برنامه ریزی چیست؟ چرا اهمیّت دارد؟

یکی از تفاوت‏های اساسی میان انسان و حیوان این است که حیوان فقط در زمان حال زندگی میکند و انسان در سه زمان: گذشته، حال و آینده. گذشته محمل تجارب است، حال منزلگاه تصمیم‏گیری است، و آینده سکوی رشد و ارتقاء. انسان با تجزیه و تحلیل رویدادهای گذشته، دست به برنامه ریزی زمان حال میزند و آینده را رقم میزند.
متخصصان برنامه ریزی میگویند: نگرش انسان نسبت به آینده باید از زاویه سه افق صورت گیرد: افق باز؛ افق دور و افق روشن.
افق باز: افق باز ضامن مانورِ فکری آدمی نسبت به مصالح و مسائل پیرامونی و یکی از عوامل دوری آدمی از اندیشه‏های محدود و برنامه‏های جزئی نگری است. هر انسانی که از افق باز بهره‏مند است، در برابر معادلات زندگی، به صورت خطی نمیاندیشد؛ بلکه نگرش او حالت شبکه‏ای و گسترده دارد و راه‏حل‏های مختلف را فقط از زاویه یک راه نمیبیند و به اصطلاح پژوهش‏گران، به ورطه تک سبب بینی نمیافتد، لذا راه‏های مختلف را آزمایش میکند. افق باز روش مؤثری در نگرش است و در همه فعالیت‏های هدفمند به کار میآید.
افق دور: یکی از خصلت‏های ممتاز انسان، خصلت دور اندیشی (Proridence) است. افق دور در نگاه و نگرش آدمی، ضامن شفاف شدن ابهامات آینده است و تصمیمات آتی را رقم میزند. افراد دور اندیش در مقایسه با دیگران، تصویری شفاف‏تر در مسائل، رفتارها، عکس العمل، رویدادها و اتّفاقات دارند.
افق روشن: بهره مندی انسان از زاویه روشن و کم ابهام، با استفاده از دو افق قبلی میسّر است. افق روشن محصول دو افق دور و باز است. افقِ روشن، میوه انسان در اصل برنامه ریزی بهینه و کارآمد برای آینده در حال اتّفاق است.
محصول این سه افق، بحث شناخت (Recognition) است. بنابراین سه افق، اساس برنامه ریزی عبارت است از:
1. خودشناسی.
2. جهت بخشی فعالیت‏ها.
3. بهبود کیفیت زندگی در ظرف زمان.
تا شناخت موجود نباشد، ضمانتی برای آینده وجود ندارد.
میتوان آینده را به زمان حال منتقل نمود، یعنی میتوان زمینه ساختن پله‏های آینده را در زمان حال بررسی نمود و آن‏ها را شکل داد. تعداد بسیار اندکی از مردم وقت کافی در اختیار دارند. همه از کمبود وقت مینالند. طبق تخمین‏ها و برآوردهای انجام شده، حدود 30 الی 40 درصد توان انسان‏ها به کار گرفته میشود و محاسبات نشان میدهد که افراد 60% از زندگی کاری خود را هدر میدهند. بیشتر وقت‏ها، انرژیها، تواناییها و استعدادها به هدر میروند، چون شناخت کافی وجود ندارد، هدف‏ها روشن نیست و برنامه ریزیها و اولویت گذاریها دقیق نمیباشد.
عمر ما محدود است. ما یک‏بار فرصت زندگی کردن داریم. امروزه طبق محاسبات انجام شده، یک انسان با امید به زندگی طولانی، حداکثر 200/000 ساعت از زمان را، به عنوان وقت قابل استفاده، در اختیار دارد.
استفاده از سرمایه عمر: استفاده بهینه و بهتر از «زمانِ» محدود و ارزشمند، تنها از طریق برنامه ریزی و «مدیریت زمان» که هوشیارانه، مستمر و پایدار تدوین شده باشد، فراهم میشود. مدیریت زمان که در واقع، همان برنامه ریزی است، به معنای تسلط و کنترل بر فرصت‏ها و جهت دادن به فعالیت‏هاست.
برنامه ریزی فرصت‏ها: برای طراحی برنامه مناسب جهت استفاده از فرصت‏ها، لازم است که هر فرد شبانه روز خود را به سه بخش تقسیم نماید:
بخش اول: صبح تا ظهر
بخش دوم: بعد از ظهر
بخش سوم: شب‏
باید هر کدام از این بخش‏ها را دو قسمت کرد و هر قسمت را به فعالیت‏های دو ساعته تقسیم کرد. بهتر است فعالیت‏های علمی، اجرایی، شغلی و تفریحی خود را در قالب این زمان‏ها تعریف کنیم و هر قسمت را بین یک الی یک‏ونیم ساعت و حداکثر تمام شش قسمت را در 9 ساعت تقسیم نماییم. افراد شاغل یا در حال تحصیل ممکن است کل صبح یا بعد از ظهر یا صبح و بخشی از بعد از ظهر را به شغل و تحصیل خود اختصاص دهند. آن‏ها روی وقت باقیمانده میتوانند برنامه ریزی نمایند.
با این تقسیم بندی، در هر هفته ما میتوانیم 42 قالب زمان را احیاء کنیم و فعالیت‏های خود را در قالب آن تعریف کنیم و اگر این قالب‏ها یک ساعتی باشند، باز هم در هر شبانه روز 18 ساعت از 24 ساعت آزاد خواهد ماند؛ یعنی با احتساب این‏که 2 ساعت صبح، 2 ساعت عصر و 2 ساعت شب را برای فعالیت‏های علمی، پژوهشی و... خارج کرده باشیم، باقیمانده هر روز 18 ساعت و در هفته 126 ساعت آزاد خواهد ماند. لذا میبینیم که در هفته، چقدر ما زمان را قربانی و فدا کرده‏ایم. و این یعنی ذبح زمان! یعنی نابودی فرصت‏ها؟
سرمایه عمر آسان به کف نیامده است، که آسان از دست رود. برنامه ریزی کمک میکند که به فعالیت‏های خویش، نظام یافته بنگریم و این نکته را مد نظر داشته باشیم که: «زمان در عصر ما، ساعت‏ها و روزها و هفته‏ها نیست؛ بلکه زمان، با دقیقه و ثانیه و لحظه مورد بحث و بررسی قرار گرفته و فعالیت‏ها در قالب آن تعریف میشوند».
یک جوانِ پشت کنکوریِ رشته ریاضی سؤال‏های متعددی از من پرسید. از او سؤال کردم: چند وقت دیگر به کنکور باقیمانده است؟ او پاسخ داد: 75 روز، یعنی 1700 ساعت که با ساعت‏های باقیمانده امروز تا شب که 11 ساعت است، میشود 1711 ساعت.
ضمن تشویق، به نگرش او آفرین گفتم و اضافه کردم: انشاءا... از این به بعد، زمان را در قالب دقیقه و ثانیه ببین و بنگر چه فرصت‏هاییداری و چه فرصت‏هایی را هر روز ما از بین میبریم.
باید در «امروز»، فرداها را دید و ماه‏های بعد را به تصویر کشید، حتّی سال آینده را در قالب زمان حال به تماشا نشست. بعد از شهادت آیت ا... دکتر بهشتی، که به وقت تقویم ایشان نگریستند، فهمیدند که او برنامه ریزی خود را تا 6 ماه آینده ترسیم کرده بود.
از آن‏جا که قصدمان این است که سخن به درازا کشیده نشود، پیش در آمد این مقاله را در این‏جا به پایان میرسانیم و امیدواریم که در فرصت‏های دیگر، ادامه بحث را در خصوص:
سارقین زمان؛
برنامه ریزی زخمی؛
برنامه ریزی بیولوژیک؛
تکثیر زمان تا 2 برابر
و غیره ادامه دهیم.
منابعی برای مطالعه بیش‏تر:
1. مدیریت برتر زمان، راجیو ستی، ترجمه نازلی سید گرگانی.
2. چگونه برنامه ریزی کنیم، کیت کنان، ترجمه قاسم کریمی.
3. مدیریت زمان، لوتارجی بسی ورت، ترجمه منصور توکلینیا.