مديريت و تفويض اختيار (3)

10- موانع تفویض اختیار

استقرار تفویض اختیار نیز همچون دیگر راهبردهای و اصول مدیریت با تنگناها و محدودیتهایی مواجه می گردد. این موانع از ابعاد مختلف از جمله موانع مربوط به تفویض کننده (رئیس)، مرئوس، محیط و فرهنگ سازمانی قابل بررسی می باشد. برخی از موانع تفویض اختیار در سازمانهای دولتی ایران عبارت است از:
• برخی از مقامات تصور کنند که خود بهتر از دیگران می تواند تصمیم گیری کنند. چنین افرادی متمایل به مدیریت اختاپوسی (هشت پا) هستند که همانند اختاپوس دارای دستهای زیادی برای چنگ انداختن به تمام امور (خرد و کلان) سازمان هستند و عقیده دارند که اگر كاري بخواهد به درستی انجام گیرد بهتر است خودشان آن را انجام دهند. آنها معمولا وظایف بی اهیمت را به دیگران واگذار می کنند که از عهده افراد بی تجربه نیز بر می آید. کسانی که با این مدیران کار می کنند چون قبل از پذیرش مسئولیت وظیفه دشواری به آنها واگذار نشده که بتواند توانایی خود را ثابت کنند در زمینه ارتقای مقام دچار مشکل می شوند.
• نداشتن اعتماد نسبت به زیر دستان و از این که خود در مقابل مقامات مافوق مسئول رفتار زیر دستان قرار گیرد ، یا اینکه ترس از قدرت یافتن زیر دستان و در نتیجه در خطر افتادن موقعیت شان است البته این مورد ممکن است جهانی باشد ولی در کشورما نمود بیشتر دارد.
• حضور افراد غیر بوروکراتیک در راس سازمانها را نیز می توان یکی از موانع بر شمرد – دربوروكراسي اصل سلسله مراتب وجود دارد و بر حسب همین اصل اختیارات متناسب با وظایف تفویض اختیار صورت می گیرد.
• وجود ملاحظات سیاسی و سعی در مخفی نگاه داشتن برخی از مسائل و اطلاعات را می توان یکی دیگر از موانع تفویض اختیار برشمرد.
• نبود قوانین روشن در این زمینه و یا ناآگاهی در مورد وجود چنین قوانینی که کارکنان نمی دانند تا چه حد در حوزه کارشان قدرت مانور دارند را باید کلی دیگر از موانع برشمرد.
• برخوردهای صورت گرفته با برخی از مدیران خلاق ملی چند سال اخیر و جناح بندیهای موجود سیاسی کشور و جنجالهای به وجود آمده و محاکمه برخی مدیران به همین دلایل باعث شده که مدیران کمتر ریسک پذیر شوند و حالت بی تفاوتی به خود بگير ند و از تفویض اختیار پرهیز کرده یا از قبول مسئولیت امتناع کنند البته این نکته را باید مد نظر داشت هر مدیری موظف است قانون را در وهله اول رعایت کندو کار آمدی را نباید به منزله دور زدن قانون دانست.
• عدم وجود مدیریت مشارکتی که ادارات و سازمانهای کشور که به معنی مشارکت دادن وسهیم نمودن سایر اعضا در تصمیم گیری است. البته دراین مورد این نکته حائز اهمیت است دو عنصر اساسی در اجرای مشارکت ، زمان مناسب و راه درست است که اگر مشارکت در زمان مناسب و راه درست انجام نشود اثرات بدتری به بار می آورد.
• فقدان اعتماد به نفس در افراد نیز یکی از موانع می باشد. این فقدان اعتماد به نفس ممکن است از خانواده ، جامعه و حتی محیط مدرسه و دانشگاه ناشی شده باشد افراد از مسئولیت گریزانند و نمی خواهند با کوچکترین خطایی در معرض انتقاد قرار گیرند.
• انحصاری بودن اکثر خدمات و فعالیتهای در سازمانهای کشور که اکثراً دولتی است و عدم وجود رقیبی قدرتمند برای آنها سبب بی تفاوتی مدیریت عالی و عدم پاسخگویی می شود : که در صورت وجود رقیب، سازمانها جهت حفظ موقعیت و بقا، مشارکت همه جانبه کارکنان خود را خواستارند و در نتیجه برای رسیدن به موقعیت، تفویض اختیار به صورت گسترده به ناچار در تمام سطوح سازمان بعمل می آید.
• فقدان کنترل: اگر مدیر مطمئن باشد که نظام کنترل برای بررسی و تفحص نتایج تفویض اختیار کافی نیست از دادن اختیار به زیر دستان خودداری می کند.
• بی علاقه گی زیر دستان به قبول اختیار با توجه به موارد ذیل:
• ترس از باز خواست و سرزنش به دلیل اتخاذ تصمیمات اشتباه
• نداشتن انگیزش کافی برای قبول مسئولیت سنگین تر که مستلزم تقبل کار و فشار بیشتر است
• عدم اعتماد به توانایی خودشان که باعدم قبول اختیارناتوانی خود را پنهان مي کنند

11- راههاي بر طرف نمودن موانع تفويض اختيار

• نخستین مرحله باید تغییر نگرش مدیران در مورد این نکته باشد که مدیریت کارگروهی است ، نه فردی و اینکه مدیریت مشارکتی سبب نزدیک شدن اندیشه ها و دیدگاه های مدیران و کارکنان شده و عملکرد سازمان را بهبود می بخشد.
• تفویض اختیار باید کامل واضح و مفهوم باشد و ابهامات آن از طریق قوانین و مقررات یا جلسات توجیهی رفع گردد.
• ایجاد اعتماد به نفس در کارکنان طوری که قبول مسئولیت کرده و در جهت تعالی گام بردارند. این کار از طریق اهمیت دادن بیشتر توسط مدیران باید صورت گیرد قوانین و مقررات نیز باید در این زمینه روشن باشد تا کارکنان بدون ترس ازمواخده شدن درگیر مسئولیت شوند.
• ایجاد انگیزش کارکنان : مدیریت باید از نیازها و هدفهای زیردستان آگاه باشد. افزایش مسئولیت کارکنان به خودی خود ممکن است موجب انگیزش نشود لذا باید از مشوقهای کافی مانند ترفیع، شرایط کاری بهتر، پاداشهای مالی یا معنوی جهت ایجاد انگیزش استقاده کرد.
• تاکید بر ارباب رجوع محوری در نظام اداری که به تفویض اختیار بیشتری می انجامد. مثلاً اگر این تفکر بر مدیر حاکم باشد (مشتری مداری) جهت جلوگیری از ایجاد وقفه در کار ارباب رجوع به هنگام نبودی ولی مسئولیت خود را تفویض می کند.
• اغماض در مورد اشتباهات زیردستان
• استقرار سیستم کنترل کافی

12- عوامل تعيين كننده درجه تفويض اختيار

اگرچه تفویض اختیار درجات متعددی دارد لیکن حدود آن در سازمانهای مختلف متفاوت است. تفویض اختیار نیز مانند تشکیل سازمان یک وسیله است. یعنی ابزاری است در دست مدیریت برای رسیدن به هدف. عوامل تعیین کننده درجه تفویض اختیار عبارتند از:
• هزینه تصمیم گیری: هرچه هزینه تصمیم گیری در مورد یک مسئله زیادتر باشد نیازبه اتخاذ تصمیم در سطوح بالا ترمدیریت بیشتر خواهد بود.
• تمایل به یکسانی خط مشی ها: هر چه نیاز به یکسانی خط مشی ها بیشتر باشد اختیارات مربوطه متمرکزتر خواهد بود.
• وسعت و بزرگی سازمان: هر چه سازمان بزرگتر باشد مسایل آن بیشتر است وتصمیم گیری به سطوح مختلف واگذار می شود.
• محیط سازمان، انعطاف پذیری: هر چه محیطی که سازمان در آن فعالیت می کند و متشنج تر و رقابت شدیدتر باشد سازمان جهت انجام عکس العملهای بموقع باید انعطاف پذیری بيشتری داشته باشد که لازمه آن واگذاری تصمیم گیری به سطوح پائین تر سازمان مي باشد که مستقیماً درگیر محیط بیرونی هستند.
• فنون کنترل: عامل دیگر وجود تکنیک های کنترل است توسعه و بهبود روش های آماری ، کنترلهای حسابداری و سایر فنون کنترل گرایش به تفویض اختیار را افزایش می دهد.

13- نتيجه

همان طور که ذکر شد تفویض اختیار در سازمانها و ادارات به ویژه سازمانهای بزرگ امری اجتناب ناپذیر است. اما مدیرانی موفق ترند که در بکار گری اصول تفویض اختیار توجه لازم را به توانایی و استعدادهای زیر دستان داشته ، باشند و ضمن پرورش و مشارکت آنان در انجام هر چه بهتر وظایف حیطه مسئولیت سازمان را به سوی اهداف عالی سوق دهند تفویض اختیار ، به عنوان یکی از مهمترین نرم افزارهای مدیریتی، به سازمان و مدیریت حیات و پویایی می بخشد. تفویض اختیار باید بر ساختار و تشکیلات سازمانی، اهداف و ماموریت آن، متمرکز و غیر متمرکز بودن آن، میزان تخصصی و حرفه ای بودن آن و ... استوار باشد.
در تفویض اختیار مدیران باید هر گونه ابهام در واگذاری امور را مرتفع کرده و عمل انگیزش در زیر دستان را تقویت نماید و بالاخره اینکه تفویض اختیار مستلزم تدوین و اجرای سیستم کنترل و ارزشیابی است تا مدیر همواره از فرایند عملیات فعل تفویض شده آگاهی یافته و باز خوردهای لازم را به تفویض شونده ارائه نماید.

مراجع:

1. مديريت سازمانهاي پيچيده ريچارد ال دفت
2. مديريت ، جلد دوم برنامه ريزي و سازماندهي – سيد محمد اعرابي – علي پارسانيان
3. نشريه اصلاح و تربيت شماره 50
4.نشريه توسعه مديريت شمار 38
5. نشريه اعتماد 18/12/82
6. نشريه كهكشان شماره 69
7. مجله تدبير شماره 126

منبع:www.mgtsolution.com
/س