1. تعاريف بيش از حد:
از جمله سارقان زمان، تعارفات بيش از حد و فقدان شهامت نه گفتن است. به همين خاطر آدمي اسير و منقاد اين سارق بزرگ زمان و فرصت ها مي گردد چون نمي تواند جواب رد يا نفي بدهد، لذا حتي اين استيصال و درماندگي بر روح، روان و جسم آن ها اثر مي گذارد. اکثر افراد شکست خورده در برنامه ها با انبوهي از کارهاي نيمه تمام و فعاليت هاي زخمي رودررويند. اين دسته از افراد اسير اين سارق احساسي هستند.
2. تلفن:
تلفن يک ابزار ضرورت و يک وسيله ارتباط حياتي در زندگي امروز است اما نحوه استفاده صحيح و حساب شده از آن بهره وري آن را دو چندان مي کند و آن را به عنوان تسهيل گر تبديل مي کند، اما استفاده غلط از آن مي تواند سارق زمان باشد. گفتگوهاي طولاني و حاشيه رويهاي بي مورد و حتي دفعات استفاده غيرضروري باعث ضايعات زيادي از جمله: خستگي رواني، انقطاع کار، عصبانيت، ابهام و تحليل جسماني مي گردد. نکته ي ديگر اين که وقفه هايي که تلفن هاي غيرضروري در کار به وجود مي آورند، موجب هدر رفتن وقت مي گردد.
3. ملاقات کنندگان:
در منزل، محيط کار، خيابان و محيط هاي ديگر اجتماعي با افراد گوناگون در تعامل و ديدار و صحبت هستيم وليکن بعضي از افراد فرصت هاي مرده خويش را براي ملاقات با ما انتخاب مي کنند که چه بسا ما در اوج مشغله بوده و نياز شديدي به تمرکز(1) داشته باشيم به همين جهت بسياري ملاقات ها عامل سرقت زمان و کشتن وقت است.
4. اطلاعات اضافي:
اغلب ما چه در ذهن و چه در محيط کار و يا ميزکار و در منزل با اطلاعات، يادداشت ها و مطالب اضافي رو در رو هستيم. مقدار فراواني مدارک، نامه ها و کاغذ هاي اداري ما را احاطه کرده است و بي نظمي در اين مورد وقت زيادي را جهت بررسي و گاه مراجعات مکرر و بيهوده تلف مي کند که به نحوي سارقان زمان هستند، لذا بايد اطلاعات کيفي موجود به صورت دسته بندي شده و نه بسته بندي در جاي مناسب قرار داده شوند و اطلاعات کمي نيز بايد به صورت فهرست، نمودار، جدول و غيره خلاصه شوند تا در مراجعات ضروري بعدي مجبور به کنترل همه اطلاعات و اتلاف وقت نشويم.
5. خودمحوري:
از عمده ترين سارقين زمان خودمحوري و خود را قطب و ناظر و فاعل همه کارها دانستن است، حال که در انجام کارها از تفويض اختيار، کمک از همکاران و دوستان مي توان استفاده نمود. خود محوري هم سارق زمان است و هم مخل اعصاب و عامل تنش هاي رواني شديد مي گردد.
6. عدم تقسيم انرژي:
همه ي ما انسانها در طي شبانه روز ظرفيت هايي داريم و انرژي تعريف شده و محدودي را مي توانيم مصرف نماييم، لذا شايسته است که با توجه به امور و وظايف و فعاليتهايمان انرژي خود را تقسيم نماييم. استفاده ي مؤثر از وقت به ميزان تقسيم صحيح انرژي در طي شبانه روز بستگي دارد. بسياري افراد از ساعات اوليه صبح مثلا ساعت 8 صبح تا 11 صبح، فوق العاده انرژي مصرف مي کنند تا جايي که انرژي جايگزين هم نمي تواند آن ها را براي فعاليت هاي بعدي آماده کند و علاوه بر آن، استهلاک رواني آن ها را بي حال مي کند، لذا ساعات باقيمانده در طي شبانه روز تحت تأثير اين خستگي مفرط و طاقت فرسا عملا تلف مي گردند، لذا اين تندي و خستگي به سرقت زمان هاي باقيمانده مي انجامد.
7. عدم اولويت گذاري:
از سارقين عمده ي زمان نداشتن فهرستي از کارها بر اساس رتبه ي تفصيلي اولويت هاست. عملا ما روزانه با بسياري از امور سر و کار داريم که سه حالت دارند:
1. امور ضرب الاجلي و سريع.
2. امور و کارهاي روزانه متوسط.
3. امور عادي و معمولي.
اگر اولويت گذاري صحيحي صورت نگيرد، وقت زيادي را صرف موضوعات جزئي و بي اهميت مي کنيم و در نتيجه نمي توانيم به قدر کافي روي وظايف عمده و حساس متمرکز شويم.
8. نوع نگرش به زمان:
نوع نگرش به زمان گوياي استفاده بهينه يا عدم استفاده ي صحيح از آن است. نگرش روز، هفته، ماه به زمان، نوعي (سرقت پنهان) زمان است. براي جلوگيري از اين سرقت مخفيانه بايد به زمان به عنوان دقيقه، لحظه و ثانيه نگاه کنيم.
عموما افراد موفق در مديريت وقت خويش موفق بوده اند. آن ها از آنجا که فعاليتشان را تحت کنترل در مي آورند تا در نتيجه (وقت بيشتري) براي کارهاي اساسي داشته باشند همواره کامياب مي گردند. راز موفقيت بسياري از افراد موفق، استفاده بهينه و کارآمد از لحظات و فرصت هاي زندگي است.
9. ابهام در اهدف و مقاصد:
از عوامل ديگر مؤثر در سرقت زمان ابهام در اهداف و مقاصد و غايات است.
مارک تواين مي نويسد:
«اگر اهداف روشن نباشد، بايد دو چندان زمان صرف نموده و دو چندان تلاش کرد.»(2)
مديريت زمان از زاويه اهداف روشن و فعاليت هاي تعريف شده مي گذرد چون اهداف افراد را به مبارزه مي خوانند و محرک و مشوق فعاليتها هستند، برنامه ريزي مبتني بر هدف، روشني بهينه و پاسخگو است.
بعد از مطرح کردن 9 سارق زمان بايد بگوييم که براي بهسازي و کيفي کردن برنامه ها اين شعارها را فراموش نکنيد که هميشه برنامه هايتان را روي کاغذ بياوريد ما حتي در طبيعت مشق مي کنيم، زمين را خط کشي، دانه پاشي، نهربندي (جوي و پشته) و سپس (کاشت، داشت، برداشت) محصول اين پروسه است.
در ضمن مراقبت و سمپاشي نشان دهنده ي دقت و حذف يا تغيير و اصلاح است.
زمان بهار زندگي است و برنامه بذر فرصت هاست، لذا هر کسي در بهار به موقع نکارد، در پاييز درو نخواهد کرد.
در نتيجه هر چه وقت خود را بهتر سازماندهي کنيم (برنامه ريزي)، بهتر مي توانيم از آن، جهت دستيابي به اهداف شخصي و شغلي و حرفه اي استفاده کنيم. باز تأکيد مي کنيم:
برنامه ريزي نجات دادن و بهره وري صحيح از وقت و فرصتهاست.
پي نوشت :
1. Centeraliztion
2. لورتارجي سي ورت، مديريت زمان، توکلي نيا، نشر عصر ظهور، 1378.
منبع: کتاب مهارتهاي زندگي
