مدیریت زمان با چند تکنیک ساده و کم هزینه

فقط کافی است که فعالیت هایتان را روی کاغذ بیاورید تا بتوانید زمان را اسیر خود کنید.
 

چکیده : خیلی از انسان ها دغدغه موفقیت و استفاده بهینه از وقت دارند ولی احساس پیشرفت در فعالیت ها را در خود نمی کنند و باعث سستی و کم رمقی خود و اطرافیان در محیط کار و خانه می شوند.مهمترین دلیل این مساله این است که از مهارت استفاده بهتر از زمان بی بهره اند درحالیکه این مهارت با چند تکنیک ساده قابل دستیابی است.

تعداد کلملت 1054 / تخمین زمان مطالعه 5 دقیقه

 

شاید قدرتمندترین ابزار مدیریت زمان فهرست روزانۀ فعالیت هایی است که کارهای هر روز را مشخص می‌کند. همۀ مدیران موفق در مدیریت زمان، روی کاغذ فکر می‌کنند و از فهرست فعالیت های روزانه بهره می‌گیرند. درست همانطور که یک خلبان قبل از هر پرواز از یک چک‌لیست استفاده می‌کند، مدیران مؤثر و موفق هم قبل از شروع کار چند دقیقه‌ای از وقت خود را صرف تهیۀ فهرست کارهایی می‌کنند که باید انجام شوند. بهترین زمان تهیۀ این فهرست شب قبل است، به طوری که ذهن نیمه‌هشیار شما فرصتی پیدا می‌کند تا در حالی که شما در خواب هستید، روی فهرست شما کار کند. وقتی صبح از خواب بیدار می‌شوید، ایده‌هایی دارید که برخی از مهمترین کارهای خود را انجام دهید. در پایان هر روز آخرین کاری که باید بکنید این است که برای کارهای فردا برنامه‌ریزی کنید. در جریان بررسی روی بیش از پنجاه مدیر ارشد به شدت موفق شرکتها، 49 نفر گفتند بهترین سیستم مدیریت بر زمان این است که برنامه‌های روز بعد خود را روی کاغذ بنویسند.
 

بسیاری از اشخاص در اندیشه اینکه فردا چه باید بکنند، خوابشان نمی‌برد. اگر قبل از خوابیدن فهرستی تهیه کنید؛ اگر آنچه را فردا باید انجام دهید روی کاغذ بنویسید؛ شب به مراتب خواب بهتری خواهید داشت و صبح سرحا‌ل‌تر از خواب بیدار می‌شوید. به استناد متخصصین مدیریت زمان، نوشتن فهرست کارهای روزانه 12 دقیقه وقت می‌گیرد. اما تهیۀ این فهرست بهره‌وری شما را ده برابر می‌کند. 12 دقیقه صرف وقت برای تهیۀ فهرست کارهای روزانه 120 دقیقه در اوقات روزانۀ شما صرفه‌جویی می‌کند. این سود قابل ملاحظه‌ای است که می‌تواند نصیب شما شود.
 

پس از تهیۀ فهرست همۀ کارهایی که فردا باید انجام دهید، برای اولویت‌بندی کارها از روش الف، ب، ج، د، هـ استفاده کنید. از همۀ کارهایی که باید روز بعد انجام دهید فهرستی تهیه کنید. قبل از اینکه کارها را انجام دهید، جلو هر کار یکی از حروف الف، ب، ج، د، هـ را بنویسید. کاری که با حرف الف مشخص می‌شود، کاری است که باید انجام دهید. کاری است که بسیار مهم است و اگر آن را انجام بدهید یا ندهید، نتایج مهمی بر جای می‌گذارد. جلوی هر کاری که حتماً باید انجام بدهید، حرف الف را قرار دهید.
کارهایی که با حرف ب مشخص می‌شوند، کارهای مهمی هستند که باید انجام شوند. اما شدت این باید از شدت باید در کارهای الف کمتر است. کارهایی که با حرف ج مشخص می‌شوند کارهایی است که بهتر است انجام شوند. اما پیامد مثبت یا منفی بر جای نمی‌گذارند. صحبت کردن با همکاران، نوشیدن یک فنجان قهوه بیشتر، رسیدگی به ئی‌میل‌های دریافتی از جمله نمونه‌های این گروه از کارها هستند.
 

براساس برآورد مؤسسۀ بین‌المللی رابرت هاف، 50 درصد وقت ما صرف فعالیت هایی از نوع ج می‌شود. اینها کارهایی هستند که کمکی به ارتقاء کارها در سازمان نمی‌کنند. انسان موجود عادت است. انسان های مؤثر عادات خوب در خود ایجاد می‌کنند. اما کسانی که اثربخشی ضعیف دارند، عادت های بد در خود ایجاد می‌نمایند. بسیاری از مردم عادت کرده‌اند که به سر کار خود بروند و بلافاصله درگیر کارهای کم‌اهمیت یا بدون اهمیت می‌شوند. به محض ورود کسانی را پیدا می‌کنند که با آنها حرف بزنند، روزنامه می‌خوانند، به سراغ ایمیل خود می‌روند، یک فنجان قهوه می‌نوشند. این در حالی است که هر کاری را به تکرار انجام دهید تبدیل به عادت می‌شود. باعث تأسف است که اکثر کارکنان امروزی عادت کرده‌اند کارهای تلف‌کننده وقت بکنند. اجازه ندهید این اتفاق برای شما هم بیفتد.
 

اگر بار دیگر به موضوع درجه‌بندی الف، ب، ج، د، هـ برگردیم، فعالیت هایی که با حرف د مشخص می‌شوند، کارهایی هستند که می‌توانید انجام دادن آنها را به دیگران محول کنید. منظور این است که هر کاری را که می‌توانید به دیگران تفویض کنید تا فرصت بیشتری برای انجام دادن فعالیت هایی از نوع الف داشته باشید. فعالیت هایی که با حرف هـ مشخص می‌شوند، کارهایی هستند که از برنامه باید حذف شوند. این کارها انجام دادنشان برای شما ضرورتی ندارند. کاملاً طبیعی است که اشخاص راحت‌طلبی کنند. آنها از انجام دادن بعضی از کارها احساس راحتی می‌کنند. این اشخاص حتی وقتی به سمت های بالاتر می‌رسند باز هم کارهای کم اهمیت‌تر قبلی را انجام می‌دهند. از خود بپرسید: «اگر این کار را نکنم چه اتفاقی می‌افتد؟» اگر انجام دادن با ندادن این کار تأثیر چندانی بر کار شما نمی‌گذارد، می‌توانید آن را حذف کنید.
 

هرگز کاری را که در فهرست شما قرار ندارد انجام ندهید. اگر کار یا پروژه جدیدی مطرح می‌شود، آن را روی کاغذ بنویسید و قبل از اینکه دست به کار آن شوید، اولویت و اهمیت آن را مشخص کنید. اگر این کار را نکنید، کنترل خود را از دست می‌دهید و شروع به کارهای کم‌اهمیت می‌کنید. هر سیتسمی در مدیریت زمان از نبودش بهتر است. برای مدیریت زمان می‌توانید از روشهای مختلف استفاده کنید. برای مدیریت زمان می‌توانید از برخی از نرم‌افزازهای کامپیوتری استفاده کنید. توجه داشته باشید که در دنیای کار تنها چیزی را که باید بفروشید کارتان است. مراقب باشید که وقت خود را صرف ارزشمندترین کارها بکنید.
 

درست همانطور که به فهرست کارهایی که باید انجام شوند احتیاج دارید، به فهرست کارهایی هم که نباید انجام شوند احتیاج دارید. اینها کارهایی هستند که از قبل تصمیم می‌گیرید که نمی‌خواهید انجام دهید. به کارهایی که ارزش زیاد ندارند جواب نه بدهید. «نه» کلمۀ مهمی است که در وقت شما صرفه‌جویی می‌کند. توجه داشته باشید که اشخاص بیشترین هدردهندۀ وقت هستند. وقتی همکارانتان از شما می‌خواهند کاری را برایشان انجام دهید، از خود بپرسید آیا با انجام دادن این کار به بهترین شکل ممکن از وقت و فرصت خود استفاده می‌کنم؟ اگر جواب منفی است، به کسی که از شما تقاضای انجام دادن کاری را کرده بگویید: «از اینکه از من تقاضای کمک کردید متشکرم، اما اجازه بدهید به برنامه کاری‌ام نگاه کنم.
من خودم دوباره به شما مراجعه می‌کنم و می‌گویم آیا می‌توانم در این کار به شما کمک کنم یا نه.» می‌توانید 24 ساعت صبر کنید و روز بعد به او بگویید متأسفانه کارهای خودم به قدری زیاد است که فرصت رسیدگی به کار شما را ندارم. به او بگویید شاید دفعۀ بعد بتوانید به او کمک کنید. توجه داشته باشید تنها در صورتی می‌توانید زمان را در کنترل خود داشته باشید که از انجام دادن کارهای کم‌ارزش خودداری ورزید.
 
 
منبع : برگرفته از کتاب "روانشناسی مدیریت زمان" اثر برایان تریسی