چندين راه مختلف براي صرفه جويي در زمان مکالمات تلفني

با توجه به اين که به طور متوسط روزانه حدود 10 تا 20 درصد وقت مديران براي تلفن زد ن ياپاسخ گويي به تلفن ها صرف مي شود. در اين جا چندين روش جلوگيري از اتلاف وقت در اثر مکالمه با تلفن پيشنهاد مي شود.
صرفه جويي در وقت خود هنگام صحبت هاي تلفني
1) صحبت هاي کلي را محدود کنيد.
2) به سئوالاتي که از شما مي شود خيلي مختصر جواب د هيد.
3) اطمينان حاصل نماييد که کليه ي پيغام شما، خصوصاً قسمت اصلي را طرف مقال کاملاً دريافت کرده و مي تواند به وضوح به خاطر بياورد.
4) هر موقع که امکان دارد و مناسب مي دانيد، تلفن هايي را که به شما مي شوند، به ديگران تفويض کنيد.
5) براي اين که تلفن مزاحم شما نشود، کارهايي را که نياز به تمرکز قوي دارند، صبح اول وقت انجام د هيد.
6) در زمان هايي که قبلاً مشخص کرده ايد از جواب داد ن به تلفن خود داري کنيد.
7) اگر ابتدا شما به شخص مورد نظر تلفن بزنيد، از نظر روانشناسي در موقعيت بهتري قرار خواهيد گرفت.
8) پايان داد ن به مکالمه نيز اهميتش کم تر از شروع مکالمه نيست.
9) قبل از شماره گيري، هميشه ايده اي روشن داشته باشيد که اميدواريد با اين تلفن به چند هد في برسيد.
10) هميشه مکالمه ي خود را با گفتن «صبح بخير» يا «عصر بخير» شروع کنيد.
11) تلفن کرد ن در مواقع نامناسب عامل بزرگي در اتلاف وقت است.
12) صحبت کرد ن با تلفن در حالت ايستاده، ضمن تقويت احساس قدرت، فکر شما را هم آماده تر مي سازد.
13) قبل از اينکه بتوانيد به صورت موثر از گوش داد ن به تلفن استفاده کنيد، بايد روش آن را آموخته، تمرين و تکميل کنيد.
14) هنگام مذاکره با تلفن هميشه به صورتي مثبت گوش کنيد.
15) از منشي هاي تلفني، حداکثر استفاده را ببريد.
صرفه جويي در وقت ديگران در صحبت هاي تلفني
1) هرگز اجازه ند هيد که تلفن شما قبل از اينکه به آن جواب د هيد، بيش از 3 بار زنگ بخورد (12 ثانيه).
2) همه در شرکت بايد اين مسئوليت را به عهده بگيرند که اگر مسئول تلفن امکان پاسخ گويي به تلفن را نداشت، به آن جواب د هند.
3) براي گرفتن و داد ن پيغام ها بايد دستورالعمل وجود داشته باشد.
4) هنگامي که با شخصي در نزد يکي خود صحبت مي کنيد، هرگز دست خود را مقابل ميکروفن تلفن قرار ند هيد، زيرا اين باعث مي شود که از نظر تلفن کننده شرکت شما کوچک و غير حرفه اي به نظر بيايد.
5) اگر قول داده ايد که بعداً به شخصي که به شما تلفن زده است، تماس بگيريد، حتماً اين کار را انجام د هيد.
6) اگر جواب سوال يا راه حل مشکلي را نمي دانيد اعلام کنيد که اطلاع نداريد و به تلفن کننده قول د هيد که جواب را مي يابيد و بعداً با او تماس خواهيد گرفت.
7) به نکات کليدي مکالمه ي خود توسط گوش داد ن انعکاسي رسيد گي کنيد. روش انعکاسي، در برگيرند ه ي تفسير، تأويل و تکرار صحبت هايي است که از آن سوي خط به گوش مي رسد.
8) هميشه از کسي که تلفن زد ه براي اين که به خود زحمت داد ه و با شما تماس گرفته است، تشکر کنيد.
9) اجازه د هيد که پس ازپايان مکالمه، طرف مقابل گوشي را قطع کند.
منبع:ماهنامه فني -تخصصي دانش نما 181-182