قبل از جلسه هیئت‌مدیره تهیه و بین اعضا توزیع می شود؟
ج - آیا اعضای هیئت‌مدیره مرتباً بدون حضور مدیر با هم ملاقات می‌كنند؟
د - آیا در هریك از جلسات حداقل ۸۰ درصد اعضای هیئت‌مدیره شركت می‌كنند؟
ه - آیا هیئت‌مدیره سیستمی دارد كه اطلاعات مربوط به اقدامات خوب سایر هیئت‌مدیره‌ها را جمع‌آوری كند؟
ز - آیا هیئت‌مدیره سیستمی دارد كه اقدامات خوب سایر هیئت‌مدیره‌ها (بهترین عملكرد) را به سازمان معرفی و پیگیری كند كه آیا این اقدامات در سازمان اجرا می‌شود یا نه؟
▪ گروه ۴ ـ عوامل مربوط به منابع:
ب - آیا هیئت‌مدیره بودجه كافی در اختیار دارد؟
ج - آیا اعضای هیئت‌مدیره در جذب منابع جدید برای سازمان (مثل پول، روابط استراتژیك، خدمات تخصصی، مشتری و غیره) فعالانه عمل می‌كنند؟
د - آیا هیئت‌مدیره به‌طور مرتب به توسعه استراتژی سازمان كمك می‌كند؟
ه - آیا هیئت‌مدیره دارای بیمه مدیران (D&O INSURANCE) (۱) است؟
▪ گروه ۵ ـ عوامل مربوط به نظارت مالی و پاسخگویی:
ب - آیا آیین‌نامه‌ای وجود دارد كه بر اساس آن اعضای هیئت‌مدیره بتوانند فعالیتهای سازمان را مورد رسیدگی قرار دهند؟
ج - آیا جلسات هیئت‌مدیره با حضور رئیس هیئت‌مدیره تشكیل می‌شود؟
د - آیا به اندازه كافی عضو خارج از سازمان در هیئت‌مدیره هست؟
ه - آیا هیئت‌مدیره نتایج بررسیهای انجام‌شده را مورد توجه قرار داده و برای سازمان تصمیم‌های مالی اساسی می‌گیرد؟
و - آیا اعضای هیئت‌مدیره عضو هیئت‌مدیره‌های زیادی هستند، آیا درگیریهای دیگری نیز دارند و آیا با اعضای دیگر هیئت‌مدیره‌ها نسبت خویشاوندی دارند؟
▪ گروه ۶ ـ عوامل مربوط به تحول و ارتباطات سازمان:
ب - آیا هیئت‌مدیره دارای طرح تحول است و آیا طبق این طرح عمل می‌كند؟
ج - آیا هیئت‌مدیره رهبری دارد كه بینش (چشم‌انداز) شفافی نسبت به آینده هیئت‌مدیره داشته باشد؟
د - آیا هیئت‌مدیره بینش شفافی نسبت به آینده سازمان، صنعت یا حرفه خود دارد؟
▪ گروه ۷ـ عوامل مربوط به نحوه اداره سازمان:
ب - آیا به‌عنوان نمونه پنج مورد از مسائل كلیدی شركت كه هیئت‌مدیره در آن حق رأی داشته باشد، وجود دارد؟
ج - آیا هیئت‌مدیره دارای ۳ تا ۵ طرح یا نگرش برای اداره سازمان است؟
د - آیا به موارد نقض قوانین و سیاستهای هیئت‌مدیره به‌سرعت و به‌طور عمومی و همیشگی رسیدگی می‌شود؟
ه - آیا دوره فعالیت اعضای هیأت‌مدیره محدود است؟
▪ گروه ۸ ـ عوامل مربوط به شهرت و اعتبار:
ب - سازمان و هیئت‌مدیره آن تا چه حد مورد احترام هستند؟
ج - اعضای هیئت‌مدیره چند مقاله و كتاب به‌عنوان عضو هیئت‌مدیره نوشته و ارائه كرده‌اند و یا در چند سخنرانی با این عنوان شركت داشته‌اند؟
د - آیا سازمان برنامه‌ای برای شناخته‌شدن هرچه بهتر و بیشتر خود و هیئت‌مدیره دارد؟
▪ گروه ۹ ـ عوامل مربوط به عملكرد/ دستاوردها:
ب - آیا هیئت‌مدیره در سال گذشته حداقل ۳ مسئله و مشكل اساسی سازمان را حل كرده است؟
ج - آیا هیئت‌مدیره سه مشكل مهمی كه سازمان در سال آینده با آنها مواجه خواهد بود را می‌شناسد و برای حل آنها برنامه‌ای دارد؟
د - آیا اعضای هیئت‌مدیره می‌توانند نشان دهند كه ظرف ۶۰ روز گذشته كمك قابل‌توجهی به سازمان كرده‌اند؟
ه - آیا اعضای هیئت‌مدیره ایده‌ای دارند كه بتوانند ظرف ۶۰ روز آینده به سازمان كمك كنند؟
و - آیا اعضای هیئت‌مدیره می‌توانند به یكی از كارهـای مهمی كه سایر اعضا ظرف ۶۰ روز گذشته در سازمان انجام داده‌اند اشاره كنند؟
ز - آیا هیئت‌مدیره ظرف ۹۰ روز گذشته ۵ تصمیم مالی عمده اتخاذ كرده است؟
▪ گروه ۱۰ ـ عوامل مربوط به هماهنگی و وفاق:
ب - آیا هیئت‌مدیره در مورد مسائل و مشكلات عمده سازمان توافق دارند؟
ج - آیا هیئت‌مدیره در مورد فرصتهای اصلی سازمان توافق دارند؟
د - آیا هیئت‌مدیره در مورد ارزشهای اساسی سازمان اتفاق‌نظر دارند؟
● شاخصهای ارزیابی عملكرد هیأت‌های مدیره
نحوه عمل به این‌گونه است كه داده‌ها (امتیازات) از مجموعه ۱۰ گروه عوامل (پرسشها) و شاخصهای جدول پیش گفته جمع‌آوری شده و سپس هیئت‌مدیره به پنج سطح مختلف تقسیم و عملكرد و كارآیی هیئت‌مدیره مورد نظر نسبت به هیئت‌مدیره‌های سازمانهای مشابه مقایسه می‌شود. مشابهت سازمانی می‌تواند در ساختار سازمانی، قدمت، فعالیت و دیگر عوامل باشد.
گروه های ۱۰گانه عوامل و شاخصهای جدول پیش گفته عوامل اصلی و مهم یك سیستم پیشرفته ارزیابی عملكرد هیئت‌مدیره را تشكیل می‌دهند. كارت امتیازبندی هیئت‌مدیره كه یك سـیستـم پـیشرفتــه و مــدرن ارزیــابی هـیئت‌مــدیره اسـت، اخــیراً تـوســط شـركـتGrowth Strategies Inc ارائه شده است و قادر به ارزیابی عملكرد هیئت‌مدیره در همه سطوح است[۳].
●● نتیجه‌گیری
در این مقاله استانداردهای ملی و بین‌المللی جدیدی برای هیئت‌مدیره تعریف گردید كه تا حد ممكن بومی شده‌اند. استانداردهای تعیین‌شده به‌طور یكسان برای هیئت‌مدیره‌های شركتهای انتفاعی و سازمانهای غیرانتفاعی بزرگ یا كوچك و نیز هیئت‌مدیره‌های بزرگ یا كوچك قابل اجراست.
این استانداردها و نیز گروه عوامل و شاخصهایی كه با استفاده از این استانداردها تعیین شده است، اصول ارزیابی هیئت‌های مدیره را تشكیل می‌دهند. هیئت‌های مدیره با ارزیابی صحیح و درست خود معیارهای ارزشمندی به‌دست می‌آورند كه قادر خواهند بود فعالیتهای خود را اولویت‌بندی و برای رشد و تعالی برنامه‌ریزی كنند.
فرایند رساندن عملكرد هیئت‌مدیره به بهترین و مطلوب‌ترین وضعیت آن، هیچ‌گاه تا این اندازه اهمیت نداشته است. امروزه دیگر در شركتها و یا سازمانها، داشتن هیئت‌مدیره ناكارآمد و یا نداشتن هیئت‌مدیره قابل قبول نیست[۴].
پي نوشت ها :
1 – نوعی بیمه برای حمایت از مدیران و رؤسای شركتها برای حمایت از آنها درقبال اشتباهات و خطاهایی است كه ممكن است در زمینه عملكردشان مرتكب شوند (بیمه مسئولیت).
۲ – خط بالای درآمد (TOP LINE) نشان دهنده درآمد حاصل از كل فروش است. هنگامی كه هدف یك كسب و كار افزایش خط بالای درآمد است به معنی تمركز بر فروش ناخالص است. خط پایین درآمد (BOTTOM LINE) به معنای سود خالص قابل دستیابی برای سهامداران است. زمانی كه هدف یك كسب و كار افزایش خط پایین درآمد است به معنی انجام فعالیتهایی برای افزایش نرخ برگشت سرمایه یا كاهش هزینه ها درجهت افزایش سود خالص است. منظور از این سوال این است كه آیا هیئت مدیره گذشته از كلیه فعالیتهای بخشهای مختلف شركت نظیر واحد فروش، خود در تحقق ۱۰ درصد هدف فوق مشاركت داشته است.
* علی اصغر صادق پور، مهرداد تقوی گیلانی و سولماز پناه پوریان از پژوهشگران گروه مطالعات راهبردی بشری (FUTURESTUDY۲۰۰۰@YAHOO.COM)
منابع و ماخذHerb. Rubenstein (Founder & President, Growth Strategies Inc.), Evaluating Boards of Directors: New standards and Factors to consider, Presented to the International Leadership Association Annual Conference, Guadalajara, Mexico, ۲۰۰۴ Growth Strategies, Incorporated. (www.growth-strategies.com) سایر مراجع ۱. David . Nedler, Engaging the Board in corporate strategy : a value Added Approach, Mercer Delta Consulting, LLC, ۲۰۰۳. ۲. Bob Cropp (director, UWCC), Evaluation Board performance, January ۱۹۹۶. ۳. Herb. Rubenstein, Boards of directors Scorecard, ۲۰۰۳ Growth Strategies, Incorporated. ۴. Herb. Rubenstein, A New paradigm for successful boards of Directors, ۲۰۰۳ Growth Strategies, Incorporated.
ماهنامه تدبیر
ارسالي از طرف کاربر محترم :mohammad_43
/ع
