برگزاری جلسات مجازی

یکی از سبک های رایج امروزین در برگزاری جلسات، جلسات مجازی است.
 

چکیده: می توان به راحتی این را  بیان داشت که جلسات مجازی یکی از ساده ترین و کم هزینه ترین نوع جلسات است. ولی همین جلسات با آسیب هایی همراه هست که در این نوشتار به برخی از این آسیب ها پرداخته و راه حل های از کم کردن آن ها بیان می شود.

تعداد کلمات 1111 / تخمین زمان مطالعه 6 دقیقه

 

در محیط کار جهانی و انعطاف پذیر امروز، برگزاری جلسات از طریق کنفرانس تلفنی و ویدیویی بسیار متداول است. به عنوان رهبر یک جلسه ی مجازی، شما باید چالش های خاص مرتبط با حاضران دور از جلسه را پیش بینی کرده و نسبت به آنها پذیرا باشید تا احساس نکنند نادیده گرفته می شوند و یا حس نکنند باید وانمود کنند در جلسه هستند و بر آن تسلط دارند، بدون اینکه درکی از آنچه که در اتاق جلسه می گذرد داشته باشند.
برگزار کردن جلسه ای عالی به صورت مجازی امکان پذیر است، حتی زمانی که تمامی شرکت کنندگان در مکان های دوردست قرار داشته باشند. برگزاری جلسه به صورت مجازی، استفاده ی کارآمد از زمان است، و می تواند در میان همکارانی که هر روز یکدیگر را نمی بینند حس کار گروهی و صمیمیت ایجاد کند. فناوری می تواند حس همکاری را تقویت کند: می توانید از ابزارهایی بهره بگیرید که به شما امکان دهد یک وایت برد مجازی ایجاد کنید، به صورت بی نام رای دهید، اتاق گفت وگویی برای مباحث فرعی تشکیل دهید، و غیره.
اما مجازی به معنای غیررسمی نیست. به علت چالش های مرتبط جلسه ی مجازی، در واقع باید جلسه ی خود را با دقت بیشتری برنامه ریزی کنید.

در اینجا نکاتی ارائه می دهیم که به کمک آنها می توانید تا آنجا که ممکن است بهره وری جلسه ی مجازی خود را بالا ببرید:

1 . از ویدیو استفاده کنید. اگر حاضرانی که دور از جلسه هستند به صورت غیر رسمی و با تلفن مجهز به بلندگو به مباحث گوش دهند، ممکن است نتوانند مشارکت کامل داشته باشند. شاید اینها مقاصد خوبی داشته باشند، اما اگر شما فکر کنید کسی شما را نگاه نمی کند به راحتی ممکن است توجه کامل خود به جلسه را از دست بدهید. و اگر بدانید که همکاران تان تنها به صورت صدایی بی روح به شما گوش می دهند، احتمال دارد حس کنید یک گام از گفت و گو خارج شده اید. بنابراین، هر زمان که ممکن باشد، به استفاده از ویدیو اصرار بورزید. این کار، نه تنها تعداد افرادی را که توجه کامل خود را به جلسه معطوف نمی کنند کاهش می دهد، بلکه باعث می شود همه بتوانند واکنش هاو حالات یکدیگر را تشخیص دهند. هیچ چیز بدتر از آن نیست که به یک شوخی که متوجه نشده اید شوخی بوده است به صورت جدی واکنش نشان دهید و یا عکس آن. وقتی چهره ی افراد و زبان بدن آنها را ببینید، می توانید متوجه احساس آنها شوید.

2 . استفاده از حالت «قطع صدا» را ممنوع کنید. یکی از مسائلی که به طور قطع، جریان روان هر جلسه ی مجازی را از بین می برد، سکوت بی روح پس از یک شوخی به علت استفاده ی افراد از قطع صدا است. و شاید مهم تر از آن این است که حالت قطع صدا باعث می شود مباحثه ی آنی رخ ندهد. مسلم است که اگر فردی در محیطی پرسروصدا مانند پایانه فرودگاه باشد، حالت قطع صدا می تواند از ایجاد اختلال در جلسه پیشگیری کند، اما در ابتدای جلسه به حاضران تذکر دهید چنین رویدادهایی باید در موارد استثنا رخ دهند و نه همیشه.

3 . نباید یک گروه سخنران و یک گروه شنونده داشته باشید. توازن گفت و گو به شکلی که همه مشارکت داشته باشند، در جلسات مجازی مهم تر نیز هست. برای این کار، به دلخواه از توصیه های مربوط به تلفیق تمامی دیدگاه ها در بخش «رهبری جلسه تان» که در قسمت های قبلی کتاب آورده شد استفاده کنید. اجازه ندهید افرادی که شخصا در جلسه حضور دارند تمام مدت صحبت کنند و یا در طول جلسه همه ی مسئولیت ها را بر عهده بگیرند. می توانید قبل از هر جلسه ای به افراد مختلف وظایف متفاوتی محول کنید، مانند مدیر وایت برد (که می تواند به صورت الکترونیک نیز انجام شود)، مدیر جدول پرسش و پاسخ، نویسنده ی مطالب در جلسه، غیره. وظایف را در جلسات تغییر دهید تا همه بتوانند مشارکت داشته باشند.

4 . جلسه ای را که تا حدی مجازی است، به طور کامل مجازی کنید. پویایی یک جلسه ی مجازی در صورتی که برخی افراد به صورت فیزیکی گرد هم آمده و بتوانند یکدیگر را به صورت آفلاین ببینند و گفت و گو کنند از بین می رود. اگر یک نفر از بقیه جدا است، از همه بخواهید از پشت میز خود صحبت کنند. چرا که به این صورت هیچ یک از افراد بیش از حد از گفت و گوهای فرعی یا حالات چهره بهره نمی گیرد.

هر موضوعی برای جلسه مجازی مناسب نیست. برای مثال اگر قرار است درباره ی موضوعی صحبت کنید که ممکن است شغل افراد را تحت تأثیر قرار دهد، برگزار کردن جلسات به صورت فرد به فرد وحتی تلفنی بهتر از رساندن خبرهای بد به صورت مجازی است. هیچ کس دوست ندارد یکی از افراد متعددی باشد که از راه دور به گفت و گویی گوش می دهند که تأثیر مهمی بر آنها خواهد داشت. این حالت بسیار سرد و بی روح است.
اگر قرار است کارکنان تان را از اعلام مازادهایی که در حال رخ دادن در بخش دیگری از شرکت است مطلع کنید، می توانید این کار را به صورت گروهی انجام دهید، اما سعی کنید همه ی افراد با شما در اتاق باشند (باز هم تأکید می کنیم که در یک جلسه ی گروهی به کارکنان اطلاع ندهید که قرار است آنها مازاد اعلام شوند؛ بلکه این کار را باید به صورت فرد به فرد انجام دهید. اما می توانید آخرین خبرهای مربوط به اعلام مازادهایی که در حال وقوع در شرکت است را به آنها اطلاع دهید.) اگر برخی افراد نمی توانند شخصا در جلسه حضور یابند، برنامه ریزی کنید که بلافاصله پس از جلسه از طریق تماس تلفنی یا ویدیویی با آنها ارتباط برقرار کنید.
گاهی اوقات، انرژی لازم برای طوفان فکری یا تفکر آسمان آبی در صورتی که افراد در اتاقی در کنار هم باشند بیشتر خواهد بود. این می تواند به معنای برگزار کردن جلسای ویژه ای خارج از محل شرکت یا درخواست از افراد برای مراجعه به دفتر (با اطلاع قبلی) در صورت امکان باشد. پیش از انتخاب سبک مناسب جلسه، فکر کنید چه کارهایی را می توانید به صورت مجازی انجام دهید، و چه کارهایی را نمی توانید.
 
منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (برگزاری جلسات)»
نوشته: نرگس شفیعی