ارائه مدل پيشنهادى و چهارچوب عملى جهت ارزيابى عملكرد مؤسسات فرهنگى 2
هورسانا ايروانى كارشناسى ارشد مديريت امور فرهنگى دانشگاه آزاد اسلامى واحد خوراسگان.
دكتر سيد اميرعلى فاطمى عضو هيأت علمى دانشگاه علوم پزشكى اصفهان.
مشخصه های نظام ارزیابی
الف- اهداف
ب- دامنه کارکنان
ج- ارکان ارزیابی
د- روش ارزیابی
ه- تکنیک های امتیازدهی
و- دوره ارزیابی
ز- بازنگری
اهداف ارزيابى
درجهبندى سازمانهاى فرهنگى،
تخصيص آگاهانه بودجه و امتيازات به سازمانها،
شناسايى نقاط قوت و ضعف، ارائه توصيهها و برنامههاى كوتاه مدت،
تدوين و اصلاح مقررات و يا مصوبات مورد نياز، همچنين تدوين برنامههاى آتى توسعه سازمانهاى فرهنگى،
افزايش انگيزه و ايجاد رقابت مثبت و سازنده در مجموعه سازمانهاى فرهنگى.
لازم به ذكر است موارد فوق در آييننامههاى شوراى عالى انقلاب فرهنگى، مورد تأكيد قرار گرفته است.
دامنه كاربرد
1) سطح مديريت فرهنگى:
اولويت بر ارزيابى سازمانهاى درگير در امور راهبرى فرهنگ مىباشد، هر چند در قوانين و مقررات كشور، تفكيك سازمانهاى راهبر و اجرايى فرهنگى كشور، به خوبى صورت نگرفته است.
2) حوزههاى فرهنگى كشور:
از ميان روشهاى مختلف براى طبقهبندى سازمانهاى فرهنگى، طبقهبندى بر اساس حوزههاى فرهنگى مناسبترين گزينه جهت ارزيابى سازمانهاى فرهنگى تشخيص داده شد.
در واقع حوزهها با توجه به ميزان همسانى در روند انتصاب و نظارت بر مديران، ارتباطات و زمينههاى فعاليت در 6 حوزه (حوزه مقام معظم رهبرى، حوزه رياست جمهورى، حوزه وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامى، حوزه آموزش پيشدانشگاهى، حوزه آموزش عالى، و حوزه نهادهاى نيمه دولتى) تفكيك شدهاند.
بنابراين روند تعيين شاخصهاى اختصاصى، انجام ارزيابى، مميزى، مقايسه و رتبهبندى و... در هر يك از حوزههاى ذكر شده به صورت جداگانه خواهد بود.
لازم به ذكر است، با توجه به تعدد سازمانهاى فرهنگى و تشابه و تداخل در وظايف آنها، امكان دستهبندى سازمانهاى فرهنگى مطابق توصيهنامه يونسكو وجود ندارد. با اين وجود، دامنه عملكرد نظام، مجموعه فعاليتهاى مطرح در توصيهنامه را دربر مىگيرد.
اركان ارزيابى
الف) هيئت مركزى (مديريت نظام ارزيابى)
شوراى عالى انقلاب فرهنگى، مهمترين ركن سياستگذارى و ارزيابى فرهنگى در كشور مىباشد. اين شورا، طى مصوبهاى، وظيفه ارزيابى وضع فرهنگى كشور در سطوح كلان و خرد (سازمانهاى فرهنگى)، تهيه گزارشهاى سالانه شامل آسيبشناسى وضع فرهنگى و علمى و آموزشى و پژوهشى كشور و ارائه پيشنهادهاى مشخص براى بهبود اوضاع را به هيئت نظارت و ارزيابى علمى و فرهنگى محول نموده است.
بر اين اساس، هيأت نظارت و ارزيابى علمى فرهنگى، به عنوان ركن اصلى در نظام ارزيابى فرهنگى معرفى مىگردد. اين هيأت، مجموعه وظايف مرتبط با تدوين جزئيات، استقرار نظام ارزيابى، مديريت فعاليتهاى راهبرى و نظارتى نظام و تصويب نتايج ارزيابى را به عهده خواهد داشت.
شكل: اركان سيستم ارزيابى
سازمان
هيأت مركزى
(هيأت نظارت و ارزيابى علمى و فرهنگى)
كميته كارشناسى
(حوزه 1)
دبيرخانه
سازمان
سازمان
كميته كارشناسى
(حوزه 6)
سازمان
سازمان
ب) كميتههاى كارشناسى
هم ترازخوانى peer review (ارزيابى همگنان با ارزيابى توسط صاحبنظران و نخبگان) و يا كميته مشورتى (Board Advisory) رويكرد مهمى است كه تقريبا در اكثر نظامهاى مطرح ارزيابى از آن استفاده مىشود. علت استفاده از اين روش توجه به ابعاد كيفى عملكرد مىباشد.
در نظام ارزيابى فرهنگى نيز، كميتههاى كارشناسى، مأموريت مميزى نتايج خودارزيابى سازمانها را در حوزههاى فرهنگى به عهده دارند. بنابراين، هر حوزه فرهنگى، داراى يك كميته ارزيابى خواهد بود. اين كميتهها از خبرگان و كارشناسان آشنا به حوزه فرهنگى مربوطه (و البته خارج از سازمانهاى ذينفع) خواهند بود.
ج) سازمانهاى فرهنگى
ارزيابى عملكرد هر سازمان، در ابتدا توسط هيئت منتخبى از كارشناسان داخلى هر سازمان صورت مىپذيرد. انتخاب هيئتهاى داخلى، به اختيار مديريت هر سازمان و انجام خودارزيابى با رعايت دستورالعمل مربوطه (كه توسط هيئت مركزى به تصويب رسيده و ابلاغ مىشود) خواهد بود.
شكل 2: نمودار فرايند ارزيابى
هيئت مركزى
كميتههاى كارشناسى
سازمانهاى فرهنگى
ابلاغ دستورالعمل و ضوابط خودارزيابى، برنامه زمانبندى و...
گزارش ارزيابى
ضوابط مميزى
گزارش خودارزيابى و مستندات
بازديد و انجام مميزى
فرايند ارزيابى
1- خودارزيابى
2- مميزى
3- تصويب نهايى
در ادامه به تعريف و توضيح هر مرحله، پرداخته مىشود.
1) خودارزيابى:
در اين مرحله، هر سازمان نسبت به انجام خودارزيابى (بر اساس مدل نهايى ارزيابى) و در نهايت تهيه اظهارنامه عملكرد، اقدام مىنمايد. رويكردهاى مطرح در خودارزيابى سازمانها در بخش دوم ارائه شده است شامل:
- رويكرد پرسشنامهاى
- رويكرد ماتريسى
- رويكرد كارگاهى
- رويكرد پرفورما و يا شبيهسازى جايزه
رويكرد مورد نياز هر سازمان، با توجه به سطح بلوغ و توسعهيافتگى سازمان تعيين مىگردد.
با اين وجود، سازمانها مىتوانند از تركيبى از موارد مذكور براى ارزيابى عملكرد خود و دستيابى به نقاط قوت و زمينههاى قابل بهبود استفاده كنند.
با توجه به سابقه ارزيابى در ايران، همچنين روحيه و شرايط موجود سازمانهاى فرهنگى، رويكرد كارگاهى، مناسبترين روش خود ارزيابى به نظر مىرسد. مزيت اين رويكرد اين است كه به مشاركت فعال و افراد كليدى واحد اجرا كننده خودارزيابى نياز دارد.
اين گروه مسؤول جمعآورى دادهها و ارائه شواهد جمعآورى شده در كارگاه به همتايان خود مىباشند. در ضمن، اين كار آغازى براى دستيابى به اتفاق نظر در گروه مديريت سازمان خواهد بود.
2) مميزى:
مرحله مميزى، توسط كميتههاى هر حوزه و به منظور سنجش راستى و درستى مطالب مطرح شده در خودارزيابى سازمان (يا اظهارنامه تهيه شده) مىباشد. مميزى از طريق بازديد از محل و مصاحبه با هيئت خودارزيابى، مديران و كاركنان سازمان صورت مىپذيرد. كميته مميزى، با توجه به تجربيات خود، نسبت به تعيين نقاط قوت و ضعف، امتيازات سازمان و تهيه گزارش نهايى اقدام خواهد كرد.
3) تصويب نهايى:
تصويب نهايى گزارشهاى عملكرد و جمعبندى و تهيه گزارش نهايى نظام ارزيابى، به عهده هيئت ارزيابى علمى و فرهنگى (هيئت مركزى) بوده، و طبق دستورالعمل مربوطه (كه بايد تهيه شود) صورت مىپذيرد.
امتيازدهى
الف) امتيازدهى به توانمندسازها
سنجش معيارهاى تعيين شده جهت توانمندسازها (جدول 6)، از طريق كنترل عناصر ذيل صورت مىپذيرد:
- ميزان توجه و رويكرد منطقى سازمان به معيارها،
- ميزان به كارگيرى و گسترش نظام يافته هر معيار،
- ميزان ارزيابى منظم، بازنگرى و بهبود معيارها.
ب) امتياز دهى به نتايج
امتيازدهى به شاخصها و دستاوردها در حوزه نتايج (جدول 7)، با توجه به عناصر ذيل صورت مىگيرد:
- وجود روندهاى مثبت در شاخصهاى عملكرد،
- هدفگذارى مناسب شاخصهاى عملكرد،
- مقايسه نتايج عملكردى سازمان با سازمانهاى فرهنگى ديگر،
- استنباط مشتريان و جامعه، از عملكرد سازمان.
درواقع تنها به آمار و ارقام جهت تعيين امتياز معيارها و يا شاخصها اكتفا نمىشود، هدفگذارى، روند مثبت و به عبارتى آن چه كه بايد باشد نيز مورد توجه قرار مىگيرد.
دوره ارزيابى
- هزينههاى ارزيابى، كه عمدتا هزينههاى نيروى انسانى و كارشناسى را شامل مىشود.
- دورههاى بودجهبندى، برنامهريزى و سياستگذارى، كه ممكن است ساليانه تا 5 ساله باشد،
- حجم هماهنگى و فعاليتهاى اجرايى مورد نياز طرح، كه ممكن است طولانى مدت باشد،
- ميزان دقت شاخصها، اثربخشى طرحها و ساير يافتههاى ارزيابى كه در دورههاى طولانىتر، قابل اعتمادتر خواهد بود.
در پارهاى از موارد، پيچيدگى چرخه ارزيابى برنامه، فعاليتها يا عناصر آنها را مكلف مىسازد كه در يك جدول زمانى سيال، ارزيابىها، اولويتبندى شوند. برنامه سيال چند ساله مشخص مىسازد كه كدام يك از فعاليتها در هر سال از برنامه مورد ارزيابى قرار خواهد گرفت.
در مجموع، با توجه به لزوم پويايى سازمانها و به منظور ايجاد تعهد و اهتمام بيشتر، دوره خودارزيابى سازمانها به صورت ساليانه پيشنهاد مىگردد. ولى انجام مميزى - كه توسط كميتههاى كارشناسى صورت مىپذيرد- به صورت 2 سالانه خواهد بود.
بازنگرى نظام
تشخيص به موقع اصلاحات مورد نياز (با توجه به تغيير شرايط، مشكلات، پيشنهادهاى رسيده و...) و برنامهريزى جهت انجام آنها از طريق فعاليت كارشناسى، به عهده هيئت مركزى خواهد بود.
تحليل مدل پيشنهادى
جدول 7: حوزه های ارزیابی مدل پیشنهادی در مقایسه با سیستم های موجود
حوزه های مدل سیستم های موجود |
رهبری |
خط مشی و استراتژی |
منابع انسانی |
شراکت ها و منابع |
فرایندها |
نتایج مشتریان |
نتایج کارکنان |
نتایج جامعه |
نتایج کلیدی عملکرد |
جشنواره شهید رجایی |
* |
|
* |
|
* |
* |
* |
|
* |
الگوی ارائه گزارش در فعالیتهای فرهنگی |
|
|
|
|
|
* |
|
|
* |
طرح جامع نظارت و ارزیابی آموزش عالی |
|
|
* |
|
* |
* |
|
|
* |
طرح ارزیابی تحقیقات و فناوری |
|
|
* |
* |
* |
* |
|
|
* |
طرح ارزیابی آموزش عالی |
|
|
* |
* |
|
* |
* |
|
* |
جشنواره مراکز صدا و سیما |
|
|
|
|
|
* |
|
|
* |
همان طور كه ملاحظه مىشود، مدل EFQM، تمامى حوزههاى مورد ارزيابى توسط سيستمهاى موجود را پوشش داده و بنابراين قابليت جايگزينى و تأمين خواستههاى سيستمهاى موجود را دارا مىباشد. به اضافه اين كه امكان استفاده از شاخصهاى مورد استفاده در سيستمهاى موجود، در مدل پيشنهادى وجود دارد.
معايب سيستمهاى ارزيابى موجود
- به حوزههاى رهبرى، خط مشى و استراتژى و نتايج جامعه (كه به ويژه در مباحث فرهنگى اهميت فراوانى دارند) توجهى ندارند.
- جشنواره مراكز صدا و سيما و الگوى ارائه گزارش در فعاليتهاى فرهنگى، صرفا در محدوده نتايج عملكرد سازمانها به ارزيابى پرداختهاند.
در مجموع مىتوان مزاياى مدل پايه را به شرح ذيل عنوان نمود:
- توجه به تمامى حوزههاى مرتبط با سازمان، مشتريان و جامعه،
- قابليت استفاده براى ارزيابى انواع سازمانهاى فرهنگى.
جدول شماره 8، نظام طراحى شده را در انطباق با دغدغهها و نيازهاى اساسى ارزيابى سازمانهاى فرهنگى نشان مىدهد.
هركدام از موارد مطرح در سطرهاى جدول (ستون سمت راست) كه بيانگر چالشهاى نظام هستند، بايد هنگام تدوين جزئيات نظام ارزيابى و طراحى شاخصها در هر يك از حوزههاى ارزيابى
جدول 8: جایگاه مباحث اساسی در طراحی نظام ارزیابی عملکرد سازمانهای فرهنگی
جایگاه در نظام |
نظام ارزیابی |
حوزه های مدل ارزیابی |
||||||||||||
عنوان مبحث |
اهداف |
دامنه کاربرد |
ارکان ارزیابی |
روش ارزیابی |
روش امتیازدهی |
دوره زمانی |
رهبری |
خط مشی و استراتژی |
منابع انسانی |
شراکت ها و منابع |
فرایندها |
نتایج مشتریان |
نتایج کارکنان |
نتایج کلیدی عملکرد |
سازمانهای موضوع طرح (فرهنگی) |
|
* |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ارکان موجود ارزیابی |
|
|
* |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
سیاست فرهنگی کشور |
|
|
|
|
|
|
* |
* |
|
|
|
|
|
* |
برنامه های میان مدت توسعه |
|
|
|
|
|
|
|
* |
* |
* |
* |
|
|
* |
فرهنگ سازمانی |
|
|
|
|
|
|
|
|
* |
|
|
|
* |
|
توجه به معیارهای کیفی در ارزیابی |
|
|
|
|
* |
|
|
|
|
|
|
* |
* |
* |
شاخص های کلان ارزیابی فرهنگی کشور |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* |
اصلاح ساختارهای دولتی |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* |
* |
|
|
|
امکان درجه بندی |
* |
|
|
|
* |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
نقد و نظر و اجماع در فرایند ارزیابی |
|
|
|
* |
* |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
مصوبات شورا در خصوص ارزیابی سازمانها |
* |
|
* |
|
|
* |
|
|
|
|
|
|
|
|
توجه به نیازها و خواست های مردم |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* |
انتظارات اهل فرهنگ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* |
|
|
رضایت و توانمندی کارکنان |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* |
|
نتيجهگيرى
مزاياى مدل پيشنهادى ارائه شده اين مقاله
- هدف از ارزيابى، بهبود و تعالى عملكرد سازمان است، نه صرفا اهداف نظارتى و كنترلى
- جامعيت، به دليل توجه به جنبههاى مختلف عملكرد و مديريت سازمان (با استفاده از يك مدل مفهومى معتبر براى تعيين حوزههاى سنجش)
- انعطافپذيرى، به خاطر پوشش انواع سازمانهاى فرهنگى
- تكيه بر خودارزيابى سازمانها (ايجاد مشاركت و توسعه توانمندى كاركنان دستگاهها)
- مبتنى بر ارزيابى (انجام مميزى) توسط خبرگان
- حاكميت شاخصهاى كيفيتى به جاى شاخصهاى كمى عملكرد
- درجهبندى (Rating) به جاى رتبهبندى (Ranking)
- امكان مقايسه با تجارب موفق جهانى (Benchmarking)
پيشنهادات و راهكارهاى علمى و عملى اين مقاله
الف) بسترسازى جهت استقرار نظام در سطح كلان از طريق هماهنگ كردن مصوبات، سيستمها و اركان (ساختارهاى كنترلى و نظارتى) موجود ارزيابى، همچنين الزامى جهت استفاده مطلوب از نتايج ارزيابى.
ب) طراحى سيستم و مكانيزم اجرايى نظام ارزيابى در قالب آييننامه، دستورالعمل و فرمهاى مورد نياز نظير ساختار سازمانى، معيارها و شاخصهاى ارزيابى، زمانبندى اجرايى ارزيابى، نحوه اطلاعرسانى، فرمها و روشهاى جمعآورى اطلاعات، فرايند دقيق ارزيابى، روش امتيازدهى و تجديد نظر.
ج) ايجاد زمينهها و زيرساختهاى مورد نياز در سازمانهاى موضوع طرح از طريق تدوين سياستها، ارزشها و فعاليتهاى كليدى، توجه به مستندسازى، توسعه تكنيكهاى مديريتى در زمينه كيفيت و تعالى سازمان، توجه خاص به كاركنان و فرهنگ سازمانى، بهرهگيرى از فناورىهاى مناسب ادارى و مالى، تربيت ارزياب و همچنين ايجاد ساز و كار لازم جهت استفاده مطلوب از نتايج ارزيابى.
منابع:
آقاپور، سيدمهدي. "مطالعه تطبيقي اهداف و نهادهاي ارزيابي کشور"، هيئت نظارت و ارزيابي فرهنگي و علمي شورايعالي انقلاب فرهنگي.
آشوري، داريوش" تعريفها و مفهوم فرهنگ"، نشر آگه.
اولياء، محمد صالح، و همکاران 8731، " ارزيابي عملکرد و بهره وري در مؤسسه هاي دولتي"، ارائه شده در دومين جشنواره شهيد رجايي.
اولياء، محمد صالح. "گزارش تهيه سيستم ارزيابي عملکرد مراکز پژوهشي وابسته به وزارت علوم، تحقيقات و فناوري"، دفتر بررسي و ارزيابي پژوهشي وزارت علوم، تحقيقات و فناوري.
پژوهشگاه فرهنگ، هنر و ارتباطات."شاخص هاي فرهنگي، موضوع ماده 261 قانون برنامه سوم توسعه کشور"، کتابخانه شورايعالي انقلاب فرهنگي.
حسيني، سيد احمد و علي هاشمي گيلاني، " ارزيابي برنامه هاي اول و دوم توسعه"، مقالات برگزيده همايش نقش و جايگاه دولت در توسعه فرهنگي، جهاد دانشگاهي تهران- پژوهشگاه علوم انساني و اجتماعي.
راکس برو، يان."نظريه هاي توسعه نيافتگي"، ترجمه علي هاشمي گيلاني، نشر سفير.
رجب زاده، احمد" شاخص سازي فرهنگي، زمينه هاي نظري و محدوديتهاي آن"، مقالات برگزيده همايش نقش و جايگاه دولت در توسعه فرهنگي، جهاد دانشگاهي تهران- پژوهشکده علوم انساني و اجتماعي.
رضواني، محمدرضا" گزارش مطالعه و تحليل روش ها و شاخص هاي ارزيابي فرهنگ، هنر و سازمان مديريت صنعتي."سياست فرهنگي و الگوي ارائه گزارش در فعاليت هاي فرهنگي"، به سفارش معاونت پژوهشي و آموزشي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي.
سازمان مديريت و برنامه ريزي. " تبيين مفهوم، جايگاه قانوني و ساختار ارزيابي عملکرد مديريت."
سازمان مديريت و برنامه ريزي. "آيين نامه ارزيابي عملکرد دستگاههاي دولتي."
شوراي عالي انقلاب فرهنگي."اصول، اهداف، مباني، منبهات و خط مشي سياست فرهنگي.
"شوراي عالي انقلاب فرهنگي." آيين نامه هيئت نظارت و ارزيابي فرهنگي و علمي شوراي عالي انقلاب فرهنگي."
طرح ساماندهي امور فرهنگي. "تعيين معيارهاي تفکيک و مديريت فعاليت هاي فرهنگي"، آرشيو گزارش هاي کتابخانه شورايعالي انقلاب فرهنگي.
" عميليات موازي، مشابه و متداخل در نظام فرهنگي کشور"، آرشيو گزارش هاي کتابخانه شورايعالي انقلاب فرهنگي.
"مباني نظري طرح ساماندهي امور فرهنگي"، آرشيو گزارش هاي کتابخانه شوراي عالي انقلاب فرهنگي.
Borden, V.M.H.2003."Aligning program, campus , system, and state models of higher education effectiveness", FAIR conference on search of quality, Myer, USA
CGIAR Report. 2001. "Towards accreditation schemes for higher education in Europe", CRE Project, co-funded by the SOCRATES program)Complementary measures for migher education(, Europe Ewell, P. T, 2000."Outcmes, Assessment, Institutional Effectiveness, and Accreditation: A Conceptual Exploration , Journal of Academic Librarianship
Farmer, S.A.2004. "A performance measurement framework for internal audit"., MSc Thesis, University of Central England Business School, UK Hides, M.T., Davies, J.and Jackson, S".2004. Implementation of EFQM excellence model self- assessment in the UK higher education sector- lessons learned from other sectors", The TQM Magazine, Vol,16.No.3
Krause, O.and Martins, K, 1999Performance management", International Conference on Advances in Production Management Systems
Lawrence, J.J. and Dangerfield, B." 2001Integrating professional reaccreditations and quality award processes", Quality Assurance in Education, Vol.9, No.2
Marr, B. and Schiuma, G.2003." Business performance measurement – past, present and future", Management Decision, Vol, 48, .No.8
Meegan, S,T.and Simpson, R."1997Progressive roles of the internal audit function: a case study of BTNI," Managerial Auditing Journal, Vol. 12, No.8
Neely , A., Gregory, M.and Platts, K."1995Performance measurement system design: a literature review and research agenda", International Journal of Operations & Production Management , Vol,15.No.4
Neely, A., Richards, H., Mills, J., Platts, K.and Bourne, M. 1997 ."Designing performance measures: a structured approach, "International Journal of Operations & Production Management, Vol. 17, No11.
منبع:مجموعه مقالات همایش ملی جایگاه موسسات فرهنگی و هنری در توسعه فرهنگی کشور؛ (1388) به اهتمام علیرضا شیروانی، اصفهان، حوزه معاونت پژوهشی دانشگاه آزاد اسلامی واحد خوراسگان، چاپ نخست.