روابط عمومی اشتراک‌های زیادی با بازاریابی دارد و با تمرکز بر ارتباط با مردم و اعتمادسازی، فعالیت‌های مختلفی انجام می‌دهد. از جمله فعالیت‌های روابط عمومی می‌توان به مدیریت بحران‌های برند، رصد شبکه‌های اجتماعی، ارتباط با سازمان‌های دیگر، برگزاری رویدادها، خلق تصویر برند و مراقبت از آن و… برای اثبات فعالیت‌های حرفه‌ای برند اشاره کرد.
عوامل مختلفی بر کارایی روابط عمومی موثر هستند. عواملی که بسیاری اوقات کسب‌وکارها آن‌ها را نادیده می‌گیرند؛ به همین دلیل، بیشتر اوقات تمام اقدامات انجام شده برای اجرای روش‌های روابط عمومی بی‌اثر می‌ماند. درادامه، می‌خواهیم عوامل موثر بر کارایی روابط عمومی را به شما معرفی می‌کنیم. پس تا پایان این مطلب با ما همراه باشید.
بررسی عوامل موثر بر کارایی روابط عمومی
با استفاده از روابط عمومی می‌توانید پیام برند و اهداف کسب‌وکار خود را به مردم برسانید و تصویر مناسبی از کسب‌وکار خود را به داخل یا بیرون سازمان نشان دهید. روابط عمومی پُل ارتباطی بین سازمان (برند) و جامعه (مردم) است.در مسیر استفاده از روابط عمومی برای ارتباط با مردم باید از یک نقشه راه کامل با بهره‌مندی از استراتژی‌های برنامه‌ریزی شده و نیرو‌های انسانی حرفه‌ای و متخصص برای بهبود ارتباطات سازمانی و برقراری ارتباط با کاربران استفاده کنید.
درادامه، عوامل موثر بر کارایی روابط عمومی را به‌صورت کامل معرفی می‌کنیم تا با به‌کارگیری آن‌ها در سازمان خود بتوانید استفاده بهینه‌تری از بخش روابط عمومی سازمان‌تان برای ارتباط با جامعه هدف (کاربران) خود داشته باشید.
۱۰ نکته طلایی برای ایجاد طرح روابط عمومی موثر
روابط عمومی بر ایجاد تصویر مناسبی از برند برای مردم، اعتمادسازی، اثبات اهداف، موفقیت‌ها، ارائه داستان برند برای مردم و هدایت و مدیریت افکار عمومی تمرکز دارد. کسب‌وکارهایی که درک درستی از روابط عمومی و نقش آن در پیشبرد اهداف برند دارند، می‌توانند موفقیت‌های بیشتری در مقایسه با رقبا به‌دست آورند.از جمله موارد مهم برای افزایش کارایی روابط عمومی می‌توان به عناصر اساسی مثل تحقیق و بررسی، برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی، تعیین اهداف، استراتژی مناسب، استفاده از روش‌های و راه‌های ارتباطی مختلف سنتی و دیجیتالی برای ایجاد ارتباط با مردم، برقراری ارتباط دوسویه بین مخاطبان و همکاران و… اشاره کرد.
در ادامه، ده فاکتور موثر برای داشتن روابط عمومی با عملکرد مناسب را معرفی می‌کنیم. با به‌کاربردن این نکات می‌توانید ارتباط بهتری با کاربران خود ایجاد کرده و داستان برند خود را بهتر به گوش آن‌ها برسانید و به‌عنوان برند حرفه‌ای و موفق اعتماد مردم را به‌دست آورید.
۱. مخاطبان خود را بشناسید
طرحی برای روابط عمومی خود ایجاد کنید که مبتنی‌بر بینش باشد. برای این منظور، تحقیقات جامع و کاملی را درباره سرویس‌ها و محصولات برند خود انجام دهید و مطمئن شوید محصولات و خدمات‌تان نیازهای مشتری‌ها را رفع می‌کنند. تازمانی‌که نتوانید پشتیبانی و کیفیت لازم را به کاربران ارائه دهید، هرگونه ارتباط با کاربران بی‌اثر خواهد بود. برای شروع باید به پرسش‌های مهمی پاسخ دهید. آیا سرویس‌هایتان می‌توانند مشتری‌ها را راضی نگه دارند؟ محصولات و خدمات برند شما تا چه حد توانسته رضایت مشتری‌ها را به‌دست آورد؟اگر میزان رضایت از خدمات برندتان کم است یا حتی مشتری‌ها هیچ رضایتی از سرویس‌های شما نداشته باشند. باید این نگرانی‌ها را به بخش‌های مربوطه سازمان انتقال دهید. بیشتر اوقات متخصصان روابط عمومی با توجه به دسترسی آن‌ها به کانال‌های ارتباطی با کاربران نزدیک‌ترین شنونده برای درک نیازهای مشتری‌ها هستند.
این یک فرصت مهم برای درک نیازهای مشتری‌ها است. بنابراین، از این فرصت به‌منظور درک نیازهای کاربران برای توسعه و بهبود سرویس‌ها و محصولات خود استفاده کنید. با انجام تغییرات مناسب می‌توانید رضایت کاربران را به‌دست آورید و این می‌تواند در تصویر برند شما برای آن‌ها بسیار تاثیرگذار باشد. برای این منظور می‌توانید از ابزارهای سوشال لیسنینگ کمک بگیرید و مخاطبان خود را بهتر رصد کنید.
۲. داستان‌سرای صبوری باشید
بیشتر اوقات کسب‌وکارها سعی می‌کنند داستان برند خود را خیلی زود برای کاربران تعریف کنند. چنان‌که اسلحه‌ای بر سرشان گذاشته شده و به آن‌ها بگویند، همین الان تعریف کنید. فرقی نمی‌کند تعریف داستان برند خود را بخواهید همسو با حرکت رقبا انجام دهید یا فقط بخواهید برای گفت‌وگو درباره اهداف خود آن را مطرح کنید.اگر برنامه‌ریزی مناسبی برای آن نداشته باشید و نتوانید داستان برند خود را به‌خوبی و به‌درستی به گوش کاربران برسانید، نه‌تنها اعتمادسازی و برندسازی درستی انجام نمی‌شود. بلکه، ممکن است این موضوع باعث آسیب به برند و شرایط کسب‌وکارتان شود.
بنابراین، وقت بگذارید و داستان مناسب و تاثیرگذار از برند، خدمات یا محصولات و اهداف خود را تدوین کرده و آن را در زمان درست برای کاربران تعریف کنید.
۳. بر دستاوردها بیشتر از فعالیت‌ها تمرکز کنید
هنگام ایجاد طرحی برای ایجاد ارتباط با کاربران مانند یک ستاره شمالی حرکت کنید. بدین ترتیب، باید شروع، پایان و اقدامات انجام‌شده در برنامه‌تان را مشخص کنید. برای برقراری ارتباط با کاربران ازطریق رسانه‌های مختلف می‌خواهید آن‌ها چه چیزی را ببینند/ بشنوند/ احساس کنند/ انجام دهند؟ سعی کنید برنامه بلند مدتی را برای روابط عمومی سازمان خود تدوین کنید و برای رسیدن به نتایج دلخواه، روی لحظات کلیدی به‌منظور فرصتی مناسب برای سوار شدن بر موج رسانه‌ای تمرکز کنید. درغیراین‌صورت برای رسیدن به نتایج مناسب شاید مجبور به جایگزین‌کردن برخی فعالیت‌هایتان شوید. این‌کار با استراتژی‌های اصولی همسو نیست و نمی‌توانید از منابع خود بهترین استفاده را داشته باشید.۴. تفاوت بین داستان و خبر را بشناسید
بین داستان‌سرایی و انتشار خبرها تفاوت قائل شوید و هر کدام را با توجه به اثر بخشی‌شان در زمان درست به‌کار ببرید. داستان‌ها تاثیر آبشاری و زنجیره‌وار دارند و می‌توانید برای حفظ تعامل با کاربران خود از داستان‌های اثربخش و مورد توجه مردم استفاده کنید.انتشار خبرها اهمیت خاص خود را دارد. اما باید بدانید اعلامیه‌های خبری اثربخشی کوتاه‌مدت دارند و در طول زمان ارزش خود را از دست می‌دهند. منتشرکردن خبرهایی که باعث سروصدا کردن و کنجکاوی کاربران شود کار ساده‌ای به‌نظر می‌رسد.
درحالی‌که باید به‌دنبال انتشار خبرها یا داستان‌هایی باشید که مردم به آن‌ها علاقه‌مند شوند و به موضوعاتشان واکنش نشان دهند. حتی بتوانند آن‌ها را با سایر کاربران به‌اشتراک بگذارند.
۵. بررسی رقبا نقطه قوت شماست! فقط به خودتان فکر نکنید
توجه به ویژگی‌های برند و شناخت مخاطبان اهمیت زیادی دارد. اما باید نگاهی به بیرون از سازمان و رقبای خود نیز بیندازید. باید ببینید آن‌ها از چه روش‌هایی برای ارتباط موثر با کاربران استفاده می‌کنند و تا چه حد توانسته‌اند در این مسیر موفق باشند.اگر زمان زیادی را صرف تمرکز بر شاخصه‌های تک‌بعدی کنید. دیگر فرصت درک ابعاد گسترده‌تر موضوع را پیدا نمی‌کنید. بنابراین، فعالیت‌های رقبا را نادیده نگیرید و شروع به مطالعه و یادگیری درباره آن‌ها کنید. نقاط ضعف رقبا می‌توانند نقاط قوت شما باشند.
به همین دلیل، ببینید چه کاری را خوب انجام می‌دهند و چگونه می‌توانید در ایجاد ارتباط با کاربران با آن‌ها تمایز ایجاد کنید. هرچقدر اطلاعات بیشتری درباره ابعاد کسب‌وکار خود و رقبا بدانید، برنامه جامع‌تر و دقیق‌تری برای ایجاد ارتباط با مردم خواهید داشت.
۶. فروتن باشید؛ نیازی نیست همه چیز عالی به نظر برسد
تمرکزتان را برای معرفی محصولات، شریک‌های کاربری و مشتری‌ها بگذارید. قرار نیست همه چیز عالی به‌نظر برسد. بنابراین، هنگام ایجاد ارتباط با دنیای بیرون از کسب‌وکار اعتماد به نفس داشته باشید.اگر موفقیتی در کسب‌وکارتان دارید، نیازی به فخر فروشی نیست، فقط با بیان درست و در قالب پیغام اثرگذار آن را با مشتریان و شریک‌های کاری خود به اشتراک بگذارید. برای بیان داستان خود سعی کنید از مشتری‌ها و شریک‌های خود کمک بگیرید.
بدین ترتیب، پیام‌های شما باید توسط افراد شخص ثالثی پشتیبانی شود. این افراد وظیفه اعتمادسازی و دفاع از کسب‌وکار را برعهده دارند و می‌توانند از طرف شما در رسانه‌ها با مردم ارتباط برقرار و در مواقع ضروری از برندتان دفاع کنند.
۷. دعوت به اقدام برای مشتریان داشته باشید
برای این‌که بتوانید ارتباط خود با کاربران را حفظ کنید؛ فراخوان عمل‌های (Call to Action) مناسب و مورد توجه کاربران ایجاد کنید. این‌کار می‌تواند مثل اشاره‌گری در وب‌سایت‌ها باشد که کاربران را به انجام کاری تشویق می‌کند و آن‌ها را به وب‌سایت‌ها برمی‌گرداند.وقتی توجه مشتریان را به خود جلب کردید، چگونه می‌خواهید آن‌ها را درگیر کنید؟ این نکته بسیار مهم است. بنابراین، برای اثرگذاری بیشتر در هر رسانه‌ای استراتژی درست و هدفمند داشته باشید.
۸. روابط عمومی مثل جزیره‌ها خارج از گود کسب‌وکار نیست
روابط عمومی فراتر از آن چیزی است که از آن فقط برای ارائه اطلاعات درباره محصولات و سرویس‌ها استفاده شود. بهترین تیم‌های روابط عمومی همان‌هایی هستند که از زمان شروع کسب‌وکارها با تاروپود کسب‌وکارها درهم آویخته می‌شوند و برنامه هدفمند و منظمی را برای معرفی داستان برند و ارتباط با کاربران دارند. تیم روابط عمومی باید اطلاعات کاملی از برنامه‌های سازمان و رابطه‌ای نزدیک با سایر تیم‌های کسب‌وکار داشته باشد.این‌کار باعث می‌شود مطمئن شوید اهداف روابط عمومی همسو با برنامه‌های محصول است. برای این منظور، زمان خود را برای گذراندن با مهندسان و طراحان محصول تنظیم کنید. چراکه بهترین داستان‌ها را می‌توانید با کمک افراد نزدیک به محصول بنویسید. آن‌ها همه نقاط قوت و ضعف‌ها را می‌دانند و برای دریافت اطلاعات درباره بخش‌های مختلف محصولات و سرویس‌ها بهترین انتخاب هستند.
۹. پلتفرم مناسب ارتباطی را انتخاب کنید
بعد از شناخت کسب‌وکار و بررسی چگونگی بیان داستان برند و اطلاعات مربوط به اهداف و موفقیت‌ها باید رسانه مناسبی را برای ارتباط با مردم انتخاب کنید. در این مرحله باید ببینید مشتری‌های ایدئال شما زمان خود را در کجا می‌گذرانند.آیا کسب‌وکار شما به‌گونه‌ای است که نیاز به تبلیغات تلویزیونی و رادیویی دارید، یا نه استفاده از رسانه‌های دیجیتالی و چاپی برایتان مناسب‌تر است. اگر بتوانید از رسانه‌های مختلفی استفاده و مشتریان هدفتان را در آن پیدا کنید و از ارتباط رسانه ای موثر بهره‌مند شوید، برگزاری برنامه‌های روابط عمومی می‌شود.
اینترنت را به‌عنوان دنیای بی‌انتهای کاربران فراموش نکنید، فعالیت‌های خود را در قالب وب‌سایت یا حضور در رسانه‌های اجتماعی معطوف کنید. ایجاد ارتباط اثرگذار در هر پلتفرم می‌تواند برگ برنده شما برای ارتقای روش‌های ارتباطی در سایر پلتفرم‌ها باشد.
۱۰. نیازها و علایق مردم را نادیده نگیرید
روابط عمومی تلاش می‌کند پیغام مشخصی را به مردم برساند. این پیغام می‌تواند معرفی، به‌روزرسانی یا تاریخ عرضه محصول تا دستاوردهایی همچون کسب جایزه و ارتقای جایگاه برند بین رقبا یا کاربران باشد.سوال مهم این است که آیا این مطالب برای کاربران جالب و تاثیرگذار هستند؟ در واقع، همیشه یک قلاب برای درگیر کردن کاربران وجود دارد. شاید محصول شما بسیار خلاقانه باشد یا جایزه کسب‌شده کسب‌وکارتان را از رقبا متمایز کند.
مهم نیست چه اتفاقی افتاده است؛ باید دلیلی را برای جلب توجه و علاقه مردم ایجاد کرده و کاری کنید آن‌ها به‌دنبال کسب اطلاعات بیشتر درباره برندتان باشند.
جمع‌بندی
برای ایجاد ارتباط سازنده و مثبت بخش روابط عمومی در کسب‌وکارها به‌وجود آمده است. وجود روابط عمومی یک بخش ماجرا و فعالیت آن با عملکرد و کارایی مناسب بخش دیگر ماجراست. با استفاده از روابط عمومی می‌توانید اهداف، موفقیت‌ها، موقعیت یا محصول خود را به‌خوبی به مردم معرفی کرده و با آن‌ها ارتباط نزدیکی ایجاد کنید.با توجه به اهمیت روابط عمومی در کنترل شرایط بحرانی و خسارت‌های به‌وجود آمده برای کسب‌وکار، کارایی بالای آن‌ها می‌تواند رشد و موفقیت سازمانها را دو چندان کند. به همین دلیل، در این مطلب سعی کردیم ۱۰ مورد از عوامل موثر برای افزایش کارایی روابط عمومی را معرفی کنیم.
