نویسنده : سید احمد سجادی
منبع :راسخون
منبع :راسخون
2. میزان توانایی هدفگذاری و تنظیم برنامه‌های دراز مدت، میان مدت و کوتاه مدت
در شاخص قبل گفته شد که اولین گام در برنامه‌ریزی، شناسایی اهداف است.هدف‌ها، عامل ایجاد انگیزه برای تلاش و کوشش است. تعریف و تعیین اهدافی مشخص برای مجموعه موجب می‌شود که مدیران و فرماندهان، مبنای مشخصی برای تصمیم‌گیری‌های خود داشته باشند که از آن به عنوان استراتژی یاد می‌شود. استراتژی یعنی شناخت آینده و برنامه‌ریزی برای آن با توجه به موقعیت و رویدادهایی که ممکن است پیش آید.
امروزه برنامه‌ریزی با توجه به تغییرات شدید در عوامل محیطی مانند جریانات سیاسی، اقتصاد، فناوری، قوانین دولتی، فرهنگ عمومی و ... ماهیت استراتژیک دارد یعنی با توجه به وضعیت جامعه، رقابت میان احزاب و سازمان‌ها، محدودیت منابع، تهدیدات خارجی و داخلی؛ بسنده کردن به برنامه‌ریزی سنتی (هدف، طرح، اجرا) کفایت نمی‌کند. در برنامه‌ریزی استراتژیک به عوامل سیاسی، اقتصادی و محیطی و تغییرات آن توجه، و با توجه به آن سایر برنامه‌ها و طرح‌های سازمانی توسعه داده می‌شود.
در واقع در برنامه‌ریزی استراتژیک پس از تعیین رسالت‌ها و مأموریت‌های اساسی سازمان به بررسی تهدیدها و فرصت‌ها، توانایی‌ها و ضعف‌های سازمانی پرداخته می‌شود و با توجه به نتایج آن، طرح‌ها، استراتژی‌ها و خط مشی‌هایی که بتواند سازمان را در دستیابی به اهداف بلند مدت یاری کند.
امام علی علیه السلام در بیان ارزش نگاه عمیق کردن به آینده و برنامه‌ریزی برای آن می‌فرمایند:
الْمُؤْمِنُونَ هُمُ الَّذِینَ عَرَفُوا مَا أَمَامَهُم :
مؤمنان آن کسانی هستند که آنچه را در پیش دارند، بشناسند. (12)یکی از مهم‌ترین عوامل در کسب موفقیت مدیران، تدوین و مشخص کردن دقیق اهداف بر اساس زمانبندی است. وقتی هدف‌ها مشخص می‌شود، موانع کنار می‌رود؛ فرصت‌ها از راه می‌رسد و منابع مورد نیاز خود را نشان می‌دهد. مدیران موفق، مدیرانی هستند که می توانند واضح و روشن، تعریف دقیقی از اهداف سازمانیِ خود بیان کنند.
هدف، تعیین کننده مسیر حرکت و جهت اصلی سازمان، روشن کننده مسیر تلاش‌های افراد و کارکنان سازمان و عنصر اصلی برنامه‌ریزی است که برنامه‌ها برای دستیابی به آن، طراحی و اجرا می‌شود.
سازمان‌ها برای منظورهای متفاوتی به وجود آمده اند. بنابراین اهداف خاصی دارند. تلاش مدیران، اعم از برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، سازماندهی و کنترل و... همگی به منظور دستیابی به اهداف تعیین شده است.
اهداف سازمانی، بیان‌کننده منظور برنامه‌ریزی در طرح‌ها و برنامه‌ها است. اهداف سازمانی در چارچوب فرایند برنامه‌ریزی تدوین می شود و اندیشه های مبهم را به منظورها و نتایج مشخص تبدیل می‌کند.
بدون اهداف، رفتارها و فعالیت‌ها، سازمان دچار سردرگمی خواهد شد؛ به همین منظور حضرت علی علیه السلام اهداف و برنامه های هر یک از فرمانداران را تعیین و به آنها ابلاغ می‌فرمودند. آن امام همام همواره اهداف و وظایف اصلی کارگزارانش را به صورت روشن و دقیق تبیین، و معمولا آنها را مکتوب می‌نمودند و به صورت نامه‌ای در اختیار مدیران مناطق و یا فرماندهان لشکر خود قرار می‌دادند.
در منابع روایی و متون تاریخی، موارد بسیاری از این نامه‌ها ذکر شده است. در کتاب شریف نهج‌البلاغه نیز چند مورد از این نامه‌ها هست که کامل‌ترین و جامع‌ترین آنها، نامه‌ای است که حضرت، خطاب به مالک اشتر نخعی، نوشته اند زمانی که تصمیم گرفتند او را به عنوان استاندار مصر منصوب کنند.
آن حضرت در این‌نامه مفصل - که به عهد‌نامه مالک اشتر معروف است - اهداف اصلی و انتظارات اساسی خود را از مالک، روشن و مشخص، و به صورت مشروح و جامع، وظایف و اختیارات او را ذکر کرده‌اند.
ایشان در بخش اول این نامه، اهداف کلی و وظایف اصلی را مطرح می کنند و می‌فرمایند:
هذا ما أَمَرَ بِهِ عَبْدُ اللَّهِ عَلىٌّ أَمِیرُالْمُؤْمِنِینَ مالِکَ بْنَ اْلحارِثِ الْأَشْتَرَ فِى عَهْدِهِ إِلَیْهِ، حِینَ وَلَّاهُ مِصْرَ: جِبوةَ خَراجِها، وَ جِهادَ عَدُوِّها، وَ اسْتِصْلاحَ اَهْلِها، وَ عِمارَةَ بِلادِها... :
این، دستوری است که بنده خدا علی امیرالمؤمنین به مالک ابن حارث اشتر در پیمان خود با او داد، هنگامی که او را والی مصر گردانید تا خراج آنجا را گرد آورد و با دشمن بجنگد و به اصلاح حال مردم بپردازد و شهرهای آنجا را آباد سازد. (13)امام علیه السلام در این قسمت از نامه، مبنای اصلی انتصاب و اعزام مالک اشتر به مصر را گرفتن مالیات، جنگ با دشمنان، ساماندهی کار مردم و آباد ساختن شهرهای آن منطقه اعلام کرده، و در ادامه نامه، وظایف مالک اشتر و روش‌ها و دستور‌العمل‌های لازم را برای دستیابی به آنها توضیح داده‌اند.
باید توجه کرد، هدفی که انتخاب می‌شود باید دارای چند ویژگی باشد:
- هدف باید واضح باشد. مدیران و نیروها آشکارا مقصد را بدانند که چه می‌خواهند. اهداف مبهم، دست‌یافتنی نیست؛ پس هدف باید به گونه ای بیان شود که واضح و دقیق باشد.
- هدف باید قابل‌سنجش باشد؛ یعنی مدیر و فرمانده بتواند اندازه نزدیکی سازمان به هدف را بسنجد.
- هدف باید دست‌یافتنی باشد؛ چون اگر غیرممکن باشد، خیلی زود مدیران و نیروها دلسرد می‌شوند و هدف را کنار می‌گذارند.
- هدف باید بر زمان مبتنی باشد. لازم است مدیران برای رسیدن به اهداف جدول زمانی داشته باشند و سقف زمانی برای آن در نظر بگیرند؛ در غیر این صورت هرگز به روزِ پایان نخواهند رسید.
- هدف باید واقع‌بینانه، و تحقق آن در سازمان، ممکن و نتیجه ای در پی داشته باشد.
فرایند هدفگذاری و اجرای آن نیازمند شناسایی نیازمندی‌ها، توانمندی‌ها، فرصت‌ها و تهدیدهاست.
امام علی علیه السلام فرمودند:
لَاتَعْزِمْ عَلَى مَا لَمْ تَسْتَبِنِ الرُّشْدَ فِیه :
بر آنچه رشد را در آن نمی‌دانی، عزم مکن. (14)بازخوانی و ویرایش فهرست اهداف باعث می‌شود مدیران به فهرست مطلوبی از عملکرد گذشته و چشم‌انداز آینده دست یابند و از عملکرد گذشته برای آینده برنامه ای تنظیم کنند.
مولای متقیان حضرت امیرالمؤمنین علی علیه السلام در قسمتی از نامه سی‌و‌یکم خطاب به فرزند گرامیش حضرت امام حسن علیه السلام در مورد برنامه‌ریزی آینده بر اساس کارهای گذشته می‌فرمایند:
اسْتَدِلَّ عَلَى مَا لَمْ یَکُنْ بِمَا قَدْ کَانَ فَإِنَّ الْأُمُورَ أَشْبَاه:
با آنچه در گذشته دیده و شنیدهای بر آنچه هنوز نیامده است، استدلال کن؛ چرا که امور شبیه یکدیگرند.بعد از انتخاب هدف باید به تنظیم برنامه‌ها و هدفگذاری پرداخت:
در تعریف هدفگذاری می‌توان گفت هدفگذاری بیان نتایج موردانتظار در قالب کارهای مشخص و قابل اندازه‌گیری در محدوده زمانی معین و با صرف هزینه معین است؛ به بیان دیگر هدفگذاری، تجزیه مأموریت‌ها و اهداف بلندمدت در قالب اهداف کمی و کیفی کوتاه‌مدت است.
با این تعریف‌ها می توان پی برد هدفگذاری جزء جدایی‌ناپذیر برنامه‌ریزی و مبنایی برای اجرای آن است.
در ابتدا بهتر است خطوط کلّی برنامه‌های آینده سازمان را در درازمدت مشخص نمود. در این برنامه‌ها سیر کلّی حرکت‌ها تا رسیدن به اهداف سازمانی مشخص می‌شود. در این نوع برنامه‌ریزی که برنامه‌ریزی استراتژیک یا جامع گفته می‌شود، وضعیت فعلی سازمانی و راه‌های کلّی آینده تبیین می شود. در این برنامه‌ریزی، رسالت سازمان، تعیین، و سیاست‌های کلی سازمان تدوین می‌شود. اهداف بلند مدت باید در قالب هدف‌های کمی و کیفی کوتاه مدت، تجزیه گردد. سپس خطوط کلّی برنامه جامع در اجزای مناسب، خرد می‌شود و هر جزء به صورت هدفی کوچکتر در می آید و برای رسیدن به هر یک از این اهداف کوچک، برنامه‌ای عملیاتی ترسیم می شود.
برنامه عملیاتی یعنی پیش بینی اقدامات لازم برای رسیدن به هدف‌های معین با توجه به امکانات و محدودیت‌ها و خطوط کلّی با استفاده از شیوه های (روش‌های) مناسب.
تقسیم‌بندی اهداف بزرگ به اهداف کوچکتر فواید بسیاری دارد که مهم‌ترین آنها صرفه‌جویی در زمان، جلوگیری از پراکندگی فکر و انرژی و افزایش بهره‌وری است.
عموماً برنامه‌ریزی را از جنبه زمانی می‌توان در قالب برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت (برنامه‌ریزی عملیاتی و تاکتیکی)، برنامه‌ریزی میان‌مدت و برنامه‌ریزی بلندمدت دسته‌بندی نمود.
هدف‌های کوتاه مدت اهدافی است که سازمان برای رسیدن به هدف‌های بلند مدت باید به آنها دست یابد. هدف‌های کوتاه مدت باید همانند هدف‌های بلند مدت، قابل اندازه‌گیری، مولد انگیزه، واقعی، سازگار با سایر هدف‌ها و اولویت‌بندی شده باشد.
هر سطح از مدیریت در سازمان باید با مأموریت‌های اساسی سازمان (رسالت سازمان) آشنایی کافی داشته باشند و در چارچوب مأموریت‌های کلی و اساسی سازمان به تعیین اهداف بلند مدت و میان مدت واحد خود بپردازد.
برنامه‌های بلند مدت به سازمان کمک می‌کند تا از نتایج کار، ارزیابی درستی به دست آید و پیامدهای کار اندیشیده شود و برای هم‌افزایی، مشارکت، تعیین اولویت‌ها، و هماهنگی امورِ درازمدت تدبیر شود.
پیامبر اکرم صلی الله علیه و آله می‌فرمایند:
إِذَا هَمَمْتَ بِأَمْرٍ فَتَدَبَّرْ عَاقِبَتَهُ فَإِنْ یَکُ خَیْراً وَ رُشْداً فَاتَّبِعْهُ وَ إِنْ یَکُ غَیّاً فَدَعْه :
چون در اندیشه انجام دادن کارى برآیى در عاقبت آن تدبّر کن تا اگر نیک است و در راه درست، به آن دست یازى و اگر مایه گمراهى است آن را فروگذارى. (15)حضرت رسول صلی الله علیه و آله در مورد برنامه‌ریزی چند جانبه کوتاه مدت و بلندمدت فرموده‌اند:
اعْمَلْ لِدُنْیَاکَ کَأَنَّکَ تَعِیشُ أَبَداً وَ اعْمَلْ لآِخِرَتِکَ کَأَنَّکَ تَمُوتُ غَدا :
براى دنیاى خود چنان کار کن که گویى همیشه زنده خواهى ماند و براى آخرت خود چنان کار کن که گویى فردا خواهى مرد. (16)امام علی علیه السلام نیز می‌فرمایند:
فِی صِفَةِ اللَّبیبِ: .. رَاقَبَ فِی یَوْمِهِ غَدَهُ وَ نَظَرَ قُدُماً أَمَامَه :
(انسان خردمند) در امروز مراقب فرداى خویش است و از هم اکنون آنچه را در پیش دارد مىبیند. (17)مقام معظم رهبری در جمع نیروی انتظامی، لزوم مدیریت قوی و برنامه‌ریزی علمی و پیوسته را نتیجه بخش می دانند و می فرمایند:
«امروز بحمداللَّه نیروى انتظامى پیشرفت‌هاى بسیارى را در جنبههاى مختلف نظم و سازماندهى، آگاهى و هوشمندى و آشنایى با شیوههاى علمى، ارتباط با مردم و پیدا کردن اولویت‌ها از خود نشان مىدهد که مایه خرسندى است و یقیناً وقتى نگاه درست به مقوله عزم و نظم و امنیت وجود داشته باشد و این با مدیریت قوى، برنامهریزى علمى و کار بىوقفه همراه شود، نتیجهاش براى این نیرو، افتخارآمیز و براى ملت شیرین خواهد بود.» (18)
مقام معظم رهبری در جای دیگر، هدف نیروی انتظامی را، که همان امنیت است، بسیار ارزشمند برشمرده اند و فرمودند:
«اگر باید انسان براى انتخاب راه زندگى و تحصیل، هدفى را در میان هدف‌هاى مهم گزینش کند، بدون تردید هدفى که شما گزینش کردید، یکى از برترین و بهترین هدف‌هاست و باید این توفیق را قدر بدانید و خداى متعال را شکر بگویید و به خود ببالید؛ زیرا مقوله امنیت، یک مقوله بسیار مهم و استثنایى است.» (19)
پس از تعیین و تصویب اهداف در سازمان، نوبت به اجرای فرایندها و فعالیت‌ها می‌رسد.
تعهد داشتن نسبت به اهداف و احساس مسئولیت با اجرای بهتر برنامه‌ها رابطه مستقیمی دارد. مدیران باید این حس را در خود و کارکنانشان تقویت کنند و در راه دستیابی به هدف‌های تعیین شده از هیچ کوششی فروگذار نکنند.
پی نوشت ها :
12. الحیاة، ج1، ص273.
13. نهج‌البلاغه، نامه53.
14. تصنیف غرر‌الحکم و درر‌الکلم، ص476.
15. الحیاة، ج1، ص273.
16. تنبیه الخواطر، ج 2، ص234.
17. الحیاة، ج1، ص586.
18. بیانات در مراسم فارغالتحصیلى دانشکده افسرى نیروی انتظامى، 15/07/1383.
19. بیانات در هفدهمین دوره دانش آموختگی دانشجویان دانشگاه علوم انتظامی،16/08/1386.
/ع
