گوگل، مایکروسافت، توییتر، هیتاچی، اپل، اسپاتیفای و بسیاری از شرکت‌های جهانی دیگر از بریتانیا تا ایالات متحده و از ژاپن تا کره جنوبی، در طی چند روز گذشته و در بحبوحه انتشار ویروس کووید ۱۹، برنامه‌های اجباری دورکاری را پیش گرفته‌اند. شرایط سخت اقتصادی کشورمان نیز به گونه ای است که بسیاری از صاحبان مشاغل را به این فکر وا داشته که این تهدید را به چشم یک فرصت دیده و در صورت امکان، تمام و یا بخشی از امور شغلی خود را به منزل شخصی شان انتقال دهند. بسیاری که کارشان به صورت آنلاین هم می‌تواند انجام شوند، سراغ دورکاری رفته‌اند و بسیاری شرکت‌ها هم کارمندان خود را تشویق کرده‌اند تا کارها را در منزل پیگیری کنند.
در این پست قصد داریم چند نکته برای دورکاری در منزل را بگوییم تا بهتر بتوانید وقت و کارهای خود را مدیریت کنید و همزمان، از ویروس کرونا هم در امان بمانید.
تعریف دورکاری (Teleworking یا Telecommuting)
به بیان ساده تر دور کاری و یا انجام کار از راه دور، فعالیت های کاری است که با استفاده از فناوری و ارتباطات مدرن در خانه و یا محل دیگری غیر از فضا و یا دفتر کار به منظور در ارتباط باقی ماندن با کارفرما و یا کسب و کارتان است. در واقع این روش انجام کار به فرد اجازه می دهد وظایف خود را نه تنها در خانه ی شخصی خود، بلکه در یک کافه ی محلی که از شبکه ی اینترنت برخوردار است و یا در یک مرکز کار محلی به صورت نیمه وقت و یا تمام وقت انجام دهد.
معرفی 10 نرم افزار دورکاری
* نرم افزار 3CX Phone یا Zoiper Free جهت اتصال به مرکز تلفنی
* نرم افزار AnyDesk جهت ریموت و کنترل کامپیوتر از راه دور
* ابزار آنلاین Google Docs برای ویرایش و به اشتراک گذاری اسناد
* ابزار Google Drive جهت ذخیره سازی فایل ها
* نرم افزار Output Messenger یا ابزار فارسی nested جهت گفتگوی درون سازمانی
* ابزار Google Calendar جهت سازماندهی امور
* نرم افزار Google Hangouts یا Skype برای مکالمه صوتی، تصویری یا ویدئو کنفرانس
* ابزارهای Trello، ASana، Peygir یا Taskulu برای مدیریت پروژه
* اسکای روم یا ایسمینار برای ایجاد وبینارهای آموزشی درون سازمانی
* ابزار آنلاین minit برای مدیریت زمان
نکته‌های کاربردی برای بهره وری بیشتر در منزل
۱. کار در ساعات همیشگی
یک نکته که در دورکاری در منزل وجود دارد، این است که شما یک فریلنسر نشده‌اید! فریلنسرها معمولا باید زمان‌بندی اختصاصی برای خود مشخص کنند تا به پروژه‌های خود برسند اما اگر شما و شرکتی که در آن کار می‌کنید، کار در منزل را برای برهه زمانی کنونی در نظر گرفته‌اید، بهتر است در همان ساعاتی که هر روز سر کار بودید، در خانه هم کار کنید. برای لطمه نخوردن به کارهایتان، توصیه می‌کنیم از همان ساعتی که همیشه به سر کار می‌رفتید، بیدار شوید و شروع، و تا ساعتی که معمولا از دفتر کار خود خارج می‌شدید، کار کنید.2. راه‌های ارتباطی را باز کنید
چه در زمان شیوع ویروس کرونا و چه در هر زمان دیگری، یکی از موارد کلیدی دورکاری ارتباط شفاف شما با مدیرتان است تا بدانید دقیقا چه انتظاری از شما می‌رود. باربارا لارسن، استاد مدیریت دانشگاه نورث‌وسترن در بوستون، می‌گوید: " از مدیرتان بخواهید که اگر امکان دارد ۱۰ دقیقه تماس تلفنی برای شروع و جمع‌بندی روز کاری داشته باشید. در اغلب موارد، مدیران به چنین چیزی فکر نکرده‌اند. "به گفته لارسن بیشتر افراد روز کاری خود را در تماس نزدیک با مدیرشان می‌گذرانند، که به معنای ارتباط راحت و بدون دردسر است. اما با دورکاری دیگر چنین امکانی وجود ندارد و حتی قطع ارتباط احتمال بیشتری دارد اگر شرکت شما به کار از راه دور عادت نداشته باشد. برای مثال، ممکن است مدیر شما عادت به مدیریت افراد به صورت مجازی نداشته باشد، یا شرکت شما مجموعه ابزارهای حاضر و آماده‌ای برای کارمندان از راه دور نداشته باشد؛ ابزارهایی مانند اپلیکیشن چت یا اپلیکیشن ویدئوکنفرانس زوم.
اما حتی برای آنهایی که به دورکاری عادت دارند، کار از خانه می‌تواند حس بی‌نظمی و انزوا داشته باشد. بر اساس یک مطالعه که سال گذشته شرکت توسعه نام تجاری بافر روی ۲۵۰۰ کارمند دورکار انجام داده است، تنهایی دومین چالش گزارش شده از سوی پاسخ‌دهندگان بوده است که ۱۹درصد جمعیت مورد مطالعه آن را تجربه کرده‌اند. تنهایی می‌تواند به افراد حس بی‌انگیزگی دهد و از بازده کاری آنها بکاهد.بنابراین وقتی از خانه با مدیر و اعضای تیم خود ارتباط داشته باشید، این در صورتی می‌تواند کمک کند که تا حد امکان ارتباطی غنی یعنی رو در رو و سریع باشد که به گفته لارسن تماس‌های ویدئویی اسکایپ و زوم این ویژگی‌ها را دارند.
۳- اگر لازم است، محیط کار در منزل خود را بهینه کنید!
اگر شما هم یک بار کار از منزل را امتحان کرده باشید، حتما برایتان پیش آمده که روزهایی اصلا حوصله کار کردن ندارید. یا در محیط منزل آنقدر حواس‌پرتی برای شما وجود دارد که نمی‌توانید روی وظایف کاری خود تمرکز کنید. در همین راستا، پیشنهاد می‌کنیم یک جور میز کار برای خودتان در منزل بسازید که از هرگونه حواس‌پرتی به دور باشد. حتی اگر لازم است میزتان را جابه‌جا کنید، از این کار دریغ نکنید؛ نباید اجازه دهید موارد کم اهمیت، جلوی تمرکز شما را بگیرد4. روحیه خود را حفظ کنید
اشتباه نکنید، این اوقات مضطرب‌کننده است. سرخط منفی اخبار، نگرانی درباره نزدیکان بیمار یا سالمند و مقابله با وسوسه خرید و انبار دستمال توالت همه می‌تواند پاسخ دادن به ایمیل‌های کاری را از اولویت خارج کند. اما هرچه بیشتر برای ارتباط با همکاران خود تلاش کنید، شانس بیشتری برای دوری از حس انزوایی خواهید داشت که می‌تواند منجر به افسردگی شود.5. از روز قبل برنامه‌ریزی کنید
وقتی از روز قبل برای کارهای روز بعد، برنامه‌ریزی می‌کنید قادر هستید که روز را زودتر و بدون معطلی شروع کنید. این کار همچنین از سردرگمی و استرس شما نیز جلوگیری می‌کند. بهتر است برای انجام هرکاری از قبل برنامه و میزان زمانی که باید صرف کنید را بدانید. با برنامه‌ریزی و مشخص کردن ساعت به ساعت برای انجام هر کدام از وظایف‌تان، بهتر می‌توانید سراغ آنها بروید. برای این کار می‌توانید از اپلیکیشن‌های ToDo List استفاده کنید. یک اپلیکیشن رایگان در این زمینه، Google Task است که هم برای اندروید و هم iOS قابل دانلود است. اپلیکیشن‌های پولی با امکانات بیشتر هم برای اینکار وجود دارند. اگر هم می‌خواهید سنتی عمل کنید، می‌توانید از کاغذ‌های استیکر استفاده کنید تا لیست وظایف روزانه را یادداشت و سپس سراغ آنها بروید.6. با دورکاری مانند یک کار واقعی رفتار کنید
واقعیت این است که کار کردن با پیژامه می‌تواند روی بهره‌وری شما تاثیر منفی بگذارد. اگر لباس‌های رسمی‌تری بپوشید، درواقع به ذهن خود این سیگنال را می‌دهید که «حالا وقت کار کردن است». البته منظور این نیست که با کت و شلوار پشت کامپیوتر بشینید اما همین که لباس کار کردن شما با لباسی که از خواب بیدار می‌شوید فرق داشته باشد، خودش کمک شایانی است به این که حسابی روی کارهای خود تمرکز کنید.7. نخست سراغ کارهای ساده بروید
ممکن است در هنگام دورکاری علاقه شما برای به تعویق انداختن کارها بیشتر شود. یکی از دلایل این موضوع فکر کردن به پیچیدگی یا سختی کارها است. برای ایجاد انگیزه ابتدا سراغ انجام کارهای ساده که به زمان زیادی احتیاج ندارند بروید. انجام کارهای آسان‌تر انگیزه‌تان را برای کارهای سخت بالا می‌برد.8. وقت‌های استراحت هم برای خود در نظر بگیرید
وقتی حضور فیزیکی همکارانتان نباشد، شما هم راحت‌تر می‌توانید برای مدت طولانی روی صندلی خود بنشینید که این مورد اصلا برای سلامتی شما خوب نیست! بنابراین بهتر است هر چند دقیقه به خود و بدنتان استراحت بدهید. برای این کار می‌توانید چند دقیقه در خانه راه بروید، برای خودتان قهوه یا چای درست کنید و سپس به کار باز گردید. شاید بتوان گفت یک مزیت کار کردن در خانه این است که وقت‌های استراحت جذاب‌تری می‌توان داشت.
9. درگیر شبکه‌های اجتماعی نشوید
برای رفع خستگی تا حد ممکن سراغ شبکه‌های اجتماعی نروید یا برای سرزدن به آنها زمان مشخصی را تعیین کنید. چک کردن مداوم شبکه‌های اجتماعی، خستگی شما را بیشتر خواهد کرد. برای مقابله با سهولت استفاده از فضای مجازی در ساعات کاری، آنها را از مرورگرهای خود حذف کنید. هروقت احتیاج به استراحت داشتید، بهتر است چند دقیقه‌ای را در خانه راه بروید و خستگی‌تان که برطرف شد دوباره سر کار برگردید.10. جلسات درون سازمانی رو کنسل نکنید
اگر به عنوان یک مدیر و یا سرپرست روزهای خاصی از هفته جلسه برگزار می کردید، اکنون هم این زمان جلسه را از طریق تماس تصویری داشته باشید. حفظ کردن رابطه بین افراد شرکت باعث میشود کارمندان انگیزه خودشان را برای کار کردن حفظ کنند و کمتر دوری از محیط کار را حس کنند.
11. در پایان هر روز گزارش کار ارائه کنید
برخی ممکن است به صورت ماهانه یا هفتگی از کارهایی که انجام دادند گزارش کاری بدهند. اما در شرایطی که مجبور به دور کاری هستید، بهتر است هر روز برای بهتر شدن روال کاری از خودتان یک گزارش تهیه کنید و به مدیر یا سرپرست ارائه کنید.دورکاری اگر با نظم و مدیریت زمان انجام شود، نتایج بسیار اثربخشی به دنبال خواهد داشت.
منبع:
1. بلاگ شابش / ویروس کرونا و دورکاری کارمندان
2. بی بی سی فارسی / دورکاری در زمان کرونا؛ چطور می‌توان شرایط کاری را بهتر کرد؟
3. دیجی کالا / ویروس کرونا و دورکاری؛ ۸ راه برای بهبود بهره‌وری هنگام کار در منزل
4. ایران تلنت / چگونه کارایی خود را در زمان دورکاری حفظ کنیم؟
5. پارس ویتایگر / 11 نرم افزار دورکاری کاربردی در زمان کرونا
.jpg)
