فرآیند اجرایی مدیریت دانش در سازمان ها
نويسنده:مرتضی عطایی
با توجه به تغییرات مستمر، افزایش عدم اطمینان، پیچیدگی شرایط و رشد روزافزون سرعت و شتاب آنها در عرصه های مختلف، به ویژه در زمینه فناوری اطلاعات و ارتباطات، اوضاع اقتصادی و خواسته های مشتریان؛ فضای رقابت بین سازمانها در حوزه کسب و کار بیش از پیش تشدید شده است. در چنین فضایی افزایش قدرت رقابتی و توانمندسازی سازمانها به منظور ادامه حیات و بقاء آنها نقش تعیین کننده ای خواهد داشت.
افزایش قدرت رقابتی سازمانها در گرو تولید محصولات و ارایه خدمات با قیمت مناسب، کیفیت مطلوب، خدمات پس از فروش به موقع و قابل قبول به مشتریان و نهایتا تامین حاشیه سود مناسب و منفعت برای سهامداران و ذینفعان می باشد. سوالی که مطرح می گردد این است که سازمانها چگونه می توانند در برابر رقبای داخلی و خارجی مقاومت کرده، خود را توانمندتر نموده و متناسب با شرایط و موقعیت های مختلف عملکرد بهتری ارایه نمایند؟ برای پاسخگویی مناسب به سوال مطروحه موضوع مورد مطالعه، بررسی و تجزیه و تحلیل قرار گرفته و نتیجتا بکارگیری فرآیند اجرایی مدیریت دانش در سازمانها به عنوان یک راه حل محوری پیشنهاد شده است. در همین راستا مراحل فرآیند مذکور تشریح گردیده و به نکات کلیدی که هر سازمان، با توجه به شرایط و موقعیت خاص خود در هر مرحله لازم است مورد توجه قرار دهد اشاره شده است.
در جریان سیر تکوین بکارگیری رویکردها، متدولوژیها و تکنیک های اثربخش مدیریتی در فعالیت های اقتصادی و شیوه مدیریت بر واحدهای کسب و کار در هر مقطع زمانی با توجه به شرایط و موقعیت خاص آن، مواردی مدنظر قرار می گرفته است.
به طور مثال در طبقه بندی که از سوی برخی صاحبنظران و محققان کسب و کار ارایه گردیده، دهه 1980 را دهه انقلاب کیفیت (تاکید بر اینکه برای دستیابی به کیفیت برتر همه کارکنان باید از قدرت فکری خود بهتر استفاده کنند)، دهه 1990 را دهه مهندسی مجدد (استفاده از فناوری برای بهبود فرآیندهای کسب و کار و کاهش هزینه ها) و دهه 2000 را دهه مدیریت دانش لقب داده اند. به طوری که در گردهمایی که اخیرا در شهر لندن با حضور 1400 تن از سران مدیریت جهان تشکیل شده بود، عنوان شد که در هزاره سوم بیسواد کسی نیست که نمی تواند بخواند و بنویسد بلکه بیسواد کسی است که نمی تواند یاد بگیرد، یاد گرفته خود را فراموش کند و از نو یاد بگیرد.
درخصوص مدیریت دانش مطالب زیادی در منابع مختلف ارایه شده است که در این مقاله قصد نداریم به طور مفصل به آن بپردازیم. ولی در حد نیاز به برخی از ابعاد آن اشاره می گردد. مدیریت دانش در رویارویی با تغییرات ناپایدار محیطی امروزه دنیای کسب و کار، تطبیق، راز بقا و شایستگی های موردنیاز را برای سازمانها فراهم می آورد.
مدیریت دانش مجموعه ای از فرآیندها برای فهم و به کارگیری منبع استراتژیک دانش در سازمان است. مدیریت دانش رویکردی ساخت یافته است که رویه هایی را برای شناسایی، ارزیابی و سازماندهی، ذخیره و بکارگیری دانش به منظور تامین نیازها و اهداف سازمان برقرار می سازد. بسته به اینکه دانش از لحاظ فیزیکی در کجا قرار می گیرد می توان آن را به دو نوع دانش تصریحی و ضمنی تقسیم بندی کرد.
بنابراین با توجه به اینکه اقتصادهای امروزی مبتنی بر دانش و دانایی می باشد، مدیریت دانش و بکارگیری عملی آن در سازمانها به عنوان یکی از چالش های مهم سازمانهای کنونی درآمده است. به همین جهت در این مقاله به این امر مهم پرداخته شده است.
مدیریت عالی سازمان می تواند از طرق مختلفی ازجمله: مشارکت فعال در مراحل مختلف فرآیند اجرای مدیریت دانش؛ تاثیر دادن میزان عملکرد دانشی افراد در سیستم های ارزیابی عملکرد، ارتقا، پاداش دهی، تشویق و تنبیه؛ حسابرسی عملکرد دانشی واحدهای سازمان در پایان هر دوره مالی و سایر راهکارهایی که متناسب با موقعیت و شرایط خاص هر سازمان باشد، تعهد و حمایت عملی خود را از مدیریت دانش نشان دهد.
در چنین فرهنگی، یادگیری، یاددهی و آموزش، خلاقیت و نوآوری، به اشتراک گذاشتن دانش، انتقال تجربیات و مهارتها به سایر کارکنان، افزایش توانمندی، الگوبرداری از دانش و تجربیات دیگران، جریان آزاد اطلاعات، ابراز ایده ها و عقاید، فضای مساعد برای بحث و گفتگوی کارکنان، میزان بالای مشارکت و مطالعه و تحقیق ارزش است. در سازمانی که فرهنگ جاری در آن حاکی مدیریت دانش است، مدیریت عالی در هدف گذاری ها، خط مشی ها و حتی در رفتار و عملکرد خود همواره به دانش توجه ویژه ای دارد. فرهنگ سازمانی که حامی مدیریت دانش است، به صورتی در نگرش، رفتار و عملکرد کارکنان خود تاثیر می گذارد که آنها معتقد می شوند فقط متناسب با میزان کارکرد مثبت خود در فرآیند مدیریت دانش می توانند ارتقا یابند و از سایر مزایای نقدی و امکانات رفاهی سازمان منتفع گردند.
بنابراین با فراهم آوردن بستر فرهنگی لازم، بنیانهای یک سیستم دانشی که شامل ایجاد آرمان مشترک برای یادگیری مستمر، تشویق و ترغیب افراد در همه سطوح برای یادگیری منظم از کارشان، توجه به قابلیت های کارکنان، حرکت در جهت تغییر الگوهای ذهنی کارکنان، داشتن یادگیری تیمی و تعاملی و ایجاد تفکر سیستمی می باشد، مهیا می گردد.
ازجمله مواردی که کمیته مذکور می تواند در زمینه آنها اقدام نماید عبارت است از: محل، زمان و نحوه جمع آوری دانش، چگونگی سازماندهی، ترکیب، بروزرسانی و نگهداری دانش، چگونگی توزیع دانش در زمان مناسب و محل های موردنظر، نظارت بر واحد سازمانی مجری سیستم دانش و کنترل و هدایت آن، نحوه بکارگیری و استفاده از دانش، مکانیسم برقراری ارتباط منطقی و معقول سیستم مدیریت دانش با دیگر سیستم های سازمانی ازجمله سیستم ارتقاء، سیستم تنبیه و تشویق، سیستم ارزیابی کارکنان، سیستم حقوق و دستمزد و... به منظور هرچه کارآمدتر نمودن دانش سازمانی و سایر اقدامات موردنیاز دیگر می باشد.
جلسات کمیته مذکور براساس برنامه مشخص و یا شرایط و موقعیتی که پیش می آید قابل برگزاری می باشد.
نکته ای که باید مدنظر مدیران سازمان قرار گیرد این است که تشکیلات سازمانی موردنیاز برای اجرای مدیریت دانش باید متناسب با نوع سازمان و سایر ویژگی های خاص آن باشد. بسیاری از عدم موفقیت های اجرای مدیریت دانش ناشی از نداشتن تشکیلات مناسب ساختاری در سازمان می باشد. همچنین نباید اینطور تصور گردد که هر سازمانی باید تشکیلات عریض و طویلی به منظور اجرای مدیریت دانش راه بیندازد، بلکه شاید بسیاری از سازمانها قادر باشند نقش های مذکور را بین واحدهای سازمانی موجود خود به نحوی واگذار کنند که اهداف موردنظر محقق گردد. مهم تعیین متولی یا متولیانی است که پیگیر فعالیت های موردنیاز برای اجرای مدیریت دانش در سازمان باشند.
روش اندازه گیری و معیارهای انتخابی باید به گونه ای باشند که نوسانات شاخص های کلیدی عملکرد سازمان را طی دوره های مالی به درستی توجیه و تفسیر نمایند و از طرف دیگر نتایج شاخص های کلیدی عملکرد رهنمود لازم را در جهت توسعه و بهبود سیستم دانش سازمانی به مدیریت ارایه نماید. رضایت مشتریان، سود هر سهم، سهم بازار، حاشیه سود، سود خالص، نرخ بازده سرمایه گذاری ها، نرخ بازده حقوق صاحبان سهام و... برخی از معیارهای کلیدی عملکرد هر سازمان می باشند.
همچنین میزان استفاده از موفقیت های دیگران، میزان بکارگیری تجارب قبلی و فعلی، الگوبرداری از سازمانهای موفق، سرعت انتقال دانش در سازمان، نرخ یادگیری و یاددهی و... از معیارهای اندازه گیری عملکرد دانش سازمان می باشد.
لازم به ذکر است هر سازمانی با توجه به وضعیت و شرایط خود می تواند تعدادی از معیارهای مناسب را انتخاب نماید وسپس شاخص های اندازه گیری مرتبط با معیارهای برگزیده را تعریف و در دوره های مشخص زمانی (ماهانه، سه ماهه، شش ماهه و یا سالانه) آنها را اندازه گیری نماید.
جهت اندازه گیری عملکرد دانش سازمانی، استفاده از الگوی ذیل پیشنهاد می گردد.
به طور مثال ممکن است یکی از اهداف مدیریت برای دوره آینده افزایش 5 درصد در میزان رضایت مشتریان باشد. در این صورت بر اساس ضریب اهمیت هر واحد از سازمان در تحقق اهداف مشخص شده، لازم است برنامه ریزی مناسبی طراحی و اجرا گردد که پس از پایان دوره هدف مذکور محقق گردد.
فرایند مدیریت دانش به طور مستمر و طی دوره های زمانی مشخص بایستی مورد نظارت و بازنگری قرار گیرد. به طور مثال ممکن است یکی از علل پایین بودن اثربخشی سیستم دانش سازمان در مقایسه با رقبا، عدم توانایی در استفاده از دانش ضمنی یا پنهان کارکنان باشد که دراین حالت لازم است از تکنیک ها، روش ها و فنون مناسب استفاده شود تا این منبع مهم و با ارزش سازمان در چرخه عملیاتی قرار گرفته موجب بهبود بهره وری و نتیجتا افزایش شاخص های کلیدی عملکرد شود.
کسب مزیت رقابتی و متفاوت شدن سازمانها در گرو داشتن منابع انسانی توسعه یافته دانش آفرین و دانا می باشد. بنابراین برای پرورش کارکنان دانشی و فرهیخته نیاز مبرم به یک سیستم مدیریت دانشی در سازمانها می باشد که از طریق آن بتوان به اهداف مذکور دست پیدا نمود. با توجه به اهمیت حیاتی موضوع، در این مقاله تلاش شده است الگوی فرایند اجرای مدیریت دانش در سازمانها به عنوان یک راه حل اثربخش معرفی گردد. مراحل این الگو شامل: تعهد و حمایت مدیریت دانش، شناخت و درک مفاهیم مدیریت دانش، فراهم نمودن بستر فرهنگی مناسب، ایجاد ساختار سازمانی مطلوب، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، برنامه ریزی و انجام اقدامات و تغییرات لازم می باشد.
منبع:آفتاب
ارسال مقاله توسط کاربر محترم سايت :amirpetrucci0261
افزایش قدرت رقابتی سازمانها در گرو تولید محصولات و ارایه خدمات با قیمت مناسب، کیفیت مطلوب، خدمات پس از فروش به موقع و قابل قبول به مشتریان و نهایتا تامین حاشیه سود مناسب و منفعت برای سهامداران و ذینفعان می باشد. سوالی که مطرح می گردد این است که سازمانها چگونه می توانند در برابر رقبای داخلی و خارجی مقاومت کرده، خود را توانمندتر نموده و متناسب با شرایط و موقعیت های مختلف عملکرد بهتری ارایه نمایند؟ برای پاسخگویی مناسب به سوال مطروحه موضوع مورد مطالعه، بررسی و تجزیه و تحلیل قرار گرفته و نتیجتا بکارگیری فرآیند اجرایی مدیریت دانش در سازمانها به عنوان یک راه حل محوری پیشنهاد شده است. در همین راستا مراحل فرآیند مذکور تشریح گردیده و به نکات کلیدی که هر سازمان، با توجه به شرایط و موقعیت خاص خود در هر مرحله لازم است مورد توجه قرار دهد اشاره شده است.
در جریان سیر تکوین بکارگیری رویکردها، متدولوژیها و تکنیک های اثربخش مدیریتی در فعالیت های اقتصادی و شیوه مدیریت بر واحدهای کسب و کار در هر مقطع زمانی با توجه به شرایط و موقعیت خاص آن، مواردی مدنظر قرار می گرفته است.
به طور مثال در طبقه بندی که از سوی برخی صاحبنظران و محققان کسب و کار ارایه گردیده، دهه 1980 را دهه انقلاب کیفیت (تاکید بر اینکه برای دستیابی به کیفیت برتر همه کارکنان باید از قدرت فکری خود بهتر استفاده کنند)، دهه 1990 را دهه مهندسی مجدد (استفاده از فناوری برای بهبود فرآیندهای کسب و کار و کاهش هزینه ها) و دهه 2000 را دهه مدیریت دانش لقب داده اند. به طوری که در گردهمایی که اخیرا در شهر لندن با حضور 1400 تن از سران مدیریت جهان تشکیل شده بود، عنوان شد که در هزاره سوم بیسواد کسی نیست که نمی تواند بخواند و بنویسد بلکه بیسواد کسی است که نمی تواند یاد بگیرد، یاد گرفته خود را فراموش کند و از نو یاد بگیرد.
درخصوص مدیریت دانش مطالب زیادی در منابع مختلف ارایه شده است که در این مقاله قصد نداریم به طور مفصل به آن بپردازیم. ولی در حد نیاز به برخی از ابعاد آن اشاره می گردد. مدیریت دانش در رویارویی با تغییرات ناپایدار محیطی امروزه دنیای کسب و کار، تطبیق، راز بقا و شایستگی های موردنیاز را برای سازمانها فراهم می آورد.
مدیریت دانش مجموعه ای از فرآیندها برای فهم و به کارگیری منبع استراتژیک دانش در سازمان است. مدیریت دانش رویکردی ساخت یافته است که رویه هایی را برای شناسایی، ارزیابی و سازماندهی، ذخیره و بکارگیری دانش به منظور تامین نیازها و اهداف سازمان برقرار می سازد. بسته به اینکه دانش از لحاظ فیزیکی در کجا قرار می گیرد می توان آن را به دو نوع دانش تصریحی و ضمنی تقسیم بندی کرد.
بنابراین با توجه به اینکه اقتصادهای امروزی مبتنی بر دانش و دانایی می باشد، مدیریت دانش و بکارگیری عملی آن در سازمانها به عنوان یکی از چالش های مهم سازمانهای کنونی درآمده است. به همین جهت در این مقاله به این امر مهم پرداخته شده است.
● تعهد و حمایت مدیریت ارشد
مدیریت عالی سازمان می تواند از طرق مختلفی ازجمله: مشارکت فعال در مراحل مختلف فرآیند اجرای مدیریت دانش؛ تاثیر دادن میزان عملکرد دانشی افراد در سیستم های ارزیابی عملکرد، ارتقا، پاداش دهی، تشویق و تنبیه؛ حسابرسی عملکرد دانشی واحدهای سازمان در پایان هر دوره مالی و سایر راهکارهایی که متناسب با موقعیت و شرایط خاص هر سازمان باشد، تعهد و حمایت عملی خود را از مدیریت دانش نشان دهد.
● شناخت و درک مفاهیم مدیریت دانش در سطح سازمان
● فراهم نمودن بستر فرهنگی مناسب
در چنین فرهنگی، یادگیری، یاددهی و آموزش، خلاقیت و نوآوری، به اشتراک گذاشتن دانش، انتقال تجربیات و مهارتها به سایر کارکنان، افزایش توانمندی، الگوبرداری از دانش و تجربیات دیگران، جریان آزاد اطلاعات، ابراز ایده ها و عقاید، فضای مساعد برای بحث و گفتگوی کارکنان، میزان بالای مشارکت و مطالعه و تحقیق ارزش است. در سازمانی که فرهنگ جاری در آن حاکی مدیریت دانش است، مدیریت عالی در هدف گذاری ها، خط مشی ها و حتی در رفتار و عملکرد خود همواره به دانش توجه ویژه ای دارد. فرهنگ سازمانی که حامی مدیریت دانش است، به صورتی در نگرش، رفتار و عملکرد کارکنان خود تاثیر می گذارد که آنها معتقد می شوند فقط متناسب با میزان کارکرد مثبت خود در فرآیند مدیریت دانش می توانند ارتقا یابند و از سایر مزایای نقدی و امکانات رفاهی سازمان منتفع گردند.
بنابراین با فراهم آوردن بستر فرهنگی لازم، بنیانهای یک سیستم دانشی که شامل ایجاد آرمان مشترک برای یادگیری مستمر، تشویق و ترغیب افراد در همه سطوح برای یادگیری منظم از کارشان، توجه به قابلیت های کارکنان، حرکت در جهت تغییر الگوهای ذهنی کارکنان، داشتن یادگیری تیمی و تعاملی و ایجاد تفکر سیستمی می باشد، مهیا می گردد.
● ایجاد ساختار سازمانی مطلوب
1) ایفای نقش ستادی
ازجمله مواردی که کمیته مذکور می تواند در زمینه آنها اقدام نماید عبارت است از: محل، زمان و نحوه جمع آوری دانش، چگونگی سازماندهی، ترکیب، بروزرسانی و نگهداری دانش، چگونگی توزیع دانش در زمان مناسب و محل های موردنظر، نظارت بر واحد سازمانی مجری سیستم دانش و کنترل و هدایت آن، نحوه بکارگیری و استفاده از دانش، مکانیسم برقراری ارتباط منطقی و معقول سیستم مدیریت دانش با دیگر سیستم های سازمانی ازجمله سیستم ارتقاء، سیستم تنبیه و تشویق، سیستم ارزیابی کارکنان، سیستم حقوق و دستمزد و... به منظور هرچه کارآمدتر نمودن دانش سازمانی و سایر اقدامات موردنیاز دیگر می باشد.
جلسات کمیته مذکور براساس برنامه مشخص و یا شرایط و موقعیتی که پیش می آید قابل برگزاری می باشد.
2) ایفای نقش صفی
نکته ای که باید مدنظر مدیران سازمان قرار گیرد این است که تشکیلات سازمانی موردنیاز برای اجرای مدیریت دانش باید متناسب با نوع سازمان و سایر ویژگی های خاص آن باشد. بسیاری از عدم موفقیت های اجرای مدیریت دانش ناشی از نداشتن تشکیلات مناسب ساختاری در سازمان می باشد. همچنین نباید اینطور تصور گردد که هر سازمانی باید تشکیلات عریض و طویلی به منظور اجرای مدیریت دانش راه بیندازد، بلکه شاید بسیاری از سازمانها قادر باشند نقش های مذکور را بین واحدهای سازمانی موجود خود به نحوی واگذار کنند که اهداف موردنظر محقق گردد. مهم تعیین متولی یا متولیانی است که پیگیر فعالیت های موردنیاز برای اجرای مدیریت دانش در سازمان باشند.
● اندازه گیری عملکرد دانش سازمان
روش اندازه گیری و معیارهای انتخابی باید به گونه ای باشند که نوسانات شاخص های کلیدی عملکرد سازمان را طی دوره های مالی به درستی توجیه و تفسیر نمایند و از طرف دیگر نتایج شاخص های کلیدی عملکرد رهنمود لازم را در جهت توسعه و بهبود سیستم دانش سازمانی به مدیریت ارایه نماید. رضایت مشتریان، سود هر سهم، سهم بازار، حاشیه سود، سود خالص، نرخ بازده سرمایه گذاری ها، نرخ بازده حقوق صاحبان سهام و... برخی از معیارهای کلیدی عملکرد هر سازمان می باشند.
همچنین میزان استفاده از موفقیت های دیگران، میزان بکارگیری تجارب قبلی و فعلی، الگوبرداری از سازمانهای موفق، سرعت انتقال دانش در سازمان، نرخ یادگیری و یاددهی و... از معیارهای اندازه گیری عملکرد دانش سازمان می باشد.
لازم به ذکر است هر سازمانی با توجه به وضعیت و شرایط خود می تواند تعدادی از معیارهای مناسب را انتخاب نماید وسپس شاخص های اندازه گیری مرتبط با معیارهای برگزیده را تعریف و در دوره های مشخص زمانی (ماهانه، سه ماهه، شش ماهه و یا سالانه) آنها را اندازه گیری نماید.
جهت اندازه گیری عملکرد دانش سازمانی، استفاده از الگوی ذیل پیشنهاد می گردد.
● تجزیه و تحلیل
● برنامه ریزی
به طور مثال ممکن است یکی از اهداف مدیریت برای دوره آینده افزایش 5 درصد در میزان رضایت مشتریان باشد. در این صورت بر اساس ضریب اهمیت هر واحد از سازمان در تحقق اهداف مشخص شده، لازم است برنامه ریزی مناسبی طراحی و اجرا گردد که پس از پایان دوره هدف مذکور محقق گردد.
● انجام اقدامات و تغییرات موردنیاز
فرایند مدیریت دانش به طور مستمر و طی دوره های زمانی مشخص بایستی مورد نظارت و بازنگری قرار گیرد. به طور مثال ممکن است یکی از علل پایین بودن اثربخشی سیستم دانش سازمان در مقایسه با رقبا، عدم توانایی در استفاده از دانش ضمنی یا پنهان کارکنان باشد که دراین حالت لازم است از تکنیک ها، روش ها و فنون مناسب استفاده شود تا این منبع مهم و با ارزش سازمان در چرخه عملیاتی قرار گرفته موجب بهبود بهره وری و نتیجتا افزایش شاخص های کلیدی عملکرد شود.
● نتیجه گیری
کسب مزیت رقابتی و متفاوت شدن سازمانها در گرو داشتن منابع انسانی توسعه یافته دانش آفرین و دانا می باشد. بنابراین برای پرورش کارکنان دانشی و فرهیخته نیاز مبرم به یک سیستم مدیریت دانشی در سازمانها می باشد که از طریق آن بتوان به اهداف مذکور دست پیدا نمود. با توجه به اهمیت حیاتی موضوع، در این مقاله تلاش شده است الگوی فرایند اجرای مدیریت دانش در سازمانها به عنوان یک راه حل اثربخش معرفی گردد. مراحل این الگو شامل: تعهد و حمایت مدیریت دانش، شناخت و درک مفاهیم مدیریت دانش، فراهم نمودن بستر فرهنگی مناسب، ایجاد ساختار سازمانی مطلوب، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، برنامه ریزی و انجام اقدامات و تغییرات لازم می باشد.
منبع:آفتاب
ارسال مقاله توسط کاربر محترم سايت :amirpetrucci0261
